Firmy odczuwają bolesne skutki ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO). Działając otrzeźwiająco i przypominając o cenie braku zgodności, same grzywny za RODO w 2023 r. wyniosły ponad 1,78 mld EUR. Czy masz trudności z poruszaniem się po niuansach RODO jako firma zajmująca się oprogramowaniem, grami wideo lub SaaS?
Ten poradnik pomoże Ci zrozumieć konkretne problemy związane ze zgodnością z RODO, z którymi się spotykasz, oraz jak Merchant of Record może uprościć zarządzanie prywatnością danych, obniżyć zobowiązania finansowe i zagwarantować zgodność ze zmieniającymi się przepisami.
Ignorowanie RODO nie wchodzi w grę. Brak zgodności może zaszkodzić Twojej reputacji, podważyć zaufanie klientów i skutkować wysokimi karami finansowymi (do 4% rocznego globalnego obrotu lub 20 mln EUR, w zależności od tego, która kwota jest wyższa).
Kluczowe definicje
RODO (ogólne rozporządzenie o ochronie danych): Rozporządzenie UE regulujące przetwarzanie danych osobowych osób fizycznych w EOG. Ma na celu ochronę prywatności i bezpieczeństwa danych.
Dane osobowe: Wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej.
Przetwarzanie: Każda operacja lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych.
Administrator danych: Podmiot, który określa cele i sposoby przetwarzania danych osobowych.
Podmiot przetwarzający dane: Podmiot, który przetwarza dane osobowe w imieniu administratora.
Merchant of Record (MOR): Strona trzecia, która przejmuje prawne i finansowe obowiązki związane ze sprzedażą produktów lub usług online, w tym zgodność z GDPR. MOR staje się administratorem danych transakcyjnych, pomagając firmom w zdjęciu z nich wielu obowiązków związanych ze zgodnością.
Ocena skutków dla ochrony danych (DPIA): Proces identyfikacji i minimalizacji ryzyka związanego z ochroną danych w projekcie lub planie.
Czym jest GDPR?
GDPR reguluje sposób przetwarzania danych osobowych w Europejskim Obszarze Gospodarczym (EOG). Ustanawia rygorystyczne wytyczne dotyczące gromadzenia, przechowywania, wykorzystywania i przekazywania danych. To tworzy skomplikowaną sieć wymogów zgodności dla firm z branży oprogramowania, gier wideo i SaaS, szczególnie w przypadku współpracy z klientami zagranicznymi.
Każdy podmiot, niezależnie od lokalizacji, który przetwarza dane osobowe obywateli UE, podlega GDPR. Oznacza to, że nawet jeśli firmy SaaS, firmy produkujące oprogramowanie i gry wideo mają siedzibę poza UE, ale sprzedają klientom w UE, muszą przestrzegać GDPR. Działając jako bariera między Twoją firmą a zagrożeniami związanymi z egzekwowaniem prawa UE, Merchant of Record może być niezbędnym sojusznikiem w poruszaniu się po tych wymaganiach.
Specyficzne przeszkody GDPR w sprzedaży cyfrowej
Ze względu na charakter ich modeli biznesowych, firmy SaaS, firmy produkujące oprogramowanie i gry wideo stoją w obliczu szczególnych wyzwań związanych z GDPR:
- Zarządzanie subskrypcjami: Solidne zarządzanie danymi i procedury zarządzania uprawnieniami są niezbędne do obsługi danych użytkowników w ramach subskrypcji cyklicznych.
- Przykład: Za każdym razem, gdy odnawiana jest subskrypcja gracza, studio gier musi poprosić o jego dalszą zgodę. - Globalne transfery danych: Standardowe klauzule umowne (SCC) i inne podobne metody są niezbędne do przesyłania danych poza EOG.
- Przykład: Firma SaaS używa SCC do hostowania danych analitycznych na serwerach zlokalizowanych w Stanach Zjednoczonych. - Lokalizacja danych: Lokalne przechowywanie danych jest wymagane w krajach takich jak Niemcy.
