Legile fiscale prezintă provocări majore pentru companiile de software și SaaS care vând la nivel internațional. Companiile riscă amenzi costisitoare, pierderi de vânzări și daune reputaționale dacă nu au sisteme eficiente de gestionare a taxelor. Multe companii descoperă prea târziu că nu există un prag minim pentru a proteja întreprinderile mai mici de obligațiile fiscale imediate rezultate dintr-o singură tranzacție în UE.
În acest articol sunt examinate cinci practici esențiale de conformitate internațională cu TVA pentru SaaS, pentru a ajuta compania dumneavoastră să navigheze prin aceste reguli complicate. Mai presus de toate, vom demonstra modul în care colaborarea cu un Merchant of Record (MoR) precum PayPro Global poate elimina complet aceste probleme de conformitate, permițându-vă să vă concentrați pe extinderea companiei dumneavoastră, mai degrabă decât pe gestionarea responsabilităților fiscale externe.
În calitate de specialiști în plăți pentru companiile de software, SaaS și jocuri video de pe piețele internaționale, am ajutat sute de organizații să depășească obstacolele de conformitate fiscală care altfel le-ar fi împiedicat capacitatea de a se extinde la nivel internațional. Conform expertizei noastre, respectarea reglementărilor fiscale UE pentru software poate fi transformată dintr-un impediment într-o șansă de creștere constantă și pe termen lung, cu strategia corectă.
Înțelegerea modificărilor TVA din UE pentru 2024
Începând cu 1 ianuarie 2024, procesatorii de plăți trebuie să raporteze toate datele tranzacțiilor transfrontaliere către autoritățile fiscale, ca parte a inițiativei UE de combatere a fraudei online internaționale. Pentru companiile SaaS și de software care realizează mai mult de 25 de vânzări pe trimestru în UE, furnizorul dumneavoastră de servicii de plată trebuie acum să înregistreze aceste tranzacții în baza de date Central Electronic System of Payment Information (CESOP) (Sistemul Electronic Central de Informații privind Plățile).
Aceasta reprezintă o schimbare fundamentală în capacitatea de aplicare a impozitelor, deoarece CESOP va agrega și va verifica datele dumneavoastră de vânzări în raport cu alte baze de date UE, punând informațiile la dispoziția experților antifraudă din toate statele membre. În termeni practici, autoritățile fiscale pot acum să compare cu ușurință declarațiile dumneavoastră de TVA cu datele reale de vânzări furnizate de procesatorii de plăți.
Provocarea pragului zero
Spre deosebire de reglementările privind taxa pe vânzări din SUA, unde responsabilitatea începe de obicei după atingerea anumitor praguri de vânzări, conformitatea cu TVA-ul UE începe cu prima vânzare. Acest lucru creează o povară imediată de conformitate pe care multe companii SaaS nu sunt pregătite să o gestioneze.
Implementarea corectă a conformității cu TVA-ul UE încă de la început nu numai că previne penalitățile, dar creează și o bază pentru o scalare fără probleme. Companiile cu sisteme robuste de gestionare a taxelor pot intra rapid pe noi piețe din UE, fără întârzieri de conformitate, obținând avantaje competitive printr-o intrare mai rapidă pe piață.
Schema One-Stop Shop (OSS)
În loc să se înregistreze și să depună declarații în fiecare țară în parte, companiile care vând în Uniunea Europeană se pot înregistra pentru TVA și pot depune declarații TVA prin intermediul schemei One-Stop-Shop (OSS).
Deși trecerea la schema OSS este percepută ca o simplificare majoră pentru companiile care operează în UE, aducând beneficii multiple, cum ar fi costuri reduse de conformitate sau volum de muncă administrativă, aceasta rămâne un sistem complex care ar trebui analizat cu atenție.
Mecanismul de taxare inversă
În anumite situații, atunci când vindeți altor companii cu sediul în UE, intervine mecanismul taxării inverse. Aceasta este, de fapt, o metodă de calcul al TVA-ului care transferă responsabilitatea înregistrării și plății taxelor de la vânzător la cumpărător. Acest mecanism este menit să simplifice gestionarea taxelor pentru companii.
