Blog Strategy SaaS-Ausgabenoptimierung: Eine 5-Schritte-Anleitung zur Kostensenkung

SaaS-Ausgabenoptimierung: Eine 5-Schritte-Anleitung zur Kostensenkung

Der Blog von PayPro Global
saas-spend-optimization

Die Optimierung der SaaS-Ausgaben ist der Prozess, unnötige Softwarekosten zu senken und gleichzeitig den Wert der tatsächlich genutzten Tools zu maximieren. Mit der richtigen Strategie können Unternehmen Geld sparen, Sicherheitsrisiken reduzieren und die betriebliche Effizienz verbessern.

Was ist SaaS Spend Optimization?

Die Optimierung der SaaS-Ausgaben umfasst die Identifizierung, Verwaltung und Reduzierung von Softwarekosten durch die Eliminierung ungenutzter oder redundanter Abonnements. Sie ist ein Kernbestandteil der Technology Value Optimization (TVO), die Unternehmen hilft, Kosten zu kontrollieren, den ROI zu steigern und die Softwareauslastung zu verbessern.

Warum ist die Optimierung der SaaS-Ausgaben wichtig?

Die meisten Unternehmen verschwenden Geld für ungenutzte Software. Im Jahr 2024 werden über 53 % der SaaS-Lizenzen nicht genutzt, was Unternehmen jährlich schätzungsweise 21 Millionen Dollar an verschwendeten Ausgaben kostet.

Dieses wachsende Problem – SaaS-Wildwuchs genannt – führt zu finanzieller Verschwendung, Compliance-Risiken und Produktivitätsproblemen.

4 Gründe, die SaaS-Optimierung zu priorisieren

Wenn Sie Videospiele, SaaS oder Software online verkaufen, sind Sie aufgrund des gestiegenen Wettbewerbs auf dem Markt versucht, alle Arten von Apps zu verwenden, die eine größere Sichtbarkeit garantieren.

Es gibt 4 Hauptgründe, warum es sich lohnt, Ihre Aufmerksamkeit auf die SaaS-Optimierung zu richten und herauszufinden, wofür Sie Ihre SaaS-Nutzung ausgeben.

1. Steigerung der Teamproduktivität

Das Entfernen doppelter oder irrelevanter Apps stellt sicher, dass Ihr Team die richtigen Tools zur richtigen Zeit verwendet. Dies reduziert Verwirrung und fördert die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen.

2. Software-Prioritäten festlegen

Verfolgen Sie Nutzungs- und Ausgabendaten, um zu verstehen, welche Tools den größten Mehrwert bieten. Verwenden Sie diese Daten, um Verlängerungen, Stornierungen und Upgrades zu planen.

3. Minimierung von Sicherheitsrisiken

Unbenutzte oder nicht autorisierte Apps können Ihr Unternehmen Datenlecks aussetzen. Mit vollständiger Transparenz können Sie den Zugriff einschränken, Schatten-IT eliminieren und sensible Daten schützen.

4. Unnötige Kosten senken

Unbenutzte Lizenzen sind ein stiller Budgetkiller. Proaktives Lizenzmanagement und App-Audits führen zu messbaren Kostensenkungen.

SaaS Spend Optimization Cut Costs

So optimieren Sie Ihre SaaS-Ausgaben

Schritt 1: Machen Sie Ihren SaaS-Stack sichtbar

Erstellen Sie eine Bestandsaufnahme aller Apps, Lizenzen, Verträge und Kosten. Ohne Transparenz ist Optimierung unmöglich.

Schritt 2: Regelmäßig prüfen

Führen Sie alle 3–6 Monate Prüfungen durch. Der SaaS-Bedarf entwickelt sich schnell, und regelmäßige Überprüfungen halten Ihren Stack schlank und abgestimmt

Schritt 3: Prioritäten setzen:

Priorisieren Sie Software basierend auf:

Kosten

Verlängerungsdaten

Anzahl der Benutzer

Geschäftswert

Konzentrieren Sie sich zuerst auf die Apps mit den höchsten Kosten, um schnelle Erfolge zu erzielen.

