Les entreprises ressentent la douleur du Règlement général sur la protection des données (RGPD). Un rappel qui donne à réfléchir sur le prix de la non-conformité, les amendes RGPD en 2023 seulement ont atteint plus de 1,78 milliard d'euros. Rencontrez-vous des difficultés à naviguer dans les nuances du RGPD en tant qu'entreprise de logiciels, de jeux vidéo ou SaaS ?
Ce tutoriel vous aidera à comprendre les problèmes spécifiques de conformité au RGPD que vous rencontrez et comment un Merchant of Record peut simplifier la gestion de la confidentialité des données, réduire les obligations financières et garantir la conformité à la législation en évolution.
Il n'est pas possible d'ignorer le RGPD. La non-conformité peut nuire à votre réputation, saper la confiance des clients et entraîner de lourdes amendes (jusqu'à 4 % du chiffre d'affaires mondial annuel ou 20 millions d'euros, selon le montant le plus élevé).
Définitions clés
RGPD (Règlement général sur la protection des données) : Un règlement de l'UE régissant le traitement des données personnelles des personnes au sein de l'EEE. Il vise à protéger la confidentialité et la sécurité des données.
Données personnelles : Toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable.
Traitement : Toute opération ou ensemble d'opérations effectuées sur des données personnelles.
Responsable du traitement : L'entité qui détermine les finalités et les moyens du traitement des données personnelles.
Processeur de données : L’entité qui traite les données personnelles pour le compte du responsable du traitement.
Commerçant officiel (MOR) : Un tiers qui assume les responsabilités juridiques et financières de la vente de produits ou de services en ligne, y compris la conformité au RGPD. Le MOR devient le responsable du traitement des données transactionnelles, ce qui aide les entreprises à se décharger de nombreuses responsabilités en matière de conformité.
Analyse d’impact relative à la protection des données (AIPD) : Un processus visant à identifier et à minimiser les risques liés à la protection des données d’un projet ou d’un plan.
Qu’est-ce que le RGPD?
Le RGPD réglemente la façon dont les données personnelles concernant les personnes sont traitées dans l’Espace économique européen (EEE). Il établit des lignes directrices strictes pour la collecte, le stockage, l’utilisation et le transfert des données. Cela crée un réseau complexe d’exigences de conformité pour les entreprises de logiciels, de jeux vidéo et de SaaS, en particulier lorsqu’elles travaillent avec des clients étrangers.
Toute entité, quel que soit son emplacement, qui traite les données personnelles de citoyens de l’UE est soumise au RGPD. Cela signifie que même si elles sont basées en dehors de l’UE, les entreprises SaaS, de logiciels et de jeux vidéo qui vendent à des clients de l’UE doivent se conformer au règlement. En servant de barrière entre votre entreprise et les dangers de l’application de la loi par l’UE, un commerçant officiel peut être un allié essentiel pour répondre à ces exigences.
Obstacles spécifiques au RGPD dans les ventes numériques
En raison de la nature de leurs modèles commerciaux, les entreprises SaaS, de logiciels et de jeux vidéo sont confrontées à des défis particuliers en matière de RGPD :
- Gestion des abonnements : De solides procédures de gouvernance des données et de gestion des autorisations sont nécessaires pour gérer les données des utilisateurs dans le cadre d’abonnements récurrents.
- Exemple : Chaque fois que la facturation de l’abonnement d’un joueur est renouvelée, le studio de jeu doit demander son approbation continue. - Transferts de données mondiaux : Les clauses contractuelles types (CCT) et autres méthodes similaires sont nécessaires pour transférer des données en dehors de l’EEE.
- Exemple : Les CCT sont utilisées par une société SaaS pour héberger des données analytiques sur des serveurs situés aux États-Unis. - Localisation des données : Le stockage local des données est requis dans des pays comme l’Allemagne.
- Par exemple, afin de se conformer, un fournisseur de logiciels stocke les données des utilisateurs allemands en Allemagne. - Consentement clair et contrôle de l’utilisateur : Ils sont nécessaires pour le suivi et l’analyse des utilisateurs.
- Exemple : Avant de suivre l’activité des joueurs à des fins de personnalisation, une application de jeu demande l’autorisation.
Microtransactions et achats intégrés : Ils impliquent la gestion d’informations de paiement privées.
- Exemple : S’assurer que les informations de carte sont traitées en toute sécurité lors de l’achat de jeux mobiles.
