Bedrijven ondervinden de nadelen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Als een ontnuchterende herinnering aan de prijs van niet-naleving, bereikten de AVG-boetes in 2023 alleen al meer dan € 1,78 miljard. Heeft u moeite met het navigeren door de nuances van de AVG als een software-, videogame- of SaaS-bedrijf?
Deze tutorial helpt u bij het begrijpen van de specifieke AVG-complianceproblemen die u tegenkomt en hoe een Merchant of Record gegevensprivacybeheer kan vereenvoudigen, financiële verplichtingen kan verlagen en naleving van veranderende wetgeving kan garanderen.
Het is geen optie om de AVG te negeren. Niet-naleving kan uw reputatie schaden, het vertrouwen van klanten ondermijnen en leiden tot hoge boetes (tot 4% van de jaarlijkse wereldwijde omzet of € 20 miljoen, afhankelijk van welke hoger is).
Belangrijkste definities
AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming): Een EU-verordening die de verwerking van persoonsgegevens van personen binnen de EER regelt. Het is gericht op de bescherming van gegevensprivacy en -beveiliging.
Persoonsgegevens: Alle informatie met betrekking tot een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.
Verwerking: Elke bewerking of reeks bewerkingen die op persoonsgegevens wordt uitgevoerd.
Verwerkingsverantwoordelijke: De entiteit die de doelen en middelen voor het verwerken van persoonsgegevens vaststelt.
Verwerker: De entiteit die persoonsgegevens verwerkt namens de verwerkingsverantwoordelijke.
Merchant of Record (MOR): Een derde partij die de juridische en financiële verantwoordelijkheden op zich neemt van de online verkoop van producten of diensten, inclusief GDPR-compliance. De MOR wordt de verwerkingsverantwoordelijke voor transactionele gegevens, waardoor bedrijven veel compliance-verantwoordelijkheden kunnen afstoten.
Data Privacy Impact Assessment (DPIA): Een proces om de risico's voor gegevensbescherming van een project of plan te identificeren en te minimaliseren.
Wat is GDPR?
De GDPR reguleert hoe persoonsgegevens over personen in de Europese Economische Ruimte (EER) worden verwerkt. Het stelt strenge richtlijnen vast voor het verzamelen, opslaan, gebruiken en overdragen van gegevens. Dit creëert een ingewikkeld web van compliance-eisen voor software-, videogame- en SaaS-bedrijven, vooral bij het werken met buitenlandse klanten.
Elke entiteit, ongeacht de locatie, die de persoonsgegevens van EU-burgers verwerkt, is onderworpen aan de GDPR. Dit betekent dat zelfs SaaS-, software- en videogamebedrijven die aan EU-klanten verkopen, moeten voldoen, zelfs als ze buiten de EU zijn gevestigd. Door te dienen als een barrière tussen uw bedrijf en de gevaren van EU-handhaving, kan een Merchant of Record een essentiële bondgenoot zijn bij het navigeren door deze vereisten.
Specifieke GDPR-uitdagingen bij digitale verkopen
Vanwege de aard van hun bedrijfsmodellen, staan SaaS-, software- en videogamebedrijven voor specifieke GDPR-uitdagingen:
- Abonnementbeheer: Sterk databeheer en procedures voor rechtenbeheer zijn noodzakelijk om gebruikersgegevens bij terugkerende abonnementen te verwerken.
- Voorbeeld: Elke keer dat de abonnementsfacturering van een speler wordt verlengd, moet de gamestudio om hun voortdurende toestemming vragen. - Globale gegevensoverdracht: Standaard contractuele clausules (SCC's) en andere vergelijkbare methoden zijn noodzakelijk voor het overdragen van gegevens buiten de EER.
- Voorbeeld: SCC's worden gebruikt door een SaaS-bedrijf om analytics-gegevens te hosten op servers in de Verenigde Staten. - Gegevenslokalisatie: Lokale gegevensopslag is vereist in landen als Duitsland.
- Om hieraan te voldoen, slaat een softwareleverancier bijvoorbeeld de gegevens van Duitse gebruikers op in Duitsland. - Duidelijke toestemming en gebruikerscontrole: Ze zijn noodzakelijk voor het volgen van gebruikers en analyses.
- Voorbeeld: Voordat een game-app de activiteit van spelers volgt voor personalisatie, vraagt deze om toestemming.
Microtransacties en in-app aankopen: Deze brengen het beheer van persoonlijke betalingsgegevens met zich mee.
- Voorbeeld: Zorgen voor een veilige verwerking van kaartgegevens bij het kopen van mobiele games.
Recente handhavingsmaatregelen met betrekking tot de AVG
Hier zijn drie voorbeelden van bekende handhavingsmaatregelen met betrekking tot de AVG:
Amazon (2021): € 746 miljoen boete voor ongeldige toestemming bij adverteren.
Meta (2023): boete van €1,2 miljard voor onrechtmatige internationale gegevensoverdracht naar de VS.