Pentru a implementa corect această modificare, trebuie să vă adaptați sistemul de facturare pentru tranzacțiile B2B în care se aplică acest mecanism, indicând când clientul este responsabil pentru TVA.
de comerț electronic
Prosperați cu cea mai inovatoare soluție SaaS și de bunuri digitale all-in-one din industrie. De la instrumente de plată și analiză de înaltă performanță până la gestionarea completă a taxelor, precum și gestionarea abonamentelor și a facturării, PayPro Global este gata să vă extindă SaaS-ul.
Vindeți-vă SaaS-ul la nivel global cu PayPro Global!
5 bune practici pentru conformitatea internațională cu TVA pentru SaaS
1. Cea mai bună practică nr. 1: Implementați urmărirea avansată a locației la finalizarea comenzii
Locația consumatorului, nu sediul companiei dvs., determină cotele TVA din UE. Deoarece cotele TVA variază foarte mult, această premisă de bază necesită determinarea precisă a originii fiecărei tranzacții.
Eroarea crucială pe care o fac multe companii este utilizarea unor tehnici simplificate de identificare a locației, care nu îndeplinesc cerințele UE pentru „dovezi suficiente” ale locației clientului. Reglementările cer cel puțin două elemente non-contradictorii; prin urmare, o singură verificare a adresei IP este insuficientă.
Beneficiile validării complete a locației
Dincolo de conformitate, există și alte avantaje ale implementării unei validări adecvate a locației. Aceasta garantează că clienților li se facturează cota de impozitare adecvată, evitând subfacturarea, care expune afacerea dvs. la obligații fiscale, și suprafacturarea, care scade ratele de conversie. În plus, oferă documentație pentru a vă proteja împotriva eventualelor audituri fiscale.
Pentru a implementa o urmărire eficientă a locației:
- Utilizați mai mulți indicatori de locație, inclusiv:
- Geolocația adresei IP
- Verificarea adresei de facturare
- Identificarea țării băncii sau a metodei de plată
- Validarea codului de țară al numărului de telefon
- Păstrați o notă cu dovezile locației pentru fiecare tranzacție (legislația UE din anumite jurisdicții impune stocarea timp de până la 10 ani).
- Atunci când diverși indicatori de locație dau rezultate inconsistente, implementați un cadru de lucru pentru rezolvarea conflictelor.
- Utilizați un API de geolocație de încredere, care își actualizează frecvent baza de date pentru a reflecta modificările din intervalul IP.
Punct cheie: Detectarea corectă a locației este piatra de temelie a conformității cu TVA-ul din UE; o interpretare greșită subminează toate eforturile ulterioare de conformitate.
2. Bună practică #2: Implementați o validare robustă a numărului de TVA
Pentru tranzacțiile business-to-business (B2B) din UE, validarea numerelor de identificare TVA (VATIN) este esențială, deoarece acestea stabilesc dacă este aplicabilă mecanismul taxării inverse. Aceste cifre, atunci când sunt verificate corect, vă reduc considerabil obligațiile fiscale, permițându-vă să vindeți companiilor din UE fără a impune TVA.
Multe companii fie nu implementează validarea VATIN, fie utilizează o validare simplă a formatului, care nu verifică dacă numărul este efectiv înregistrat și activ. Dacă autoritățile fiscale constată ulterior că ați utilizat incorect metoda taxării inverse, vă asumați un risc serios.
Costul gestionării necorespunzătoare a VATIN
Gestionarea neadecvată a codurilor VATIN are un impact financiar semnificativ. Sunteți responsabil pentru TVA-ul neplătit și pentru eventualele amenzi și dobânzi dacă aplicați incorect taxarea inversă.
Pentru a aplica corect validarea VATIN:
- În timpul finalizării comenzii, efectuați validarea în timp real prin integrarea cu sistemul VIES (Sistemul de schimb de informații privind TVA) al UE.
- Ca dovadă a diligenței necesare, păstrați înregistrările cu marcaje temporale de validare și numere de confirmare.
- Revalidați codurile VATIN salvate pentru clienții care primesc în mod regulat facturi recurente.
