Legile fiscale prezintă provocări majore pentru companiile de software și SaaS care vând la nivel internațional. Companiile riscă amenzi costisitoare, pierderi de vânzări și daune reputaționale dacă nu au sisteme eficiente de gestionare a taxelor. Multe companii descoperă prea târziu că nu există un prag minim pentru a proteja întreprinderile mai mici de obligațiile fiscale imediate rezultate dintr-o singură tranzacție în UE.
În acest articol sunt examinate cinci practici esențiale de conformitate internațională cu TVA pentru SaaS, pentru a ajuta compania dumneavoastră să navigheze prin aceste reguli complicate. Mai presus de toate, vom demonstra modul în care colaborarea cu un Merchant of Record (MoR) precum PayPro Global poate elimina complet aceste probleme de conformitate, permițându-vă să vă concentrați pe extinderea companiei dumneavoastră, mai degrabă decât pe gestionarea responsabilităților fiscale externe.
În calitate de specialiști în plăți pentru companiile de software, SaaS și jocuri video de pe piețele internaționale, am ajutat sute de organizații să depășească obstacolele de conformitate fiscală care altfel le-ar fi împiedicat capacitatea de a se extinde la nivel internațional. Conform expertizei noastre, respectarea reglementărilor fiscale UE pentru software poate fi transformată dintr-un impediment într-o șansă de creștere constantă și pe termen lung, cu strategia corectă.
Începând cu 1 ianuarie 2024, procesatorii de plăți trebuie să raporteze toate datele tranzacțiilor transfrontaliere către autoritățile fiscale, ca parte a inițiativei UE de combatere a fraudei online internaționale. Pentru companiile SaaS și de software care realizează mai mult de 25 de vânzări pe trimestru în UE, furnizorul dumneavoastră de servicii de plată trebuie acum să înregistreze aceste tranzacții în baza de date Central Electronic System of Payment Information (CESOP) (Sistemul Electronic Central de Informații privind Plățile).
Aceasta reprezintă o schimbare fundamentală în capacitatea de aplicare a impozitelor, deoarece CESOP va agrega și va verifica datele dumneavoastră de vânzări în raport cu alte baze de date UE, punând informațiile la dispoziția experților antifraudă din toate statele membre. În termeni practici, autoritățile fiscale pot acum să compare cu ușurință declarațiile dumneavoastră de TVA cu datele reale de vânzări furnizate de procesatorii de plăți.
Spre deosebire de reglementările privind taxa pe vânzări din SUA, unde responsabilitatea începe de obicei după atingerea anumitor praguri de vânzări, conformitatea cu TVA-ul UE începe cu prima vânzare. Acest lucru creează o povară imediată de conformitate pe care multe companii SaaS nu sunt pregătite să o gestioneze.
Implementarea corectă a conformității cu TVA-ul UE încă de la început nu numai că previne penalitățile, dar creează și o bază pentru o scalare fără probleme. Companiile cu sisteme robuste de gestionare a taxelor pot intra rapid pe noi piețe din UE, fără întârzieri de conformitate, obținând avantaje competitive printr-o intrare mai rapidă pe piață.
În loc să se înregistreze și să depună declarații în fiecare țară în parte, companiile care vând în Uniunea Europeană se pot înregistra pentru TVA și pot depune declarații TVA prin intermediul schemei One-Stop-Shop (OSS).
Deși trecerea la schema OSS este percepută ca o simplificare majoră pentru companiile care operează în UE, aducând beneficii multiple, cum ar fi costuri reduse de conformitate sau volum de muncă administrativă, aceasta rămâne un sistem complex care ar trebui analizat cu atenție.
În anumite situații, atunci când vindeți altor companii cu sediul în UE, intervine mecanismul taxării inverse. Aceasta este, de fapt, o metodă de calcul al TVA-ului care transferă responsabilitatea înregistrării și plății taxelor de la vânzător la cumpărător. Acest mecanism este menit să simplifice gestionarea taxelor pentru companii.
