Las empresas de software ahora tienen un potencial antes desaprovechado para llegar a audiencias de todo el mundo gracias al mercado digital, pero estas oportunidades también presentan problemas legales difíciles.
Navegar por el panorama del cumplimiento del IVA para SaaS no es solo un requisito legal para las empresas que esperan aprovechar el mercado de software europeo, sino que también es una operación esencial que tiene el poder de hacer o deshacer su plan de expansión.
Esta guía explica cómo trabajar con un Merchant of Record (Comerciante Registrado) especialista como PayPro Global puede convertir el cumplimiento del IVA de la UE de una molestia en una ventaja competitiva, liberándolo para que se concentre en lo que realmente cuenta: crear productos sobresalientes y expandir su clientela.
El impuesto sobre las ventas de SaaS en Europa no tiene por qué ser un desafío, sino una ventaja.
Antes de entrar en los detalles del proceso de gestión del IVA y las obligaciones del impuesto sobre las ventas en Europa, debemos abordar el tema principal: qué significan exactamente estas siglas.
El impuesto al consumo conocido como Impuesto al Valor Agregado (IVA) se aplica a los bienes y servicios en cada punto de la cadena de suministro donde se agrega valor. A diferencia del impuesto sobre las ventas en los Estados Unidos, el impuesto sobre las ventas europeo es:
Comprender el cumplimiento del IVA para SaaS es esencial, ya que la Directiva del IVA de la UE impone obligaciones especiales de cumplimiento a los servicios digitales.
Se deben abordar dos preguntas básicas sobre el impuesto sobre las ventas de SaaS en Europa antes de comenzar a cobrar a sus clientes:
Transacciones B2B: El mecanismo de inversión del sujeto pasivo
El mecanismo de inversión del sujeto pasivo suele transferir la obligación del IVA al comprador en las transacciones entre empresas. Pero esto requiere:
Para las ventas de empresas a consumidores:
Consejo profesional: Vigile de cerca sus ventas internacionales. Durante las auditorías, muchas empresas SaaS no alcanzan el punto de activación del umbral y están sujetas a grandes pagos de impuestos atrasados.
Estas acciones cruciales, cada una con dificultades únicas, son necesarias para lograr el cumplimiento total:
Con severas sanciones, las autoridades fiscales europeas han aumentado su control sobre los proveedores de servicios digitales:
Se presta una atención excesiva a la auditoría de los servicios digitales:
Más allá de las simples multas, el coste real del cumplimiento del IVA es:
Los problemas de cumplimiento normativo repercuten directamente en el recorrido del cliente:
Un certificado de exención emitido por una autoridad cualificada otorga a una empresa o a un particular una exención del pago del impuesto sobre las ventas.
Para realizar compras libres de impuestos, un cliente debe presentar al vendedor este documento en el momento de la compra. Si no lo hacen, el vendedor debe cobrar y remitir el impuesto.
Tenga en cuenta que el vendedor puede solicitar copias del documento de exención.
Ahora que hemos aclarado qué es un certificado de exención, veamos algunos de los tipos más comunes que existen.
Certificado de exención de IVA para transacciones en la UE: Una vez obtenido, este documento puede ser utilizado por las empresas para demostrar que son elegibles para las exenciones de IVA intracomunitarias cuando operan dentro de la UE.
Certificado de reventa: Se puede utilizar un certificado de reventa para obtener una exención de IVA al comprar servicios SaaS, siempre y cuando la intención sea revender esos servicios. En esa situación, los clientes finales serán responsables de cubrir el IVA.
Certificado de organización exenta de impuestos: En algunas jurisdicciones, las organizaciones sin ánimo de lucro pueden obtener exenciones de IVA para servicios SaaS específicos. Normalmente, tendrán que proporcionar su número de identificación fiscal para reclamar esta exención.
Certificado del mecanismo de inversión del sujeto pasivo: Este esquema de cumplimiento del IVA traslada la responsabilidad del IVA del proveedor al cliente en algunas transacciones comerciales específicas.
Certificado de exención para pequeñas empresas: Algunos países ofrecen exenciones o tipos de IVA reducidos para las empresas que no superan un determinado umbral de ingresos.
✓ Proceso de validación del número de IVA establecido
✓ Tipos de IVA correctos aplicados por país y tipo de transacción
✓ Facturas conformes generadas para todas las jurisdicciones
✓ Registro, declaración y calendario de presentación del IVA establecidos
✓ Sistemas de mantenimiento de registros alineados con los requisitos de conservación
✓ Métodos de verificación de la ubicación del cliente implementados
✓ Sistema de clasificación de transacciones B2B/B2C implementado
✓ Procedimiento de gestión de certificados de exención del IVA documentado
✓ Sistema para supervisar los cambios normativos establecido
✓ Plan de respuesta a la auditoría desarrollado
Como decíamos, el cumplimiento del IVA en Europa y en cualquier otro lugar del mundo puede ser un verdadero dolor de cabeza. Sin embargo, lograr el cumplimiento del IVA puede convertirse en un verdadero activo empresarial y en una jugada estratégica si se aborda correctamente.
Pero entre la creación de un sistema dedicado a la validación del IVA, el registro, la recaudación del impuesto sobre las ventas, la remisión del IVA y la gestión de los riesgos fiscales, ¿dónde queda su producto?
