L'ottimizzazione della spesa SaaS è il processo di riduzione delle spese software non necessarie, massimizzando al contempo il valore degli strumenti effettivamente utilizzati. Con la giusta strategia, le aziende possono risparmiare denaro, ridurre i rischi per la sicurezza e migliorare l'efficienza operativa.
Che cos'è l'ottimizzazione della spesa SaaS?
L'ottimizzazione della spesa SaaS implica l'identificazione, la gestione e la riduzione delle spese software eliminando gli abbonamenti sottoutilizzati o ridondanti. È una parte fondamentale della Technology Value Optimization (TVO), che aiuta le organizzazioni a controllare i costi, aumentare il ROI e migliorare l'utilizzo del software.
Perché l'ottimizzazione della spesa SaaS è importante?
La maggior parte delle aziende spreca denaro in software inutilizzati. A partire dal 2024, oltre il 53% delle licenze SaaS non vengono utilizzate, con un costo per le organizzazioni di circa 21 milioni di dollari all'anno in spese sprecate.
Questo problema crescente, chiamato SaaS sprawl, crea sprechi finanziari, rischi di conformità e problemi di produttività.
4 motivi per dare priorità all'ottimizzazione SaaS
Se vendi videogiochi online, SaaS o software, a causa dell'aumento del livello di concorrenza sul mercato, sei tentato di utilizzare tutti i tipi di app che garantiscono una maggiore visibilità.
Ci sono 4 ragioni fondamentali per cui vale la pena concentrare l'attenzione sull'ottimizzazione SaaS e capire esattamente cosa stai spendendo per l'utilizzo di SaaS.
1. Aumentare la produttività del team
Eliminare le app duplicate o irrilevanti garantisce che il tuo team utilizzi gli strumenti giusti al momento giusto. Ciò riduce la confusione e aumenta la collaborazione tra i reparti.
2. Stabilire le priorità del software
Monitora i dati di utilizzo e spesa per capire quali strumenti offrono il massimo valore. Utilizza questi dati per informare rinnovi, cancellazioni e aggiornamenti.
3. Riduci al minimo i rischi per la sicurezza
Le app inutilizzate o non autorizzate possono esporre la tua attività a violazioni dei dati. Grazie alla piena visibilità, puoi limitare l'accesso, eliminare l'IT ombra e proteggere i dati sensibili.
4. Tagliare i costi non necessari
Le licenze inutilizzate sono un killer silenzioso del budget. La gestione proattiva delle licenze e gli audit delle app portano a riduzioni dei costi misurabili.
Come ottimizzare la tua spesa SaaS
Passo 1: Rendi visibile il tuo stack SaaS
Crea un inventario di ogni app, licenza, contratto e costo. Senza visibilità, l'ottimizzazione è impossibile.
Passo 2: Esegui audit regolarmente
Esegui audit ogni 3-6 mesi. Le esigenze SaaS si evolvono rapidamente e revisioni regolari mantengono il tuo stack snello e allineato
Passo 3: Definisci le priorità:
Dai priorità al software in base a:
Costo
Date di rinnovo
Numero di utenti
Valore aziendale
Concentrati prima sulle app più costose per ottenere risultati rapidi.
Passo 4: Definisci gli obiettivi di utilizzo
Imposta un tasso di utilizzo SaaS target (ad es. 90%). Tieni traccia del tuo utilizzo attuale e mira a colmare il divario attraverso un'allocazione più intelligente delle licenze.
Passo 5: Elimina gli sprechi
Centralizza gli acquisti di software. Non permettere ai dipendenti di acquistare strumenti SaaS ad hoc. Crea un team di governance per approvare e gestire gli acquisti.
Come Gestire App Non Autorizzate o Ridondanti
Le app non autorizzate possono essere strumenti acquistati dai dipendenti senza approvazione o che duplicano funzionalità esistenti.
Best Practices
Comunica con i dipendenti per capire le loro esigenze
Sostituisci gli strumenti sovrapposti (es. Dropbox vs. Google Drive)
Monitora i login per identificare strumenti poco utilizzati o non autorizzati
Rimuovi l'accesso agli ex dipendenti per evitare rischi di dati e costi.
Dedicato
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Strategie proattive di gestione delle licenze
Controlla l'utilizzo delle licenze
Utilizza i dati di accesso e attività su 30, 60 o 90 giorni per valutare l'utilizzo effettivo. Effettua il downgrade o riassegna le licenze laddove necessario.
Personalizza le licenze in base al ruolo
Non tutti i dipendenti hanno bisogno di funzionalità premium. Abbina i tipi di licenza ai modelli di utilizzo.
Utilizza l'automazione
Sfrutta gli strumenti o le piattaforme di gestione SaaS per automatizzare le assegnazioni di licenze in base ai dati di utilizzo.
Promuovi l'adozione a livello aziendale
L'adozione aumenta il ROI. Incoraggia l'uso degli strumenti selezionati mediante:
Lancio di campagne interne
Organizzazione di sessioni di formazione
Nomina di team leader per le nuove app
Gestisci i rinnovi con un calendario
Tieni traccia delle date di rinnovo per evitare rinnovi automatici indesiderati. Utilizza strumenti per consolidare questi dati e ricevere avvisi in anticipo.
