Laut Gartner werden schätzungsweise 30 % der 102 Milliarden Dollar, die bis 2020 für SaaS ausgegeben werden, gar nicht genutzt! Ein Unternehmen untersuchte diesen sogenannten "SaaS-Wildwuchs" und fand heraus, dass Unternehmen im Durchschnitt 600 SaaS-Abonnements haben - viel mehr als die meisten von ihnen letztendlich nutzen.
Die Verwaltung der Ausgaben für SaaS ist Teil der so genannten Technology Value Optimization (TVO). Dieser Prozess zielt darauf ab, Verschwendung zu vermeiden, Sicherheitsbedrohungen abzuschwächen und Kosten zu senken. Was genau ist also Ausgabenoptimierung, warum ist sie wichtig und wie können Sie sie zum Nutzen Ihres SaaS-Geschäfts einsetzen?
Bei der Ausgabenoptimierung konzentrieren sich Unternehmen darauf, die Anzahl der von ihnen genutzten SaaS-Anwendungen und -Dienste zu reduzieren. Sie tun dies, um sicherzustellen, dass die Produkte, für deren Nutzung sie bezahlen, am besten zu ihrem Unternehmen passen. Sie empfehlen auch, Produktabonnements zu kündigen, die überlizenziert oder nicht ausreichend genutzt werden, um Geld zu sparen. Die TVO hilft bei der SaaS-Kostenoptimierung und bietet Unternehmen die Möglichkeit, unnötige Ausgaben zu reduzieren und gleichzeitig den Wert ihrer wichtigsten SaaS-Produkte zu erhalten.
Wenn Sie Videospiele, SaaS oder Software online verkaufen, sind Sie aufgrund des zunehmenden Wettbewerbs auf dem Markt versucht, alle möglichen Apps zu nutzen, die eine größere Sichtbarkeit garantieren. Es gibt 4 Hauptgründe, warum es sich lohnt, Ihre Aufmerksamkeit auf die SaaS-Optimierung zu richten und genau herauszufinden, was Sie für Ihre SaaS-Nutzung ausgeben.
Indem Sie doppelte Software vermeiden, können Sie Ihren Mitarbeitern helfen, die am besten geeigneten Tools zu nutzen, wenn es für sie relevant ist. Alle Unternehmen sollten die SaaS-Produkte ermitteln, die ihren Geschäftsanforderungen am besten entsprechen. Die Überwachung der Akzeptanz und die Förderung der Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Teams bei der Nutzung von Software sind in diesem Prozess von entscheidender Bedeutung. Es liegt auf der Hand, dass die Beseitigung doppelter Software die Effizienz verbessert und die Kosten senkt.
Um bei der Ausgabenoptimierung wirklich erfolgreich zu sein, müssen Sie die Bedeutung jeder Software, die Sie abonnieren, verstehen. Sehen Sie sich dazu regelmäßig Berichte an und verfolgen Sie die Ausgaben und Nutzungsdaten für die von Ihnen abonnierten Anwendungen und Dienste. Dieses Feedback kann Ihnen dabei helfen, die Vorteile der Tools, die Sie für den Kauf und die Erneuerung von Software-Abonnements verwenden, zu priorisieren.
Mit einem vollständigen Überblick über Ihre SaaS-Lizenzen und -Ausgaben sollte es auch einfacher werden, zu verfolgen, wann Mitarbeiter Anwendungen nutzen, die sie nicht nutzen sollten. Sie werden in der Lage sein, Software-Benutzer nach Bedarf hinzuzufügen und zu entfernen, wodurch Sicherheitsrisiken und unerwünschter Benutzerzugriff deutlich reduziert und Kosten gesenkt werden.
Letztendlich geht es bei der Optimierung der SaaS-Ausgaben um die Senkung der Kosten. Mit den richtigen Prozessen können Sie Ihre Softwareausgaben verwalten und kontrollieren, Verschwendung durch ungenutzte Software erkennen und mit ungenutzten oder nicht ausgelasteten SaaS-Anwendungen umgehen. Wenn Sie es richtig anstellen, kann die Optimierung von Konten und Lizenzen zu einer erheblichen Senkung Ihrer Gesamtkosten für SaaS führen.
