SaaS Spend Optimization - O Guia Completo

De acordo com Gartner, estima-se que 30% dos 102 mil milhões de dólares gastos em SaaS em 2020 não estão sequer a ser utilizados! Uma empresa pesquisou esta chamada "expansão SaaS" e descobriu que as empresas têm, em média, 600 assinaturas SaaS - muito mais do que a maioria delas acabam por utilizar.

Gerir quanto dinheiro está a gastar em SaaS faz parte do que é referido como Optimização do Valor Tecnológico (TVO). Este processo visa evitar desperdícios, mitigar as ameaças à segurança e cortar custos. Então o que é exactamente a optimização de gastos, porque é importante, e como pode utilizá-la em benefício do seu negócio SaaS?

O que é a Optimização das Despesas SaaS?

A optimização das despesas é quando as empresas se concentram em reduzir o número de aplicações e serviços SaaS que utilizam. Fazem-no para assegurar que os produtos que pagam para utilizar melhor se adaptam às suas organizações. Também encorajam o cancelamento de quaisquer subscrições de produtos que sejam sobrelicenciados ou subutilizados para poupar dinheiro. A TVO ajuda na optimização de custos SaaS, oferecendo às empresas uma oportunidade de cortar despesas desnecessárias, mantendo o valor que os seus produtos SaaS mais relevantes lhes trazem.

4 Razões porque é importante optimizar as suas despesas com SaaS

Se vende jogos de vídeo online, SaaS ou software, devido ao aumento do nível de concorrência no mercado, é tentado a utilizar todo o tipo de aplicações que garantem uma maior visibilidade. Existem 4 razões-chave para que valha a pena concentrar a sua atenção na optimização SaaS e descobrir exactamente o que está a gastar na sua utilização SaaS.

#1. Melhorar os Níveis de Produtividade

Ao eliminar software duplicado, pode ajudar os seus empregados a utilizar as ferramentas mais apropriadas quando lhes é relevante. Todas as empresas devem identificar os produtos SaaS que melhor se adequam às suas necessidades comerciais. A monitorização da adopção e o encorajamento da colaboração em software entre várias equipas são fundamentais neste processo. Obviamente, a remoção de software duplicado melhora a eficiência e reduz os custos.

#2. Estabelecer prioridades

Para ser verdadeiramente bem sucedido na optimização dos gastos, precisa de compreender a importância de cada software que subscreve.  Para o fazer, visualizar relatórios e acompanhar regularmente os dados de gastos e utilização das aplicações e serviços que subscreve. Este feedback pode ajudá-lo a dar prioridade aos benefícios das ferramentas que utiliza para comprar e renovar as subscrições de software.

#3. Reduzir os Riscos de Segurança

Com total visibilidade nas suas licenças SaaS e gastos, deverá também tornar-se mais fácil de rastrear quando os empregados estão a utilizar aplicações que não deveriam utilizar. Poderá adicionar e remover utilizadores de software conforme necessário, reduzindo significativamente os riscos de segurança e o acesso não desejado dos utilizadores, bem como reduzindo os custos.

#4. Cortar custos

Em última análise, a optimização dos gastos SaaS tem a ver com a redução de custos. Com os processos certos implementados, estará a gerir e controlar os seus gastos em software, identificando o desperdício de software não utilizado e lidando com aplicações SaaS não utilizadas ou subutilizadas. Se feita correctamente, a optimização das contas e licenças pode levar a uma redução significativa dos seus custos globais com SaaS.

Como optimizar as suas despesas com SaaS

Torne o seu SaaS Stack Visível

O primeiro passo para optimizar as suas despesas SaaS é fazer um inventário e criar um inventário das suas despesas. A visibilidade é fundamental.

O inventário deve incluir o número de licenças de utilização, contratos, e todas as despesas incorridas. É importante saber o que o seu negócio está a utilizar e porquê.

Este primeiro passo irá ajudá-lo a tomar decisões informadas sobre optimizações no futuro.

