Selon Gartner, on estime que 30 % des 102 milliards de dollars dépensés en SaaS en 2020 ne sont même pas utilisés ! Une société a étudié ce que l'on appelle la "prolifération des SaaS" et a découvert que les entreprises ont, en moyenne, 600 abonnements SaaS - bien plus que ce que la plupart d'entre elles finissent par utiliser.
La gestion de vos dépenses en matière de SaaS fait partie de ce que l'on appelle l'optimisation de la valeur technologique (TVO). Ce processus vise à éviter le gaspillage, à atténuer les menaces de sécurité et à réduire les coûts. Mais qu'est-ce que l'optimisation des dépenses, pourquoi est-elle importante et comment pouvez-vous l'utiliser au profit de votre entreprise SaaS ?
On parle d'optimisation des dépenses lorsque les entreprises s'attachent à réduire le nombre d'applications et de services SaaS qu'elles utilisent. Elles le font pour s'assurer que les produits qu'elles paient pour utiliser sont les mieux adaptés à leur organisation. Elles encouragent également l'annulation de tout abonnement à un produit qui fait l'objet d'une licence excessive ou qui est sous-utilisé afin de réaliser des économies. Le TVO contribue à l'optimisation des coûts SaaS, en offrant aux entreprises la possibilité de réduire les dépenses inutiles tout en conservant la valeur que leurs produits SaaS les plus pertinents leur apportent.
Si vous vendez des jeux vidéo en ligne, des SaaS ou des logiciels, en raison du niveau accru de concurrence sur le marché, vous êtes tenté d'utiliser toutes sortes d'applications qui garantissent une plus grande visibilité. Il y a 4 raisons principales pour lesquelles il vaut la peine de concentrer votre attention sur l'optimisation de SaaS et de déterminer exactement ce que vous dépensez pour votre utilisation de SaaS.
En éliminant les logiciels en double, vous pouvez aider vos employés à utiliser les outils les plus appropriés lorsque cela les concerne. Toutes les entreprises devraient identifier les produits SaaS qui répondent le mieux à leurs besoins. Le suivi de l'adoption et l'encouragement de la collaboration sur les logiciels entre les différentes équipes sont essentiels dans ce processus. Évidemment, la suppression des logiciels en double améliore l'efficacité et réduit les coûts.
Pour réussir à optimiser les dépenses, vous devez comprendre l'importance de chaque logiciel auquel vous êtes abonné. Pour ce faire, consultez les rapports et suivez régulièrement les données relatives aux dépenses et à l'utilisation des applications et services auxquels vous vous abonnez. Ce retour d'information peut vous aider à hiérarchiser les avantages des outils que vous utilisez pour acheter et renouveler les abonnements aux logiciels.
Grâce à une visibilité complète de vos licences et dépenses SaaS, il devrait également être plus facile de savoir quand les employés utilisent des applications qu'ils ne devraient pas utiliser. Vous serez en mesure d'ajouter et de supprimer des utilisateurs de logiciels selon les besoins, ce qui réduira considérablement les risques de sécurité et les accès indésirables des utilisateurs, ainsi que les coûts.
En définitive, l'optimisation des dépenses SaaS consiste à réduire les coûts. Avec les bons processus en place, vous gérerez et contrôlerez vos dépenses en logiciels, vous identifierez le gaspillage des logiciels inutilisés et vous vous occuperez des applications SaaS inutilisées ou sous-utilisées. Si elle est effectuée correctement, l'optimisation des comptes et des licences peut conduire à une réduction significative de vos coûts globaux de dépenses SaaS.
La première étape de l'optimisation de vos dépenses SaaS consiste à faire le point et à dresser un inventaire de vos dépenses. La visibilité est essentielle.
L'inventaire doit inclure le nombre de licences d'utilisation, les contrats et toutes les dépenses encourues. Il est important de savoir ce que votre entreprise utilise et pourquoi.
Cette première étape vous aidera à prendre des décisions éclairées sur les optimisations à venir.
Pour optimiser vos dépenses, vous devez surveiller de près votre utilisation de SaaS. Si vous avez une grande entreprise avec de nombreux types de logiciels et d'abonnements différents, vos besoins et dépenses SaaS peuvent changer fréquemment. Nous vous recommandons de réaliser un audit tous les quelques mois pour vous assurer que vous utilisez efficacement toutes vos applications SaaS et que vous en avez toujours besoin.