Der erste Schritt zur Optimierung Ihrer SaaS-Ausgaben besteht darin, eine Bestandsaufnahme zu machen und ein Inventar Ihrer Ausgaben zu erstellen. Sichtbarkeit ist der Schlüssel.
Die Bestandsaufnahme sollte die Anzahl der Benutzerlizenzen, Verträge und alle angefallenen Kosten enthalten. Es ist wichtig zu wissen, was Ihr Unternehmen nutzt und warum.
Dieser erste Schritt wird Ihnen helfen, fundierte Entscheidungen über künftige Optimierungen zu treffen.
Um Ihre Ausgaben zu optimieren, müssen Sie Ihre SaaS-Nutzung genau im Auge behalten. Wenn Sie ein großes Unternehmen mit vielen verschiedenen Arten von Software und Abonnements haben, können sich Ihre SaaS-Bedürfnisse und -Ausgaben häufig ändern. Wir empfehlen, alle paar Monate ein Audit durchzuführen, um sicherzustellen, dass Sie alle Ihre SaaS-Anwendungen effektiv nutzen und dass Sie sie noch benötigen.
Setzen Sie Prioritäten, um Ihren Fokus zu Beginn des Ausgabenoptimierungsprozesses klar zu halten.
Am einfachsten ist es, die Anträge nach Prioritäten zu ordnen:
Die Gesamtinvestition oder -ausgabe
Das Verlängerungsdatum
Die Anzahl der Nutzer
Die Geschäftsfunktion oder der Wert.
Wenn man sich auf die teuersten SaaS-Anwendungen konzentriert, lassen sich die Kosten am schnellsten senken.
Überprüfen Sie Apps immer vor dem Verlängerungsdatum, um sicherzustellen, dass Sie nicht an kostspielige oder unnötige Abonnements gebunden sind. Je mehr Nutzer eine App hat, desto wahrscheinlicher ist es, dass die Mitarbeiter sie nicht oder nicht in vollem Umfang nutzen. Sprechen Sie mit den Nutzern, um festzustellen, ob sie tatsächlich eine Lizenz benötigen.
Schließlich sind einige Anwendungen für das Funktionieren eines Unternehmens unerlässlich, während andere weniger wichtig sind. Wenn Sie diese Schritte befolgen, werden Sie verstehen, dass der Geschäftswert jeder App im Vergleich zu ihren Gesamtkosten der Schlüssel zur Ausgabenoptimierung ist.
Wenn Sie Ihre SaaS-Ausgaben optimieren wollen, sollten Sie Ihre ideale Nutzungsrate ermitteln. Vielleicht nutzt Ihr Unternehmen 70 % Ihrer SaaS-Lizenzen. Wir empfehlen, sich ein Ziel für die SaaS-Nutzung zu setzen - 90 % scheint zwar ein sehr hoher Prozentsatz zu sein, aber für viele Unternehmen ist er erreichbar.
Bei der Analyse Ihrer SaaS-Ausgaben sollten Sie Ihre Energie auf die Lücke zwischen Ihrer aktuellen und der angestrebten Nutzung konzentrieren. Kümmern Sie sich zuerst um Ihre neu identifizierten, vorrangigen Produkte, da diese am teuersten oder am wertvollsten sind.
Das ultimative Ziel sollte es sein, Ihren Nutzungsgrad auf 90 % zu verbessern. Dies wird zu erheblichen Kosteneinsparungen führen, die letztlich Ihrem Unternehmen zugute kommen und es Ihnen ermöglichen, Ihre Mittel besser zu nutzen.
Wenn Sie keine Protokolle für SaaS-Ausgaben haben, könnte jeder in Ihrem Unternehmen, der Zugriff auf die Firmenkreditkarte hat, beschließen, das, was er braucht, auf eigene Faust zu kaufen. Dies ist eine Verschwendung von Mitteln und eine schlechte Akzeptanz der nützlichsten und wichtigsten Softwareprodukte.
Eine wirksame Methode zur Verringerung der Verschwendung ist die Arbeit an einem Technologie-Investitionsarm für Ihr Unternehmen. Ihr technisches Team verwaltet dann das Softwarebudget und die Benutzerlizenzen und stellt sicher, dass jede App einen echten Mehrwert für das Unternehmen bringt. Wenn die Verwaltung effektiv ist, wird die Verschwendung verringert, da der Kauf von SaaS-Tools durch ein Team von engagierten Gatekeepern erfolgt, die einen klaren Blick für das große Ganze haben.