Mesures récentes d’application du RGPD
Voici trois exemples de mesures célèbres d’application du RGPD :
Amazon (2021) : Amende de 746 millions d’euros pour consentement non valide dans la publicité.
Meta (2023) : Amende de 1,2 milliard d’euros pour transferts illégaux de données internationales vers les États-Unis.
H&M (2020) : Amende de 35 millions d’euros pour utilisation abusive des données des employés.
L’avantage du Merchant of Record
Un Merchant of Record (MoR) est essentiel pour faciliter la conformité au RGPD, en particulier pour les entreprises qui vendent en ligne et font des affaires à l’international. Voici une ventilation des problèmes et des solutions offertes par le MOR :
Réglementations complexes du RGPD pour le transfert et le traitement des données
- Solution : Le MOR se conforme au RGPD lors du traitement.
- Résultat : Réduction des risques juridiques et réglementaires.
Gérer le consentement de manière appropriée
- Solution : Le MOR conserve des enregistrements vérifiables et met en place des flux de travail de consentement de conformité.
- Résultat : Augmentation de la transparence et de la confiance des utilisateurs.
Répondre aux demandes des personnes concernées
- Solution : Le MOR garantit des réponses rapides et gère efficacement les demandes.
- Résultat : Amélioration de la conformité et réduction des charges administratives
Se conformer aux réglementations en matière de transmission et de localisation des données
- Solution : Le MOR garantit des techniques de transfert légitimes et un hébergement local.
- Résultat : Adhésion internationale aux normes en développement, en particulier celles résultant de l'affaire Schrems III en suspens.
Responsabilité financière liée au RGPD
- Solution : le MOR prend en charge les responsabilités en matière de responsabilité et de conformité.
- Résultat : tranquillité d'esprit et protection contre les amendes.
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MOR et droits des personnes concernées : le droit à l'oubli
Voici une description de la procédure :
Prise en charge et confirmation de la demande : MOR enregistre et authentifie les requêtes de suppression de données.
Coordination des données : Collabore avec le client pour supprimer les données de chaque système.
Confirmation et enregistrement : Conserve des enregistrements pour les audits réglementaires en informant le demandeur et en documentant la suppression.
Réalisation d'AIPD pour les ventes de SaaS et de logiciels
La réalisation d'analyses d'impact sur la protection des données (AIPD) pour les ventes de logiciels et de SaaS est une procédure essentielle, en particulier compte tenu de l'importance croissante des lois sur la confidentialité des données telles que le RGPD. Voici le processus :
Étapes à suivre :
- Déterminer si une AIPD est nécessaire.
- Expliquer la portée du traitement.
- Évaluer la proportionnalité et la nécessité.
- Évaluer les risques pour les personnes.
- Mettre en place des précautions.
- Tenir un registre de tout.
Si nécessaire, demander conseil aux autorités de réglementation.
Présentation d'une fonctionnalité basée sur la géolocalisation comme exemple d'AIPD
Afin de fournir aux utilisateurs des alertes météorologiques locales, votre application suit leur emplacement.
Risques : atteinte à la vie privée et suivi non autorisé.
Mesures d'atténuation : cryptage des messages, anonymisation des données de localisation et demande de consentement de l'utilisateur.
Chronologie de la conformité au RGPD (simplifiée)
- Créer une carte des flux de données.
- Effectuer une DPIA.
- Sélectionnez votre MOR.
- Mettre en œuvre la collecte du consentement.
- Tester les flux de suppression des données.
- Commencer par une surveillance du tableau de bord pour la conformité.
Conseils et meilleures pratiques
Tenez compte de ces meilleures pratiques lors de la mise en œuvre et du suivi de la conformité au RGPD :
-
- Réduire la quantité de données collectées.
- Inclure la protection de la vie privée dans la conception de vos produits.
- Effectuer des audits système de routine.
- Surveiller les développements juridiques tels que Schrems III.
- Sensibiliser votre équipe.
- S'assurer que les dispositions du RGPD sont incluses dans les contrats avec les fournisseurs.
- Réduire la quantité de données collectées.
Erreurs courantes
Voici quelques erreurs que les entreprises SaaS, de logiciels et de jeux vidéo commettent :
- Supposer que le RGPD n'est pas pertinent.
- Formulaires de consentement pré-cochés.
- Manque de plan en cas de violation de données.
- Ne pas tenir compte des demandes de suppression des utilisateurs.
- Croire sans confirmation que les outils tiers sont conformes.
