Die Optimierung der SaaS-Ausgaben ist der Prozess, unnötige Softwarekosten zu senken und gleichzeitig den Wert der tatsächlich genutzten Tools zu maximieren. Mit der richtigen Strategie können Unternehmen Geld sparen, Sicherheitsrisiken reduzieren und die betriebliche Effizienz verbessern.
Was ist SaaS Spend Optimization?
Die Optimierung der SaaS-Ausgaben umfasst die Identifizierung, Verwaltung und Reduzierung von Softwarekosten durch die Eliminierung ungenutzter oder redundanter Abonnements. Sie ist ein Kernbestandteil der Technology Value Optimization (TVO), die Unternehmen hilft, Kosten zu kontrollieren, den ROI zu steigern und die Softwareauslastung zu verbessern.
Warum ist die Optimierung der SaaS-Ausgaben wichtig?
Die meisten Unternehmen verschwenden Geld für ungenutzte Software. Im Jahr 2024 werden über 53 % der SaaS-Lizenzen nicht genutzt, was Unternehmen jährlich schätzungsweise 21 Millionen Dollar an verschwendeten Ausgaben kostet.
Dieses wachsende Problem – SaaS-Wildwuchs genannt – führt zu finanzieller Verschwendung, Compliance-Risiken und Produktivitätsproblemen.
4 Gründe, die SaaS-Optimierung zu priorisieren
Wenn Sie Videospiele, SaaS oder Software online verkaufen, sind Sie aufgrund des gestiegenen Wettbewerbs auf dem Markt versucht, alle Arten von Apps zu verwenden, die eine größere Sichtbarkeit garantieren.
Es gibt 4 Hauptgründe, warum es sich lohnt, Ihre Aufmerksamkeit auf die SaaS-Optimierung zu richten und herauszufinden, wofür Sie Ihre SaaS-Nutzung ausgeben.
1. Steigerung der Teamproduktivität
Das Entfernen doppelter oder irrelevanter Apps stellt sicher, dass Ihr Team die richtigen Tools zur richtigen Zeit verwendet. Dies reduziert Verwirrung und fördert die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen.
2. Software-Prioritäten festlegen
Verfolgen Sie Nutzungs- und Ausgabendaten, um zu verstehen, welche Tools den größten Mehrwert bieten. Verwenden Sie diese Daten, um Verlängerungen, Stornierungen und Upgrades zu planen.
3. Minimierung von Sicherheitsrisiken
Unbenutzte oder nicht autorisierte Apps können Ihr Unternehmen Datenlecks aussetzen. Mit vollständiger Transparenz können Sie den Zugriff einschränken, Schatten-IT eliminieren und sensible Daten schützen.
4. Unnötige Kosten senken
Unbenutzte Lizenzen sind ein stiller Budgetkiller. Proaktives Lizenzmanagement und App-Audits führen zu messbaren Kostensenkungen.
So optimieren Sie Ihre SaaS-Ausgaben
Schritt 1: Machen Sie Ihren SaaS-Stack sichtbar
Erstellen Sie eine Bestandsaufnahme aller Apps, Lizenzen, Verträge und Kosten. Ohne Transparenz ist Optimierung unmöglich.
Schritt 2: Regelmäßig prüfen
Führen Sie alle 3–6 Monate Prüfungen durch. Der SaaS-Bedarf entwickelt sich schnell, und regelmäßige Überprüfungen halten Ihren Stack schlank und abgestimmt
Schritt 3: Prioritäten setzen:
Priorisieren Sie Software basierend auf:
Kosten
Verlängerungsdaten
Anzahl der Benutzer
Geschäftswert
Konzentrieren Sie sich zuerst auf die Apps mit den höchsten Kosten, um schnelle Erfolge zu erzielen.
Schritt 4: Nutzungsziele festlegen
Legen Sie eine Ziel-SaaS-Auslastungsrate fest (z. B. 90 %). Verfolgen Sie Ihre aktuelle Nutzung und zielen Sie darauf ab, die Lücke durch intelligentere Lizenzzuweisung zu schließen.
Schritt 5: Verschwendung beseitigen
Zentralisieren Sie Softwarekäufe. Lassen Sie nicht zu, dass Mitarbeiter SaaS-Tools ad hoc kaufen. Bilden Sie ein Governance-Team, um Käufe zu genehmigen und zu verwalten.
