Blog Strategy Optimización del gasto en SaaS: Guía de 5 pasos para reducir costes

Optimización del gasto en SaaS: Guía de 5 pasos para reducir costes

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La optimización del gasto en SaaS es el proceso de recortar gastos de software innecesarios al tiempo que se maximiza el valor de las herramientas que realmente utilizas. Con la estrategia adecuada, las empresas pueden ahorrar dinero, reducir los riesgos de seguridad y mejorar la eficiencia operativa.

¿Qué es la optimización del gasto en SaaS?

La optimización del gasto en SaaS implica identificar, gestionar y reducir los gastos de software mediante la eliminación de suscripciones infrautilizadas o redundantes. Es una parte fundamental de la optimización del valor tecnológico (TVO), que ayuda a las organizaciones a controlar los costes, aumentar el ROI y mejorar la utilización del software.

¿Por qué es importante la optimización del gasto en SaaS?

La mayoría de las empresas están desperdiciando dinero en software no utilizado. A partir de 2024, más del 53% de las licencias de SaaS no se utilizan, lo que cuesta a las organizaciones aproximadamente 21 millones de dólares al año en gasto desperdiciado.

Este creciente problema, llamado expansión de SaaS, crea despilfarro financiero, riesgos de cumplimiento y problemas de productividad.

4 razones para priorizar la optimización de SaaS

Si vendes videojuegos en línea, SaaS o software, debido al aumento del nivel de competencia en el mercado, te sientes tentado a utilizar todo tipo de aplicaciones que garanticen una mayor visibilidad.

Hay 4 razones clave por las que vale la pena centrar tu atención en la optimización de SaaS y averiguar exactamente en qué estás gastando en tu uso de SaaS.

1. Aumentar la productividad del equipo

Eliminar las aplicaciones duplicadas o irrelevantes garantiza que tu equipo utilice las herramientas adecuadas en el momento adecuado. Esto reduce la confusión y aumenta la colaboración entre los departamentos.

2. Establecer prioridades de software

Realiza un seguimiento de los datos de uso y gasto para comprender qué herramientas ofrecen el mayor valor. Utiliza estos datos para tomar decisiones sobre renovaciones, cancelaciones y actualizaciones.

3. Minimizar los riesgos de seguridad

Las aplicaciones no utilizadas o no autorizadas pueden exponer tu negocio a filtraciones de datos. Con una visibilidad total, puedes restringir el acceso, eliminar la TI en la sombra y proteger los datos confidenciales.

4. Reducir los costes innecesarios

Las licencias no utilizadas son un asesino silencioso del presupuesto. La gestión proactiva de licencias y las auditorías de aplicaciones conducen a reducciones de costes medibles.

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Cómo optimizar su gasto en SaaS

Paso 1: Haga visible su pila de SaaS

Cree un inventario de cada aplicación, licencia, contrato y costo. Sin visibilidad, la optimización es imposible.

Paso 2: Audite regularmente

Realice auditorías cada 3–6 meses. Las necesidades de SaaS evolucionan rápidamente, y las revisiones regulares mantienen su pila ajustada y alineada

Paso 3: Establezca prioridades:

Priorice el software basándose en:

Costo

Fechas de renovación

Número de usuarios

Valor comercial

Concéntrese primero en las aplicaciones de mayor costo para obtener resultados rápidos.

Paso 4:  Establezca objetivos de uso

Establezca una tasa de utilización de SaaS objetivo (por ejemplo, 90%). Realice un seguimiento de su uso actual y trate de cerrar la brecha mediante una asignación de licencias más inteligente.

Paso 5: Elimine el desperdicio

Centralice las compras de software. No permita que los empleados compren herramientas SaaS de forma no planificada. Cree un equipo de gobernanza para aprobar y gestionar las compras.

 

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Cómo gestionar aplicaciones no autorizadas o redundantes

Las aplicaciones no autorizadas pueden ser herramientas compradas por los empleados sin aprobación o que duplican la funcionalidad existente.

Mejores prácticas 

Comuníquese con los empleados para comprender sus necesidades

Reemplace las herramientas superpuestas (por ejemplo, Dropbox vs. Google Drive)

Supervise los inicios de sesión para identificar herramientas de bajo uso o no autorizadas

Elimine el acceso de los exempleados para evitar riesgos de datos y costes.

 

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Estrategias Proactivas de Gestión de Licencias

Verifica el Uso de la Licencia

Utiliza los datos de inicio de sesión y actividad durante 30, 60 o 90 días para evaluar el uso real. Reduce o reasigna licencias donde sea necesario.

Adapta las Licencias por Rol

No todos los empleados necesitan funciones premium. Adapta los tipos de licencia a los patrones de uso.

Utiliza la Automatización

Aprovecha las herramientas o plataformas de gestión de SaaS para automatizar las asignaciones de licencias en función de los datos de uso.

Promueve la Adopción en Toda la Empresa

La adopción aumenta el ROI. Fomente el uso de las herramientas seleccionadas mediante:

El lanzamiento de campañas internas

La celebración de sesiones de capacitación

El nombramiento de responsables de equipo para las nuevas aplicaciones

Administre las renovaciones con un calendario

Realice un seguimiento de las fechas de renovación para evitar renovaciones automáticas no deseadas. Utilice herramientas para consolidar estos datos y recibir alertas con anticipación.

