L'optimisation des dépenses SaaS est le processus de réduction des dépenses logicielles inutiles tout en maximisant la valeur des outils que vous utilisez réellement. Avec la bonne stratégie, les entreprises peuvent économiser de l'argent, réduire les risques de sécurité et améliorer l'efficacité opérationnelle.
L'optimisation des dépenses SaaS implique l'identification, la gestion et la réduction des dépenses logicielles en éliminant les abonnements sous-utilisés ou redondants. C'est un élément central de l'optimisation de la valeur technologique (TVO), qui aide les organisations à contrôler les coûts, à améliorer le retour sur investissement et à optimiser l'utilisation des logiciels.
La plupart des entreprises gaspillent de l'argent dans des logiciels inutilisés. En 2024, plus de 53 % des licences SaaS ne sont pas utilisées, ce qui coûte aux organisations environ 21 millions de dollars par an en dépenses gaspillées.
Ce problème croissant, appelé prolifération SaaS, entraîne un gaspillage financier, des risques de non-conformité et des problèmes de productivité.
Si vous vendez des jeux vidéo en ligne, des SaaS ou des logiciels, en raison du niveau de concurrence accru sur le marché, vous êtes tenté d'utiliser toutes sortes d'applications qui garantissent une plus grande visibilité.
Il y a 4 raisons principales pour lesquelles il vaut la peine de concentrer votre attention sur l'optimisation des SaaS et de déterminer exactement ce que vous dépensez pour votre utilisation des SaaS.
La suppression des applications dupliquées ou non pertinentes garantit que votre équipe utilise les bons outils au bon moment. Cela réduit la confusion et stimule la collaboration entre les départements.
Suivez les données d'utilisation et de dépenses pour comprendre quels outils offrent le plus de valeur. Utilisez ces données pour éclairer les renouvellements, les annulations et les mises à niveau.
Les applications inutilisées ou non autorisées peuvent exposer votre entreprise à des violations de données. Grâce à une visibilité totale, vous pouvez restreindre l'accès, éliminer l'informatique parallèle et protéger les données sensibles.
Les licences inutilisées sont un tueur de budget silencieux. La gestion proactive des licences et les audits d'applications entraînent des réductions de coûts mesurables.
Étape 1 : Rendez votre pile SaaS visible
Créez un inventaire de chaque application, licence, contrat et coût. Sans visibilité, l’optimisation est impossible.
Étape 2 : Réalisez des audits régulièrement
Effectuez des audits tous les 3 à 6 mois. Les besoins en SaaS évoluent rapidement, et des examens réguliers permettent de maintenir votre pile allégée et alignée
Étape 3 : Définissez les priorités :
Classez les logiciels par ordre de priorité en fonction des éléments suivants :
Coût
Dates de renouvellement
Nombre d’utilisateurs
Valeur commerciale
Concentrez-vous d’abord sur les applications les plus coûteuses pour obtenir des résultats rapides.
Étape 4 : Fixez des objectifs d’utilisation
Fixez un taux d’utilisation cible de SaaS (par exemple, 90 %). Suivez votre utilisation actuelle et cherchez à combler l’écart grâce à une allocation plus intelligente des licences.
Étape 5 : Éliminez le gaspillage
Centralisez les achats de logiciels. Ne laissez pas les employés acheter des outils SaaS ad hoc. Créez une équipe de gouvernance pour approuver et gérer les achats.
Les applications non autorisées peuvent être des outils achetés par les employés sans approbation ou qui dupliquent les fonctionnalités existantes.
Meilleures pratiques
Communiquez avec les employés pour comprendre leurs besoins
Remplacez les outils qui se chevauchent (par exemple, Dropbox vs. Google Drive)
Surveillez les connexions pour identifier les outils peu utilisés ou non autorisés
Supprimez l'accès des anciens employés pour éviter les risques liés aux données et aux coûts.
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Utilisez les données de connexion et d'activité sur 30, 60 ou 90 jours pour évaluer l'utilisation réelle. Déclassez ou réaffectez les licences si nécessaire.
Tous les employés n'ont pas besoin de fonctionnalités premium. Faites correspondre les types de licences aux modèles d'utilisation.
Tirez parti des outils ou plateformes de gestion SaaS pour automatiser l'attribution des licences en fonction des données d'utilisation.