Durch die Förderung von Verantwortlichkeit und Transparenz wird auch die Verschwendung erheblich reduziert. Jede vorgeschlagene neue SaaS-Anwendung sollte eine Reihe von Überprüfungen durchlaufen, damit das Team begründen kann, warum sie notwendig ist, und feststellen kann, wie sicher sie ist, und die Nutzungslizenzen überprüfen kann, um sicherzustellen, dass Sie auf der richtigen Seite des Gesetzes bleiben.
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Im Rahmen der Analyse der SaaS-Ausgaben Ihres Unternehmens werden Sie möglicherweise einige nicht autorisierte Anwendungen entdecken. Das hört sich unheimlicher an, als es ist, denn unautorisierte Anwendungen können sich einfach auf Anwendungen beziehen, die ähnliche Funktionen ausführen. Es kann sich aber auch um ein Produkt handeln, das ein Mitarbeiter ohne offizielle Genehmigung abonniert hat.
Die Kommunikation mit Ihrem Team über dessen Bedürfnisse und die am häufigsten genutzten Anwendungen ist eine wichtige Aufgabe des SaaS-Managements, die dazu beiträgt, den komplexen Prozess der Ermittlung Ihrer tatsächlichen Bedürfnisse in Bezug auf SaaS-Anwendungen zu entschlüsseln.
Ihr Unternehmen nutzt beispielsweise Google Workspace und speichert Dateien auf Google Drive. Sie stellen jedoch fest, dass einer Ihrer Mitarbeiter ein Dropbox-Konto erworben hat. Sie können dann dieses nicht autorisierte Konto entfernen und alles in Google Drive konsolidieren, wodurch Ihr Unternehmen die Dropbox-Abonnementgebühr spart.
Es ist wichtig zu wissen, dass nicht autorisierte Anwendungen auch Sicherheitsrisiken darstellen können. Diese Anwendungen können Probleme in Bezug auf das geistige Eigentum verursachen; daher könnte die Nutzung der Software durch Ihr Unternehmen als Diebstahl angesehen werden und sollte natürlich sehr ernst genommen und schnell gelöst werden.
Bei der Optimierung der SaaS-Ausgaben geht es nicht nur darum, die Lizenzen zu prüfen und Geld zu sparen. Es geht auch darum, sicherzustellen, dass alle SaaS-Käufe und -Nutzungen mit den Unternehmensrichtlinien übereinstimmen und letztendlich sicher und effektiv genutzt werden. Bei unzulässigen Aktivitäten in SaaS-Anwendungen ist es immer am besten, die Nutzung der betreffenden Anwendung zu beenden und zu entscheiden, ob Ihre Bedürfnisse durch Ihre aktuellen SaaS-Verträge erfüllt werden.
Ein weiterer wichtiger Schritt besteht darin, Ihre Softwarelizenzen proaktiv zu verwalten. Dadurch bleibt Ihr Unternehmen flexibel und Sie können die Lizenzen entsprechend Ihrem Bedarf verteilen.
Nehmen Sie sich bei der Überprüfung der Lizenzen Zeit, um zu verstehen, ob die von Ihnen abonnierten SaaS-Produkte von Ihren Mitarbeitern vollständig genutzt werden und ob sie diese benötigen. Dies lässt sich am besten feststellen, indem Sie Kriterien für die Nutzung festlegen (siehe den Abschnitt über Nutzungsziele) und jedes Abonnement daran messen.
Einige Mitarbeiter benötigen vielleicht die erweiterte Version eines bestimmten Produkts, während andere mit der kostenlosen Version arbeiten können. Manche brauchen vielleicht nicht den Zugang zu einer ganzen Software-Suite, sondern nur zu einer bestimmten Anwendung. Nehmen wir an, ein Mitarbeiter hat Zugriff auf die gesamte Adobe Suite, nutzt aber in der Praxis nur InDesign. Diese Lizenz könnte entweder herabgestuft oder einem Mitarbeiter, der die gesamte Suite benötigt, neu zugewiesen werden. Diese Entscheidungen werden Sie wahrscheinlich von Fall zu Fall treffen müssen.