- Na przykład, aby zachować zgodność, dostawca oprogramowania przechowuje dane niemieckich użytkowników w Niemczech. - Jasna zgoda i kontrola użytkownika: Są one niezbędne do śledzenia użytkowników i analiz.
- Przykład: Przed śledzeniem aktywności gracza w celu personalizacji, aplikacja do gier prosi o pozwolenie.
Mikrotransakcje i zakupy w aplikacji: Wiążą się one z zarządzaniem prywatnymi informacjami o płatnościach.
- Przykład: Zapewnienie bezpiecznego przetwarzania danych karty podczas zakupu gier mobilnych.
Ostatnie działania związane z egzekwowaniem GDPR
Oto trzy przykłady znanych działań związanych z egzekwowaniem GDPR:
Amazon (2021): Kara w wysokości 746 mln EUR za nieważną zgodę w reklamie.
Meta (2023): kara w wysokości 1,2 mld EUR za niezgodne z prawem międzynarodowe transfery danych do USA.
H&M (2020): kara w wysokości 35 mln EUR za niewłaściwe wykorzystanie danych pracowników.
Zalety Merchant of Record
Merchant of Record (MoR) ma kluczowe znaczenie dla ułatwienia zgodności z GDPR, szczególnie dla firm, które sprzedają online i prowadzą działalność na arenie międzynarodowej. Oto zestawienie problemów i rozwiązań oferowanych przez MOR:
Skomplikowane przepisy GDPR dotyczące przesyłania i przetwarzania danych
- Rozwiązanie: MOR przestrzega GDPR podczas przetwarzania.
- Rezultat: Zmniejszone ryzyko prawne i regulacyjne.
Właściwe zarządzanie zgodą
- Rozwiązanie: MOR prowadzi rejestry z możliwością audytu i wprowadza przepływy pracy związane z uzyskiwaniem zgody zgodnie z przepisami.
- Rezultat: Większa otwartość i zaufanie użytkowników.
Rozpatrywanie wniosków osób, których dane dotyczą
- Rozwiązanie: MOR gwarantuje szybkie odpowiedzi i skutecznie obsługuje zapytania.
- Rezultat: Lepsza zgodność i mniejsze obciążenia administracyjne
Przestrzeganie przepisów dotyczących przesyłania i lokalizacji danych
- Rozwiązanie: MOR gwarantuje legalne techniki przesyłania i lokalny hosting.
- Rezultat: Międzynarodowe przestrzeganie rozwijających się norm, w szczególności tych wynikających z oczekującego Schrems III
Odpowiedzialność finansowa związana z RODO
- Rozwiązanie: MOR przejmuje odpowiedzialność i obowiązki związane z zapewnieniem zgodności.
- Rezultat: Spokój ducha i ochrona przed karami.
Twój dedykowany
Partner ds. eCommerceRozwijaj się dzięki najbardziej innowacyjnemu, kompleksowemu rozwiązaniu SaaS i produktów cyfrowych w branży. Od wysokowydajnych narzędzi płatniczych i analitycznych po kompleksowe zarządzanie podatkami, a także obsługę subskrypcji i rozliczeń, PayPro Global jest gotowy na rozwój Twojego SaaS.
Sprzedawaj swój SaaS globalnie z PayPro Global!
MOR a prawa podmiotów danych: Prawo do bycia zapomnianym
Oto szczegółowy opis procedury:
Przyjmowanie i potwierdzanie wniosku:MOR rejestruje i uwierzytelnia żądania usunięcia danych.
Koordynacja danych: Współpracuje z klientem w celu usunięcia danych z każdego systemu.
Potwierdzenie i rejestrowanie: Prowadzi rejestr audytów regulacyjnych, powiadamiając wnioskodawcę i dokumentując usunięcie.
