Usted vende software en línea y su negocio de comercio electrónico está experimentando un rápido crecimiento. Está ampliando sus operaciones y aumentando su alcance en Estados Unidos y en nuevos mercados globales. Excelentes noticias, ¿verdad?
Bueno, sí y no.
Una cosa es segura: a medida que su empresa de SaaS crece, cumplir con el impuesto sobre las ventas en línea de SaaS se vuelve cada vez más complejo, tanto en EE.UU. como a nivel internacional. Nunca se insistirá lo suficiente en la importancia de priorizar el cumplimiento.
El impuesto sobre las ventas es un impuesto sobre el consumo que el gobierno de EE.UU. cobra por la venta de bienes y servicios. Por lo general, los minoristas recaudan el impuesto sobre las ventas en el punto de venta y luego se lo pasan al gobierno. Desde el nacimiento del comercio electrónico, esta tarea ha sido un tanto confusa, y los productos digitales la han hecho aún más compleja.
En resumen, su empresa está obligada a pagar impuestos en un determinado Estado o jurisdicción si tiene un nexo de unión con él. Pero hablaremos de ello más adelante.
Muchos factores contribuyen a la complejidad del cumplimiento del impuesto sobre las ventas y la información financiera en Estados Unidos, y cada uno de ellos es crucial para que las empresas de SaaS lo comprendan. Empecemos por los elementos más importantes que debes conocer si estás ampliando tu negocio:
Cuando se habla de las normas del impuesto sobre ventas en EE.UU., "Nexus" se refiere al nivel de conexión entre una jurisdicción fiscal específica y una entidad. La jurisdicción fiscal puede ser un estado o un distrito, y la entidad, en este caso, es la propia empresa. Cuando se establece esta conexión, una jurisdicción fiscal puede imponer impuestos a las empresas SaaS.
Un nexo físico significa que cualquier empresa con suficiente presencia física en una jurisdicción específica debe pagar tasas impositivas allí. Esta presencia incluye tener una propiedad en una jurisdicción o empleados que trabajen allí.
El nexo económico se refiere a un umbral de actividad económica a partir del cual una empresa debe pagar impuestos en una jurisdicción determinada. Suele medirse en términos de un umbral monetario, el número total de transacciones durante un periodo de tiempo específico, o ambos.
Con el aumento de las ventas en línea en Estados Unidos en la década de 2010, los estados se dieron cuenta de que estaban perdiendo miles de millones de dólares en impuestos sobre las ventas. Como resultado, empezaron a impulsar un nuevo estándar de cumplimiento.
Antes de 2018, el nexo en Estados Unidos generalmente se refería al nexo físico, y solo tendrías que pagar el impuesto sobre las ventas si tenías una presencia real en un estado.
Sin embargo, tras la sentencia de Dakota del Sur contra Wayfair en junio de 2018, el impuesto sobre las ventas en Estados Unidos se volvió mucho más complicado para los vendedores online. El Tribunal Supremo dio la razón a Dakota del Sur en que los estados deben recaudar el impuesto sobre las ventas allí donde las empresas tengan nexo económico. Desde que se sentó este precedente, la mayoría de los estados han seguido su ejemplo y han impuesto sus propias normas de nexo.
Por lo tanto, si vende SaaS en línea, software o bienes y servicios digitales en un estado de EE.UU., es posible que tenga que registrarse y pagar el impuesto sobre las ventas en ese estado, independientemente de si tiene o no un nexo físico allí.
Además, es esencial aclarar que usted no está exento sólo porque la transacción tenga lugar en línea. Si sus ventas superan el umbral de nexo en un estado, tendrá que pagar impuestos.
Es seguro decir que con todos estos cambios legales, muchas empresas han tenido que apresurarse para cumplir con las auditorías mientras los estados intentan reclamar los ingresos perdidos.
En la actualidad, existen más de 14.000 jurisdicciones fiscales en Estados Unidos, cada una con sus propios tipos, normas y reglamentos, lo que hace que estar al día de los impuestos sea increíblemente confuso y lleve mucho tiempo.
