A otimização de gastos com SaaS é o processo de cortar despesas desnecessárias com software, maximizando o valor das ferramentas que você realmente usa. Com a estratégia certa, as empresas podem economizar dinheiro, reduzir riscos de segurança e melhorar a eficiência operacional.
O que é Otimização de Gastos com SaaS?
A otimização de gastos com SaaS envolve identificar, gerenciar e reduzir despesas com software, eliminando assinaturas subutilizadas ou redundantes. É uma parte essencial da Otimização do Valor da Tecnologia (TVO), que ajuda as organizações a controlar custos, impulsionar o ROI e melhorar a utilização do software.
Por que a Otimização de Gastos com SaaS é Importante?
A maioria das empresas está desperdiçando dinheiro com software não utilizado. Em 2024, mais de 53% das licenças SaaS não são utilizadas, custando às organizações aproximadamente US$21 milhões anualmente em gastos desperdiçados.
Esse problema crescente — chamado de proliferação de SaaS — cria desperdício financeiro, riscos de conformidade e problemas de produtividade.
4 Razões para Priorizar a Otimização de SaaS
Se você vende videogames online, SaaS ou software, devido ao aumento do nível de concorrência no mercado, você é tentado a usar todos os tipos de aplicativos que garantem maior visibilidade.
Existem 4 razões principais pelas quais vale a pena concentrar sua atenção na otimização de SaaS e descobrir exatamente o que você está gastando no uso de SaaS.
1. Aumente a Produtividade da Equipe
Cortar aplicativos duplicados ou irrelevantes garante que sua equipe use as ferramentas certas na hora certa. Isso reduz a confusão e aumenta a colaboração entre os departamentos.
2. Estabeleça Prioridades de Software
Rastreie o uso e os dados de gastos para entender quais ferramentas oferecem mais valor. Use esses dados para informar renovações, cancelamentos e upgrades.
3. Minimize os Riscos de Segurança
Aplicativos não utilizados ou não autorizados podem expor sua empresa a violações de dados. Com total visibilidade, você pode restringir o acesso, eliminar o shadow IT e proteger dados confidenciais.
4. Reduza Custos Desnecessários
Licenças não utilizadas são um destruidor silencioso do orçamento. O gerenciamento proativo de licenças e as auditorias de aplicativos levam a reduções de custos mensuráveis.
Como Otimizar Seus Gastos com SaaS
Passo 1: Deixe Seu Stack de SaaS Visível
Crie um inventário de cada aplicativo, licença, contrato e custo. Sem visibilidade, a otimização é impossível.
Passo 2: Faça Auditorias Regularmente
Realize auditorias a cada 3–6 meses. As necessidades de SaaS evoluem rapidamente, e revisões regulares mantêm seu stack enxuto e alinhado
Passo 3: Defina Prioridades:
Priorize o software com base em:
Custo
Datas de renovação
Número de usuários
Valor comercial
Concentre-se primeiro nos aplicativos de maior custo para obter resultados rápidos.
Passo 4: Defina Metas de Uso
Defina uma taxa de utilização de SaaS alvo (por exemplo, 90%). Acompanhe seu uso atual e procure diminuir a diferença por meio de uma alocação de licença mais inteligente.
Passo 5: Elimine o Desperdício
Centralize as compras de software. Não deixe que os funcionários comprem ferramentas SaaS ad hoc. Crie uma equipe de governança para aprovar e gerenciar as compras.
Como Lidar com Aplicativos Não Autorizados ou Redundantes
Aplicativos não autorizados podem ser ferramentas compradas por funcionários sem aprovação ou que duplicam a funcionalidade existente.
Melhores Práticas
Comunique-se com os funcionários para entender suas necessidades
Substitua ferramentas sobrepostas (por exemplo, Dropbox vs. Google Drive)
Monitore os logins para identificar ferramentas pouco utilizadas ou não autorizadas
Remova o acesso de ex-funcionários para evitar riscos de dados e custos.
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Estratégias proativas de gerenciamento de licenças
Verificar o uso da licença
Use dados de login e atividade em 30, 60 ou 90 dias para avaliar o uso real. Faça downgrade ou reatribua licenças onde for necessário.
Personalizar licenças por função
Nem todo funcionário precisa de recursos premium. Combine os tipos de licença com os padrões de uso.
Usar automação
Aproveite as ferramentas ou plataformas de gerenciamento de SaaS para automatizar as atribuições de licença com base nos dados de uso.
Promover a adoção em toda a empresa
A adoção aumenta o ROI. Incentive o uso das ferramentas selecionadas por meio de:
Lançamento de campanhas internas
Realização de sessões de treinamento
Nomeação de líderes de equipe para novos aplicativos
Gerencie as renovações com um calendário
Monitore as datas de renovação para evitar renovações automáticas indesejadas. Use ferramentas para consolidar esses dados e receber alertas com antecedência.