Przeprowadzanie Ocen Skutków dla Ochrony Danych (DPIA) w Sprzedaży SaaS i Oprogramowania
Przeprowadzanie Ocen Skutków dla Ochrony Danych (DPIA) w sprzedaży oprogramowania i SaaS jest zasadniczą procedurą, szczególnie w świetle rosnącego znaczenia przepisów o ochronie danych, takich jak GDPR. Oto proces:
Kroki do podjęcia:
- Określ, czy DPIA jest konieczna.
- Wyjaśnij zakres przetwarzania.
- Oceń proporcjonalność i potrzebę.
- Oceń ryzyko dla osób.
- Wprowadź środki ostrożności.
- Prowadź ewidencję wszystkiego.
W razie potrzeby uzyskaj poradę od organów regulacyjnych.
Wprowadzenie Funkcji Opartej na Geolokalizacji jako Przykład DPIA
Aby zapewnić użytkownikom lokalne alerty pogodowe, Twoja aplikacja śledzi ich lokalizacje.
Ryzyko: naruszenie prywatności i nieautoryzowane śledzenie.
Środki zaradcze: szyfrowanie wiadomości, anonimizacja danych o lokalizacji i wymaganie zgody użytkownika.
Oś czasu zgodności z RODO (uproszczony)
- Utwórz mapę przepływu danych.
- Przeprowadź DPIA.
- Wybierz swojego MOR.
- Wprowadź w życie zbieranie zgód.
- Przetestuj procesy usuwania danych.
- Rozpocznij monitorowanie zgodności za pomocą panelu.
Wskazówki i najlepsze praktyki
Rozważ następujące najlepsze praktyki podczas wdrażania i monitorowania zgodności z RODO:
-
- Zmniejsz ilość gromadzonych danych.
- Uwzględnij prywatność w projekcie swoich produktów.
- Przeprowadzaj rutynowe audyty systemu.
- Miej oko na rozwój sytuacji prawnej, takiej jak Schrems III.
- Edukuj swój zespół.
- Upewnij się, że przepisy RODO są zawarte w umowach z dostawcami.
- Zmniejsz ilość gromadzonych danych.
Częste błędy
Oto kilka błędów, które popełniają firmy SaaS, software i firmy z branży gier wideo:
- Zakładanie, że GDPR nie ma znaczenia.
- Wstępnie zaznaczone formularze zgody.
- Brak planu na wypadek naruszenia danych.
- Ignorowanie próśb użytkowników o usunięcie danych.
- Bezkrytyczne wierzenie, że narzędzia firm trzecich są zgodne z przepisami.
Podsumowanie
Partner eCommerce
Rozwijaj się dzięki najbardziej innowacyjnemu w branży kompleksowemu rozwiązaniu dla SaaS i produktów cyfrowych. Od wysokowydajnych narzędzi płatniczych i analitycznych po kompleksowe zarządzanie podatkami, a także obsługę subskrypcji i rozliczeń, PayPro Global jest gotowy, aby skalować Twój SaaS.
Sprzedawaj swój SaaS globalnie z PayPro Global!
Zastrzeżenie: Należy pamiętać, że niniejszy artykuł nie powinien być traktowany jako porada prawna dotycząca zgodności z RODO. Jedynym celem tego artykułu jest ułatwienie lepszego zrozumienia zatwierdzonego unijnego prawa dotyczącego ochrony danych.
Jeśli potrzebujesz porady prawnej w tej sprawie, zachęcamy do skorzystania z pomocy prawnika, który może zastosować RODO do konkretnych potrzeb Twojej firmy.
Najczęściej zadawane pytania
Jakie są główne zagrożenia związane z RODO dla firm z branży oprogramowania i gier wideo?