Wie man mit unbefugten oder redundanten Apps umgeht
Unbefugte Apps können Tools sein, die von Mitarbeitern ohne Genehmigung gekauft wurden, oder solche, die vorhandene Funktionen duplizieren.
Bewährte Methoden
Kommunizieren Sie mit Mitarbeitern, um ihre Bedürfnisse zu verstehen
Ersetzen Sie sich überschneidende Tools (z. B. Dropbox vs. Google Drive)
Überwachen Sie Anmeldungen, um wenig genutzte oder unbefugte Tools zu identifizieren
Entfernen Sie den Zugriff ehemaliger Mitarbeiter, um Daten- und Kostenrisiken zu vermeiden.
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Proaktive Strategien für die Lizenzverwaltung
Lizenznutzung prüfen
Verwenden Sie Anmelde- und Aktivitätsdaten über 30, 60 oder 90 Tage, um die tatsächliche Nutzung zu beurteilen. Stufen Sie Lizenzen bei Bedarf herab oder weisen Sie sie neu zu.
Lizenzen nach Rolle zuschneiden
Nicht jeder Mitarbeiter benötigt Premium-Funktionen. Passen Sie die Lizenztypen an die Nutzungsmuster an.
Automatisierung nutzen
Nutzen Sie SaaS-Verwaltungstools oder -Plattformen, um die Lizenzzuweisung basierend auf Nutzungsdaten zu automatisieren.
Unternehmensweite Akzeptanz fördern
Die Akzeptanz steigert den ROI. Fördern Sie die Nutzung ausgewählter Tools durch:
Interne Kampagnen starten
Schulungen abhalten
Team-Champions für neue Apps ernennen
Verwalten Sie Verlängerungen mit einem Kalender
Verfolgen Sie Verlängerungsdaten, um ungewollte automatische Verlängerungen zu vermeiden. Verwenden Sie Tools, um diese Daten zusammenzufassen und rechtzeitig Benachrichtigungen zu erhalten.
Planen Sie für zukünftige SaaS-Anforderungen
Wenn Ihr Unternehmen wächst:
Prognostizieren Sie den Softwarebedarf auf Abteilungsebene
Überwachen Sie Nutzungstrends, um Expansionen zu antizipieren
Passen Sie Abonnements proaktiv an
Wie ein Merchant of Record (MoR) wie PayPro Global die Optimierung der SaaS-Ausgaben unterstützt
Ein Merchant of Record (MoR) übernimmt den gesamten Transaktionslebenszyklus, einschließlich Zahlungsabwicklung, Steuerkonformität, Betrugsprävention und mehr. Für SaaS-Unternehmen bieten MoRs erhebliche Kosteneinsparungen und Optimierungsvorteile.
Wie MoRs wie PayPro Global helfen
PayPro Globals MoR bietet:
Vereinfachte Zahlungsabwicklung und Compliance
Automatisiert die globale Steuerverwaltung (MwSt., GST usw.)
Verwaltet Währungsumrechnungen und Wechselkursrisiken
Reduziert die gesetzliche Haftung für Compliance und Abrechnung
Automatisierung von Abonnement- und Umsatzrückgewinnung
Verhindert unfreiwillige Abwanderung durch intelligente Mahnverfahren
Unterstützt flexible Abrechnungsmodelle (z. B. nutzungsbasiert, gestaffelt)
Erfasst fehlgeschlagene Zahlungen automatisch
Erweiterte SaaS-Analysen
Erhalten Sie verwertbare Einblicke in Abwanderung, Umsatz, MRR und LTV
Identifizieren Sie Regionen, Pläne oder Benutzersegmente mit schlechter Leistung
Optimieren Sie Preise und Funktionsumfang auf der Grundlage realer Daten
Zentralisierter Software-Stack
Reduzieren Sie Abhängigkeiten von Drittanbietern mit einer Full-Service-Plattform
Vereinheitlichen Sie Abrechnung, Abonnements, Testversionen, Upsells, Verlängerungen und Berichterstattung
Eliminieren Sie redundante Tools mit einer einzigen MoR-Lösung
Warum PayPro Global für die SaaS-Ausgabenoptimierung wählen?