L'adoption augmente le retour sur investissement. Encouragez l'utilisation des outils sélectionnés en :
Lançant des campagnes internes
Organisant des sessions de formation
Nommant des champions d'équipe pour les nouvelles applications
Suivez les dates de renouvellement pour éviter les renouvellements automatiques indésirables. Utilisez des outils pour consolider ces données et recevoir des alertes à l'avance.
À mesure que votre entreprise évolue :
Prévoyez les besoins logiciels au niveau du département
Surveillez les tendances d'utilisation pour anticiper l'expansion
Ajustez les abonnements de manière proactive
Un marchand officiel (MoR) gère l'ensemble du cycle de vie des transactions, y compris le traitement des paiements, la conformité fiscale, la prévention de la fraude, et plus encore. Pour les entreprises SaaS, les MoR offrent des avantages majeurs en matière d'économies de coûts et d'optimisation.
Le MoR de PayPro Global offre :
Paiement et conformité simplifiés
Automatise la gestion de la taxe mondiale (TVA, TPS, etc.)
Gère les conversions de devises et les risques de change
Réduit la responsabilité juridique en matière de conformité et de facturation
Automatisation de l'abonnement et de la récupération des revenus
Prévient le taux de désabonnement involontaire grâce à des flux de travail de relance intelligents
Prend en charge des modèles de facturation flexibles (par exemple, basés sur l'utilisation, échelonnés)
Récupère automatiquement les paiements échoués
Analyses SaaS avancées
Obtenez des informations exploitables sur le taux de désabonnement, les revenus, le MRR et le LTV
Identifiez les régions, les plans ou les segments d'utilisateurs sous-performants
Optimisez les prix et les ensembles de fonctionnalités en fonction de données réelles
Pile logicielle centralisée
Réduisez les dépendances vis-à-vis des tiers grâce à une plateforme de service complet
Unifiez la facturation, les abonnements, les essais, les ventes incitatives, les renouvellements et les rapports
Éliminez les outils redondants avec une solution MoR unique
PayPro Global est plus qu'un simple outil de facturation.C'est une plateforme MoR de service complet conçue spécifiquement pour les entreprises SaaS, de logiciels et de jeux vidéo. Avec PayPro Global, vous obtenez :
✅ Facturation d'abonnements SaaS
✅ Renouvellements automatisés, gestion complète des taxes et gestion des essais
✅ Conformité intégrée sur les marchés mondiaux
✅ Modèles de tarification et de réduction personnalisables
✅ Tableaux de bord de business intelligence pour l'optimisation
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L'optimisation des dépenses SaaS ne consiste pas seulement à réduire les coûts, mais aussi à faire des choix plus judicieux concernant les outils dans lesquels vous investissez. En gagnant en visibilité, en éliminant les redondances, en gérant efficacement les licences et en tirant parti des plateformes MoR comme PayPro Global, vous préparez votre entreprise à des opérations plus рационалиisées et à un succès à long terme.
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L'optimisation des dépenses SaaS est le processus de réduction des coûts des abonnements logiciels tout en maximisant la valeur des outils que vous utilisez. Cela implique d'identifier et d'éliminer les applications sous-utilisées ou redondantes afin d'améliorer votre retour sur investissement.
C'est important car la plupart des entreprises gaspillent de l'argent dans des logiciels inutilisés. Avec plus de 53 % des licences inutilisées, les entreprises perdent des millions chaque année. Une mauvaise gestion des SaaS crée également des risques de sécurité et réduit la productivité de l'équipe.
L'expansion sauvage des SaaS est la croissance incontrôlée des applications logicielles dans une entreprise. Cela se produit lorsque de nouveaux outils sont ajoutés sans supervision, ce qui entraîne des applications redondantes, un gaspillage d'argent et d'importantes lacunes en matière de sécurité.
La première étape consiste à créer un inventaire complet de chaque application, licence et contrat. Vous ne pouvez pas gérer vos dépenses logicielles tant que vous n'avez pas une visibilité totale de ce que votre entreprise utilise et paie.
Améliorez l'utilisation en suivant les données de connexion pour trouver les utilisateurs inactifs. À partir de là, vous pouvez rétrograder ou réattribuer les licences aux employés qui en ont réellement besoin. Évitez de donner à chaque utilisateur une licence premium par défaut.
Non, c'est essentiel pour les entreprises de toutes tailles. Même pour les petites entreprises, éliminer le gaspillage lié aux logiciels inutilisés peut libérer un flux de trésorerie important et établir de bonnes habitudes financières à mesure que vous vous développez.