En EE.UU., la legislación sobre el impuesto de ventas es diferente en cada estado, con distintos tipos básicos. Luego, cada jurisdicción dentro de un estado puede añadir más impuestos a los anteriores. Por ejemplo, un condado puede imponer un impuesto adicional sobre las ventas, mientras que un distrito puede imponer otro impuesto además de los dos anteriores.
Esto significa que el total podría ser significativamente superior a la tasa estatal habitual.
Los distintos estados establecen diferentes umbrales de ventas, y también pueden tener diferentes periodos de evaluación y plazos de registro. Debido a estas complejidades, es esencial que los líderes y fundadores de SaaS comprueben las leyes de nexo de cada estado.
Para ayudarle a comprender mejor la complejidad del cumplimiento fiscal global, hemos creado nuestra Escala de pánico fiscal de SaaS y software, a la que puede acceder a continuación.
Da a cada estado de EE.UU. (y a muchos otros países, estados y provincias de todo el mundo) una puntuación basada en una serie de factores, como su tipo impositivo y la complejidad del registro fiscal.
Las empresas de SaaS, software y bienes digitales sufren notoriamente la complejidad de la fiscalidad. Cada vez que se añade un producto o servicio a su arsenal, pueden producirse cambios complicados en el nexo fiscal de las ventas. El software se grava de acuerdo con numerosas categorías y criterios, y el sistema no siempre se ha mantenido al día con los cambios en la tecnología.
Dado que los productos pueden estar sujetos a tipos impositivos diferentes en función de quién los haya comprado, de dónde los haya adquirido y de si el artículo está sujeto a impuestos en un determinado estado o jurisdicción, esta situación está destinada a causar confusión y frustración a los propietarios de empresas, independientemente de su experiencia o del tamaño de su negocio.
Simplemente no hay forma de evitarlo; debe registrarse para el impuesto sobre las ventas en cada jurisdicción en la que tenga nexo. Como ya hemos dicho, esto puede suponer que tengas que estar pendiente de los plazos de presentación y los requisitos de varios estados.
La frecuencia de presentación difiere en muchos estados. Además, es posible que tenga que pagar por adelantado una parte o la totalidad de sus impuestos sobre las ventas, que pueden cambiar a medida que aumenten sus ventas en una jurisdicción.
En resumen, a menudo se hace evidente muy rápidamente que si usted tiene nexo en muchos estados, puede llegar a ser demasiado para manejarlo internamente.
Hay un refrán que dice que "el diablo está en los detalles", y parece muy apropiado en lo que respecta a los impuestos. Los distintos formularios de declaración de la renta requieren tanta información variada que puede ser fácil que incluso la empresa SaaS más competente gestione mal esta tarea.
Por ejemplo, un estado puede rechazar una declaración por algo tan nimio como omitir una firma, y algunos estados exigen que se redondeen las cantidades al alza, mientras que otros necesitan que se redondeen a la baja. Debido a estas complejidades, advertimos a las empresas de SaaS que busquen la ayuda que necesitan para mitigar este tipo de obstáculos en la gestión de su negocio.
Algunos estados permiten acuerdos de declaración voluntaria, lo que significa que puede remitir el impuesto sobre las ventas adeudado con períodos de revisión limitados y sin sanciones. Pero si se da cuenta de que está obligado a pagar impuestos sobre las ventas atrasados, debe tener un plan sólido antes de presentarlos.
En resumen, siempre es mejor adelantarse a las obligaciones fiscales históricas. Un buen lema, en este caso, es ¡no lo ignore y espere que desaparezca!
Debido a que cada estado establece sus propios periodos imponibles, algunos querrán que presente sus impuestos anualmente, mientras que otros requieren que lo haga trimestral o mensualmente. Tener que lidiar con los diferentes periodos impositivos puede ser abrumador, lo que es otra razón para considerar la ayuda externa con sus impuestos.
Si no está seguro de poder gestionar todos los aspectos del cumplimiento de las obligaciones fiscales, es mejor pecar de precavido y asegurarse de que profesionales con conocimientos gestionan este aspecto de su negocio.
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Tenga en cuenta la siguiente lista de comprobación a la hora de hacer crecer y ampliar su negocio. Si cubre todas estas áreas, estará en el buen camino para garantizar el cumplimiento del impuesto sobre las ventas en toda su empresa.
