La optimización del gasto en SaaS es el proceso de recortar gastos de software innecesarios al tiempo que se maximiza el valor de las herramientas que realmente utilizas. Con la estrategia adecuada, las empresas pueden ahorrar dinero, reducir los riesgos de seguridad y mejorar la eficiencia operativa.
¿Qué es la optimización del gasto en SaaS?
La optimización del gasto en SaaS implica identificar, gestionar y reducir los gastos de software mediante la eliminación de suscripciones infrautilizadas o redundantes. Es una parte fundamental de la optimización del valor tecnológico (TVO), que ayuda a las organizaciones a controlar los costes, aumentar el ROI y mejorar la utilización del software.
¿Por qué es importante la optimización del gasto en SaaS?
La mayoría de las empresas están desperdiciando dinero en software no utilizado. A partir de 2024, más del 53% de las licencias de SaaS no se utilizan, lo que cuesta a las organizaciones aproximadamente 21 millones de dólares al año en gasto desperdiciado.
Este creciente problema, llamado expansión de SaaS, crea despilfarro financiero, riesgos de cumplimiento y problemas de productividad.
4 razones para priorizar la optimización de SaaS
Si vendes videojuegos en línea, SaaS o software, debido al aumento del nivel de competencia en el mercado, te sientes tentado a utilizar todo tipo de aplicaciones que garanticen una mayor visibilidad.
Hay 4 razones clave por las que vale la pena centrar tu atención en la optimización de SaaS y averiguar exactamente en qué estás gastando en tu uso de SaaS.
1. Aumentar la productividad del equipo
Eliminar las aplicaciones duplicadas o irrelevantes garantiza que tu equipo utilice las herramientas adecuadas en el momento adecuado. Esto reduce la confusión y aumenta la colaboración entre los departamentos.
2. Establecer prioridades de software
Realiza un seguimiento de los datos de uso y gasto para comprender qué herramientas ofrecen el mayor valor. Utiliza estos datos para tomar decisiones sobre renovaciones, cancelaciones y actualizaciones.
3. Minimizar los riesgos de seguridad
Las aplicaciones no utilizadas o no autorizadas pueden exponer tu negocio a filtraciones de datos. Con una visibilidad total, puedes restringir el acceso, eliminar la TI en la sombra y proteger los datos confidenciales.
4. Reducir los costes innecesarios
Las licencias no utilizadas son un asesino silencioso del presupuesto. La gestión proactiva de licencias y las auditorías de aplicaciones conducen a reducciones de costes medibles.
Cómo optimizar su gasto en SaaS
Paso 1: Haga visible su pila de SaaS
Cree un inventario de cada aplicación, licencia, contrato y costo. Sin visibilidad, la optimización es imposible.
Paso 2: Audite regularmente
Realice auditorías cada 3–6 meses. Las necesidades de SaaS evolucionan rápidamente, y las revisiones regulares mantienen su pila ajustada y alineada
Paso 3: Establezca prioridades:
Priorice el software basándose en:
Costo
Fechas de renovación
Número de usuarios
Valor comercial
Concéntrese primero en las aplicaciones de mayor costo para obtener resultados rápidos.
Paso 4: Establezca objetivos de uso
Establezca una tasa de utilización de SaaS objetivo (por ejemplo, 90%). Realice un seguimiento de su uso actual y trate de cerrar la brecha mediante una asignación de licencias más inteligente.
Paso 5: Elimine el desperdicio
Centralice las compras de software. No permita que los empleados compren herramientas SaaS de forma no planificada. Cree un equipo de gobernanza para aprobar y gestionar las compras.
Cómo gestionar aplicaciones no autorizadas o redundantes
Las aplicaciones no autorizadas pueden ser herramientas compradas por los empleados sin aprobación o que duplican la funcionalidad existente.
Mejores prácticas
Comuníquese con los empleados para comprender sus necesidades
Reemplace las herramientas superpuestas (por ejemplo, Dropbox vs. Google Drive)
Supervise los inicios de sesión para identificar herramientas de bajo uso o no autorizadas
Elimine el acceso de los exempleados para evitar riesgos de datos y costes.
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Estrategias Proactivas de Gestión de Licencias
Verifica el Uso de la Licencia
Utiliza los datos de inicio de sesión y actividad durante 30, 60 o 90 días para evaluar el uso real. Reduce o reasigna licencias donde sea necesario.
Adapta las Licencias por Rol
No todos los empleados necesitan funciones premium. Adapta los tipos de licencia a los patrones de uso.
Utiliza la Automatización
Aprovecha las herramientas o plataformas de gestión de SaaS para automatizar las asignaciones de licencias en función de los datos de uso.
Promueve la Adopción en Toda la Empresa
La adopción aumenta el ROI. Fomente el uso de las herramientas seleccionadas mediante:
El lanzamiento de campañas internas
La celebración de sesiones de capacitación
El nombramiento de responsables de equipo para las nuevas aplicaciones
Administre las renovaciones con un calendario
Realice un seguimiento de las fechas de renovación para evitar renovaciones automáticas no deseadas. Utilice herramientas para consolidar estos datos y recibir alertas con anticipación.
