Las empresas sienten el dolor del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Como recordatorio aleccionador del precio del incumplimiento, las multas del RGPD en 2023 alcanzaron más de 1780 millones de euros. ¿Tiene problemas para navegar por los matices del RGPD como empresa de software, videojuegos o SaaS?
Este tutorial le ayudará a comprender los problemas particulares de cumplimiento del RGPD que encuentra y cómo un Merchant of Record puede simplificar la gestión de la privacidad de los datos, reducir las obligaciones financieras y garantizar el cumplimiento de la legislación cambiante.
No es una opción ignorar el RGPD. El incumplimiento puede dañar su reputación, socavar la confianza del cliente y resultar en fuertes multas (hasta el 4% de la facturación global anual o 20 millones de euros, lo que sea mayor).
Definiciones clave
RGPD (Reglamento General de Protección de Datos): Reglamento de la UE que rige el tratamiento de datos personales de personas dentro del EEE. Su objetivo es proteger la privacidad y la seguridad de los datos.
Datos personales: Cualquier información relativa a una persona física identificada o identificable.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas sobre datos personales.
Responsable del tratamiento: La entidad que determina los fines y medios del tratamiento de datos personales.
Procesador de datos: La entidad que procesa datos personales en nombre del controlador.
Merchant of Record (MOR): Un tercero que asume las responsabilidades legales y financieras de la venta de productos o servicios en línea, incluido el cumplimiento del RGPD. El MOR se convierte en el controlador de datos para los datos transaccionales, lo que ayuda a las empresas a descargar muchas responsabilidades de cumplimiento.
Evaluación del impacto en la protección de datos (DPIA): Un proceso para identificar y minimizar los riesgos de protección de datos de un proyecto o plan.
¿Qué es el RGPD?
El RGPD regula cómo se procesan los datos personales de las personas en el Espacio Económico Europeo (EEE). Establece directrices estrictas para la recopilación, el almacenamiento, el uso y la transferencia de datos. Esto crea una complicada red de requisitos de cumplimiento para las empresas de software, videojuegos y SaaS, especialmente cuando trabajan con clientes extranjeros.
Cualquier entidad, independientemente de su ubicación, que maneje los datos personales de ciudadanos de la UE está sujeta al RGPD. Esto significa que incluso si tienen su sede fuera de la UE, las empresas de SaaS, software y videojuegos que venden a clientes de la UE tienen que cumplirlo. Al servir como barrera entre su empresa y los peligros de la aplicación de la ley de la UE, un Merchant of Record puede ser un aliado esencial para navegar por estos requisitos.
Obstáculos específicos del RGPD en las ventas digitales
Debido a la naturaleza de sus modelos de negocio, las empresas de SaaS, software y videojuegos se enfrentan a retos particulares en materia de RGPD:
- Gestión de suscripciones: Para gestionar los datos de los usuarios en suscripciones recurrentes, es necesario contar con una sólida gestión de datos y procedimientos de gestión de permisos.
- Ejemplo: Cada vez que se renueva la facturación de la suscripción de un jugador, el estudio de juegos debe solicitar su aprobación continua. - Transferencias globales de datos: Se necesitan cláusulas contractuales estándar (CCE) y otros métodos similares para transferir datos fuera del EEE.
- Ejemplo: Una empresa SaaS utiliza las CCE para alojar datos de análisis en servidores ubicados en Estados Unidos. - Localización de datos: En países como Alemania, es obligatorio el almacenamiento local de datos.
- Por ejemplo, para cumplir con la normativa, un proveedor de software almacena los datos de los usuarios alemanes en Alemania. - Consentimiento claro y control del usuario: Son necesarios para el seguimiento y el análisis de los usuarios.
- Ejemplo: Antes de rastrear la actividad de los jugadores para la personalización, una aplicación de juegos solicita permiso.
Microtransacciones y compras dentro de la aplicación: Implican la gestión de información de pago privada.
- Ejemplo: Garantizar que la información de la tarjeta se procese de forma segura al comprar juegos para móviles.
Acciones recientes de aplicación del RGPD
A continuación, se presentan tres ejemplos de acciones famosas de aplicación del RGPD:
Amazon (2021): Multa de 746 millones de euros por consentimiento no válido en la publicidad.
