Optimización del gasto en SaaS - La guía completa

Según Gartner, se estima que el 30% de los 102.000 millones de dólares que se gastarán en SaaS en 2020 ¡ni siquiera se utilizarán! Una empresa investigó esta denominada "proliferación de SaaS" y descubrió que las empresas tienen, de media, 600 suscripciones a SaaS, muchas más de las que la mayoría acaba utilizando.

Gestionar cuánto dinero gasta en SaaS forma parte de lo que se conoce como Optimización del Valor Tecnológico (TVO). Este proceso tiene como objetivo evitar el despilfarro, mitigar las amenazas a la seguridad y reducir los costes. Entonces, ¿qué es exactamente la optimización del gasto, por qué es importante y cómo puede utilizarla en beneficio de su negocio SaaS?

¿Qué es la optimización del gasto SaaS?

La optimización del gasto se produce cuando las empresas se centran en reducir el número de aplicaciones y servicios SaaS que utilizan. Lo hacen para asegurarse de que los productos por los que pagan se adaptan mejor a sus organizaciones. También animan a cancelar cualquier suscripción a productos que tengan demasiadas licencias o estén infrautilizados para ahorrar dinero. La TVO ayuda a optimizar los costes de SaaS, ofreciendo a las empresas la oportunidad de recortar gastos innecesarios al tiempo que conservan el valor que les aportan sus productos SaaS más relevantes.

4 razones por las que es importante optimizar su gasto en SaaS

Si vendes videojuegos online, SaaS o software, debido al aumento del nivel de competencia en el mercado, te verás tentado a utilizar todo tipo de apps que te garanticen una mayor visibilidad. Hay 4 razones clave por las que merece la pena centrar tu atención en la optimización de SaaS y averiguar exactamente lo que estás gastando en tu uso de SaaS.

#1. Mejorar los niveles de productividad

Al eliminar el software duplicado, puede ayudar a sus empleados a utilizar las herramientas más adecuadas cuando sea relevante para ellos. Todas las empresas deben identificar los productos SaaS que mejor se adapten a sus necesidades empresariales. Supervisar la adopción y fomentar la colaboración sobre el software entre varios equipos es clave en este proceso. Obviamente, eliminar el software duplicado mejora la eficiencia y reduce los costes.

#2. Establecer prioridades

Para tener verdadero éxito en la optimización del gasto, debe comprender la importancia de cada software al que se suscriba.  Para ello, consulte los informes y realice un seguimiento periódico de los datos de gasto y uso de las aplicaciones y servicios a los que está suscrito. Esta información puede ayudarle a priorizar los beneficios de las herramientas que utiliza para comprar y renovar suscripciones de software.

#3. Reducir los riesgos de seguridad

Con una visibilidad completa de sus licencias y gastos de SaaS, también debería ser más fácil controlar cuándo los empleados utilizan aplicaciones que no deberían. Podrá añadir y eliminar usuarios de software según sea necesario, lo que reducirá significativamente los riesgos de seguridad y el acceso de usuarios no deseados, así como los costes.

#4. Reducir costes

En última instancia, la optimización del gasto en SaaS consiste en reducir costes. Con los procesos adecuados, gestionará y controlará sus gastos de software, identificará los residuos de software no utilizado y se ocupará de las aplicaciones SaaS no utilizadas o infrautilizadas. Si se hace correctamente, la optimización de cuentas y licencias puede conducir a una reducción significativa de sus costes generales de gasto en SaaS.

Cómo optimizar su gasto en SaaS

Haga visible su pila SaaS

El primer paso para optimizar su gasto en SaaS es hacer balance y crear un inventario de sus gastos. La visibilidad es clave.

El inventario debe incluir el número de licencias de usuario, los contratos y todos los gastos incurridos. Es importante saber qué utiliza tu empresa y por qué.

Este primer paso le ayudará a tomar decisiones informadas sobre optimizaciones en el futuro.