Hacer malabarismos con demasiadas tareas simultáneamente solo conducirá a una mayor ineficacia en toda su operación, lo que obviamente no desea.
Entonces, ¿cuál es la solución?
Asociarse con un Merchant of Record, que esté listo y sea totalmente capaz de ayudarle a navegar por el cumplimiento fiscal a nivel internacional y nacional.
He aquí por qué:
Cumplimiento fiscal simplificado. Al actuar como revendedor de SaaS y software, el Merchant of Record asume toda la responsabilidad fiscal y se encarga de todo el cumplimiento del IVA, incluido el registro del IVA, la recaudación y la remisión del IVA y el trato con las autoridades fiscales. Sin la necesidad de gestionar usted mismo el impuesto sobre las ventas, puede centrarse en otras tareas relevantes.
Tecnología innovadora. Al confiar en un socio MOR sólido con una infraestructura de pagos innovadora, puede contar con la eficiencia del proceso de validación del número de IVA y asegurarse de que se eviten inconsistencias y errores.
Atención al cliente especializada. Un MoR se encargará de la atención al cliente de sus productos digitales, lo que incluye responder a las preguntas de los clientes relacionadas con el IVA y gestionar las solicitudes de reembolso. Esta delegación puede liberar tiempo del equipo, lo que les permitirá concentrarse en otras áreas críticas del negocio.
Minimice el riesgo de cumplimiento. Al tener un equipo interno especializado de expertos en impuestos con un amplio conocimiento de los marcos de cumplimiento, el Merchant of Record (MOR) puede realizar una variedad de verificaciones para garantizar el estricto cumplimiento de las regulaciones.
Reducción de la carga de trabajo operativa. Asociarse con un Merchant of Record puede facilitar significativamente la carga administrativa de la venta de productos digitales en Europa. Esto incluye la creación y gestión de facturas, la gestión de devoluciones de clientes y la resolución de los problemas de contracargos, que son notoriamente laboriosos.
Expansión Rápida al Mercado. Trabajar con un MoR te permite expandir sin esfuerzo tu presencia en el mercado en toda Europa. Un Merchant of Record puede servir como tu representante legal en cada país, permitiéndote vender tus productos digitales sin establecer una presencia física en cada país.
Prospera con la solución SaaS y de Bienes Digitales todo en uno más innovadora de la industria. Desde herramientas de pago y análisis de alto rendimiento hasta la gestión completa de impuestos, así como el manejo de suscripciones y facturación, PayPro Global está listo para escalar tu SaaS.
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Conocemos todos los entresijos para lograr el cumplimiento del IVA en la UE, y estamos listos para escalar su negocio SaaS rápidamente.
Nuestro Merchant of Record ofrece una gestión integral del cumplimiento del IVA, eliminando la frustración operativa de su lista de responsabilidades y permitiéndole centrarse en lo que más importa: su producto.
Como socio con certificación PCI-DSS de nivel uno, nos aseguramos de que se mantengan los más altos estándares de seguridad de los pagos.
Al ofrecer atención al cliente multilingüe 24 horas al día, 7 días a la semana, nos aseguramos de que las consultas relacionadas con el IVA se gestionen de forma profesional y rápida, de modo que sus clientes se beneficien de una experiencia impecable.
Con más de 15 años en el sector de los pagos, entendemos los entresijos de la gestión del cumplimiento de la normativa de la UE y contamos con una infraestructura sólida e innovadora, lista para automatizar procesos, reducir los costes de cumplimiento y mitigar el riesgo de sanciones.
Más información sobre nuestra infraestructura de pagos todo incluido y cómo puede acceder a una plataforma que ampliará estratégicamente su negocio en los mercados globales.
No es necesario que el cumplimiento del IVA europeo se interponga en el camino de su empresa SaaS para obtener una cuota de mercado significativa. Tener a PayPro Global como su Merchant of Record le permite convertir una situación regulatoria difícil en una ventaja competitiva.
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Verifique la ubicación de su cliente y si la transacción es B2C o B2B para determinar si debe cobrar el IVA de la UE. Las regulaciones europeas del impuesto sobre las ventas, que varían para las ventas a consumidores y comerciales, generalmente se aplican si el cliente se encuentra en una región de la UE. Esto determina cómo debe proceder.
Existe una barrera de ventas transfronterizas de 10.000 € al año para las ventas de SaaS B2C en la UE. Puede utilizar el tipo de IVA de su país de origen por debajo de este umbral. Tiene que aplicar el tipo de IVA del país de la UE de cada cliente una vez que supere los 10.000 €. Es esencial realizar un seguimiento cuidadoso.
En la UE, el "mecanismo de inversión del sujeto pasivo" para las transacciones B2B traslada la contabilidad del IVA de usted, el vendedor, a su cliente internacional. Esto agiliza el proceso del impuesto sobre las ventas B2B transfronterizas y requiere la validación del número de IVA y la indicación explícita de la inversión del sujeto pasivo en las facturas.
Los errores de IVA en la UE pueden acarrear fuertes multas, que pueden alcanzar el 200% del impuesto atrasado más intereses significativos. Además, corre el riesgo de auditorías adicionales, interrupciones en las operaciones, corrección de errores y una mala experiencia del cliente como resultado de una facturación inexacta.