Firmy odczuwają bolesne skutki ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO). Działając otrzeźwiająco i przypominając o cenie braku zgodności, same grzywny za RODO w 2023 r. wyniosły ponad 1,78 mld EUR. Czy masz trudności z poruszaniem się po niuansach RODO jako firma zajmująca się oprogramowaniem, grami wideo lub SaaS?
Ten poradnik pomoże Ci zrozumieć konkretne problemy związane ze zgodnością z RODO, z którymi się spotykasz, oraz jak Merchant of Record może uprościć zarządzanie prywatnością danych, obniżyć zobowiązania finansowe i zagwarantować zgodność ze zmieniającymi się przepisami.
Ignorowanie RODO nie wchodzi w grę. Brak zgodności może zaszkodzić Twojej reputacji, podważyć zaufanie klientów i skutkować wysokimi karami finansowymi (do 4% rocznego globalnego obrotu lub 20 mln EUR, w zależności od tego, która kwota jest wyższa).
RODO (ogólne rozporządzenie o ochronie danych): Rozporządzenie UE regulujące przetwarzanie danych osobowych osób fizycznych w EOG. Ma na celu ochronę prywatności i bezpieczeństwa danych.
Dane osobowe: Wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej.
Przetwarzanie: Każda operacja lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych.
Administrator danych: Podmiot, który określa cele i sposoby przetwarzania danych osobowych.
Podmiot przetwarzający dane: Podmiot, który przetwarza dane osobowe w imieniu administratora.
Merchant of Record (MOR): Strona trzecia, która przejmuje prawne i finansowe obowiązki związane ze sprzedażą produktów lub usług online, w tym zgodność z GDPR. MOR staje się administratorem danych transakcyjnych, pomagając firmom w zdjęciu z nich wielu obowiązków związanych ze zgodnością.
Ocena skutków dla ochrony danych (DPIA): Proces identyfikacji i minimalizacji ryzyka związanego z ochroną danych w projekcie lub planie.
GDPR reguluje sposób przetwarzania danych osobowych w Europejskim Obszarze Gospodarczym (EOG). Ustanawia rygorystyczne wytyczne dotyczące gromadzenia, przechowywania, wykorzystywania i przekazywania danych. To tworzy skomplikowaną sieć wymogów zgodności dla firm z branży oprogramowania, gier wideo i SaaS, szczególnie w przypadku współpracy z klientami zagranicznymi.
Każdy podmiot, niezależnie od lokalizacji, który przetwarza dane osobowe obywateli UE, podlega GDPR. Oznacza to, że nawet jeśli firmy SaaS, firmy produkujące oprogramowanie i gry wideo mają siedzibę poza UE, ale sprzedają klientom w UE, muszą przestrzegać GDPR. Działając jako bariera między Twoją firmą a zagrożeniami związanymi z egzekwowaniem prawa UE, Merchant of Record może być niezbędnym sojusznikiem w poruszaniu się po tych wymaganiach.
Ze względu na charakter ich modeli biznesowych, firmy SaaS, firmy produkujące oprogramowanie i gry wideo stoją w obliczu szczególnych wyzwań związanych z GDPR:
Mikrotransakcje i zakupy w aplikacji: Wiążą się one z zarządzaniem prywatnymi informacjami o płatnościach.
- Przykład: Zapewnienie bezpiecznego przetwarzania danych karty podczas zakupu gier mobilnych.
Oto trzy przykłady znanych działań związanych z egzekwowaniem GDPR:
Amazon (2021): Kara w wysokości 746 mln EUR za nieważną zgodę w reklamie.
Meta (2023): kara w wysokości 1,2 mld EUR za niezgodne z prawem międzynarodowe transfery danych do USA.
H&M (2020): kara w wysokości 35 mln EUR za niewłaściwe wykorzystanie danych pracowników.
Merchant of Record (MoR) ma kluczowe znaczenie dla ułatwienia zgodności z GDPR, szczególnie dla firm, które sprzedają online i prowadzą działalność na arenie międzynarodowej. Oto zestawienie problemów i rozwiązań oferowanych przez MOR:
Skomplikowane przepisy GDPR dotyczące przesyłania i przetwarzania danych
Właściwe zarządzanie zgodą
Rozpatrywanie wniosków osób, których dane dotyczą
Przestrzeganie przepisów dotyczących przesyłania i lokalizacji danych
Odpowiedzialność finansowa związana z RODO
Rozwijaj się dzięki najbardziej innowacyjnemu, kompleksowemu rozwiązaniu SaaS i produktów cyfrowych w branży. Od wysokowydajnych narzędzi płatniczych i analitycznych po kompleksowe zarządzanie podatkami, a także obsługę subskrypcji i rozliczeń, PayPro Global jest gotowy na rozwój Twojego SaaS.
Sprzedawaj swój SaaS globalnie z PayPro Global!
Oto szczegółowy opis procedury:
Przyjmowanie i potwierdzanie wniosku:MOR rejestruje i uwierzytelnia żądania usunięcia danych.
Koordynacja danych: Współpracuje z klientem w celu usunięcia danych z każdego systemu.
Potwierdzenie i rejestrowanie: Prowadzi rejestr audytów regulacyjnych, powiadamiając wnioskodawcę i dokumentując usunięcie.
