Optimizarea cheltuielilor SaaS este procesul de reducere a cheltuielilor inutile cu software-ul, maximizând în același timp valoarea instrumentelor pe care le utilizați efectiv. Cu strategia potrivită, companiile pot economisi bani, pot reduce riscurile de securitate și pot îmbunătăți eficiența operațională.
Ce este optimizarea cheltuielilor SaaS?
Optimizarea cheltuielilor SaaS implică identificarea, gestionarea și reducerea cheltuielilor cu software-ul prin eliminarea abonamentelor subutilizate sau redundante. Este o parte esențială a optimizării valorii tehnologiei (TVO), care ajută organizațiile să controleze costurile, să crească rentabilitatea investiției și să îmbunătățească utilizarea software-ului.
De ce este importantă optimizarea cheltuielilor SaaS?
Majoritatea companiilor risipesc bani pe software neutilizat. Începând cu 2024, peste 53% din licențele SaaS nu sunt utilizate, ceea ce costă organizațiile aproximativ 21 de milioane de dolari anual în cheltuieli risipite.
Această problemă în creștere - numită expansiune SaaS - creează risipă financiară, riscuri de conformitate și probleme de productivitate.
4 motive pentru a prioritiza optimizarea SaaS
Dacă vinzi jocuri video online, SaaS sau software, datorită nivelului crescut de concurență de pe piață, ești tentat să folosești tot felul de aplicații care garantează o vizibilitate mai mare.
Există 4 motive cheie pentru care merită să-ți concentrezi atenția asupra optimizării SaaS și să-ți dai seama exact pe ce cheltuiești pentru utilizarea SaaS.
1. Crește productivitatea echipei
Eliminarea aplicațiilor duplicate sau irelevante asigură că echipa ta folosește instrumentele potrivite la momentul potrivit. Acest lucru reduce confuziile și stimulează colaborarea între departamente.
2. Stabilește prioritățile software
Urmărește datele de utilizare și cheltuieli pentru a înțelege ce instrumente oferă cea mai mare valoare. Utilizează aceste date pentru a lua decizii informate cu privire la reînnoiri, anulări și upgrade-uri.
3. Minimizarea riscurilor de securitate
Aplicațiile neutilizate sau neautorizate pot expune afacerea ta la încălcări ale securității datelor. Cu o vizibilitate completă, poți restricționa accesul, elimina IT-ul din umbră și proteja datele sensibile.
4. Reducerea costurilor inutile
Licențele neutilizate sunt un ucigaș tăcut al bugetului. Gestionarea proactivă a licențelor și auditurile aplicațiilor duc la reduceri măsurabile ale costurilor.
Cum să vă optimizați cheltuielile SaaS
Pasul 1: Faceți vizibilă stiva dumneavoastră SaaS
Creați un inventar al fiecărei aplicații, licențe, contract și cost. Fără vizibilitate, optimizarea este imposibilă.
Pasul 2: Efectuați audituri în mod regulat
Efectuați audituri la fiecare 3-6 luni. Nevoile SaaS evoluează rapid, iar revizuirile regulate vă mențin stiva suplă și aliniată
Pasul 3: Stabiliți priorități:
Prioritizați software-ul în funcție de:
Cost
Datele de reînnoire
Numărul de utilizatori
Valoarea de afaceri
Concentrați-vă mai întâi asupra aplicațiilor cu cele mai mari costuri pentru câștiguri rapide.
Pasul 4: Stabiliți obiective de utilizare
Stabiliți o rată țintă de utilizare SaaS (de exemplu, 90%). Urmăriți utilizarea actuală și urmăriți să reduceți decalajul printr-o alocare mai inteligentă a licențelor.
Pasul 5: Eliminați risipa
Centralizați achizițiile de software. Nu permiteți angajaților să cumpere instrumente SaaS ad-hoc. Creați o echipă de guvernanță pentru a aproba și gestiona achizițiile.