Fazer um inventário regularmente

Para alcançar a optimização dos gastos, é necessário estar atento à sua utilização de SaaS. Se tem um grande negócio com muitos tipos diferentes de software e subscrições, as suas necessidades e gastos em SaaS podem mudar frequentemente. Recomendamos a realização de uma auditoria de poucos em poucos meses para garantir que está a utilizar eficazmente todas as suas aplicações SaaS e que ainda as necessita.

Estabelecer prioridades

Defina prioridades para manter o seu foco claro ao iniciar o seu processo de optimização de gastos.

A concentração nas aplicações SaaS mais caras permitirá a mais rápida redução de custos.

Rever sempre os pedidos antes da sua data de renovação para garantir que não se veja bloqueado em subscrições dispendiosas ou desnecessárias. Quanto mais utilizadores uma aplicação tiver, maior é a probabilidade de os funcionários não a utilizarem ou não a utilizarem na sua capacidade total. Consulte os utilizadores para ver se existe uma necessidade real de terem uma licença.

Finalmente, algumas aplicações são parte integrante do funcionamento de uma empresa, enquanto outras são menos essenciais. Ao seguir estes passos, compreenderá que o valor comercial de cada aplicação em comparação com o seu custo total é a chave para a optimização dos gastos.

Definir Objectivos de Utilização das Assinaturas SaaS

Quando pretender optimizar os seus gastos em SaaS, decida a sua taxa de utilização ideal. Talvez o seu negócio esteja a utilizar 70% das suas licenças SaaS. Recomendamos que estabeleça um objectivo de utilização de SaaS - embora 90% pareça uma percentagem muito elevada, é alcançável para muitas empresas.

O intervalo entre a sua utilização actual e a utilização dos objectivos é onde deve concentrar a sua energia ao analisar os seus gastos em SaaS. Trabalhe primeiro com os seus produtos prioritários recentemente identificados, uma vez que são os mais caros ou os mais valiosos.

O objectivo final deve ser o de melhorar a sua percentagem de utilização até 90%. Isto conduzirá a economias de custos significativas, beneficiando em última análise o seu negócio e permitindo-lhe fazer melhor uso dos seus fundos.

Reduzir o desperdício

Se não tiver protocolos para despesas SaaS, qualquer pessoa na sua empresa que tenha acesso ao cartão de crédito da empresa pode decidir comprar o que precisa por conta própria. Isto é um desperdício de fundos e uma fraca adopção dos produtos de software mais úteis e relevantes.

Uma forma eficaz de reduzir o desperdício é trabalhar num braço de investimento tecnológico para o seu negócio. A sua equipa técnica gere então o orçamento do software e as licenças de utilização, assegurando que cada aplicação acrescenta um valor real à empresa. Se for gerido eficazmente, isto irá diminuir o desperdício, uma vez que a compra de ferramentas SaaS está concentrada através de uma equipa de porteiros dedicados que têm uma visão clara do panorama geral.

Também reduzirá significativamente o desperdício, promovendo a responsabilização e a transparência. Cada nova aplicação SaaS proposta deverá passar por uma série de revisões para que a equipa possa justificar a sua necessidade, determinar a sua segurança e verificar as licenças de utilização para garantir que se mantém no lado certo da lei.

Identificar Aplicações Não Autorizadas

Como parte da análise de gastos SaaS da sua empresa, poderá descobrir algumas aplicações não autorizadas. Isto soa mais sinistro do que é porque as aplicações não autorizadas podem simplesmente referir-se a aplicações que desempenham funções semelhantes. Em alternativa, pode referir-se a um produto que um funcionário subscreveu sem autorização oficial.

Comunicar com a sua equipa sobre as suas necessidades e o que mais estão a usar é uma tarefa crítica de gestão SaaS que ajudará a desvendar o complexo processo de determinação das suas necessidades reais quando se trata de aplicações SaaS.