Conclusion
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Avertissement : Veuillez garder à l'esprit que cet article ne doit pas être considéré comme un conseil juridique concernant la conformité au RGPD. Le seul but de cet article est de faciliter une meilleure compréhension de la loi européenne approuvée sur la confidentialité des données.
Si vous avez besoin de conseils juridiques à ce sujet, nous vous invitons vivement à demander l'aide d'un avocat, qui pourra appliquer le RGPD aux besoins spécifiques de votre entreprise.
FAQ
Quels sont les principaux risques liés au RGPD pour les entreprises de logiciels et de jeux vidéo ?
Les entreprises des secteurs des logiciels, du SaaS et des jeux vidéo sont confrontées à des défis uniques en matière de RGPD en raison de leur nature numérique et de leur portée mondiale. Les principaux risques impliquent la gestion efficace du consentement des utilisateurs à travers les abonnements et pour le suivi/l'analyse des utilisateurs, la garantie de transferts internationaux de données licites (nécessitant souvent des mécanismes tels que les clauses contractuelles types ou CCT), le respect des lois potentielles de localisation des données dans des pays spécifiques et la gestion sécurisée des informations de paiement sensibles pour les microtransactions et les achats intégrés. Le fait de ne pas traiter correctement ces aspects peut exposer votre entreprise à des violations importantes de la conformité et à des pénalités, comme on l'a vu dans les récentes actions coercitives contre les grandes entreprises technologiques.
Comment un Merchant of Record peut-il aider mon entreprise à se conformer au RGPD ?
Un Merchant of Record (MoR) agit en tant qu'entité juridique responsable de la vente de vos produits ou services numériques en ligne, et ce faisant, il simplifie considérablement votre charge de conformité au RGPD pour ces transactions.
Le MoR devient le responsable du traitement des données transactionnelles qu'il traite (comme les détails de paiement et les informations de facturation). Cela signifie que le MoR assume des responsabilités clés en matière de RGPD, telles que l'obtention d'un consentement valide lors de l'achat, le traitement des demandes des personnes concernées (comme l'accès ou la suppression) liées aux transactions, la garantie de mécanismes de transfert de données conformes et la prise en charge de la responsabilité financière de la conformité au RGPD concernant ces données de vente. Cela réduit votre risque réglementaire direct et votre charge de travail administrative.
L'utilisation d'un Merchant of Record supprime-t-elle toutes mes responsabilités en matière de RGPD ?
Non, l'utilisation d'un Merchant of Record transfère principalement les responsabilités en matière de RGPD liées au processus de transaction de vente, mais n'élimine pas toutes les obligations de votre entreprise.
Bien que le MoR soit le contrôleur des données pour les données de paiement et de facturation qu'il traite, votre entreprise reste probablement le contrôleur des données pour les autres données personnelles que vous collectez directement. Cela pourrait inclure les informations de compte utilisateur (au-delà des détails de paiement), l'analyse de l'utilisation des produits, les données de communication marketing ou les données des employés. Vous devez toujours vous assurer que vos propres activités de traitement des données internes sont conformes au RGPD.
Que fait réellement un Merchant of Record en ce qui concerne le RGPD ?
Un Merchant of Record effectue plusieurs tâches clés pour gérer la conformité au RGPD pour les ventes qu'il traite en votre nom.
Cela comprend généralement : la mise en œuvre de flux de paiement conformes pour capturer les consentements nécessaires, le traitement et le stockage sécurisés des informations de paiement, l'établissement de procédures pour gérer les demandes d'accès et de suppression des données des personnes concernées pour les données transactionnelles, la garantie que des mécanismes de transfert de données légaux (tels que les clauses contractuelles types) sont en place si les données traversent les frontières (par exemple, en dehors de l'EEE), le respect des règles de localisation des données, le cas échéant, et la tenue de registres vérifiables de ces activités de conformité.
Ioana Grigorescu
Ioana Grigorescu est la gestionnaire de contenu de PayPro Global. Elle se concentre sur la création d'articles stratégiques pour les entreprises SaaS, B2B et technologiques. Avec une formation qui combine les langues et les études de traduction avec les sciences politiques, elle est compétente pour analyser, créer et communiquer un contenu percutant. Elle excelle dans l'élaboration de stratégies de contenu, la production de divers supports marketing et l'assurance de l'efficacité du contenu. En dehors de son travail, elle aime explorer le design avec Figma.
