A otimização de gastos com SaaS é o processo de reduzir despesas desnecessárias com software, maximizando o valor das ferramentas que você realmente usa. Com a estratégia certa, as empresas podem economizar dinheiro, reduzir riscos de segurança e melhorar a eficiência operacional.
O que é Otimização de Gastos com SaaS?
A otimização de gastos com SaaS envolve identificar, gerenciar e reduzir despesas com software, eliminando assinaturas subutilizadas ou redundantes. É uma parte essencial da Otimização do Valor da Tecnologia (TVO), que ajuda as organizações a controlar custos, aumentar o ROI e melhorar a utilização do software.
Por que a Otimização de Gastos com SaaS é Importante?
A maioria das empresas está desperdiçando dinheiro com software não utilizado. Em 2024, mais de 53% das licenças SaaS não são utilizadas, custando às organizações aproximadamente US$ 21 milhões anualmente em gastos desperdiçados.
Esse problema crescente — chamado de expansão do SaaS — cria desperdício financeiro, riscos de conformidade e problemas de produtividade.
4 Razões para Priorizar a Otimização de SaaS
Se você vende videojogos online, SaaS ou software, devido ao aumento do nível de concorrência no mercado, é tentado a usar todos os tipos de aplicações que garantem maior visibilidade.
Existem 4 razões principais pelas quais vale a pena focar a sua atenção na otimização de SaaS e descobrir exatamente o que está a gastar na sua utilização de SaaS.
1. Aumente a Produtividade da Equipa
Cortar aplicações duplicadas ou irrelevantes garante que a sua equipa usa as ferramentas certas no momento certo. Isto reduz a confusão e aumenta a colaboração entre departamentos.
2. Estabeleça Prioridades de Software
Rastreie os dados de utilização e gastos para entender quais ferramentas oferecem mais valor. Use estes dados para informar renovações, cancelamentos e atualizações.
3. Minimize os Riscos de Segurança
Aplicações não utilizadas ou não autorizadas podem expor a sua empresa a violações de dados. Com total visibilidade, pode restringir o acesso, eliminar a TI sombra e proteger dados confidenciais.
4. Reduza Custos Desnecessários
Licenças não utilizadas são um assassino silencioso do orçamento. A gestão proativa de licenças e as auditorias de aplicações levam a reduções de custos mensuráveis.
Como Otimizar Seus Gastos com SaaS
Passo 1: Torne Sua Pilha de SaaS Visível
Crie um inventário de cada aplicativo, licença, contrato e custo. Sem visibilidade, a otimização é impossível.
Passo 2: Audite Regularmente
Realize auditorias a cada 3–6 meses. As necessidades de SaaS evoluem rapidamente, e revisões regulares mantêm sua pilha enxuta e alinhada
Passo 3: Defina Prioridades:
Priorize o software com base em:
Custo
Datas de renovação
Número de usuários
Valor comercial
Concentre-se primeiro nos aplicativos de maior custo para obter vitórias rápidas.
Passo 4: Defina Metas de Uso
Defina uma taxa de utilização de SaaS como meta (por exemplo, 90%). Rastreie seu uso atual e procure diminuir a diferença por meio de uma alocação de licenças mais inteligente.
Passo 5: Elimine o Desperdício
Centralize as compras de software. Não deixe que os funcionários comprem ferramentas SaaS ad hoc. Crie uma equipe de governança para aprovar e gerenciar as compras.
Como Lidar com Aplicativos Não Autorizados ou Redundantes
Aplicativos não autorizados podem ser ferramentas compradas por funcionários sem aprovação ou que duplicam funcionalidades existentes.
Melhores Práticas
Comunique-se com os funcionários para entender suas necessidades
Substitua ferramentas sobrepostas (por exemplo, Dropbox vs. Google Drive)
Monitore os logins para identificar ferramentas de baixo uso ou não autorizadas
Remova o acesso de ex-funcionários para evitar riscos de dados e custos.
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Estratégias Proativas de Gerenciamento de Licenças
Verificar o Uso da Licença
Use dados de login e atividade durante 30, 60 ou 90 dias para avaliar o uso real. Faça o downgrade ou reatribua licenças onde for necessário.
Personalizar Licenças por Função
Nem todo funcionário precisa de recursos premium. Combine os tipos de licença com os padrões de uso.
