Maniac Tools (www.maniactools.com ) es socio de PayPro desde hace muchos años. Esta empresa viene desarrollando utilidades multimedia de última generación, orientadas al usuario doméstico.
Este año, sin embargo, hemos observado una nueva clase de incorporación a la cartera de productos de Maniac Tools, dedicada al servicio de las empresas y que lleva el nombre de Time Inspector (www.timeinspector.com ). Time Inspector trata de resolver el reto generalizado para muchas empresas, en particular la evaluación del compromiso y la asistencia de los empleados, así como la mejora de la eficiencia de las nóminas.
Hemos invitado a Alex Pavlenko, Director General de Maniac Tools, para que nos cuente más sobre su nuevo proyecto y sus ventajas.
Un día nos preguntamos si cada miembro de nuestro equipo aporta la misma cantidad de trabajo y cómo evaluar correctamente el rendimiento de nuestros empleados. Decidimos hacerlo principalmente porque queríamos que nuestro equipo estuviera equilibrado, evitar frustraciones en nuestra empresa y lograr una gestión más justa para todos. Creo firmemente que una empresa no puede tener un solo líder y muchos seguidores. Cada uno debe liderar en lo que mejor sabe hacer.
Es bien sabido que una tarea es muy diferente de la otra y que la cantidad de tiempo y energía varía mucho para cada una. Queríamos evaluar la carga de trabajo y el rendimiento para adaptar en consecuencia las responsabilidades de cada miembro del equipo. Nuestra principal preocupación es que nuestros empleados tengan un buen equilibrio entre trabajo y vida privada. De este modo, la empresa en su conjunto funciona mejor y el ambiente es más agradable. En estas condiciones, los empleados están deseando venir a la oficina cada mañana.
Sin embargo, lo que pensábamos que sería una tarea sencilla resultó ser un gran reto. Al principio empezamos con informes sencillos que recopilaba manualmente cada miembro de nuestro equipo. Aunque conseguimos recopilar los datos, no estábamos seguros de que fueran exactos. Además, resultaba consumir una gran parte del tiempo de nuestros empleados. Esto no podía funcionar.
Fue entonces cuando nos dimos cuenta de que no somos la única empresa que se enfrenta a este reto. Fuimos más allá y nos pusimos en la piel de los departamentos de RRHH de las grandes empresas. En este caso, los departamentos de recursos humanos tienen que lidiar con mucho papeleo. Hablamos con muchos responsables de RRHH de varias empresas y nos sorprendió descubrir que a veces los encargados de las nóminas se pasan hasta dos días sólo organizando las hojas de horas de un departamento.
Fue entonces cuando descubrimos que existía una demanda de una solución que pudiera hacer este proceso más eficiente y nos pusimos manos a la obra para buscar una solución. Por supuesto, durante el brainstorming se nos ocurrieron más ideas que nos ayudaron a ampliar aún más la funcionalidad.
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Después de terminar de desarrollar y añadir funciones, Time Inspector se convirtió en un software de control del tiempo de trabajo. Funciona bajo el siguiente principio:
De este modo, el gerente, o podemos llamarlo administrador, puede ver quién está más concentrado y quién está más distraído. Quién hace horas extras y quién flojea. Qué tareas consumen más tiempo y energía y quién se aburre. A partir de estos datos, los administradores pueden redistribuir las tareas de forma más equitativa entre el equipo.
Además, podemos ver muchos casos en los que los empleados se quejan de trabajar horas extras, pero en realidad, sólo están abusando de la confianza de la empresa y Time Inspector no deja lugar a interpretaciones. Todo el tiempo dedicado a cada tarea, las pausas, las distracciones se rastrean electrónicamente y esto puede ayudar a los supervisores a abordar los problemas de productividad en su inicio, antes de que empeoren.
Por supuesto, hay muchas ocasiones en las que se infravalora a los empleados o simplemente se evalúa incorrectamente su carga de trabajo. A veces también hay errores de gestión, cuando a los empleados no se les asignan nuevas tareas y simplemente no tienen nada que hacer en departamentos como el de atención al cliente, por ejemplo. Esto crea problemas y estrés adicional para los empleados. El inspector de tiempos puede ayudar a conseguir un trato justo para la empresa en su conjunto, así como para cada miembro del equipo.
Sin duda, mientras desarrollábamos el software también nos acordamos de los departamentos que manejan datos corporativos muy delicados, cuya filtración puede crear una situación desastrosa. Hemos introducido una función para hacer capturas de pantalla que puede ayudar a detectar estas filtraciones.
Además, el software registra los registros de búsqueda y las frases que se realizaron en los motores de búsqueda.
En absoluto, creo que las horas de trabajo están hechas para trabajar. Esencialmente, además de las tareas que un empleado realiza durante estas horas, también es el tiempo por el que la empresa le paga. Así que durante esas 8 horas, el equipo de la empresa debe utilizarse como corresponde.
Como he mencionado antes el factor distracción, que es el principal asesino de la productividad, con Time Inspector, los supervisores también pueden bloquear los factores de distracción, como juegos, sitios de noticias o redes sociales, o cualquier tipo de actividades improductivas en los ordenadores de la empresa. Esta función ha demostrado ser muy útil en trabajos que requieren el máximo estado de alerta, como la atención al cliente.
Los usuarios corporativos informan de que Time Inspector les ayudó a aumentar la productividad de los equipos en un 5-20% de media. Los datos que Time Inspector entrega a los gerentes, ayudan a optimizar el rendimiento de los equipos y de la empresa en su conjunto a veces. Por supuesto, todo depende de cómo la empresa utilice los datos. Time Inspector no toma decisiones, sólo informa. Pero nos alegramos de que Time Inspector ya ayude a las empresas a optimizar sus procesos.
De hecho, también puede servir a los usuarios domésticos. De hecho, el programa es totalmente gratuito para uso individual. Ya había alrededor de 140 mil instalaciones de Time Inspector. lo utilizan los autónomos que quieren evaluar su propia productividad, pero también resultó muy útil para el control parental.
En la fase actual vemos Time Inspector como la base de un proyecto mayor y, por supuesto, tenemos previsto ampliar aún más su conjunto de funciones. Ahora mismo estamos evaluando los comentarios que recibimos de nuestra creciente base de usuarios, una información muy valiosa para nosotros. También estamos ampliando nuestros esfuerzos de ventas y marketing de este proyecto para hacer crecer aún más nuestra base de usuarios.
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En primer lugar, me encanta el soporte instantáneo que PayPro ofrece para nuestras necesidades empresariales y también a nuestros clientes. Este es un factor muy importante en nuestro negocio, ya que agiliza nuestras operaciones y mejora nuestra velocidad de reacción.
La flexibilidad de la plataforma de comercio electrónico de PayPro nos ayudó a crear rutas de conversión generadoras de ingresos que se adaptan a nuestras necesidades empresariales, así como a los personajes de nuestros compradores. Todo esto demostró ser una forma muy eficiente de vender productos digitales en línea.