- Stabiliți proceduri explicite pentru gestionarea validărilor nereușite, cum ar fi alertarea clienților cu numere invalide.
- Asigurați-vă că mecanismul taxării inverse este utilizat atunci când este indicat în sistemul dvs. de facturare.
Concluzie principală: Una dintre puținele șanse de a eficientiza semnificativ conformitatea internațională cu TVA-ul UE pentru SaaS este printr-o validare adecvată a codurilor VATIN.
3. Cea mai bună practică nr. 3: Gestionarea dinamică a cotei de TVA
În prezent, există mai mult de 75 de cote de TVA distincte în UE, care variază în funcție de țară și tipul de produs. Există anumite excepții de la impozitarea generală pentru serviciile digitale. În plus, aceste cote fluctuează în timp, necesitând modificări și monitorizare continuă a sistemului.
Folosirea ratelor TVA statice, care nu sunt actualizate frecvent, este o greșeală tipică ce poate duce fie la subevaluarea taxelor (ceea ce mărește sarcina fiscală a companiei tale), fie la supraevaluarea clienților (ceea ce dăunează ratelor de conversie).
Beneficiile unei gestionări complete a ratelor
Menținerea ratelor TVA corecte protejează compania ta de responsabilitate, asigurând în același timp claritatea prețurilor pentru clienți. În plus, permite luarea unor decizii inteligente de stabilire a prețurilor, care iau în considerare variațiile fiscale specifice pieței.
Pentru a controla eficient ratele TVA:
- Urmărește sursele oficiale sau serviciile specializate pentru a ține evidența modificărilor ratelor de impozitare.
- Pune în aplicare o bază de date a ratelor de impozitare care să separe codul principal de stabilire a prețurilor și logica fiscală.
- Stabilește procese de testare automatizate pentru a confirma calculele fiscale în diverse contexte.
- Asigură-te că sistemul tău ia în considerare circumstanțe unice, cum ar fi ratele temporare sau reducerile de TVA.
- Pentru a aborda situațiile excepționale, implementează un control granular asupra ratelor la nivel național și de produs.
Concluzie cheie: Gestionarea dinamică a ratelor TVA asigură respectarea legilor fiscale în continuă schimbare, protejând în același timp profitul și experiența consumatorului.
4. Cea mai bună practică #4: Sisteme complete de păstrare a evidențelor
Conform cerințelor UE privind TVA-ul, trebuie păstrate înregistrări complete ale fiecărei tranzacții, inclusiv facturi, dovezi ale locației, date despre clienți și calcule fiscale. În funcție de jurisdicție, aceste documente trebuie păstrate într-un loc sigur pentru maximum zece ani.
Înregistrările insuficiente sau înregistrările stocate în formate greu accesibile sau de interpretat atunci când sunt necesare pentru raportare sau audituri sunt două exemple de modul în care multe companii subevaluează această povară a documentației.
Valoarea păstrării structurate a înregistrărilor
Păstrarea completă a înregistrărilor oferă informații utile despre afacerea dvs. cu privire la succesul dvs. pe piața UE, pe lângă conformitate. Informații despre pătrunderea pe piață, variațiile regionale ale sensibilității la prețuri și perspectivele de creștere pot fi obținute din datele fiscale structurate corespunzător.
Pentru a pune în practică o păstrare adecvată a înregistrărilor:
- Mențineți conexiunile dintre plăți, clienți și calculele fiscale stocând toate datele tranzacțiilor în formate structurate.
- Păstrați copii digitale ale tuturor facturilor emise, împreună cu datele fiscale relevante.
- Păstrați evidențele fiscale și utilizați opțiuni de stocare sigure, pe termen lung, care respectă GDPR.
- Pentru a garanta integritatea datelor, stabiliți mecanisme de backup și proceduri de verificare de rutină.
- Creați proceduri de raportare și recuperare a datelor care pot reacționa rapid la cererile de audit.
Puține sisteme de contabilitate sunt create special pentru a îndeplini criteriile de conformitate cu TVA-ul UE, chiar dacă multe oferă funcții de bază pentru ținerea evidențelor. Dezvoltarea personalizată sau soluțiile specializate de la terți sunt adesea necesare pentru a acoperi această lacună.