H&M (2020): boete van €35 miljoen voor misbruik van personeelsgegevens.
Het voordeel van een Merchant of Record
Een Merchant of Record (MoR) is cruciaal om de AVG-compliance te vereenvoudigen, vooral voor bedrijven die online verkopen en internationaal zaken doen. Hier is een overzicht van problemen en oplossingen die de MOR biedt:
Gecompliceerde AVG-voorschriften voor gegevensoverdracht en -verwerking
- Oplossing: MOR voldoet aan de AVG bij de verwerking.
- Resultaat: Verminderd juridisch en regelgevend risico.
Correct beheer van toestemming
- Oplossing: MOR houdt controleerbare gegevens bij en implementeert workflows voor compliance-toestemming.
- Resultaat: Verhoogde openheid en gebruikersvertrouwen.
Beantwoorden van verzoeken van betrokkenen
- Oplossing: MOR garandeert snelle reacties en behandelt vragen effectief.
- Resultaat: Betere compliance en minder administratieve lasten
Naleving van voorschriften voor gegevenstransmissie en lokalisatie
- Oplossing: MOR garandeert rechtmatige overdrachtstechnieken en lokale hosting.
- Resultaat: Internationale naleving van ontwikkelende normen, met name die voortvloeiend uit de aanstaande Schrems III
GDPR-gerelateerde financiële verantwoordelijkheid
- Oplossing: MOR neemt de aansprakelijkheid en compliance-verantwoordelijkheden over.
- Resultaat: Gemoedsrust en bescherming tegen boetes.
Uw toegewijde
eCommerce PartnerBloei met de meest innovatieve alles-in-één SaaS & Digital Goods-oplossing in de branche. Van hoogwaardige betalings- en analysetools tot volledig belastingbeheer, evenals abonnement- en factuurafhandeling, PayPro Global staat klaar om uw SaaS te schalen.
Verkoop uw SaaS wereldwijd met PayPro Global!
MOR en rechten van betrokkenen: Het recht om vergeten te worden
Hier volgt een overzicht van de procedure:
Aanvraag intake en bevestiging: MOR registreert en authenticeert verzoeken om gegevens te verwijderen.
Coördinatie van gegevens: Werkt samen met de klant om gegevens uit elk systeem te verwijderen.
Bevestiging en logging: Houdt gegevens bij voor wettelijke audits door de aanvrager op de hoogte te stellen en de verwijdering te documenteren.
DPIA's uitvoeren voor SaaS- en softwareverkoop
Het uitvoeren van Data Protection Impact Assessments (DPIA's) voor software- en SaaS-verkoop is een essentiële procedure, vooral gezien het toenemende belang van wetten op het gebied van gegevensprivacy, zoals de AVG. Hier is het proces:
Te nemen stappen:
- Bepaal of een DPIA noodzakelijk is.
- Leg de reikwijdte van de verwerking uit.
- Evalueer proportionaliteit en noodzaak.
- Beoordeel de risico's voor mensen.
- Neem voorzorgsmaatregelen.
- Houd alles bij.
Vraag indien nodig advies aan toezichthouders.
Introductie van een Geo-gebaseerde functie als voorbeeld van een DPIA
Om gebruikers te voorzien van lokale weerwaarschuwingen, volgt uw app hun locaties.
Risico's: schending van de privacy en ongeoorloofde tracking.
Mitigaties: het versleutelen van berichten, het anonimiseren van locatiegegevens en het vereisen van toestemming van de gebruiker.
GDPR-compliance tijdlijn (vereenvoudigd)
- Maak een dataflow in kaart.
- Voer een DPIA uit.
- Selecteer uw MOR.
- Breng het verzamelen van toestemming in de praktijk.
- Test de verwijderingsstromen van data.
- Begin met dashboardmonitoring voor compliance.
Tips en best practices
Houd rekening met deze best practices bij het implementeren en monitoren van GDPR-compliance:
-
- Verminder de hoeveelheid gegevens die wordt verzameld.
- Neem privacy op in het ontwerp van uw producten.
- Voer routine systeemcontroles uit.
- Houd juridische ontwikkelingen zoals Schrems III in de gaten.
- Informeer uw team.
- Zorg ervoor dat de GDPR-bepalingen zijn opgenomen in leverancierscontracten.
- Verminder de hoeveelheid gegevens die wordt verzameld.
Veelgemaakte fouten
Hier zijn enkele fouten die SaaS-, software- en videogamebedrijven maken:
- Ervan uitgaan dat AVG niet relevant is.
- Vooringevulde toestemmingsformulieren.
- Het ontbreken van een plan voor datalekken.
- Het negeren van verzoeken van gebruikers om te worden verwijderd.
- Zonder bevestiging geloven dat tools van derden compliant zijn.
Conclusie
eCommerce Partner
Floreer met de meest innovatieve alles-in-één SaaS- & Digital Goods-oplossing van de branche. Van hoogwaardige betalings- en analysetools tot volledig belastingbeheer, evenals abonnement- & factuurverwerking, PayPro Global is klaar om uw SaaS te schalen.