Planifique las necesidades futuras de SaaS
A medida que su negocio crece:
Pronostique las necesidades de software a nivel de departamento
Supervise las tendencias de uso para anticipar la expansión
Ajuste las suscripciones de forma proactiva
Cómo un Merchant of Record (MoR) como PayPro Global respalda la optimización del gasto en SaaS
Un Merchant of Record (MoR) gestiona todo el ciclo de vida de la transacción, incluido el procesamiento de pagos, el cumplimiento fiscal, la prevención del fraude y mucho más. Para las empresas de SaaS, los MoR ofrecen importantes beneficios de ahorro de costes y optimización.
Cómo ayudan los MoR como PayPro Global
El MoR de PayPro Global ofrece:
Pago y Cumplimiento Simplificados
Automatiza la gestión global de impuestos (IVA, GST, etc.)
Gestiona las conversiones de divisas y los riesgos cambiarios
Reduce la responsabilidad legal por cumplimiento y facturación
Automatización de la Recuperación de Suscripciones e Ingresos
Evita la pérdida involuntaria de clientes con flujos de trabajo de cobro inteligente
Admite modelos de facturación flexibles (por ejemplo, basados en el uso, por niveles)
Recaptura automáticamente los pagos fallidos
Analítica SaaS Avanzada
Obtén información práctica sobre la pérdida de clientes, los ingresos, el MRR y el LTV
Identifica regiones, planes o segmentos de usuarios con bajo rendimiento
Optimiza los precios y los conjuntos de características basándote en datos reales
Pila de Software Centralizada
Reduce las dependencias de terceros con una plataforma de servicio completo
Unifica la facturación, las suscripciones, las pruebas, las ventas adicionales, las renovaciones y los informes
Elimina las herramientas redundantes con una única solución MoR
¿Por qué elegir PayPro Global para la optimización del gasto en SaaS?
PayPro Global es más que una simple herramienta de facturación.Es una plataforma MoR de servicio completo diseñada específicamente para empresas de SaaS, software y videojuegos. Con PayPro Global, obtienes:
✅ Facturación de suscripciones SaaS
✅ Renovaciones automatizadas, gestión fiscal completa y gestión de pruebas
✅ Cumplimiento normativo integrado en los mercados globales
✅ Modelos de precios y descuentos personalizables
✅ Paneles de inteligencia empresarial para la optimización
Comercio Electrónico Dedicado
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Conclusión
La optimización del gasto en SaaS no se trata solo de reducir costes, sino de tomar decisiones más inteligentes con las herramientas en las que invierte. Al obtener visibilidad, eliminar redundancias, gestionar las licencias de forma eficaz y aprovechar las plataformas MoR como PayPro Global, prepara a su empresa para operaciones más eficientes y un éxito a largo plazo.
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Preguntas frecuentes
Preguntas frecuentes
¿Qué es la optimización del gasto en SaaS?
La optimización del gasto en SaaS es el proceso de reducir los costos en suscripciones de software mientras se maximiza el valor de las herramientas que utiliza. Implica identificar y eliminar aplicaciones redundantes o infrautilizadas para mejorar su ROI.
¿Por qué es importante gestionar el gasto en SaaS?
Es importante porque la mayoría de las empresas desperdician dinero en software no utilizado. Con más del 53% de las licencias sin usar, las empresas pierden millones anualmente. Una mala gestión de SaaS también crea riesgos de seguridad y reduce la productividad del equipo.
¿Qué es la expansión de SaaS?
La expansión de SaaS es el crecimiento descontrolado de aplicaciones de software en una empresa. Ocurre cuando se añaden nuevas herramientas sin supervisión, lo que lleva a aplicaciones redundantes, dinero desperdiciado y brechas de seguridad significativas.
¿Cómo empiezo a optimizar mi gasto en SaaS?
El primer paso es crear un inventario completo de cada aplicación, licencia y contrato. No puede gestionar su gasto en software hasta que tenga una visibilidad total de lo que su empresa está utilizando y pagando.
¿Cómo puedo mejorar la utilización de mi licencia SaaS?
Mejore la utilización rastreando los datos de inicio de sesión para encontrar usuarios inactivos. A partir de ahí, puede degradar o reasignar licencias a los empleados que realmente las necesitan. Evite dar a cada usuario una licencia premium por defecto.
¿La optimización del gasto en SaaS es solo para grandes empresas?
No, es esencial para empresas de todos los tamaños. Incluso para las pequeñas empresas, eliminar el desperdicio de software no utilizado puede liberar un flujo de caja significativo y establecer buenos hábitos financieros a medida que crece.
Hanna Barabakh
Hanna Barabakh es una especialista en idiomas y contenidos apasionada por el SaaS, la tecnología y el comercio electrónico. Su experiencia en contenidos multilingües, unida a su formación en lexicografía y estudios de traducción, le permite comunicar ideas complejas a través de las culturas con facilidad. Utiliza sus conocimientos para crear contenidos atractivos que lleguen al público de todo el mundo. En su tiempo libre, disfruta leyendo y explorando nuevas ideas.