Cum să gestionați aplicațiile neautorizate sau redundante
Aplicațiile neautorizate pot fi instrumente achiziționate de angajați fără aprobare sau cele care dublează funcționalitatea existentă.
Cele mai bune practici
Comunicați cu angajații pentru a înțelege nevoile lor
Înlocuiți instrumentele suprapuse (de exemplu, Dropbox vs. Google Drive)
Monitorizați autentificările pentru a identifica instrumentele cu utilizare redusă sau necinstite
Eliminați accesul foștilor angajați pentru a evita riscurile legate de date și costuri.
de eCommerce
Prosperă cu cea mai inovatoare soluție all-in-one SaaS & Bunuri Digitale din industrie. De la instrumente de plată și analiză de înaltă performanță, până la gestionarea completă a taxelor, precum și gestionarea abonamentelor și a facturării, PayPro Global este gata să-ți scaleze SaaS-ul.
Vinde-ți SaaS-ul la nivel global cu PayPro Global!
Strategii Proactive de Gestionare a Licențelor
Verifică Utilizarea Licențelor
Utilizează datele de conectare și de activitate pe o perioadă de 30, 60 sau 90 de zile pentru a evalua utilizarea reală. Fă downgrade sau reatribuie licențele acolo unde este necesar.
Adaptează Licențele în Funcție de Rol
Nu fiecare angajat are nevoie de funcții premium. Potrivește tipurile de licențe cu modelele de utilizare.
Utilizează Automatizarea
Folosește instrumente sau platforme de gestionare SaaS pentru a automatiza atribuirile de licențe pe baza datelor de utilizare.
Promovează Adoptarea la Nivelul Întregii Companii
Adoptarea crește rentabilitatea investiției. Încurajați utilizarea instrumentelor selectate prin:
Lansarea de campanii interne
Organizarea de sesiuni de instruire
Desemnarea unor campioni de echipă pentru aplicațiile noi
Gestionați reînnoirile cu un calendar
Urmăriți datele de reînnoire pentru a evita reînnoirile automate nedorite. Utilizați instrumente pentru a consolida aceste date și pentru a primi alerte în avans.
Planificați nevoile viitoare SaaS
Pe măsură ce afacerea dvs. se extinde:
Prognozați nevoile de software la nivel de departament
Monitorizați tendințele de utilizare pentru a anticipa extinderea
Ajustați proactiv abonamentele
Cum un Merchant of Record (MoR) precum PayPro Global sprijină optimizarea cheltuielilor SaaS
Un Merchant of Record (MoR) gestionează întregul ciclu de viață al tranzacției, inclusiv procesarea plăților, conformitatea fiscală, prevenirea fraudei și multe altele. Pentru companiile SaaS, MoR-urile oferă economii majore de costuri și beneficii de optimizare.
Cum ajută MoR-urile precum PayPro Global
MoR-ul PayPro Global oferă:
Plată și Conformitate Simplificate
Automatizează gestionarea taxelor globale (TVA, GST, etc.)
Gestionează conversiile valutare și riscurile de schimb valutar
Reduce răspunderea legală pentru conformitate și facturare
Automatizarea Recuperării Abonamentelor și Veniturilor
Previne fluctuația involuntară cu fluxuri de lucru inteligente de tip dunning
Acceptă modele de facturare flexibile (de exemplu, bazate pe utilizare, pe niveluri)
Recuperează automat plățile eșuate
Analize SaaS Avansate
Obțineți informații utile despre fluctuație, venituri, MRR și LTV
Identificați regiunile, planurile sau segmentele de utilizatori cu performanțe slabe
Optimizați prețurile și seturile de caracteristici pe baza datelor reale
Pachet Software Centralizat
Reduceți dependențele de terți cu o platformă full-service
Unificați facturarea, abonamentele, perioadele de probă, upsell-urile, reînnoirile și raportarea
Eliminați instrumentele redundante cu o singură soluție MoR
De ce să alegeți PayPro Global pentru optimizarea cheltuielilor SaaS?