PayPro Global ist mehr als nur ein Abrechnungstool.Es ist eine Full-Service-MoR-Plattform, die speziell für SaaS-, Software- und Videospiel-Unternehmen entwickelt wurde. Mit PayPro Global erhalten Sie:
✅ SaaS-Abonnementabrechnung
✅ Automatisierte Verlängerungen, vollständige Steuerverwaltung und Testversionsverwaltung
✅ Integrierte Compliance in globalen Märkten
✅ Anpassbare Preis- und Rabattmodelle
✅ Business-Intelligence-Dashboards zur Optimierung
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Fazit
Bei der Optimierung der SaaS-Ausgaben geht es nicht nur darum, Kosten zu senken, sondern auch darum, intelligentere Entscheidungen bei den Tools zu treffen, in die Sie investieren. Indem Sie Transparenz gewinnen, Redundanzen beseitigen, Lizenzen effektiv verwalten und MoR-Plattformen wie PayPro Global nutzen, stellen Sie Ihr Unternehmen auf schlankere Abläufe und langfristigen Erfolg ein.
Sind Sie bereit, Software international online zu verkaufen, jetzt, da Sie wissen, wie Sie Ihre SaaS-Ausgaben optimieren können? Nehmen Sie Kontakt mit PayPro Global auf, Ihrem Full-Service-E-Commerce-Partner.
FAQ
FAQs
Was ist SaaS-Ausgabenoptimierung?
SaaS-Ausgabenoptimierung ist der Prozess, Kosten für Software-Abonnements zu senken und gleichzeitig den Wert der von Ihnen verwendeten Tools zu maximieren. Es beinhaltet das Identifizieren und Eliminieren von ungenutzten oder redundanten Anwendungen, um Ihren ROI zu verbessern.
Warum ist die Verwaltung der SaaS-Ausgaben wichtig?
Es ist wichtig, weil die meisten Unternehmen Geld für ungenutzte Software verschwenden. Da über 53 % der Lizenzen ungenutzt bleiben, verlieren Unternehmen jährlich Millionen. Eine schlechte SaaS-Verwaltung birgt auch Sicherheitsrisiken und senkt die Teamproduktivität.
Was ist SaaS Sprawl?
SaaS Sprawl ist das unkontrollierte Wachstum von Softwareanwendungen in einem Unternehmen. Es tritt auf, wenn neue Tools ohne Aufsicht hinzugefügt werden, was zu redundanten Apps, verschwendetem Geld und erheblichen Sicherheitslücken führt.
Wie beginne ich mit der Optimierung meiner SaaS-Ausgaben?
Der erste Schritt ist die Erstellung eines vollständigen Inventars aller Apps, Lizenzen und Verträge. Sie können Ihre Softwareausgaben erst verwalten, wenn Sie einen vollständigen Überblick darüber haben, was Ihr Unternehmen verwendet und bezahlt.
Wie kann ich meine SaaS-Lizenznutzung verbessern?
Verbessern Sie die Nutzung, indem Sie Login-Daten verfolgen, um inaktive Benutzer zu finden. Von dort aus können Sie Lizenzen herabstufen oder Mitarbeitern neu zuweisen, die sie tatsächlich benötigen. Vermeiden Sie es, jedem Benutzer standardmäßig eine Premium-Lizenz zu geben.
Ist SaaS-Ausgabenoptimierung nur für große Unternehmen geeignet?
Nein, es ist für Unternehmen jeder Größe von entscheidender Bedeutung. Selbst für kleine Unternehmen kann die Beseitigung von unnötiger Software erhebliche Cashflows freisetzen und gute finanzielle Gewohnheiten für das Wachstum etablieren.
Hanna Barabakh
Hanna Barabakh ist eine Sprach- und Inhaltsspezialistin mit einer Leidenschaft für SaaS, Technologie und E-Commerce. Ihr Fachwissen über mehrsprachige Inhalte in Verbindung mit ihrem Hintergrund in Lexikografie und Übersetzungswissenschaft ermöglicht es ihr, komplexe Ideen über Kulturen hinweg leicht zu vermitteln. Sie nutzt ihr Wissen, um ansprechende Inhalte zu erstellen, die bei einem globalen Publikum Anklang finden. In ihrer Freizeit liest sie gerne und erforscht neue Ideen.