Définissez des priorités afin de garder votre objectif clair lorsque vous démarrez votre processus d'optimisation des dépenses.
Le moyen le plus simple de le faire est de classer les demandes par ordre de priorité :
L'investissement ou les dépenses totales
La date de renouvellement
Le nombre d'utilisateurs
La fonction ou la valeur de l'entreprise.
C'est en se concentrant sur les applications SaaS les plus coûteuses que l'on pourra réduire les coûts le plus rapidement.
Passez toujours en revue les applications avant leur date de renouvellement pour vous assurer que vous n'êtes pas bloqué par des abonnements coûteux ou inutiles. Plus le nombre d'utilisateurs d'une application est élevé, plus il est probable que les employés ne l'utilisent pas ou ne l'utilisent pas au maximum de ses capacités. Vérifiez auprès des utilisateurs s'ils ont réellement besoin d'une licence.
Enfin, certaines applications font partie intégrante du fonctionnement d'une entreprise, tandis que d'autres sont moins essentielles. En suivant ces étapes, vous comprendrez que la valeur commerciale de chaque application par rapport à son coût total est la clé de l'optimisation des dépenses.
Lorsque vous cherchez à optimiser vos dépenses SaaS, déterminez votre taux d'utilisation idéal. Peut-être votre entreprise utilise-t-elle 70 % de ses licences SaaS. Nous vous recommandons de fixer un objectif d'utilisation de SaaS : si 90 % semble être un pourcentage très élevé, il est réalisable pour de nombreuses entreprises.
L'écart entre votre utilisation actuelle et votre objectif est le point sur lequel vous devez concentrer votre énergie lorsque vous analysez vos dépenses SaaS. Commencez par les produits prioritaires que vous venez d'identifier, car ce sont les plus coûteux ou les plus précieux.
L'objectif ultime devrait être d'améliorer votre pourcentage d'utilisation à 90 %. Cela entraînera d'importantes économies de coûts, ce qui profitera à votre entreprise et vous permettra de faire un meilleur usage de vos fonds.
Si vous n'avez pas de protocoles en place pour les dépenses SaaS, n'importe quel membre de votre entreprise ayant accès à la carte de crédit de l'entreprise pourrait décider d'acheter ce dont il a besoin par lui-même. C'est un gaspillage de fonds et une mauvaise adoption des produits logiciels les plus utiles et les plus pertinents.
Un moyen efficace de réduire le gaspillage est de travailler sur un bras d'investissement technologique pour votre entreprise. Votre équipe technique gère alors le budget des logiciels et les licences d'utilisation, en veillant à ce que chaque application apporte une réelle valeur ajoutée à l'entreprise. Si elle est gérée efficacement, cette démarche réduira le gaspillage, car l'achat d'outils SaaS est concentré sur une équipe de gardiens dévoués qui ont une vision claire de la situation dans son ensemble.
Vous réduirez aussi considérablement le gaspillage en favorisant la responsabilité et la transparence. Chaque nouvelle application SaaS proposée doit être soumise à une série d'examens afin que l'équipe puisse justifier sa nécessité, déterminer son degré de sécurité et vérifier les licences d'utilisation pour s'assurer que vous restez du bon côté de la loi.
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Une solution aussi unique que les besoins de votre entreprise.
Dans le cadre de l'analyse des dépenses SaaS de votre entreprise, vous pouvez découvrir des applications non autorisées. Cela semble plus sinistre que cela ne l'est, car les applications non autorisées peuvent simplement faire référence à des applications qui remplissent des fonctions similaires. Il peut également s'agir d'un produit auquel un employé s'est abonné sans autorisation officielle.
Communiquer avec votre équipe sur ses besoins et sur ce qu'elle utilise le plus est une tâche essentielle de la gestion SaaS qui vous aidera à démêler le processus complexe de détermination de vos besoins réels en matière d'applications SaaS.
Par exemple, votre entreprise peut utiliser Google Workspace et stocker des fichiers sur Google Drive. Cependant, vous découvrez que l'un de vos employés a acheté un compte Dropbox. Vous pouvez alors supprimer ce compte non autorisé et tout regrouper sur Google Drive, ce qui permet à votre entreprise d'économiser les frais d'abonnement à Dropbox.