Przeprowadzanie Ocen Skutków dla Ochrony Danych (DPIA) w sprzedaży oprogramowania i SaaS jest zasadniczą procedurą, szczególnie w świetle rosnącego znaczenia przepisów o ochronie danych, takich jak GDPR. Oto proces:
Kroki do podjęcia:
W razie potrzeby uzyskaj poradę od organów regulacyjnych.
Aby zapewnić użytkownikom lokalne alerty pogodowe, Twoja aplikacja śledzi ich lokalizacje.
Ryzyko: naruszenie prywatności i nieautoryzowane śledzenie.
Środki zaradcze: szyfrowanie wiadomości, anonimizacja danych o lokalizacji i wymaganie zgody użytkownika.
Rozważ następujące najlepsze praktyki podczas wdrażania i monitorowania zgodności z RODO:
Oto kilka błędów, które popełniają firmy SaaS, software i firmy z branży gier wideo:
Rozwijaj się dzięki najbardziej innowacyjnemu w branży kompleksowemu rozwiązaniu dla SaaS i produktów cyfrowych. Od wysokowydajnych narzędzi płatniczych i analitycznych po kompleksowe zarządzanie podatkami, a także obsługę subskrypcji i rozliczeń, PayPro Global jest gotowy, aby skalować Twój SaaS.
Sprzedawaj swój SaaS globalnie z PayPro Global!
Zastrzeżenie: Należy pamiętać, że niniejszy artykuł nie powinien być traktowany jako porada prawna dotycząca zgodności z RODO. Jedynym celem tego artykułu jest ułatwienie lepszego zrozumienia zatwierdzonego unijnego prawa dotyczącego ochrony danych.
Jeśli potrzebujesz porady prawnej w tej sprawie, zachęcamy do skorzystania z pomocy prawnika, który może zastosować RODO do konkretnych potrzeb Twojej firmy.
Firmy z sektorów oprogramowania, SaaS i gier wideo stoją w obliczu wyjątkowych wyzwań związanych z RODO ze względu na swój cyfrowy charakter i globalny zasięg. Kluczowe zagrożenia obejmują skuteczne zarządzanie zgodą użytkowników w ramach subskrypcji oraz śledzenie/analitykę użytkowników, zapewnienie zgodnych z prawem międzynarodowych transferów danych (często wymagających mechanizmów takich jak Standardowe Klauzule Umowne lub SCC), przestrzeganie potencjalnych przepisów o lokalizacji danych w określonych krajach oraz bezpieczne przetwarzanie wrażliwych danych dotyczących płatności w przypadku mikrotransakcji i zakupów w aplikacji. Niewłaściwe zajęcie się tymi obszarami może narazić Twoją firmę na poważne naruszenia zgodności i kary, jak widać w ostatnich działaniach egzekucyjnych przeciwko dużym firmom technologicznym.
Merchant of Record (MoR) działa jako podmiot prawny odpowiedzialny za sprzedaż Twoich produktów lub usług cyfrowych online, a tym samym znacznie upraszcza obciążenie związane z przestrzeganiem RODO w przypadku tych transakcji.
MoR staje się administratorem danych transakcyjnych, które przetwarza (takich jak dane dotyczące płatności i informacje rozliczeniowe). Oznacza to, że MoR przejmuje kluczowe obowiązki wynikające z GDPR, takie jak uzyskanie ważnej zgody podczas zakupu, obsługa żądań osób, których dane dotyczą (takich jak dostęp lub usunięcie) związanych z transakcjami, zapewnienie zgodnych mechanizmów przesyłania danych oraz przejęcie odpowiedzialności finansowej za zgodność z GDPR w odniesieniu do danych sprzedaży. Zmniejsza to bezpośrednie ryzyko regulacyjne i obciążenie administracyjne.
Nie, korzystanie z Merchant of Record przede wszystkim przenosi obowiązki wynikające z GDPR związane z procesem transakcji sprzedaży, ale nie eliminuje wszystkich zobowiązań Twojej firmy.
Chociaż MoR jest administratorem danych dotyczących płatności i danych rozliczeniowych, które przetwarza, Twoja firma prawdopodobnie pozostaje administratorem danych osobowych, które zbierasz bezpośrednio. Mogą to być informacje o koncie użytkownika (poza danymi płatniczymi), analizy użytkowania produktu, dane dotyczące komunikacji marketingowej lub dane pracowników. Nadal musisz zapewnić, że Twoje własne wewnętrzne działania związane z przetwarzaniem danych są zgodne z GDPR.
Merchant of Record wykonuje kilka kluczowych zadań, aby zarządzać zgodnością z GDPR w zakresie sprzedaży, którą przetwarza w Twoim imieniu.
Zazwyczaj obejmuje to: wdrażanie zgodnych procesów realizacji transakcji w celu uzyskania niezbędnych zgód, bezpieczne przetwarzanie i przechowywanie informacji o płatnościach, ustanowienie procedur zarządzania dostępem do danych i żądaniami usunięcia danych transakcyjnych, zapewnienie istnienia legalnych mechanizmów przesyłania danych (takich jak SCC) w przypadku, gdy dane przekraczają granice (np. poza EOG), przestrzeganie przepisów dotyczących lokalizacji danych, tam gdzie ma to zastosowanie, oraz prowadzenie podlegających audytowi rejestrów tych działań związanych z zapewnieniem zgodności.