Um zu überprüfen, wie häufig ein Mitarbeiter eine Anwendung nutzt, können Sie die Anmeldedaten überprüfen. In der Regel wird dies am besten für 30, 60 oder 90 Tage bewertet. Wenn ein Benutzer nur sehr wenig mit der Anwendung arbeitet, können Sie die Lizenz reduzieren oder entfernen. Denken Sie jedoch daran, dass es Fälle geben wird, in denen ein Mitarbeiter die Software noch benötigt, auch wenn er sie nur selten benutzt. Handeln Sie also nicht zu voreilig, wenn es darum geht, Lizenzen zu kündigen, und sprechen Sie erst mit Ihrem Team, bevor Sie eine endgültige Entscheidung treffen.
Wenn Ihr Unternehmen eine neue App anschafft, ist es gut, sie in der gesamten Belegschaft bekannt zu machen, um die Nutzung zu steigern. Eine der besten Möglichkeiten, dies zu tun, sind unternehmensinterne Sensibilisierungskampagnen. Jeder Mitarbeiter sollte wissen, welche Apps das Unternehmen nutzt und warum sie wertvoll sind.
Außerdem lohnt es sich oft, eine oder zwei Informationsveranstaltungen zu organisieren, um alle auf dem Laufenden zu halten. Sie können auch Mitglieder Ihrer Teams als "Champions" ernennen, um die breitere Nutzung Ihrer SaaS-Tools zu fördern. Auf diese Weise steigern Sie höchstwahrscheinlich die Produktivität auf breiter Front und optimieren Ihre Softwareausgaben.
Glücklicherweise bieten viele SaaS-Unternehmen Flexibilität bei Verträgen und Preisen, was sich bei richtiger Vorgehensweise leicht zu Ihrem Vorteil nutzen lässt. Sie können potenziell bessere Angebote aushandeln, die auf Loyalität, Volumen, Nutzung, Bedingungen und künftigem Geschäft basieren. Verlängerungszeitpunkte eignen sich hervorragend für die Neuverhandlung von Verträgen, also scheuen Sie sich nicht, sich an die entsprechenden Parteien zu wenden und zu sehen, was Sie tun können.
Da der SaaS-Markt so gesättigt ist, lohnt es sich, zuerst zu recherchieren und dann durch einen Preisvergleich ein besseres Angebot auszuhandeln. Sie können auch über die Besonderheiten der Verträge sprechen und darüber, was Ihren geschäftlichen Anforderungen am besten entspricht, um ein besseres Angebot zu erhalten. Denken Sie daran: Der SaaS-Anbieter möchte Sie langfristig an sich binden und ist daher möglicherweise bereit, zu verhandeln, um Sie als Kunden zu halten.
SaaS- und Cloud-Dienste lassen sich in der Regel leicht an den jeweiligen Geschäftskontext anpassen. Sie können ein Upgrade durchführen, wenn Ihr Unternehmen wächst, oder ein Downgrade, wenn sich Ihre Anforderungen ändern. Auch hier können Sie anhand Ihrer Nutzungsdaten beurteilen, welche Anwendungen genutzt werden und welche nicht. Sie können sogar einige von ihnen auf die kostenlosen Versionen zurückstufen, wenn Ihre Nutzung ein kostenpflichtiges Konto nicht rechtfertigt, dieses aber immer noch einen gewissen Wert hat.
TIPP: Denken Sie daran, die vertraglichen Vereinbarungen zu prüfen, bevor Sie ein Abonnement kündigen, da bei einigen Abonnements Kündigungsgebühren anfallen können.
Eine SaaS-Verwaltungsplattform kann ermitteln, welche Lizenzart jeder Mitarbeiter benötigt, und diese dann anhand von Nutzungsmustern und Daten einrichten. Dieser automatisierte Prozess spart Ihnen Zeit (und natürlich Geld!) und stellt sicher, dass die richtigen Lizenzen den entsprechenden Mitarbeitern zugewiesen werden.