Punct cheie: Scopul unei evidențe complete este de a genera cunoștințe corporative care oferă avantaje strategice și protejează împotriva auditurilor costisitoare, nu doar pentru a asigura conformitatea.
5. Cea mai bună practică #5: Depunerea și remiterea automată a TVA-ului UE
Depunerea și remiterea TVA-ului în mai multe state membre ale UE sunt încă complicate, în ciuda programului One-Stop Shop (OSS). Aceasta necesită parcurgerea mai multor portaluri web cu limbi și interfețe diferite, pe lângă înțelegerea frecvențelor, formatelor și metodelor de plată diverse.
Depunerea manuală devine rapid prea costisitoare. O afacere SaaS de dimensiuni medii, care vinde în toată UE, investește de obicei între 15 și 20 de ore pe trimestru în depunerea TVA-ului, ceea ce se ridică la o cheltuială administrativă anuală cuprinsă între 5.000 și 8.000 de euro.
Avantajul de eficiență al automatizării
Timpul și banii implicați în menținerea conformității cu TVA sunt reduși semnificativ de sistemele de depunere automată. În plus, acestea reduc erorile umane, care sunt factori majori care contribuie la penalitățile de conformitate.
Pentru a pune în practică o evidență adecvată:
- Conectați-vă la API-uri de depunere a taxelor care sunt conectate direct la soluții software open-source.
- Puneți în aplicare proceduri de reconciliere care verifică cifrele raportate cu înregistrările tranzacțiilor.
- Pentru a garanta că termenele de depunere nu sunt niciodată ratate, creați sisteme de calendar.
- Instalați instrumente de monitorizare pentru a verifica dacă plățile și trimiterile au fost primite cu succes.
- Creați piste de audit care să înregistreze fiecare acțiune de depunere.
Deși unele platforme de gestionare a taxelor permit depunerea, multe companii SaaS descoperă că lucrul cu un furnizor specializat este mai economic datorită complexității tehnologice și a nevoilor continue de întreținere.
Punct cheie: Una dintre cele mai intensive resurse părți ale conformității cu TVA-ul UE este făcută predictibilă și eficientă prin depunerea automată, care eliberează resurse pentru alte operațiuni de afaceri.
Soluția Merchant of Record
Ce este un Merchant of Record și de ce contează
Un furnizor de servicii care își asumă responsabilitatea legală pentru vânzările tale, inclusiv conformitatea fiscală, procesarea plăților și obligațiile de reglementare asociate, este cunoscut sub numele de Merchant of Record (MoR). Aceasta înseamnă că MoR gestionează toate aspectele legate de calcularea taxelor, colectarea, depunerea și plata în numele tău, pentru a respecta TVA-ul din UE.
Un MoR poate elimina aceste obligații preluând rolul de revânzător de produse pentru tranzacțiile sale, reducând timpul, efortul și investițiile.
Cum funcționează soluția MoR de la PayPro Global
În calitate de Merchant of Record, PayPro Global:
1. Servește drept revânzător autorizat al produselor tale în fiecare jurisdicție.2. Gestionează toate aspectele legate de gestionarea taxelor, inclusiv:
- Detectarea și validarea locației
- Verificarea numărului de TVA
- Aplicarea cotei de impozitare
- Generarea facturilor
- Depunerea și remiterea
- Răspunsul la audit
3. Oferă beneficii suplimentare, printre care:
- Metode de plată locale care cresc ratele de conversie
- Gestionarea abonamentelor
- Prevenirea fraudei
- Asistență pentru clienți pentru problemele de plată
- Sisteme de recuperare a veniturilor
Punct cheie: Un Merchant of Record îți permite să accesezi rapid piețele, concentrându-te în același timp pe activitatea principală a companiei tale, transformând conformitatea cu TVA-ul din UE dintr-o povară operațională într-un avantaj strategic.
de eCommerce
Prosperă cu cea mai inovatoare soluție all-in-one SaaS & Produse Digitale din industrie. De la instrumente de plată și analiză de înaltă performanță, până la gestionarea completă a taxelor, precum și gestionarea abonamentelor și a facturării, PayPro Global este gata să scaleze SaaS-ul tău.