Il est important de savoir que les applications non autorisées peuvent également présenter des risques pour la sécurité. Ces applications peuvent créer des problèmes concernant la propriété intellectuelle ; par conséquent, l'utilisation du logiciel par votre entreprise peut être considérée comme un vol et doit évidemment être prise très au sérieux et rapidement résolue.
L'optimisation des dépenses SaaS ne consiste pas seulement à examiner les licences et à essayer de faire des économies. Il s'agit également de s'assurer que tous les achats et l'utilisation de SaaS sont conformes aux politiques de votre entreprise et, en fin de compte, que leur utilisation est sûre et efficace. En cas d'activité non autorisée sur les applications SaaS, il est toujours préférable de mettre fin à l'utilisation de cette application particulière et de décider si vos contrats SaaS actuels répondent à vos besoins.
Une autre étape essentielle consiste à toujours essayer de gérer vos licences de logiciels de manière proactive. Cela permet à votre entreprise de rester flexible et de distribuer les licences en fonction de vos besoins.
Lors de l'examen des licences, prenez le temps de comprendre si les produits SaaS auxquels vous vous abonnez sont pleinement utilisés par vos employés et s'ils en ont besoin. La meilleure façon de le déterminer est de fixer des critères d'utilisation (voir la section sur les objectifs d'utilisation) et de mesurer chaque abonnement en fonction de ces critères.
Certains employés peuvent avoir besoin de la version avancée d'un produit spécifique, tandis que d'autres peuvent travailler avec la version gratuite. Certains peuvent ne pas avoir besoin d'accéder à une suite logicielle complète, mais plutôt à une application spécifique. Imaginons qu'un employé ait accès à la suite Adobe complète, mais qu'en pratique, il n'utilise qu'InDesign. Cette licence pourrait être déclassée ou réaffectée à un employé qui a besoin de la suite complète. Vous devrez probablement prendre ces décisions au cas par cas.
Pour vérifier la fréquence à laquelle un employé utilise une application, vous pouvez vérifier les données de connexion. Il est généralement préférable d'évaluer ces données sur 30, 60 ou 90 jours. Si un utilisateur a une activité très faible dans l'application, vous pouvez réduire ou supprimer cette licence. Cependant, n'oubliez pas qu'il y aura des cas où un employé aura toujours besoin de ce logiciel, même si c'est rarement. N'agissez donc pas trop hâtivement lorsqu'il s'agit de supprimer des licences et consultez votre équipe avant de prendre une décision définitive.
Lorsque votre entreprise se dote d'une nouvelle application, il est bon d'en faire la promotion auprès de l'ensemble du personnel pour en accroître l'utilisation. L'une des meilleures façons d'y parvenir est de mener des campagnes de sensibilisation internes à l'entreprise. Chaque employé doit savoir quelles applications l'entreprise utilise et pourquoi elles sont précieuses.
En outre, il est souvent utile d'organiser une ou deux séances d'information pour tenir tout le monde au courant. Vous pouvez également désigner des membres de vos équipes comme champions pour promouvoir l'utilisation plus large de vos outils SaaS. Ce faisant, vous augmenterez probablement la productivité de tous et optimiserez vos dépenses en logiciels.
Heureusement, de nombreuses entreprises SaaS offrent une certaine flexibilité dans les contrats et les prix, ce qui peut facilement être utilisé à votre avantage si cela est fait correctement. Vous pouvez potentiellement négocier de meilleures offres en fonction de la fidélité, du volume, de l'utilisation, des conditions et des activités futures. Les périodes de renouvellement sont propices à la renégociation des contrats, alors n'hésitez pas à contacter les parties concernées pour voir ce que vous pouvez faire.
Le marché du SaaS étant très saturé, il vaut la peine de faire d'abord vos recherches, puis vous pourrez négocier une meilleure offre en comparant les prix. Vous pouvez également discuter des spécificités des contrats et de ce qui conviendrait le mieux aux besoins de votre entreprise pour obtenir un meilleur accord. N'oubliez pas : Le fournisseur de SaaS souhaite que vous fassiez affaire avec lui à long terme. Il peut donc être disposé à négocier pour vous garder comme client.