Por exemplo, o seu negócio pode utilizar o Google Workspace e armazenar ficheiros no Google Drive. No entanto, um dos seus empregados comprou uma conta Dropbox. Poderá então remover esta conta não autorizada e consolidar tudo no Google Drive, poupando ao seu negócio a taxa de subscrição da Dropbox.

É importante perceber que as aplicações não autorizadas também podem representar riscos de segurança. Estas aplicações podem criar problemas relativos à propriedade intelectual; por conseguinte, a utilização do software pela sua empresa pode ser vista como roubo e, obviamente, deve ser levada bastante a sério e rapidamente resolvida.

Trabalhar para a optimização dos gastos SaaS não é apenas um caso de olhar para as licenças e tentar poupar dinheiro. Trata-se também de assegurar que todas as compras e utilização de SaaS estão em conformidade com as políticas da sua empresa e, em última análise, são seguras e eficazes de utilizar. Quando há actividade não autorizada em aplicações SaaS, é sempre melhor terminar a utilização dessa aplicação em particular e decidir se as suas necessidades estão a ser satisfeitas pelos seus actuais contratos SaaS.

Gerir Licenças

Outro passo crítico é sempre tentar gerir proactivamente as suas licenças de software. Isto mantém o seu negócio flexível e permite-lhe distribuir licenças de acordo com as suas necessidades.

Ao rever as licenças, dedique algum tempo a compreender se os produtos SaaS que subscreve estão a ser utilizados na íntegra pelos seus empregados e se estes precisam deles. A melhor maneira de determinar isto é estabelecer critérios de utilização (ver a secção sobre objectivos de utilização) e medir cada assinatura em relação a estes.

Alguns empregados podem precisar da versão avançada de um produto específico, enquanto outros podem trabalhar com a versão gratuita. Alguns podem não precisar de acesso a todo um conjunto de software, mas sim apenas a uma aplicação específica. Digamos que um empregado tem acesso a todo o Adobe Suite, mas na prática, só utiliza InDesign. Esta licença pode ser rebaixada ou reatribuída a um funcionário que necessite da suite completa. É provável que tenha de tomar estas decisões numa base casuística.

Para verificar a frequência com que um funcionário utiliza uma aplicação, pode verificar os dados de login. Esta é normalmente melhor avaliada durante 30, 60, ou 90 dias. Se um utilizador tiver uma actividade muito baixa dentro da aplicação, poderá reduzir ou remover essa licença. No entanto, tenha em mente que haverá casos em que um funcionário ainda precisará desse software, mesmo que raramente. Portanto, não aja precipitadamente quando se trata de cancelar licenças e verifique primeiro com a sua equipa antes de tomar qualquer decisão final.

Push For Company-Wide Adopção de Aplicações e Produtividade

Quando o seu negócio obtém qualquer nova aplicação, é bom promovê-la em toda a força de trabalho para aumentar a sua utilização. Uma das melhores formas de o fazer é através de campanhas internas de sensibilização da empresa. Cada funcionário deve saber que aplicações a empresa utiliza e porque é que são valiosas.

Além disso, muitas vezes vale a pena organizar uma ou duas sessões de informação para manter toda a gente a par. Também pode designar membros das suas equipas como campeões para promover a utilização mais ampla das suas ferramentas SaaS. Ao fazer isto, é muito provável que esteja a aumentar a produtividade em toda a linha e a optimizar os seus gastos com software.

Negociar Contratos e Tarifas

Felizmente, muitas empresas SaaS oferecem flexibilidade nos contratos e preços, que podem ser facilmente utilizados a seu favor se bem feitos. Poderá potencialmente negociar melhores negócios baseados na lealdade, volume, utilização, termos, e negócios futuros. Os tempos de renovação são óptimos para renegociar contratos, por isso não tenha medo de contactar as partes relevantes e ver o que pode fazer.