Planeje as necessidades futuras de SaaS
À medida que sua empresa cresce:
Preveja as necessidades de software em nível departamental
Monitore as tendências de uso para antecipar a expansão
Ajuste as assinaturas proativamente
Como um Merchant of Record (MoR) como a PayPro Global oferece suporte à otimização de gastos com SaaS
Um Merchant of Record (MoR) lida com todo o ciclo de vida da transação, incluindo processamento de pagamentos, conformidade tributária, prevenção de fraudes e muito mais. Para empresas de SaaS, os MoRs oferecem grandes benefícios de economia de custos e otimização.
Como os MoRs como a PayPro Global ajudam
O MoR da PayPro Global oferece:
Pagamento e Conformidade Simplificados
Automatiza o gerenciamento de impostos globais (VAT, GST, etc.)
Lida com conversões de moeda e riscos de câmbio
Reduz a responsabilidade legal por conformidade e faturamento
Automação da Recuperação de Receita e Assinatura
Previne o churn involuntário com fluxos de dunning inteligentes
Suporta modelos de faturamento flexíveis (por exemplo, baseado no uso, escalonado)
Recaptura pagamentos falhados automaticamente
Análise Avançada de SaaS
Obtenha insights acionáveis sobre churn, receita, MRR e LTV
Identifique regiões, planos ou segmentos de usuários com baixo desempenho
Otimize os preços e os conjuntos de recursos com base em dados reais
Pilha de Software Centralizada
Reduza as dependências de terceiros com uma plataforma completa de serviço
Unifique faturamento, assinaturas, testes, upsells, renovações e relatórios
Elimine ferramentas redundantes com uma única solução MoR
Por que escolher a PayPro Global para otimizar os gastos com SaaS?
A PayPro Global é mais do que apenas uma ferramenta de faturamento.É uma plataforma MoR de serviço completo projetada especificamente para empresas de SaaS, software e video games. Com a PayPro Global, você obtém:
✅ Faturamento de assinatura SaaS
✅ Renovações automatizadas, gerenciamento completo de impostos e gerenciamento de avaliação
✅ Conformidade integrada em mercados globais
✅ Modelos de preços e descontos personalizáveis
✅ Painéis de business intelligence para otimização
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Conclusão
A otimização de gastos com SaaS não se resume apenas a cortar custos, mas também a fazer escolhas mais inteligentes com as ferramentas em que você investe. Ao obter visibilidade, eliminar redundâncias, gerenciar licenças de forma eficaz e aproveitar plataformas MoR como a PayPro Global, você prepara sua empresa para operações mais enxutas e sucesso a longo prazo.
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FAQ
Perguntas frequentes
O que é otimização de gastos com SaaS?
A otimização de gastos com SaaS é o processo de reduzir custos em assinaturas de software, maximizando o valor das ferramentas que você usa. Envolve identificar e eliminar aplicações subutilizadas ou redundantes para melhorar seu ROI.
Por que é importante gerenciar os gastos com SaaS?
É importante porque a maioria das empresas desperdiça dinheiro com software não utilizado. Com mais de 53% das licenças sem uso, as empresas perdem milhões anualmente. O gerenciamento inadequado de SaaS também cria riscos de segurança e diminui a produtividade da equipe.
O que é a expansão descontrolada de SaaS?
A expansão descontrolada de SaaS é o crescimento não controlado de aplicações de software em uma empresa. Acontece quando novas ferramentas são adicionadas sem supervisão, levando a aplicativos redundantes, dinheiro desperdiçado e lacunas de segurança significativas.
Como começo a otimizar meus gastos com SaaS?
O primeiro passo é criar um inventário completo de cada aplicativo, licença e contrato. Você não pode gerenciar seus gastos com software até ter total visibilidade do que sua empresa está usando e pagando.
Como posso melhorar a utilização da minha licença SaaS?
Melhore a utilização rastreando os dados de login para encontrar usuários inativos. A partir daí, você pode fazer o downgrade ou reatribuir licenças para funcionários que realmente precisam delas. Evite dar a cada usuário uma licença premium por padrão.
A otimização de gastos com SaaS é apenas para grandes empresas?
Não, é essencial para empresas de todos os portes. Mesmo para pequenas empresas, eliminar o desperdício de softwares não utilizados pode liberar um fluxo de caixa significativo e estabelecer bons hábitos financeiros à medida que você cresce.
Hanna Barabakh
Hanna Barabakh é uma especialista em idiomas e conteúdo apaixonada por SaaS, tecnologia e comércio eletrônico. Sua experiência em conteúdo multilíngue, associada à sua formação em Lexicografia e Estudos de Tradução, permite que ela comunique facilmente ideias complexas entre culturas. Ela usa seu conhecimento para criar conteúdo envolvente que repercute em públicos globais. Em seu tempo livre, ela gosta de ler e explorar novas ideias.