Haga balance periódicamente

Para lograr la optimización del gasto, debe vigilar de cerca su uso de SaaS. Si tiene una empresa grande con muchos tipos diferentes de software y suscripciones, sus necesidades y gastos de SaaS pueden cambiar con frecuencia. Le recomendamos que realice una auditoría cada pocos meses para asegurarse de que está utilizando todas sus aplicaciones SaaS de forma eficaz y de que sigue necesitándolas.

Establecer prioridades

Establezca prioridades para mantener su enfoque claro al iniciar su proceso de optimización de gastos.

Centrarse en las aplicaciones SaaS más caras permitirá reducir los costes más rápidamente. 

Revise siempre las aplicaciones antes de su fecha de renovación para asegurarse de que no está bloqueado por suscripciones costosas o innecesarias. Cuantos más usuarios tenga una aplicación, más probable es que los empleados no la utilicen o no la utilicen en toda su capacidad. Comprueba con los usuarios si realmente necesitan tener una licencia.

Por último, algunas aplicaciones son esenciales para el funcionamiento de una empresa, mientras que otras lo son menos. Siguiendo estos pasos, comprenderás que el valor empresarial de cada aplicación comparado con su coste total es la clave para optimizar el gasto.

Establecer objetivos de uso de las suscripciones SaaS

A la hora de optimizar su gasto en SaaS, decida cuál es su tasa de utilización ideal. Tal vez su empresa esté utilizando el 70% de sus licencias SaaS. Recomendamos establecer un objetivo de utilización de SaaS: aunque el 90% parece un porcentaje muy alto, es alcanzable para muchas empresas. 

La brecha entre su uso actual y el objetivo es donde debe centrar su energía al analizar su gasto en SaaS. Trabaje primero con los productos prioritarios recién identificados, ya que son los más costosos o los más valiosos.

El objetivo final debe ser mejorar su porcentaje de utilización hasta el 90%. Esto supondrá un importante ahorro de costes que, en última instancia, beneficiará a su empresa y le permitirá hacer un mejor uso de sus fondos.

Reducir los residuos

Si no dispone de protocolos para el gasto en SaaS, cualquier persona de su empresa que tenga acceso a la tarjeta de crédito de la empresa podría decidir comprar lo que necesite por su cuenta. Esto supone un despilfarro de fondos y una escasa adopción de los productos de software más útiles y relevantes.

Una forma eficaz de reducir el despilfarro es trabajar en un brazo de inversiones tecnológicas para tu empresa. Su equipo técnico gestiona entonces el presupuesto de software y las licencias de usuario, asegurándose de que cada aplicación aporta un valor real a la empresa. Si se gestiona con eficacia, se reducirá el despilfarro, ya que la compra de herramientas SaaS se concentra en un equipo de guardianes dedicados que tienen una visión clara del panorama general.

También reducirá significativamente el despilfarro fomentando la responsabilidad y la transparencia. Cada nueva aplicación SaaS propuesta debe someterse a una serie de revisiones para que el equipo pueda justificar por qué es necesaria, determinar su grado de seguridad y comprobar las licencias de uso para garantizar que te mantienes en el lado correcto de la ley.

Identificar aplicaciones no autorizadas

Como parte del análisis del gasto en SaaS de su empresa, es posible que descubra algunas aplicaciones no autorizadas. Esto suena más siniestro de lo que es, porque las aplicaciones no autorizadas pueden referirse simplemente a aplicaciones que realizan funciones similares. También puede referirse a un producto al que un empleado se ha suscrito sin autorización oficial.

Comunicarse con su equipo sobre sus necesidades y lo que más utilizan es una tarea crítica de gestión de SaaS que le ayudará a desentrañar el complejo proceso de determinar sus necesidades reales en lo que respecta a las aplicaciones SaaS.

