A Maniac Tools (www.maniactools.com ) é parceira da PayPro há muitos anos. Esta empresa tem vindo a desenvolver utilitários multimédia de última geração, que são orientados para o utilizador doméstico.
Este ano, no entanto, notámos um novo tipo de adição à carteira de produtos da Maniac Tools, que se dedica a servir empresas e tem o nome de Time Inspector (www.timeinspector.com ). O Time Inspector está a procurar resolver o desafio generalizado para muitas empresas, particularmente na avaliação do envolvimento e assiduidade dos empregados, bem como na melhoria da eficiência da folha de pagamentos.
Convidámos Alex Pavlenko, o CEO da Maniac Tools para nos contar mais sobre o seu novo projecto e as suas vantagens.
Um dia, fizemos a nós próprios uma pergunta, se cada membro da nossa equipa fornece a mesma quantidade de input e como avaliar correctamente o desempenho dos nossos empregados. Decidimos fazer isto principalmente porque queríamos que a nossa equipa fosse equilibrada, evitar frustrações na nossa empresa e conseguir uma gestão mais justa para todos. Acredito firmemente que uma empresa não pode ter apenas um líder e muitos seguidores. Cada um deve liderar naquilo que faz melhor.
É um facto bem conhecido que uma tarefa é muito diferente da outra e a quantidade de tempo e energia varia muito para cada uma delas. Queríamos avaliar a carga de trabalho e o desempenho a fim de adaptar as responsabilidades de cada membro da equipa em conformidade. É a nossa principal preocupação, que os nossos funcionários tenham um bom equilíbrio entre a vida profissional e familiar. Desta forma, a empresa como um todo tem um melhor desempenho e o ambiente é mais amigável. Em tal cenário, os funcionários esperam vir ao escritório todas as manhãs.
O que pensávamos ser uma tarefa simples, porém, acabou por se revelar um grande desafio. No início começámos com relatórios simples que eram compilados manualmente por cada membro da nossa equipa. Embora tivéssemos conseguido recolher os dados, não tínhamos a certeza da sua exactidão. Além disso, acabámos por morder um grande pedaço do tempo dos nossos empregados. Isto não podia funcionar.
Foi quando nos apercebemos de que não somos a única empresa lá fora que tem este desafio. Fomos ainda mais longe e colocámo-nos no lugar dos departamentos de RH em grandes empresas. Neste caso, os departamentos de recursos humanos têm de lidar com muita papelada. Falámos com muitos gestores de RH de várias empresas e ficámos surpreendidos ao descobrir que, por vezes, os funcionários dos departamentos de recursos humanos passam até dois dias apenas a organizar as folhas de horas de um departamento.
Foi então que descobrimos que existe uma procura de uma solução que possa tornar este processo mais eficiente e arregaçámos as mangas e começámos a pensar numa solução. É claro que durante o brainstorming fomos atingidos por mais ideias que nos ajudaram a expandir ainda mais a funcionalidade.
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Depois de terminarmos o desenvolvimento e a adição de funcionalidades, o Time Inspector acabou por se tornar um software de controlo do tempo de trabalho. Funciona de acordo com o seguinte princípio:
Desta forma, o gestor, ou podemos chamar-lhe administrador, pode ver quem está mais concentrado e quem está mais distraído. Quem trabalha horas extraordinárias e quem se desleixa. Cujas tarefas consomem mais tempo e energia e quem está apenas a ficar aborrecido. Com base nestes dados, os gestores podem redistribuir as tarefas de forma mais uniforme por toda a equipa.
Além disso, podemos ver muitos casos em que os empregados se queixam de trabalhar horas extraordinárias, mas na realidade, estão apenas a abusar da confiança da empresa e o Inspector de Tempo não deixa margem para interpretação. Todo o tempo gasto em cada tarefa, as pausas, as distracções são seguidas electronicamente e isto pode ajudar os supervisores a resolver problemas de produtividade no seu início, antes que estes se agravem.
É claro que há muitas vezes em que os empregados são subvalorizados ou a sua carga de trabalho é apenas incorrectamente avaliada. Por vezes também há erros de gestão, quando os empregados não são atribuídos com novas tarefas e simplesmente não têm nada a fazer em departamentos como o apoio ao cliente, por exemplo. Isto cria problemas e stress adicional para os funcionários. O Inspector de Tempo pode ajudar a conseguir um tratamento justo para a empresa como um todo, bem como para cada membro da equipa.
Definitivamente, ao desenvolver o software, lembrámo-nos também dos departamentos que lidam com dados empresariais muito sensíveis, o que pode criar uma situação desastrosa quando se verifica uma fuga de informação. Introduzimos uma funcionalidade de captura de ecrã que pode ajudar a detectar tais fugas.
Além disso, o software regista registos de pesquisa e frases que foram executadas em motores de busca.
Absolutamente não, acredito que as horas de trabalho são feitas para o trabalho. Essencialmente, para além das tarefas que um empregado executa durante estas horas, é também o tempo pelo qual a empresa lhe paga. Assim, durante estas 8 horas, o equipamento da empresa deve ser utilizado em conformidade.
Como mencionei anteriormente o factor de distracção, que é o principal assassino da produtividade, com o Time Inspector, os supervisores podem também bloquear factores de distracção, tais como jogos, sites de notícias ou redes sociais, ou qualquer tipo de actividades improdutivas nos computadores da empresa. Esta funcionalidade revelou-se útil em trabalhos que requerem a máxima atenção, tais como o apoio ao cliente.
Os utilizadores corporativos relatam que o Inspector de Tempo os ajudou a aumentar a produtividade da equipa em 5-20% em média. Os dados que o Time Inspector entrega aos gestores, ajudam a optimizar o desempenho das equipas e da empresa como um todo, por vezes. Claro que tudo depende de como os dados são utilizados pela empresa. O Inspector de Tempo não toma decisões, apenas informa. Mas estamos satisfeitos por o Time Inspector já ajudar as empresas a optimizar os seus processos.
De facto, também pode servir os utilizadores domésticos. De facto, o software é absolutamente gratuito para uso individual. Já existiam cerca de 140 mil instalações do Time Inspector. é utilizado por freelancers que querem avaliar a sua própria produtividade, mas também provou ser muito útil para o controlo parental.
Na fase actual vemos o Inspector do Tempo como a base de um projecto maior e, claro, estamos a planear expandir ainda mais o seu conjunto de características.Neste momento estamos a avaliar o feedback dos utilizadores que recebemos da nossa crescente base de utilizadores, que é uma informação extremamente valiosa para nós. Também estamos a expandir os nossos esforços de vendas e marketing para que este projecto aumente ainda mais a nossa base de utilizadores.
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Antes de mais, gosto do apoio instantâneo do PayPro que é fornecido para as nossas necessidades comerciais, e também para os nossos clientes. Este é um factor muito importante no nosso negócio, pois racionaliza as nossas operações e melhora a nossa velocidade de reacção.
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