Pentru a implementa corect această modificare, trebuie să vă adaptați sistemul de facturare pentru tranzacțiile B2B în care se aplică acest mecanism, indicând când clientul este responsabil pentru TVA.
Prosperați cu cea mai inovatoare soluție SaaS și de bunuri digitale all-in-one din industrie. De la instrumente de plată și analiză de înaltă performanță până la gestionarea completă a taxelor, precum și gestionarea abonamentelor și a facturării, PayPro Global este gata să vă extindă SaaS-ul.
Vindeți-vă SaaS-ul la nivel global cu PayPro Global!
Locația consumatorului, nu sediul companiei dvs., determină cotele TVA din UE. Deoarece cotele TVA variază foarte mult, această premisă de bază necesită determinarea precisă a originii fiecărei tranzacții.
Eroarea crucială pe care o fac multe companii este utilizarea unor tehnici simplificate de identificare a locației, care nu îndeplinesc cerințele UE pentru „dovezi suficiente” ale locației clientului. Reglementările cer cel puțin două elemente non-contradictorii; prin urmare, o singură verificare a adresei IP este insuficientă.
Beneficiile validării complete a locației
Dincolo de conformitate, există și alte avantaje ale implementării unei validări adecvate a locației. Aceasta garantează că clienților li se facturează cota de impozitare adecvată, evitând subfacturarea, care expune afacerea dvs. la obligații fiscale, și suprafacturarea, care scade ratele de conversie. În plus, oferă documentație pentru a vă proteja împotriva eventualelor audituri fiscale.
Pentru a implementa o urmărire eficientă a locației:
Punct cheie: Detectarea corectă a locației este piatra de temelie a conformității cu TVA-ul din UE; o interpretare greșită subminează toate eforturile ulterioare de conformitate.
Pentru tranzacțiile business-to-business (B2B) din UE, validarea numerelor de identificare TVA (VATIN) este esențială, deoarece acestea stabilesc dacă este aplicabilă mecanismul taxării inverse. Aceste cifre, atunci când sunt verificate corect, vă reduc considerabil obligațiile fiscale, permițându-vă să vindeți companiilor din UE fără a impune TVA.
Multe companii fie nu implementează validarea VATIN, fie utilizează o validare simplă a formatului, care nu verifică dacă numărul este efectiv înregistrat și activ. Dacă autoritățile fiscale constată ulterior că ați utilizat incorect metoda taxării inverse, vă asumați un risc serios.
Costul gestionării necorespunzătoare a VATIN
Gestionarea neadecvată a codurilor VATIN are un impact financiar semnificativ. Sunteți responsabil pentru TVA-ul neplătit și pentru eventualele amenzi și dobânzi dacă aplicați incorect taxarea inversă.
Pentru a aplica corect validarea VATIN:
Concluzie principală: Una dintre puținele șanse de a eficientiza semnificativ conformitatea internațională cu TVA-ul UE pentru SaaS este printr-o validare adecvată a codurilor VATIN.
În prezent, există mai mult de 75 de cote de TVA distincte în UE, care variază în funcție de țară și tipul de produs. Există anumite excepții de la impozitarea generală pentru serviciile digitale. În plus, aceste cote fluctuează în timp, necesitând modificări și monitorizare continuă a sistemului.
Folosirea ratelor TVA statice, care nu sunt actualizate frecvent, este o greșeală tipică ce poate duce fie la subevaluarea taxelor (ceea ce mărește sarcina fiscală a companiei tale), fie la supraevaluarea clienților (ceea ce dăunează ratelor de conversie).
Beneficiile unei gestionări complete a ratelor
Menținerea ratelor TVA corecte protejează compania ta de responsabilitate, asigurând în același timp claritatea prețurilor pentru clienți. În plus, permite luarea unor decizii inteligente de stabilire a prețurilor, care iau în considerare variațiile fiscale specifice pieței.
Pentru a controla eficient ratele TVA:
Concluzie cheie: Gestionarea dinamică a ratelor TVA asigură respectarea legilor fiscale în continuă schimbare, protejând în același timp profitul și experiența consumatorului.