Usar Automação
Aproveite as ferramentas ou plataformas de gerenciamento de SaaS para automatizar as atribuições de licenças com base nos dados de uso.Promover a Adoção em Toda a Empresa
A adoção aumenta o ROI. Incentive o uso das ferramentas selecionadas por:
Lançar campanhas internas
Realizar sessões de treinamento
Nomear líderes de equipe para novos aplicativos
Gerencie Renovações com um Calendário
Acompanhe as datas de renovação para evitar renovações automáticas indesejadas. Use ferramentas para consolidar esses dados e receber alertas com antecedência.
Planeje as Necessidades Futuras de SaaS
À medida que sua empresa escala:
Preveja as necessidades de software em nível de departamento
Monitore as tendências de uso para antecipar a expansão
Ajuste as assinaturas proativamente
Como um Merchant of Record (MoR) Como a PayPro Global Apoia a Otimização dos Gastos com SaaS
Um Merchant of Record (MoR) lida com todo o ciclo de vida da transação, incluindo processamento de pagamentos, conformidade fiscal, prevenção de fraudes e muito mais. Para empresas de SaaS, os MoRs oferecem grandes benefícios de economia de custos e otimização.
Como os MoRs Como a PayPro Global Ajudam
O MoR da PayPro Global oferece:
Pagamento e Conformidade Simplificados
Automatiza a gestão de impostos globais (IVA, GST, etc.)
Lida com conversões de moeda e riscos de câmbio
Reduz a responsabilidade legal por conformidade e faturação
Automação de Subscrição e Recuperação de Receitas
Previne o churn involuntário com fluxos de trabalho de dunning inteligentes
Suporta modelos de faturação flexíveis (por exemplo, com base no uso, escalonado)
Recupera pagamentos falhados automaticamente
Análise Avançada de SaaS
Obtenha insights acionáveis sobre churn, receita, MRR e LTV
Identifique regiões, planos ou segmentos de utilizadores com baixo desempenho
Otimize os preços e os conjuntos de funcionalidades com base em dados reais
Stack de Software Centralizado
Reduza as dependências de terceiros com uma plataforma de serviço completo
Unifique faturação, subscrições, testes, upselling, renovações e relatórios
Elimine ferramentas redundantes com uma única solução MoR
Porquê Escolher a PayPro Global para a Otimização de Gastos em SaaS?
A PayPro Global é mais do que apenas uma ferramenta de faturação.É uma plataforma MoR de serviço completo projetada especificamente para empresas de SaaS, software e videojogos. Com a PayPro Global, obtém:
✅ Faturação de subscrições SaaS
✅ Renovações automatizadas, gestão fiscal completa e gestão de versões de avaliação
✅ Conformidade integrada nos mercados globais
✅ Modelos de preços e descontos personalizáveis
✅ Painéis de business intelligence para otimização
eCommerce Dedicado
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Conclusão
A otimização de gastos com SaaS não se trata apenas de cortar custos, mas de fazer escolhas mais inteligentes com as ferramentas nas quais você investe. Ao obter visibilidade, eliminar redundância, gerenciar licenças de forma eficaz e aproveitar plataformas MoR como a PayPro Global, você prepara sua empresa para operações mais enxutas e sucesso a longo prazo.
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FAQ
Perguntas frequentes
O que é otimização de gastos com SaaS?
Por que é importante gerenciar os gastos com SaaS?
O que é a expansão do SaaS?
Como começo a otimizar meus gastos com SaaS?
Como posso melhorar a utilização da minha licença SaaS?
A otimização de gastos com SaaS é apenas para grandes empresas?
Não, é essencial para empresas de todos os portes. Mesmo para pequenas empresas, eliminar o desperdício de softwares não utilizados pode liberar um fluxo de caixa significativo e estabelecer bons hábitos financeiros à medida que você cresce.
Hanna Barabakh
Hanna Barabakh é uma especialista em línguas e conteúdos apaixonada por SaaS, tecnologia e comércio eletrónico. A sua experiência em conteúdos multilingues, associada à sua formação em Lexicografia e Estudos de Tradução, permite-lhe comunicar facilmente ideias complexas entre culturas. Utiliza os seus conhecimentos para criar conteúdos cativantes que se repercutem em audiências globais. No seu tempo livre, gosta de ler e explorar novas ideias.