Planifique las necesidades futuras de SaaS

A medida que su negocio crece:

Pronostique las necesidades de software a nivel de departamento

Supervise las tendencias de uso para anticipar la expansión

Ajuste las suscripciones de forma proactiva

 

Cómo un Merchant of Record (MoR) como PayPro Global respalda la optimización del gasto en SaaS

Un Merchant of Record (MoR) gestiona todo el ciclo de vida de la transacción, incluido el procesamiento de pagos, el cumplimiento fiscal, la prevención del fraude y mucho más. Para las empresas de SaaS, los MoR ofrecen importantes beneficios de ahorro de costes y optimización.

Cómo ayudan los MoR como PayPro Global

El MoR de PayPro Global ofrece: 

Pago y Cumplimiento Simplificados

Automatiza la gestión global de impuestos (IVA, GST, etc.)

Gestiona las conversiones de divisas y los riesgos cambiarios

Reduce la responsabilidad legal por cumplimiento y facturación

Automatización de la Recuperación de Suscripciones e Ingresos

Evita la pérdida involuntaria de clientes con flujos de trabajo de cobro inteligente

Admite modelos de facturación flexibles (por ejemplo, basados en el uso, por niveles)

Recaptura automáticamente los pagos fallidos

Analítica SaaS Avanzada

Obtén información práctica sobre la pérdida de clientes, los ingresos, el MRR y el LTV

Identifica regiones, planes o segmentos de usuarios con bajo rendimiento

Optimiza los precios y los conjuntos de características basándote en datos reales

Pila de Software Centralizada

Reduce las dependencias de terceros con una plataforma de servicio completo

Unifica la facturación, las suscripciones, las pruebas, las ventas adicionales, las renovaciones y los informes

Elimina las herramientas redundantes con una única solución MoR

 

¿Por qué elegir PayPro Global para la optimización del gasto en SaaS?

PayPro Global es más que una simple herramienta de facturación.Es una plataforma MoR de servicio completo diseñada específicamente para empresas de SaaS, software y videojuegos. Con PayPro Global, obtienes:

Facturación de suscripciones SaaS
Renovaciones automatizadas, gestión fiscal completa y gestión de pruebas
Cumplimiento normativo integrado en los mercados globales
✅ Modelos de precios y descuentos personalizables
✅ Paneles de inteligencia empresarial para la optimización

 

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Conclusión

La optimización del gasto en SaaS no se trata solo de reducir costes, sino de tomar decisiones más inteligentes con las herramientas en las que invierte. Al obtener visibilidad, eliminar redundancias, gestionar las licencias de forma eficaz y aprovechar las plataformas MoR como PayPro Global, prepara a su empresa para operaciones más eficientes y un éxito a largo plazo.

¿Listo para vender software online internacionalmente ahora que sabe cómo optimizar su gasto en SaaS? Póngase en contacto con PayPro Global, su socio de comercio electrónico de servicio completo.

 

Preguntas frecuentes

Preguntas frecuentes 

¿Qué es la optimización del gasto en SaaS?

La optimización del gasto en SaaS es el proceso de reducir los costos en suscripciones de software mientras se maximiza el valor de las herramientas que utiliza. Implica identificar y eliminar aplicaciones redundantes o infrautilizadas para mejorar su ROI.

¿Por qué es importante gestionar el gasto en SaaS?

Es importante porque la mayoría de las empresas desperdician dinero en software no utilizado. Con más del 53% de las licencias sin usar, las empresas pierden millones anualmente. Una mala gestión de SaaS también crea riesgos de seguridad y reduce la productividad del equipo.

¿Qué es la expansión de SaaS?

La expansión de SaaS es el crecimiento descontrolado de aplicaciones de software en una empresa. Ocurre cuando se añaden nuevas herramientas sin supervisión, lo que lleva a aplicaciones redundantes, dinero desperdiciado y brechas de seguridad significativas.

¿Cómo empiezo a optimizar mi gasto en SaaS?

El primer paso es crear un inventario completo de cada aplicación, licencia y contrato. No puede gestionar su gasto en software hasta que tenga una visibilidad total de lo que su empresa está utilizando y pagando.

¿Cómo puedo mejorar la utilización de mi licencia SaaS?

Mejore la utilización rastreando los datos de inicio de sesión para encontrar usuarios inactivos. A partir de ahí, puede degradar o reasignar licencias a los empleados que realmente las necesitan. Evite dar a cada usuario una licencia premium por defecto.

¿La optimización del gasto en SaaS es solo para grandes empresas?

No, es esencial para empresas de todos los tamaños. Incluso para las pequeñas empresas, eliminar el desperdicio de software no utilizado puede liberar un flujo de caja significativo y establecer buenos hábitos financieros a medida que crece.

Meet the Author

Hanna Barabakh

Hanna Barabakh es una especialista en idiomas y contenidos apasionada por el SaaS, la tecnología y el comercio electrónico. Su experiencia en contenidos multilingües, unida a su formación en lexicografía y estudios de traducción, le permite comunicar ideas complejas a través de las culturas con facilidad. Utiliza sus conocimientos para crear contenidos atractivos que lleguen al público de todo el mundo. En su tiempo libre, disfruta leyendo y explorando nuevas ideas.

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  • Las empresas que desean reducir gastos y aprovechar al máximo sus inversiones en software deben optimizar su gasto en SaaS.
  • Las tácticas clave de optimización incluyen la gestión proactiva de licencias, las auditorías periódicas de SaaS y la eliminación de programas innecesarios.
  • Considere la posibilidad de utilizar un Merchant of Record (MoR) como PayPro Global para gestionar las suscripciones, los pagos y el cumplimiento.

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