Meta (2023): multa de 1200 millones de euros por transferencias internacionales ilegales de datos a EE. UU.
H&M (2020): multa de 35 millones de euros por uso indebido de datos de empleados.
La ventaja de Merchant of Record
Un Merchant of Record (MoR) es crucial para facilitar el cumplimiento del RGPD, especialmente para las empresas que venden en línea y operan a nivel internacional. Aquí hay un desglose de los problemas y las soluciones que ofrece el MOR:
Regulaciones complicadas del RGPD para la transferencia y el procesamiento de datos
- Solución: El MOR cumple con el RGPD al gestionar el procesamiento.
- Resultado: Reducción del riesgo legal y regulatorio.
Gestión adecuada del consentimiento
- Solución: El MOR mantiene registros auditables e implementa flujos de trabajo de consentimiento de cumplimiento.
- Resultado: Mayor transparencia y confianza del usuario.
Atención a las solicitudes de los interesados
- Solución: El MOR garantiza respuestas rápidas y gestiona eficazmente las consultas.
- Resultado: Mejor cumplimiento y menos cargas administrativas
Cumplimiento de las regulaciones de transmisión y localización de datos
- Solución: El MOR garantiza técnicas de transferencia legítimas y alojamiento local.
- Resultado: Adhesión internacional a las normas en desarrollo, particularmente aquellas resultantes del pendiente Schrems III
Responsabilidad financiera relacionada con el RGPD
- Solución: El MOR se hace cargo de la responsabilidad y las obligaciones de cumplimiento.
- Resultado: Tranquilidad y protección contra multas.
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MOR y los derechos del interesado: El derecho al olvido
Aquí hay un desglose del procedimiento:
Recepción y confirmación de la solicitud:El MOR registra y autentica las solicitudes para eliminar datos.
Coordinación de datos: Trabaja con el cliente para eliminar datos de cada sistema.
Confirmación y registro: Mantiene registros para auditorías regulatorias notificando al solicitante y documentando la eliminación.
Realización de DPIA para ventas de SaaS y software
La realización de Evaluaciones de Impacto de Protección de Datos (DPIA) para ventas de software y SaaS es un procedimiento esencial, particularmente a la luz de la creciente importancia de las leyes de privacidad de datos como el RGPD. Aquí está el proceso:
Pasos a seguir:
- Determine si es necesario un DPIA.
- Explique el alcance del procesamiento.
- Evalúe la proporcionalidad y la necesidad.
- Evalúe los riesgos para las personas.
- Implemente medidas de precaución.
- Mantenga un registro de todo.
Si es necesario, obtenga asesoramiento de los reguladores.
Presentación de una función basada en la ubicación geográfica como ejemplo de DPIA
Para proporcionar a los usuarios alertas meteorológicas locales, su aplicación rastrea sus ubicaciones.
Riesgos: invasión de la privacidad y seguimiento no autorizado.
Mitigaciones: cifrar mensajes, anonimizar datos de ubicación y exigir el consentimiento del usuario.
Cronograma de cumplimiento del RGPD (simplificado)
- Cree un mapa de flujo de datos.
- Realice una DPIA.
- Seleccione su MOR.
- Ponga en práctica la recopilación de consentimiento.
- Pruebe los flujos de eliminación de datos.
- Comience con la supervisión del panel para el cumplimiento.
Consejos y mejores prácticas
Tenga en cuenta estas mejores prácticas al implementar y supervisar el cumplimiento del RGPD:
-
- Reduzca la cantidad de datos que se recopilan.
- Incluya la privacidad en el diseño de sus productos.
- Realice auditorías rutinarias del sistema.
- Esté atento a la evolución legal, como Schrems III.
- Eduque a su equipo.
- Asegúrese de que las disposiciones del RGPD estén incluidas en los contratos con los proveedores.
- Reduzca la cantidad de datos que se recopilan.
Errores comunes
Aquí hay algunos errores que cometen las empresas de SaaS, software y videojuegos:
- Asumir que el RGPD no es relevante.
- Formularios de consentimiento marcados previamente.
- Carecer de un plan para las filtraciones de datos.
- Ignorar las solicitudes de los usuarios para ser eliminados.