Schritt 4:  Nutzungsziele festlegen

Legen Sie eine Ziel-SaaS-Auslastungsrate fest (z. B. 90 %). Verfolgen Sie Ihre aktuelle Nutzung und zielen Sie darauf ab, die Lücke durch intelligentere Lizenzzuweisung zu schließen.

Schritt 5: Verschwendung beseitigen

Zentralisieren Sie Softwarekäufe. Lassen Sie nicht zu, dass Mitarbeiter SaaS-Tools ad hoc kaufen. Bilden Sie ein Governance-Team, um Käufe zu genehmigen und zu verwalten.

 

priority-png

Wie man mit unbefugten oder redundanten Apps umgeht

Unbefugte Apps können Tools sein, die von Mitarbeitern ohne Genehmigung gekauft wurden, oder solche, die vorhandene Funktionen duplizieren.

Bewährte Methoden 

Kommunizieren Sie mit Mitarbeitern, um ihre Bedürfnisse zu verstehen

Ersetzen Sie sich überschneidende Tools (z. B. Dropbox vs. Google Drive)

Überwachen Sie Anmeldungen, um wenig genutzte oder unbefugte Tools zu identifizieren

Entfernen Sie den Zugriff ehemaliger Mitarbeiter, um Daten- und Kostenrisiken zu vermeiden.

 

Ihr engagierter
E-Commerce-Partner

Erfolgreich mit der branchenweit innovativsten All-in-One-Lösung für SaaS und digitale Güter. Von leistungsstarken Zahlungs- und Analysetools bis hin zur kompletten Steuerverwaltung sowie Abonnement- und Abrechnungsabwicklung ist PayPro Global bereit, Ihre SaaS zu skalieren.

Verkaufen Sie Ihre SaaS weltweit mit PayPro Global!

 

Proaktive Strategien für die Lizenzverwaltung

Lizenznutzung prüfen

Verwenden Sie Anmelde- und Aktivitätsdaten über 30, 60 oder 90 Tage, um die tatsächliche Nutzung zu beurteilen. Stufen Sie Lizenzen bei Bedarf herab oder weisen Sie sie neu zu.

Lizenzen nach Rolle zuschneiden

Nicht jeder Mitarbeiter benötigt Premium-Funktionen. Passen Sie die Lizenztypen an die Nutzungsmuster an.

Automatisierung nutzen

Nutzen Sie SaaS-Verwaltungstools oder -Plattformen, um die Lizenzzuweisung basierend auf Nutzungsdaten zu automatisieren.

Unternehmensweite Akzeptanz fördern

Die Akzeptanz steigert den ROI. Fördern Sie die Nutzung ausgewählter Tools durch:

Interne Kampagnen starten

Schulungen abhalten

Team-Champions für neue Apps ernennen

Verwalten Sie Verlängerungen mit einem Kalender

Verfolgen Sie Verlängerungsdaten, um ungewollte automatische Verlängerungen zu vermeiden. Verwenden Sie Tools, um diese Daten zusammenzufassen und rechtzeitig Benachrichtigungen zu erhalten.

Planen Sie für zukünftige SaaS-Anforderungen

Wenn Ihr Unternehmen wächst:

Prognostizieren Sie den Softwarebedarf auf Abteilungsebene

Überwachen Sie Nutzungstrends, um Expansionen zu antizipieren

Passen Sie Abonnements proaktiv an

 

Wie ein Merchant of Record (MoR) wie PayPro Global die Optimierung der SaaS-Ausgaben unterstützt

Ein Merchant of Record (MoR) übernimmt den gesamten Transaktionslebenszyklus, einschließlich Zahlungsabwicklung, Steuerkonformität, Betrugsprävention und mehr. Für SaaS-Unternehmen bieten MoRs erhebliche Kosteneinsparungen und Optimierungsvorteile.