Ihre Mitarbeiter wissen am besten, welche Software für sie am nützlichsten ist. Die Produktivität wird wahrscheinlich sinken, wenn sie gezwungen sind, Tools zu verwenden, die nicht hilfreich sind oder sie daran hindern, ihre Arbeit richtig zu erledigen. Und wenn sie die von Ihnen bevorzugte Software nicht verwenden wollen, werden sie eher andere, sich überschneidende Software kaufen und die Gesamtkosten erhöhen.
Fragen Sie sie also, was sie brauchen und was sie für überflüssig oder zu wenig genutzt halten. Führen Sie eine Online-Umfrage durch, um wertvolle Meinungen zu sammeln, wenn dies für Ihr Unternehmen sinnvoll ist.
Zur Verwaltung Ihrer SaaS-Ausgaben gehört auch, dass Sie über Vertrags- oder Lizenzverlängerungen auf dem Laufenden bleiben. Es wäre unmöglich, Ihre Ausgaben wirksam zu kontrollieren, wenn Sie die Details aller Verträge nicht kennen. Wenn Sie diese nicht im Auge behalten, kann es passieren, dass Sie unerwünschte Verlängerungen und unnötige Kosten haben.
Die gute Nachricht ist, dass verschiedene automatisierte Verlängerungskalender-Tools verfügbar sind, wenn Sie externe Hilfe in Anspruch nehmen möchten. Diese Produkte fassen alle Informationen in einem benutzerfreundlichen Dashboard zusammen, so dass Sie alle Anwendungen von Drittanbietern an einem Ort effektiv verwalten können.
Wann haben Sie überprüft, ob ehemalige Mitarbeiter nach Beendigung ihres Vertrags mit Ihrem Unternehmen noch Zugang zu Software haben? Sie können nicht nur Zugang zu sensiblen Informationen haben, sondern es ist auch eine unnötige Ausgabe, wenn sie nicht mehr im Unternehmen sind.
Wie Sie sehen, ist Transparenz bei der Nutzung von SaaS-Produkten unerlässlich. Erstellen Sie einen Katalog der Apps des Unternehmens und eine umfassende Liste aller verfügbaren Apps für neue Mitarbeiter. Stellen Sie dieses Dokument Ihren Teams zur Verfügung und benennen Sie eine Person, die dafür verantwortlich ist, es stets auf dem neuesten Stand zu halten.
Die Sichtbarkeit des SaaS-Stacks wird wahrscheinlich zu einer höheren Auslastung führen und von Doppelarbeit oder Redundanz abhalten.
Wenn Ihr Unternehmen wächst, werden sich Ihre SaaS-Anforderungen wahrscheinlich ändern. Der letzte Schritt ist die Planung für zukünftiges Wachstum und Expansion. Gliedern Sie Ihre Ausgaben nach Abteilungen auf und erstellen Sie eine Prognose der künftigen Ausgaben.
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SaaS-Produkte sind für die meisten modernen Unternehmen unverzichtbar, und ihre Akzeptanz nimmt stetig zu. Wenn Sie jedoch Ihre Ausgaben nicht optimieren, könnten Ihre Softwareprodukte Sie mehr kosten, als sie sollten.
Eine der effektivsten Möglichkeiten, Ihre Ausgaben zu optimieren, besteht darin, so viele Lösungen und Software von Drittanbietern wie möglich in einer einheitlichen eCommerce-Lösung zu konsolidieren.
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Angesichts der Tatsache, dass ein durchschnittliches Unternehmen im Jahr 2020 4.164.000 US-Dollar für SaaS ausgeben wird, während die Gesamtausgaben eines einzelnen Mitarbeiters voraussichtlich nur 2.047 US-Dollar betragen werden (wow!), wird deutlich, dass dies eine riesige Chance sein könnte.
In einem aktuellen Bericht von Gartner wird prognostiziert, dass die weltweiten Ausgaben für SaaS- und Cloud-Dienste bis Ende 2021 um 18 % auf 304,9 Mrd. US-Dollar steigen werden, verglichen mit 257 US-Dollar pro Mitarbeiter im Vorjahr.
In Unternehmen sind durchschnittlich 102 verschiedene Anwendungen im Einsatz. Mittelständische Unternehmen haben 137 pro Unternehmen, während Großunternehmen etwa 288 SaaS-Lösungen für die Bedürfnisse ihrer Mitarbeiter einsetzen.