Como o mercado SaaS está tão saturado, vale a pena fazer primeiro a sua pesquisa, e depois pode negociar um melhor negócio comparando os preços. Pode também discutir as especificidades dos contratos e o que melhor se adequa às necessidades do seu negócio para garantir um melhor negócio. Lembre-se: O vendedor SaaS quer o seu negócio a longo prazo, pelo que poderá estar disposto a negociar para o manter como cliente.

Subscrições de Upgrade ou Downgrade

Os serviços SaaS e de nuvens são geralmente fáceis de "dimensionar à medida certa" para qualquer contexto empresarial em particular. Pode actualizar à medida que as suas escalas de negócio ou diminuir à medida que as suas necessidades mudam. Mais uma vez, utilize os seus dados de utilização para julgar que aplicações estão a ser utilizadas e quais não estão. Poderá mesmo fazer o downgrade de algumas delas para as versões gratuitas se a sua utilização não justificar uma conta paga, mas ainda assim detém algum valor.

DICA: Lembre-se de verificar os acordos contratuais antes de cancelar as subscrições, pois alguns podem incorrer em taxas de cancelamento.

Automatizar os fluxos de trabalho

Uma plataforma de gestão SaaS pode determinar que tipo de licença cada empregado precisa e depois configurá-las utilizando padrões de utilização e dados. Este processo automatizado irá poupar-lhe tempo (e, claro, dinheiro!) e assegurar que as licenças correctas sejam atribuídas aos empregados relevantes.

Check-In com os Empregados

Os seus empregados sabem melhor quando se trata do software que é mais valioso para eles. É provável que a produtividade diminua se forem forçados a utilizar ferramentas que não sejam úteis ou que os proíbam de fazer o seu trabalho correctamente. Além disso, se não gostarem de utilizar o software que prefere, é mais provável que comprem outro software que se sobreponha e aumente a despesa global.

Por isso, pergunte-lhes o que precisam e o que sentem ser excedentário ou subutilizado. Realize um inquérito online para recolher opiniões valiosas, se isso fizer sentido na sua organização.

Criar um Calendário de Renovação

Parte da gestão das suas despesas SaaS envolve manter-se actualizado com renovações de contratos ou licenças. Seria impossível controlar eficazmente as suas despesas se não estiver a par dos detalhes mais finos em todos os acordos. A realidade é que se não se mantiver a par destes, poderá acabar por ter renovações indesejadas e custos desnecessários.

A boa notícia é que várias ferramentas de calendário de renovação automática estão disponíveis se quiserem procurar ajuda externa. Estes produtos consolidam toda a informação num painel de controlo fácil de utilizar, permitindo-lhe gerir eficazmente todas as suas aplicações de terceiros num único local.

Encerrar Actividade Não Autorizada

Quando verificou se os antigos empregados ainda têm acesso ao software depois de os seus contratos com o seu negócio terem terminado? Não só podem ter acesso a informação sensível, como também é claramente uma despesa desnecessária se já não estiverem na empresa.

Tornar o Inventário de Aplicações SaaS Acessível aos Empregados

Como se pode ver, a transparência é essencial para a utilização de produtos SaaS. Criar um catálogo das aplicações da empresa e fazer uma lista abrangente de todas as aplicações disponíveis para os novos empregados. Disponibilize este documento às suas equipas e designe alguém que será responsável por mantê-lo sempre actualizado.

Manter a pilha SaaS visível é susceptível de encorajar níveis de utilização mais elevados e desencorajar a duplicação ou redundância.

Plano para necessidades futuras

À medida que o seu negócio se vai desenvolvendo, é provável que as suas necessidades SaaS mudem. O último passo é planear o crescimento e expansão futuros. Dividir as suas despesas por departamento e trabalhar numa previsão das despesas futuras.

Como pode beneficiar da Optimização das Despesas SaaS com a Solução Global PayPro?

Os produtos SaaS são vitais para a maioria das empresas modernas, e a sua adopção de bolas de neve. No entanto, se não estiver a optimizar os seus gastos, os seus produtos de software poderão custar-lhe mais do que deveriam.

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