Wie MoRs wie PayPro Global helfen

PayPro Globals MoR bietet: 

Vereinfachte Zahlungsabwicklung und Compliance

Automatisiert die globale Steuerverwaltung (MwSt., GST usw.)

Verwaltet Währungsumrechnungen und Wechselkursrisiken

Reduziert die gesetzliche Haftung für Compliance und Abrechnung

Automatisierung von Abonnement- und Umsatzrückgewinnung

Verhindert unfreiwillige Abwanderung durch intelligente Mahnverfahren

Unterstützt flexible Abrechnungsmodelle (z. B. nutzungsbasiert, gestaffelt)

Erfasst fehlgeschlagene Zahlungen automatisch

Erweiterte SaaS-Analysen

Erhalten Sie verwertbare Einblicke in Abwanderung, Umsatz, MRR und LTV

Identifizieren Sie Regionen, Pläne oder Benutzersegmente mit schlechter Leistung

Optimieren Sie Preise und Funktionsumfang auf der Grundlage realer Daten

Zentralisierter Software-Stack

Reduzieren Sie Abhängigkeiten von Drittanbietern mit einer Full-Service-Plattform

Vereinheitlichen Sie Abrechnung, Abonnements, Testversionen, Upsells, Verlängerungen und Berichterstattung

Eliminieren Sie redundante Tools mit einer einzigen MoR-Lösung

 

Warum PayPro Global für die SaaS-Ausgabenoptimierung wählen?

PayPro Global ist mehr als nur ein Abrechnungstool.Es ist eine Full-Service-MoR-Plattform, die speziell für SaaS-, Software- und Videospiel-Unternehmen entwickelt wurde. Mit PayPro Global erhalten Sie:

SaaS-Abonnementabrechnung
Automatisierte Verlängerungen, vollständige Steuerverwaltung und Testversionsverwaltung
✅ Integrierte Compliance in globalen Märkten
✅ Anpassbare Preis- und Rabattmodelle
✅ Business-Intelligence-Dashboards zur Optimierung

 

Ihr engagierter
E-Commerce-Partner

Profitieren Sie von der branchenweit innovativsten All-in-One-SaaS- und Digital-Goods-Lösung. Von leistungsstarken Zahlungs- und Analysetools bis hin zu vollständiger Steuerverwaltung sowie Abonnement- und Abrechnungshandhabung ist PayPro Global bereit, Ihre SaaS zu skalieren.

Verkaufen Sie Ihre SaaS weltweit mit PayPro Global!

Fazit

Bei der Optimierung der SaaS-Ausgaben geht es nicht nur darum, Kosten zu senken, sondern auch darum, intelligentere Entscheidungen bei den Tools zu treffen, in die Sie investieren. Indem Sie Transparenz gewinnen, Redundanzen beseitigen, Lizenzen effektiv verwalten und MoR-Plattformen wie PayPro Global nutzen, stellen Sie Ihr Unternehmen auf schlankere Abläufe und langfristigen Erfolg ein.

Sind Sie bereit, Software international online zu verkaufen, jetzt, da Sie wissen, wie Sie Ihre SaaS-Ausgaben optimieren können? Nehmen Sie Kontakt mit PayPro Global auf, Ihrem Full-Service-E-Commerce-Partner.

 

FAQ

FAQs 

Was ist SaaS-Ausgabenoptimierung?

SaaS-Ausgabenoptimierung ist der Prozess, Kosten für Software-Abonnements zu senken und gleichzeitig den Wert der von Ihnen verwendeten Tools zu maximieren. Es beinhaltet das Identifizieren und Eliminieren von ungenutzten oder redundanten Anwendungen, um Ihren ROI zu verbessern.

Warum ist die Verwaltung der SaaS-Ausgaben wichtig?

Es ist wichtig, weil die meisten Unternehmen Geld für ungenutzte Software verschwenden. Da über 53 % der Lizenzen ungenutzt bleiben, verlieren Unternehmen jährlich Millionen. Eine schlechte SaaS-Verwaltung birgt auch Sicherheitsrisiken und senkt die Teamproduktivität.