Conform cerințelor UE privind TVA-ul, trebuie păstrate înregistrări complete ale fiecărei tranzacții, inclusiv facturi, dovezi ale locației, date despre clienți și calcule fiscale. În funcție de jurisdicție, aceste documente trebuie păstrate într-un loc sigur pentru maximum zece ani.
Înregistrările insuficiente sau înregistrările stocate în formate greu accesibile sau de interpretat atunci când sunt necesare pentru raportare sau audituri sunt două exemple de modul în care multe companii subevaluează această povară a documentației.
Valoarea păstrării structurate a înregistrărilor
Păstrarea completă a înregistrărilor oferă informații utile despre afacerea dvs. cu privire la succesul dvs. pe piața UE, pe lângă conformitate. Informații despre pătrunderea pe piață, variațiile regionale ale sensibilității la prețuri și perspectivele de creștere pot fi obținute din datele fiscale structurate corespunzător.
Pentru a pune în practică o păstrare adecvată a înregistrărilor:
Puține sisteme de contabilitate sunt create special pentru a îndeplini criteriile de conformitate cu TVA-ul UE, chiar dacă multe oferă funcții de bază pentru ținerea evidențelor. Dezvoltarea personalizată sau soluțiile specializate de la terți sunt adesea necesare pentru a acoperi această lacună.
Punct cheie: Scopul unei evidențe complete este de a genera cunoștințe corporative care oferă avantaje strategice și protejează împotriva auditurilor costisitoare, nu doar pentru a asigura conformitatea.
5. Cea mai bună practică #5: Depunerea și remiterea automată a TVA-ului UE
Depunerea și remiterea TVA-ului în mai multe state membre ale UE sunt încă complicate, în ciuda programului One-Stop Shop (OSS). Aceasta necesită parcurgerea mai multor portaluri web cu limbi și interfețe diferite, pe lângă înțelegerea frecvențelor, formatelor și metodelor de plată diverse.
Depunerea manuală devine rapid prea costisitoare. O afacere SaaS de dimensiuni medii, care vinde în toată UE, investește de obicei între 15 și 20 de ore pe trimestru în depunerea TVA-ului, ceea ce se ridică la o cheltuială administrativă anuală cuprinsă între 5.000 și 8.000 de euro.
Avantajul de eficiență al automatizării
Timpul și banii implicați în menținerea conformității cu TVA sunt reduși semnificativ de sistemele de depunere automată. În plus, acestea reduc erorile umane, care sunt factori majori care contribuie la penalitățile de conformitate.
Pentru a pune în practică o evidență adecvată:
Deși unele platforme de gestionare a taxelor permit depunerea, multe companii SaaS descoperă că lucrul cu un furnizor specializat este mai economic datorită complexității tehnologice și a nevoilor continue de întreținere.
Punct cheie: Una dintre cele mai intensive resurse părți ale conformității cu TVA-ul UE este făcută predictibilă și eficientă prin depunerea automată, care eliberează resurse pentru alte operațiuni de afaceri.
Un furnizor de servicii care își asumă responsabilitatea legală pentru vânzările tale, inclusiv conformitatea fiscală, procesarea plăților și obligațiile de reglementare asociate, este cunoscut sub numele de Merchant of Record (MoR). Aceasta înseamnă că MoR gestionează toate aspectele legate de calcularea taxelor, colectarea, depunerea și plata în numele tău, pentru a respecta TVA-ul din UE.
Un MoR poate elimina aceste obligații preluând rolul de revânzător de produse pentru tranzacțiile sale, reducând timpul, efortul și investițiile.
În calitate de Merchant of Record, PayPro Global:
1. Servește drept revânzător autorizat al produselor tale în fiecare jurisdicție.3. Oferă beneficii suplimentare, printre care:
Punct cheie: Un Merchant of Record îți permite să accesezi rapid piețele, concentrându-te în același timp pe activitatea principală a companiei tale, transformând conformitatea cu TVA-ul din UE dintr-o povară operațională într-un avantaj strategic.