Firmy z sektorów oprogramowania, SaaS i gier wideo stoją w obliczu wyjątkowych wyzwań związanych z RODO ze względu na swój cyfrowy charakter i globalny zasięg. Kluczowe zagrożenia obejmują skuteczne zarządzanie zgodą użytkowników w ramach subskrypcji oraz śledzenie/analitykę użytkowników, zapewnienie zgodnych z prawem międzynarodowych transferów danych (często wymagających mechanizmów takich jak Standardowe Klauzule Umowne lub SCC), przestrzeganie potencjalnych przepisów o lokalizacji danych w określonych krajach oraz bezpieczne przetwarzanie wrażliwych danych dotyczących płatności w przypadku mikrotransakcji i zakupów w aplikacji. Niewłaściwe zajęcie się tymi obszarami może narazić Twoją firmę na poważne naruszenia zgodności i kary, jak widać w ostatnich działaniach egzekucyjnych przeciwko dużym firmom technologicznym.
W jaki sposób Merchant of Record może pomóc mojej firmie w przestrzeganiu RODO?
Merchant of Record (MoR) działa jako podmiot prawny odpowiedzialny za sprzedaż Twoich produktów lub usług cyfrowych online, a tym samym znacznie upraszcza obciążenie związane z przestrzeganiem RODO w przypadku tych transakcji.
MoR staje się administratorem danych transakcyjnych, które przetwarza (takich jak dane dotyczące płatności i informacje rozliczeniowe). Oznacza to, że MoR przejmuje kluczowe obowiązki wynikające z GDPR, takie jak uzyskanie ważnej zgody podczas zakupu, obsługa żądań osób, których dane dotyczą (takich jak dostęp lub usunięcie) związanych z transakcjami, zapewnienie zgodnych mechanizmów przesyłania danych oraz przejęcie odpowiedzialności finansowej za zgodność z GDPR w odniesieniu do danych sprzedaży. Zmniejsza to bezpośrednie ryzyko regulacyjne i obciążenie administracyjne.
Czy korzystanie z Merchant of Record usuwa wszystkie moje obowiązki wynikające z GDPR?
Nie, korzystanie z Merchant of Record przede wszystkim przenosi obowiązki wynikające z GDPR związane z procesem transakcji sprzedaży, ale nie eliminuje wszystkich zobowiązań Twojej firmy.
Chociaż MoR jest administratorem danych dotyczących płatności i danych rozliczeniowych, które przetwarza, Twoja firma prawdopodobnie pozostaje administratorem danych osobowych, które zbierasz bezpośrednio. Mogą to być informacje o koncie użytkownika (poza danymi płatniczymi), analizy użytkowania produktu, dane dotyczące komunikacji marketingowej lub dane pracowników. Nadal musisz zapewnić, że Twoje własne wewnętrzne działania związane z przetwarzaniem danych są zgodne z GDPR.
Co właściwie robi Merchant of Record w odniesieniu do GDPR?
Merchant of Record wykonuje kilka kluczowych zadań, aby zarządzać zgodnością z GDPR w zakresie sprzedaży, którą przetwarza w Twoim imieniu.
Zazwyczaj obejmuje to: wdrażanie zgodnych procesów realizacji transakcji w celu uzyskania niezbędnych zgód, bezpieczne przetwarzanie i przechowywanie informacji o płatnościach, ustanowienie procedur zarządzania dostępem do danych i żądaniami usunięcia danych transakcyjnych, zapewnienie istnienia legalnych mechanizmów przesyłania danych (takich jak SCC) w przypadku, gdy dane przekraczają granice (np. poza EOG), przestrzeganie przepisów dotyczących lokalizacji danych, tam gdzie ma to zastosowanie, oraz prowadzenie podlegających audytowi rejestrów tych działań związanych z zapewnieniem zgodności.
Ioana Grigorescu
Ioana Grigorescu jest Content Managerem w PayPro Global, skupiającym się na tworzeniu strategicznych tekstów dla firm SaaS, B2B i technologicznych. Dzięki wykształceniu, które łączy języki i studia tłumaczeniowe z naukami politycznymi, jest wykwalifikowana w analizowaniu, tworzeniu i przekazywaniu wpływowych treści. Doskonale radzi sobie z opracowywaniem strategii treści, tworzeniem różnorodnych materiałów marketingowych i zapewnianiem skuteczności treści. Poza pracą lubi zgłębiać tajniki projektowania w programie Figma.