Verkoop uw SaaS wereldwijd met PayPro Global!
Disclaimer: Houd er rekening mee dat dit artikel niet moet worden beschouwd als juridisch advies over de naleving van de GDPR. Het enige doel van dit artikel is een beter begrip van de goedgekeurde EU-wetgeving inzake gegevensprivacy te bevorderen.
Als u juridisch advies over deze kwestie nodig heeft, raden we u aan de hulp in te roepen van een advocaat, die de GDPR kan toepassen op de specifieke behoeften van uw bedrijf.
Veelgestelde vragen
Wat zijn de belangrijkste GDPR-risico's voor software- en videogamebedrijven?
Bedrijven in de software-, SaaS- en videogame-industrie staan voor unieke GDPR-uitdagingen vanwege hun digitale aard en wereldwijde bereik. Belangrijke risico's zijn onder meer het effectief beheren van gebruikers toestemming voor abonnementen en voor gebruikers tracking/analyse, het waarborgen van rechtmatige internationale gegevensoverdrachten (vaak vereisen mechanismen zoals Standard Contractual Clauses of SCC's), het naleven van mogelijke wetten inzake gegevenslokalisatie in specifieke landen, en het veilig verwerken van gevoelige betalingsinformatie voor microtransacties en in-app aankopen. Het niet correct aanpakken van deze gebieden kan uw bedrijf blootstellen aan aanzienlijke nalevingsschendingen en boetes, zoals te zien is in recente handhavingsmaatregelen tegen grote technologiebedrijven.
Hoe kan een Merchant of Record mijn bedrijf helpen bij de naleving van de GDPR?
Een Merchant of Record (MoR) fungeert als de juridische entiteit die verantwoordelijk is voor de verkoop van uw digitale producten of diensten online, en vereenvoudigt daarmee aanzienlijk uw GDPR-nalevingslast voor die transacties.
De MoR wordt de gegevensbeheerder voor de transactionele gegevens die hij verwerkt (zoals betalingsgegevens en factuurgegevens).Dit betekent dat de MoR belangrijke GDPR-verantwoordelijkheden op zich neemt, zoals het verkrijgen van geldige toestemming tijdens de aankoop, het afhandelen van verzoeken van betrokkenen (zoals toegang of verwijdering) met betrekking tot transacties, het waarborgen van conforme mechanismen voor gegevensoverdracht en het op zich nemen van de financiële aansprakelijkheid voor GDPR-naleving met betrekking tot die verkoopgegevens. Dit vermindert uw directe reglementaire risico's en administratieve werklast.
Neemt het gebruik van een Merchant of Record al mijn GDPR-verantwoordelijkheden weg?
Nee, het gebruik van een Merchant of Record verschuift voornamelijk de GDPR-verantwoordelijkheden met betrekking tot het verkooptransactieproces, maar heft niet alle verplichtingen voor uw bedrijf op.
Hoewel de MoR de gegevensbeheerder is voor de betalings- en factureringsgegevens die hij verwerkt, blijft uw bedrijf waarschijnlijk de gegevensbeheerder voor andere persoonlijke gegevens die u rechtstreeks verzamelt. Dit kan gebruikersaccountinformatie (buiten betalingsgegevens), productgebruikanalyse, marketingcommunicatiegegevens of werknemersgegevens omvatten. U moet er nog steeds voor zorgen dat uw eigen interne gegevensverwerkingsactiviteiten voldoen aan de GDPR.
Wat doet een Merchant of Record eigenlijk met betrekking tot GDPR?
Een Merchant of Record voert een aantal belangrijke taken uit om de GDPR-naleving te beheren voor de verkopen die hij namens u verwerkt.
Dit omvat doorgaans: het implementeren van conforme checkout-flows om de noodzakelijke toestemmingen vast te leggen, het veilig verwerken en opslaan van betalingsgegevens, het opstellen van procedures voor het beheren van verzoeken van betrokkenen om toegang tot en verwijdering van transactiegegevens, het waarborgen van wettelijke mechanismen voor gegevensoverdracht (zoals SCC's) als gegevens grenzen overschrijden (bijv. buiten de EER), het naleven van lokale regels voor gegevensopslag waar van toepassing, en het bijhouden van controleerbare gegevens van deze compliance-activiteiten.
Ioana Grigorescu
Ioana Grigorescu is de Content Manager van PayPro Global, gericht op het creëren van strategische schrijfstukken voor SaaS-, B2B- en technologiebedrijven. Met een achtergrond die talen- en vertaalstudies combineert met politieke wetenschappen, is ze bedreven in het analyseren, creëren en communiceren van impactvolle content. Ze blinkt uit in het ontwikkelen van contentstrategieën, het produceren van divers marketingmateriaal en het waarborgen van de effectiviteit van content. Naast haar werk verkent ze graag ontwerpen met Figma.