Por ejemplo, tu empresa puede utilizar Google Workspace y almacenar archivos en Google Drive. Sin embargo, descubres que uno de tus empleados ha adquirido una cuenta de Dropbox. Puedes eliminar esta cuenta no autorizada y consolidar todo en Google Drive, ahorrando a tu empresa la cuota de suscripción a Dropbox.

Es importante tener en cuenta que las aplicaciones no autorizadas también pueden plantear riesgos de seguridad. Estas apps pueden crear problemas en relación con la propiedad intelectual; por lo tanto, el uso del software por parte de su empresa podría considerarse un robo y, obviamente, debería tomarse muy en serio y resolverse rápidamente.

Trabajar para optimizar el gasto en SaaS no es sólo cuestión de mirar las licencias y tratar de ahorrar dinero. También se trata de garantizar que todas las compras y el uso de SaaS cumplan las políticas de la empresa y, en última instancia, que su uso sea seguro y eficaz. Cuando hay actividad no autorizada en aplicaciones SaaS, siempre es mejor terminar el uso de esa aplicación en particular y decidir si sus necesidades están siendo satisfechas por sus contratos SaaS actuales.

Gestionar licencias

Otro paso fundamental es tratar siempre de gestionar sus licencias de software de forma proactiva. Esto mantiene la flexibilidad de su empresa y le permite distribuir las licencias en función de sus necesidades.

Cuando revise las licencias, dedique tiempo a entender si los productos SaaS a los que está suscrito están siendo utilizados plenamente por sus empleados y si los necesitan. La mejor forma de determinarlo es establecer criterios de utilización (véase la sección sobre objetivos de uso) y medir cada suscripción en función de ellos.

Algunos empleados pueden necesitar la versión avanzada de un producto específico, mientras que otros pueden trabajar con la versión gratuita. Puede que algunos no necesiten acceso a todo un paquete de software, sino sólo a una aplicación específica. Digamos que un empleado tiene acceso a la suite completa de Adobe, pero en la práctica sólo utiliza InDesign. Esta licencia podría rebajarse o reasignarse a un empleado que necesite la suite completa. Es probable que tenga que tomar estas decisiones caso por caso.

Para comprobar la frecuencia con la que un empleado utiliza una aplicación, puede comprobar los datos de inicio de sesión. Por lo general, lo mejor es evaluar 30, 60 o 90 días. Si un usuario tiene una actividad muy baja dentro de la aplicación, podría reducir o eliminar esa licencia. Sin embargo, tenga en cuenta que habrá casos en los que un empleado siga necesitando ese software, aunque sea con poca frecuencia. Así que no actúe con demasiada precipitación a la hora de cancelar licencias y consulte primero con su equipo antes de tomar una decisión definitiva.

Impulso a la adopción de aplicaciones y productividad en toda la empresa

Cuando su empresa obtiene cualquier nueva aplicación, es bueno promocionarla entre toda la plantilla para aumentar su utilización. Una de las mejores formas de hacerlo es mediante campañas internas de concienciación de la empresa. Todos los empleados deben saber qué aplicaciones utiliza la empresa y por qué son valiosas. 

Además, a menudo merece la pena organizar una o dos sesiones informativas para mantener a todo el mundo informado. También puede designar a miembros de sus equipos como campeones para promover un uso más amplio de sus herramientas SaaS. De este modo, lo más probable es que aumente la productividad en general y optimice su gasto en software.

Negociar contratos y tarifas

Afortunadamente, muchas empresas de SaaS ofrecen flexibilidad en los contratos y los precios, lo que puede aprovecharse fácilmente si se hace bien. Podrías negociar mejores acuerdos en función de la fidelidad, el volumen, el uso, las condiciones y el negocio futuro. Los periodos de renovación son ideales para renegociar contratos, así que no tengas miedo de ponerte en contacto con las partes implicadas y ver qué puedes hacer.