- Creer sin confirmación que las herramientas de terceros cumplen con la normativa.
Conclusión
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Aviso legal: Tenga en cuenta que este artículo no debe tratarse como asesoramiento legal para el cumplimiento del RGPD. El único propósito de este artículo es facilitar una mejor comprensión de la ley de privacidad de datos aprobada por la UE.
Si necesita asesoramiento legal sobre el asunto, le instamos a que busque la ayuda de un abogado, quien puede aplicar el RGPD a las necesidades específicas de su empresa.
Preguntas frecuentes
¿Cuáles son los principales riesgos del RGPD para las empresas de software y videojuegos?
Las empresas de los sectores de software, SaaS y videojuegos se enfrentan a retos únicos en materia de RGPD debido a su naturaleza digital y a su alcance global. Los principales riesgos implican la gestión eficaz del consentimiento del usuario en las suscripciones y para el seguimiento/análisis del usuario, la garantía de transferencias internacionales de datos legales (que a menudo requieren mecanismos como las Cláusulas Contractuales Estándar o CCE), el cumplimiento de las posibles leyes de localización de datos en países específicos y la gestión segura de la información de pago confidencial para las microtransacciones y las compras dentro de la aplicación. No abordar adecuadamente estas áreas puede exponer a su empresa a importantes infracciones de cumplimiento y sanciones, como se ha visto en las recientes acciones coercitivas contra las principales empresas tecnológicas.
¿Cómo puede un Merchant of Record ayudar a mi empresa a cumplir con el RGPD?
Un Merchant of Record (MoR) actúa como la entidad legal responsable de la venta de sus productos o servicios digitales en línea y, al hacerlo, simplifica significativamente su carga de cumplimiento del RGPD para esas transacciones.
El MoR se convierte en el controlador de datos de los datos transaccionales que procesa (como los datos de pago y la información de facturación).Esto significa que el MoR asume responsabilidades clave del RGPD, como obtener el consentimiento válido durante la compra, gestionar las solicitudes de los interesados (como el acceso o la eliminación) relacionadas con las transacciones, garantizar mecanismos de transferencia de datos conformes y asumir la responsabilidad financiera del cumplimiento del RGPD en relación con los datos de ventas. Esto reduce su riesgo regulatorio directo y su carga de trabajo administrativo.
¿El uso de un Merchant of Record elimina todas mis responsabilidades en materia de RGPD?
No, el uso de un Merchant of Record traslada principalmente las responsabilidades del RGPD relacionadas con el proceso de transacción de venta, pero no elimina todas las obligaciones de su empresa.
Si bien el MoR es el controlador de datos de los datos de pago y facturación que gestiona, es probable que su empresa siga siendo el controlador de datos de otros datos personales que recopile directamente. Esto podría incluir información de la cuenta de usuario (más allá de los datos de pago), análisis del uso del producto, datos de comunicación de marketing o datos de los empleados. Debe asegurarse de que sus propias actividades internas de procesamiento de datos cumplen con el RGPD.
¿Qué hace realmente un Merchant of Record con respecto al RGPD?
Un Merchant of Record realiza varias tareas clave para gestionar el cumplimiento del RGPD de las ventas que procesa en su nombre.
Esto suele incluir: la implementación de flujos de pago conformes para captar los consentimientos necesarios, el procesamiento y almacenamiento seguros de la información de pago, el establecimiento de procedimientos para gestionar el acceso de los interesados y las solicitudes de eliminación de los datos transaccionales, la garantía de mecanismos legales de transferencia de datos (como las ECC) si los datos cruzan fronteras (por ejemplo, fuera del EEE), la adhesión a las normas de localización de datos cuando proceda y el mantenimiento de registros auditables de estas actividades de cumplimiento.
Ioana Grigorescu
Ioana Grigorescu es la gestora de contenidos de PayPro Global, centrada en la creación de textos estratégicos para empresas de SaaS, B2B y tecnología. Con una formación que combina los estudios de idiomas y traducción con las ciencias políticas, es experta en analizar, crear y comunicar contenidos impactantes. Destaca en el desarrollo de estrategias de contenidos, la producción de diversos materiales de marketing y la garantía de la eficacia de los contenidos. Más allá de su trabajo, disfruta explorando el diseño con Figma.