Su empresa debe registrarse en todos los Estados con un nexo económico o físico.
Recibirá un número de identificación fiscal para cada estado en el que se registre su empresa. Pero antes de registrar tu empresa de SaaS o software, asegúrate de que entiendes todas las obligaciones fiscales estatales.
Debe tener muy claro qué es imponible y qué no lo es en cada estado en el que tenga clientes. No subestimes la complejidad de las leyes fiscales o podrías meterte en un buen lío.
En Estados Unidos, las transacciones entre empresas (B2B) suelen estar sujetas a impuestos. Sin embargo, esto depende de la jurisdicción. En cambio, las transacciones entre empresas y consumidores (B2C) no siempre están sujetas a impuestos.
Sin embargo, los casos de impuestos B2C están creciendo, y cada vez se le cobrarán más impuestos por B2C a medida que pase el tiempo. Bastantes jurisdicciones no reconocen ninguna diferencia entre B2B y B2C en términos de impuestos. Si no está seguro, es aconsejable que consulte a un profesional fiscal.
Si sus ventas cambian o crecen rápidamente, es aún más crítico conocer el umbral que necesita para empezar a pagar impuestos en una jurisdicción. Una vez alcanzado este umbral, investigue el tipo impositivo específico en esa jurisdicción. Una vez más, comprender a fondo lo que se espera de usted es clave para dirigir su empresa legalmente y dentro de todos los requisitos necesarios.
A medida que su empresa crece, aumenta la probabilidad de que le auditen. Asegúrese de saber cuánto tiempo necesita conservar los registros a todos los efectos. Además, asegúrese de tener siempre a mano las pruebas pertinentes de sus ventas sujetas y no sujetas a impuestos.
Por último, recuerde cotejar sus pagos y créditos fiscales. Estar preparado para una auditoría también aumentará las posibilidades de éxito en todos los procesos de la empresa.
Como ya se ha dicho, hay que tener en cuenta cuándo hay que presentar la declaración en las distintas jurisdicciones fiscales. Por ejemplo, ¿debe presentar la declaración mensual, bimensual, trimestral o anualmente? Las fechas de presentación varían de un estado a otro, así que asegúrese de que conoce cada jurisdicción y de que dispone de tiempo suficiente para prepararse.
Las sanciones en EE.UU. por incumplimiento en materia de impuestos pueden hundir a las empresas SaaS en crecimiento. No hay nada que merezca la pena cuando se trata de tu negocio.
Atención: las sanciones varían en función de si parece haber mala intención o no y van desde pagos atrasados y multas hasta cargos penales.
Como ocurre en muchos sectores, las leyes y normativas cambian periódicamente para adaptarse a la forma de hacer negocios en el mundo de las soluciones SaaS. Estos cambios son especialmente notables en los servicios de software que están en continuo desarrollo y crecimiento. Aunque puede resultar difícil estar al tanto de los cambios, es vital mantenerse al día y cumplir con la normativa fiscal.
El cumplimiento del impuesto sobre las ventas en EE.UU., como el cumplimiento global del SaaS en general, puede ser una auténtica pesadilla para las empresas de SaaS, bienes digitales y software de cualquier tamaño, ¡y eso es decirlo bien!
Si mantenerse al día con las complejas y siempre cambiantes normas y reglamentos le parece un trabajo a tiempo completo, es porque lo es. Sin embargo, no es necesario que navegue por el impuesto sobre las ventas global por su cuenta. PayPro Global's Merchant of Record para empresas de juegos y SaaS puede serle de gran ayuda.
The formula for calculating the simplest sales tax rates is relatively straightforward: Tax Rate x Cost Of Item = Total Sales Tax.
Sales taxes vary from place to place for two reasons. (1) Because different states have different rates of sales tax. (2) Because some tax rates are only applicable when a company has reached a sales volume threshold.
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Recuerde, usted no tiene que navegar impuesto sobre las ventas por su cuenta. Con años de experiencia a nuestras espaldas, PayPro Global está aquí para ayudar a las empresas de SaaS, software y productos digitales con nuestra solución unificada de comercio electrónico.