PayPro Global este mai mult decât un simplu instrument de facturare.Este o platformă MoR cu servicii complete, concepută special pentru companiile SaaS, de software și de jocuri video. Cu PayPro Global, obțineți:
✅ Facturare abonamente SaaS
✅ Reînnoiri automate, gestionare completă a taxelor și gestionare a perioadelor de probă
✅ Conformitate încorporată pe piețele globale
✅ Modele personalizabile de prețuri și reduceri
✅ Tablouri de bord de business intelligence pentru optimizare
de eCommerce
Prosperă cu cea mai inovatoare soluție all-in-one SaaS și produse digitale din industrie. De la instrumente de plată și analiză de înaltă performanță, până la gestionarea completă a taxelor, precum și gestionarea abonamentelor și a facturării, PayPro Global este gata să scaleze SaaS-ul tău.
Vinde-ți SaaS-ul la nivel global cu PayPro Global!
Concluzie
Optimizarea cheltuielilor SaaS nu înseamnă doar reducerea costurilor, ci și luarea unor decizii mai inteligente cu privire la instrumentele în care investești. Prin obținerea vizibilității, eliminarea redundanței, gestionarea eficientă a licențelor și utilizarea platformelor MoR precum PayPro Global, îți pregătești afacerea pentru operațiuni mai eficiente și succes pe termen lung.
Ești gata să vinzi software online la nivel internațional acum că știi cum să-ți optimizezi cheltuielile SaaS? Intră în contact cu PayPro Global, partenerul tău eCommerce cu servicii complete.
Întrebări frecvente (FAQ)
Întrebări frecvente
Ce este optimizarea cheltuielilor SaaS?
Optimizarea cheltuielilor SaaS este procesul de reducere a costurilor abonamentelor software, maximizând în același timp valoarea instrumentelor pe care le utilizați. Aceasta implică identificarea și eliminarea aplicațiilor subutilizate sau redundante pentru a vă îmbunătăți rentabilitatea investiției.
De ce este importantă gestionarea cheltuielilor SaaS?
Este important, deoarece majoritatea companiilor irosesc bani pe software neutilizat. Cu peste 53% din licențe neutilizate, companiile pierd milioane anual. Gestionarea deficitară a SaaS creează, de asemenea, riscuri de securitate și reduce productivitatea echipei.
Ce este extinderea SaaS?
Extinderea SaaS este creșterea necontrolată a aplicațiilor software într-o companie. Se întâmplă atunci când sunt adăugate instrumente noi fără supraveghere, ceea ce duce la aplicații redundante, bani irosiți și lacune semnificative de securitate.
Cum încep să-mi optimizez cheltuielile SaaS?
Primul pas este să creați un inventar complet al fiecărei aplicații, licențe și contract. Nu vă puteți gestiona cheltuielile software până când nu aveți o vizibilitate completă asupra a ceea ce utilizează și plătește compania dumneavoastră.
Cum pot îmbunătăți utilizarea licenței mele SaaS?
Îmbunătățiți utilizarea urmărind datele de conectare pentru a găsi utilizatori inactivi. De acolo, puteți face downgrade sau reatribui licențe angajaților care au efectiv nevoie de ele. Evitați să oferiți fiecărui utilizator o licență premium în mod implicit.
Optimizarea cheltuielilor SaaS este doar pentru companiile mari?
Nu, este esențial pentru companiile de toate dimensiunile. Chiar și pentru companiile mici, eliminarea risipei de software neutilizat poate elibera un flux de numerar semnificativ și poate stabili obiceiuri financiare bune pe măsură ce creșteți.
Hanna Barabakh
Hanna Barabakh este un specialist lingvistic și de conținut pasionat de SaaS, tehnologie și comerț electronic. Expertiza sa în conținutul multilingv, legată de pregătirea sa în lexicografie și studii de traducere, îi permite să comunice cu ușurință idei complexe prin intermediul culturilor. Ea își folosește cunoștințele pentru a crea conținut atractiv care să rezoneze cu publicul global. În timpul liber, îi place să citească și să exploreze idei noi.