Was ist SaaS Sprawl?

SaaS Sprawl ist das unkontrollierte Wachstum von Softwareanwendungen in einem Unternehmen. Es tritt auf, wenn neue Tools ohne Aufsicht hinzugefügt werden, was zu redundanten Apps, verschwendetem Geld und erheblichen Sicherheitslücken führt.

Wie beginne ich mit der Optimierung meiner SaaS-Ausgaben?

Der erste Schritt ist die Erstellung eines vollständigen Inventars aller Apps, Lizenzen und Verträge. Sie können Ihre Softwareausgaben erst verwalten, wenn Sie einen vollständigen Überblick darüber haben, was Ihr Unternehmen verwendet und bezahlt.

Wie kann ich meine SaaS-Lizenznutzung verbessern?

Verbessern Sie die Nutzung, indem Sie Login-Daten verfolgen, um inaktive Benutzer zu finden. Von dort aus können Sie Lizenzen herabstufen oder Mitarbeitern neu zuweisen, die sie tatsächlich benötigen. Vermeiden Sie es, jedem Benutzer standardmäßig eine Premium-Lizenz zu geben.

Ist SaaS-Ausgabenoptimierung nur für große Unternehmen geeignet?

Nein, es ist für Unternehmen jeder Größe von entscheidender Bedeutung. Selbst für kleine Unternehmen kann die Beseitigung von unnötiger Software erhebliche Cashflows freisetzen und gute finanzielle Gewohnheiten für das Wachstum etablieren.

Meet the Author

Hanna Barabakh

Hanna Barabakh ist eine Sprach- und Inhaltsspezialistin mit einer Leidenschaft für SaaS, Technologie und E-Commerce. Ihr Fachwissen über mehrsprachige Inhalte in Verbindung mit ihrem Hintergrund in Lexikografie und Übersetzungswissenschaft ermöglicht es ihr, komplexe Ideen über Kulturen hinweg leicht zu vermitteln. Sie nutzt ihr Wissen, um ansprechende Inhalte zu erstellen, die bei einem globalen Publikum Anklang finden. In ihrer Freizeit liest sie gerne und erforscht neue Ideen.

Was Sie jetzt tun sollten
  • 1.
    Entdecken Sie die Lösungen von PayPro Global: Sehen Sie, wie unsere Plattform Ihnen helfen kann, Ihre Zahlungsabwicklung zu rationalisieren und Ihre Einnahmen zu steigern.
  • 2.
    Holen Sie sich ein kostenloses Beratungsgespräch: Besprechen Sie Ihre spezifischen Bedürfnisse mit unseren Experten und finden Sie heraus, wie wir eine maßgeschneiderte Lösung für Sie finden können.
  • 3.
    Laden Sie unsere kostenlosen Ressourcen herunter: Greifen Sie auf wertvolle Leitfäden, Checklisten und Vorlagen zu, um Ihren Online-Verkauf zu optimieren.
  • 4.
    Werden Sie Partner: Erweitern Sie Ihr Geschäft, indem Sie Ihren Kunden Lösungen von PayPro Global anbieten.
  • Unternehmen, die ihre Ausgaben senken und das Beste aus ihren Software-Investitionen herausholen möchten, müssen ihre SaaS-Ausgaben optimieren.
  • Zu den wichtigsten Optimierungstaktiken gehören ein proaktives Lizenzmanagement, regelmäßige SaaS-Audits und die Beseitigung unnötiger Programme.
  • Erwägen Sie die Verwendung eines Merchant of Record (MoR) wie PayPro Global, um Abonnements, Zahlungen und Compliance zu verwalten.

Sind Sie bereit, loszulegen?

Wir waren schon da, wo Sie sind. Lassen Sie uns gemeinsam unsere 18-jährige Erfahrung nutzen, um Ihre globalen Träume zu verwirklichen.