Pianifica le future esigenze SaaS
Man mano che la tua attività cresce:
Prevedi le esigenze software a livello di reparto
Monitora le tendenze di utilizzo per anticipare l'espansione
Modifica le iscrizioni in modo proattivo
In che modo un Merchant of Record (MoR) come PayPro Global supporta l'ottimizzazione della spesa SaaS
Un Merchant of Record (MoR) gestisce l'intero ciclo di vita della transazione, inclusi l'elaborazione dei pagamenti, la conformità fiscale, la prevenzione delle frodi e altro ancora. Per le aziende SaaS, i MoR offrono importanti vantaggi in termini di risparmio sui costi e ottimizzazione.
Come aiutano i MoR come PayPro Global
Il MoR di PayPro Global offre:
Pagamenti e conformità semplificati
Automatizza la gestione delle imposte globali (IVA, GST, ecc.)
Gestisce le conversioni di valuta e i rischi di cambio
Riduce la responsabilità legale per conformità e fatturazione
Automazione dell'abbonamento e del recupero dei ricavi
Previene il churn involontario con flussi di lavoro di sollecito intelligenti
Supporta modelli di fatturazione flessibili (ad es. basati sull'utilizzo, a livelli)
Riacquisisce automaticamente i pagamenti non riusciti
Analisi SaaS avanzata
Ottieni informazioni utili su churn, ricavi, MRR e LTV
Identifica aree, piani o segmenti di utenti con prestazioni insufficienti
Ottimizza i prezzi e le funzionalità in base a dati reali
Stack software centralizzato
Riduci le dipendenze da terze parti con un'unica piattaforma di servizi completi
Unifica fatturazione, abbonamenti, versioni di prova, upsell, rinnovi e reportistica
Elimina gli strumenti ridondanti con un'unica soluzione MoR
Perché scegliere PayPro Global per l'ottimizzazione della spesa SaaS?
PayPro Global è più di un semplice strumento di fatturazione.È una piattaforma MoR completa progettata specificamente per aziende SaaS, di software e di videogiochi. Con PayPro Global, ottieni:
✅ Fatturazione di abbonamenti SaaS
✅ Rinnovi automatici, gestione completa delle imposte e gestione delle versioni di prova
✅ Conformità integrata nei mercati globali
✅ Modelli di prezzi e sconti personalizzabili
✅ Dashboard di business intelligence per l'ottimizzazione
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Conclusione
L'ottimizzazione della spesa SaaS non riguarda solo la riduzione dei costi, ma anche scelte più intelligenti con gli strumenti in cui investi. Acquisendo visibilità, eliminando le ridondanze, gestendo efficacemente le licenze e sfruttando le piattaforme MoR come PayPro Global, prepari la tua attività a operazioni più snelle e al successo a lungo termine.
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FAQ
Domande frequenti
Cos'è l'ottimizzazione della spesa SaaS?
L'ottimizzazione della spesa SaaS è il processo di riduzione dei costi degli abbonamenti software massimizzando al contempo il valore degli strumenti utilizzati. Comporta l'identificazione e l'eliminazione di applicazioni sottoutilizzate o ridondanti per migliorare il ROI.
Perché è importante gestire la spesa SaaS?
È importante perché la maggior parte delle aziende spreca denaro in software inutilizzati. Con oltre il 53% delle licenze inutilizzate, le aziende perdono milioni ogni anno. Una cattiva gestione del SaaS crea anche rischi per la sicurezza e riduce la produttività del team.
Cos'è la proliferazione SaaS?
La proliferazione SaaS è la crescita incontrollata delle applicazioni software in un'azienda. Si verifica quando vengono aggiunti nuovi strumenti senza supervisione, il che porta ad applicazioni ridondanti, spreco di denaro e significative lacune nella sicurezza.
Come posso iniziare a ottimizzare la mia spesa SaaS?
Il primo passo è creare un inventario completo di ogni app, licenza e contratto. Non è possibile gestire la spesa software finché non si ha piena visibilità di ciò che la propria azienda sta utilizzando e pagando.
Come posso migliorare l'utilizzo della mia licenza SaaS?
Migliora l'utilizzo monitorando i dati di accesso per trovare gli utenti inattivi. Da lì, puoi declassare o riassegnare le licenze ai dipendenti che ne hanno effettivamente bisogno. Evita di fornire a ogni utente una licenza premium per impostazione predefinita.
L'ottimizzazione della spesa SaaS è solo per le grandi aziende?
No, è essenziale per aziende di tutte le dimensioni. Anche per le piccole imprese, eliminare gli sprechi di software inutilizzato può liberare un flusso di cassa significativo e stabilire buone abitudini finanziarie durante la crescita.
Hanna Barabakh
Hanna Barabakh è una specialista di lingua e contenuti appassionata di SaaS, tecnologia ed e-commerce. La sua competenza in materia di contenuti multilingue, legata alla sua formazione in lessicografia e traduzione, le consente di comunicare facilmente idee complesse attraverso le culture. Utilizza le sue conoscenze per creare contenuti coinvolgenti che risuonino con il pubblico globale. Nel tempo libero, le piace leggere ed esplorare nuove idee.