Dado que el mercado de SaaS está tan saturado, merece la pena investigar primero y luego negociar para conseguir un mejor trato comparando precios. También puedes hablar de los detalles de los contratos y de lo que mejor se adaptaría a las necesidades de tu empresa para conseguir un mejor acuerdo. Recuerde: El proveedor de SaaS quiere su negocio a largo plazo, por lo que puede estar dispuesto a negociar para mantenerle como cliente.

Actualizar o reducir suscripciones

En general, los servicios SaaS y en la nube son fáciles de adaptar a cualquier contexto empresarial. Puede actualizarlos a medida que su empresa crece o reducirlos cuando cambien sus necesidades. De nuevo, utilice sus datos de utilización para juzgar qué aplicaciones se utilizan y cuáles no. Incluso puedes reducir algunas de ellas a las versiones gratuitas si tu uso no justifica una cuenta de pago, pero sigue teniendo algún valor.

CONSEJO: no olvide comprobar los acuerdos contractuales antes de cancelar suscripciones, ya que algunas pueden conllevar gastos de cancelación.

Automatizar flujos de trabajo

Una plataforma de gestión SaaS puede determinar qué tipo de licencia necesita cada empleado y, a continuación, configurarlas utilizando patrones y datos de uso. Este proceso automatizado le ahorrará tiempo (y, por supuesto, dinero) y garantizará que se asignen las licencias correctas a los empleados pertinentes.

Registro de empleados

Sus empleados son los que mejor conocen el software más valioso para ellos. Es probable que la productividad disminuya si se les obliga a utilizar herramientas que no son útiles o les impiden hacer su trabajo correctamente. Además, si no les gusta utilizar el software que usted prefiere, es más probable que compren otro software que se superponga y aumente el gasto total.

Así que pregúnteles qué necesitan y qué consideran que sobra o está infrautilizado. Realiza una encuesta online para recabar opiniones valiosas si tiene sentido en tu organización.

Crear un calendario de renovación

Parte de la gestión del gasto en SaaS implica estar al día de las renovaciones de contratos o licencias. Sería imposible controlar el gasto de forma eficaz si no se está al tanto de los detalles más sutiles de todos los acuerdos. La realidad es que si no los controla, puede acabar con renovaciones no deseadas y costes innecesarios.

La buena noticia es que existen varias herramientas automatizadas de calendario de renovación por si quieres buscar ayuda externa. Estos productos consolidan toda la información en un panel de control fácil de usar que te permite gestionar todas tus aplicaciones de terceros en un solo lugar de forma eficaz.

Finalizar la actividad no autorizada

¿Cuándo ha comprobado si los antiguos empleados siguen teniendo acceso al software una vez finalizados sus contratos con su empresa? No sólo pueden tener acceso a información sensible, sino que además es claramente un gasto innecesario si ya no están en la empresa.

Hacer que el inventario de aplicaciones SaaS sea accesible para los empleados

Como puedes ver, la transparencia es esencial para el uso de productos SaaS. Crea un catálogo de las aplicaciones de la empresa y haz una lista exhaustiva de todas las aplicaciones disponibles para los nuevos empleados. Pon este documento a disposición de tus equipos y asigna a alguien que se encargue de mantenerlo actualizado en todo momento.

Mantener visible la pila de SaaS probablemente fomentará mayores niveles de utilización y desalentará la duplicación o redundancia.

Planificar las necesidades futuras

A medida que su empresa crece, es probable que cambien sus necesidades de SaaS. El último paso es planificar el crecimiento y la expansión futuros. Desglose sus gastos por departamentos y elabore una previsión de gastos futuros.

¿Cómo puede beneficiarse de la optimización de gastos SaaS con PayPro Global Solution?

Los productos SaaS son vitales para la mayoría de las empresas modernas, y su adopción va en aumento. Sin embargo, si no está optimizando su gasto, sus productos de software podrían costarle más de lo que deberían.

Una de las formas más eficaces de optimizar sus gastos es consolidar el mayor número posible de soluciones y software de terceros en una solución unificada de comercio electrónico.

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