Les services SaaS et en nuage sont généralement faciles à adapter à un contexte commercial particulier. Vous pouvez les mettre à niveau en fonction de l'évolution de votre entreprise ou les déclasser en fonction de l'évolution de vos besoins. Là encore, utilisez vos données d'utilisation pour déterminer quelles applications sont utilisées et lesquelles ne le sont pas. Vous pouvez même rétrograder certaines d'entre elles en version gratuite si votre utilisation ne justifie pas un compte payant, mais qu'elle conserve une certaine valeur.
CONSEIL: N'oubliez pas de vérifier les accords contractuels avant d'annuler les abonnements, car certains peuvent entraîner des frais d'annulation.
Une plateforme de gestion SaaS peut déterminer le type de licence dont chaque employé a besoin, puis les configurer à l'aide de modèles d'utilisation et de données. Ce processus automatisé vous permettra de gagner du temps (et, bien sûr, de l'argent !) et de vous assurer que les licences correctes sont attribuées aux employés concernés.
Vos employés sont les mieux placés pour choisir les logiciels qui leur sont les plus utiles. La productivité risque de diminuer s'ils sont obligés d'utiliser des outils qui ne leur sont pas utiles ou qui les empêchent de faire leur travail correctement. De plus, s'ils n'aiment pas utiliser le logiciel que vous préférez, ils sont plus susceptibles d'acheter d'autres logiciels qui se chevauchent et d'augmenter les dépenses globales.
Demandez-leur donc ce dont ils ont besoin et ce qui, selon eux, est excédentaire ou sous-utilisé. Réalisez une enquête en ligne pour recueillir des avis précieux si cela a un sens dans votre organisation.
Une partie de la gestion de vos dépenses SaaS implique de rester à jour avec les renouvellements de contrats ou de licences. Il est impossible de contrôler efficacement vos dépenses si vous n'êtes pas au courant des moindres détails de tous les accords. En réalité, si vous ne gardez pas un œil sur ces derniers, vous risquez de vous retrouver avec des renouvellements non souhaités et des coûts inutiles.
La bonne nouvelle est que divers outils de calendrier de renouvellement automatisé sont disponibles si vous souhaitez faire appel à une aide extérieure. Ces produits regroupent toutes les informations sur un tableau de bord facile à utiliser, ce qui vous permet de gérer efficacement toutes vos applications tierces en un seul endroit.
Quand avez-vous vérifié si les anciens employés ont toujours accès aux logiciels après la fin de leur contrat avec votre entreprise ? Non seulement ils peuvent avoir accès à des informations sensibles, mais il s'agit clairement d'une dépense inutile s'ils ne font plus partie de l'entreprise.
Comme vous pouvez le constater, la transparence est essentielle pour l'utilisation des produits SaaS. Créez un catalogue des apps de l'entreprise et dressez une liste exhaustive de toutes les apps disponibles pour les nouveaux employés. Mettez ce document à la disposition de vos équipes et désignez une personne qui sera chargée de le tenir à jour à tout moment.
Le fait de garder la pile SaaS visible est susceptible d'encourager des niveaux d'utilisation plus élevés et de décourager la duplication ou la redondance.
À mesure que votre entreprise se développe, vos besoins en matière de SaaS sont susceptibles d'évoluer. La dernière étape consiste à planifier la croissance et l'expansion futures. Répartissez vos dépenses par département et travaillez sur une prévision des dépenses futures.
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Les produits SaaS sont essentiels pour la plupart des entreprises modernes, et leur adoption fait boule de neige. Cependant, si vous n'optimisez pas vos dépenses, vos produits logiciels pourraient vous coûter plus cher qu'ils ne le devraient.
L'une des façons les plus efficaces d'optimiser vos dépenses est de consolider autant de solutions et de logiciels tiers que possible en une solution de commerce électronique unifiée.
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Si l'on considère que l'entreprise moyenne dépensera 4 164 000 dollars en SaaS en 2020 et que les dépenses totales d'un employé individuel ne devraient s'élever qu'à 2 047 dollars (ouf !), on peut comprendre qu'il s'agit d'une opportunité considérable.
Dans un récent rapport de Gartner, il est prévu que les dépenses mondiales en matière de SaaS et de services en nuage augmentent de 18 % pour atteindre 304,9 milliards de dollars d'ici la fin 2021, contre 257 dollars par employé l'année précédente.
Les entreprises utilisent en moyenne 102 applications différentes. Les entreprises de taille moyenne en utilisent 137 par activité, tandis que les entreprises emploient environ 288 solutions SaaS pour les besoins de leurs employés.