Prosperă cu cea mai inovatoare soluție all-in-one SaaS & Produse Digitale din industrie. De la instrumente de plată și analiză de înaltă performanță, până la gestionarea completă a taxelor, precum și gestionarea abonamentelor și a facturării, PayPro Global este gata să scaleze SaaS-ul tău.
Vinde-ți SaaS-ul la nivel global cu PayPro Global!
Pentru întreprinderile de software și SaaS, navigarea conformității cu TVA-ul din UE prezintă obstacole serioase. Deși punerea în practică a celor cinci cele mai bune practici poate ajuta la gestionarea acestor responsabilități, acestea vin cu un cost ridicat în ceea ce privește tehnologia, cunoștințele și întreținerea continuă.
Cea mai eficientă modalitate de a obține conformitate completă pentru majoritatea companiilor de software și SaaS este colaborarea cu un Merchant of Record, cum ar fi PayPro Global. O colaborare cu un MoR nu numai că elimină obligațiile fiscale, dar și accelerează intrarea pe piață, crește ratele de conversie prin experiențe de plată mai bune și eliberează echipa ta pentru a se concentra pe achiziția de clienți și dezvoltarea de produse, care sunt principalii factori de succes real în afaceri.
Programează astăzi un apel cu PayPro Global și descoperă modul în care infrastructura noastră completă de plăți poate scala strategic afacerea ta pe piețele globale.
Deoarece cotele TVA-ului UE diferă în funcție de țară și se bazează pe locația consumatorului, nu pe cea a companiei tale, urmărirea locației clienților tăi este esențială. O singură adresă IP este insuficientă; reglementările necesită cel puțin două dovezi necontradictorii care să ateste locația consumatorului. Monitorizarea precisă garantează facturarea corectă și previne amenzile.
Aplicarea mecanismului de taxare inversă pentru tranzacțiile business-to-business necesită verificarea codului de identificare TVA (VATIN) al clientului tău prin sistemul VIES al UE. Acest lucru îți simplifică considerabil obligațiile fiscale, permițându-ți să vinzi companiilor din UE fără a impune TVA. Aplicarea incorectă a acestui lucru poate duce la amenzi, pe lângă TVA-ul neplătit.
Gestionarea dinamică a cotei TVA care monitorizează modificările continue între țări și categorii de produse este necesară pentru a menține conformitatea. Este periculos să folosești cote statice deoarece ai putea subfactura (ceea ce ar fi răspunderea ta) sau suprafactura (ceea ce ar reduce vânzările). Cea mai importantă caracteristică este un sistem care se actualizează automat în funcție de servicii specializate sau surse autorizate.
Reglementările UE privind TVA-ul impun o evidență completă, inclusiv facturi, dovada locației clientului, datele clientului și calculele fiscale pentru fiecare tranzacție, pentru o perioadă de maximum zece ani. Aceste documente trebuie să fie ușor disponibile pentru raportare sau audituri și păstrate într-un loc sigur. Pentru a gestiona corect această sarcină administrativă, sunt necesare sisteme robuste.
Într-adevăr, utilizarea unui Merchant of Record (MoR) sau automatizarea depunerii și remiterii TVA-ului UE poate simplifica foarte mult procedura. Depunerea manuală în mai multe state UE este dificilă și costisitoare (o companie SaaS de dimensiuni medii ar cheltui probabil între 5.000 și 8.000 de euro pe an). Această povară este redusă, erorile sunt reduse și termenele limită sunt respectate cu automatizarea sau un MoR.
Din momentul în care realizați prima vânzare către un client dintr-o țară UE, afacerea dvs. SaaS trebuie să se ocupe de TVA-ul UE. UE are un prag zero pentru TVA-ul pe bunuri digitale, spre deosebire de diversele regimuri fiscale cu praguri de vânzări. Acest lucru implică faptul că, imediat ce efectuați o tranzacție în UE, sunteți supus obligațiilor imediate de conformitate.