Vinde-ți SaaS-ul la nivel global cu PayPro Global!
Concluzie
Pentru întreprinderile de software și SaaS, navigarea conformității cu TVA-ul din UE prezintă obstacole serioase. Deși punerea în practică a celor cinci cele mai bune practici poate ajuta la gestionarea acestor responsabilități, acestea vin cu un cost ridicat în ceea ce privește tehnologia, cunoștințele și întreținerea continuă.
Cea mai eficientă modalitate de a obține conformitate completă pentru majoritatea companiilor de software și SaaS este colaborarea cu un Merchant of Record, cum ar fi PayPro Global. O colaborare cu un MoR nu numai că elimină obligațiile fiscale, dar și accelerează intrarea pe piață, crește ratele de conversie prin experiențe de plată mai bune și eliberează echipa ta pentru a se concentra pe achiziția de clienți și dezvoltarea de produse, care sunt principalii factori de succes real în afaceri.
Programează astăzi un apel cu PayPro Global și descoperă modul în care infrastructura noastră completă de plăți poate scala strategic afacerea ta pe piețele globale.
Întrebări frecvente
De ce este atât de importantă urmărirea locației clientului pentru TVA-ul UE la bunurile digitale?
Deoarece cotele TVA-ului UE diferă în funcție de țară și se bazează pe locația consumatorului, nu pe cea a companiei tale, urmărirea locației clienților tăi este esențială. O singură adresă IP este insuficientă; reglementările necesită cel puțin două dovezi necontradictorii care să ateste locația consumatorului. Monitorizarea precisă garantează facturarea corectă și previne amenzile.
Cum ajută validarea VATIN vânzărilor mele B2B SaaS în UE?
Aplicarea mecanismului de taxare inversă pentru tranzacțiile business-to-business necesită verificarea codului de identificare TVA (VATIN) al clientului tău prin sistemul VIES al UE. Acest lucru îți simplifică considerabil obligațiile fiscale, permițându-ți să vinzi companiilor din UE fără a impune TVA. Aplicarea incorectă a acestui lucru poate duce la amenzi, pe lângă TVA-ul neplătit.
Cu peste 75 de cote TVA în UE, cum poate compania mea de software să rămână conformă?
Gestionarea dinamică a cotei TVA care monitorizează modificările continue între țări și categorii de produse este necesară pentru a menține conformitatea. Este periculos să folosești cote statice deoarece ai putea subfactura (ceea ce ar fi răspunderea ta) sau suprafactura (ceea ce ar reduce vânzările). Cea mai importantă caracteristică este un sistem care se actualizează automat în funcție de servicii specializate sau surse autorizate.
Ce înregistrări trebuie să păstrez pentru conformitatea cu TVA-ul UE pentru vânzările mele de software?
Reglementările UE privind TVA-ul impun o evidență completă, inclusiv facturi, dovada locației clientului, datele clientului și calculele fiscale pentru fiecare tranzacție, pentru o perioadă de maximum zece ani. Aceste documente trebuie să fie ușor disponibile pentru raportare sau audituri și păstrate într-un loc sigur. Pentru a gestiona corect această sarcină administrativă, sunt necesare sisteme robuste.
Există o modalitate mai ușoară pentru compania mea SaaS de a gestiona depunerea și plățile TVA-ului UE?
Într-adevăr, utilizarea unui Merchant of Record (MoR) sau automatizarea depunerii și remiterii TVA-ului UE poate simplifica foarte mult procedura. Depunerea manuală în mai multe state UE este dificilă și costisitoare (o companie SaaS de dimensiuni medii ar cheltui probabil între 5.000 și 8.000 de euro pe an). Această povară este redusă, erorile sunt reduse și termenele limită sunt respectate cu automatizarea sau un MoR.
Când trebuie să înceapă compania mea SaaS să-și facă griji cu privire la TVA-ul UE?
Din momentul în care realizați prima vânzare către un client dintr-o țară UE, afacerea dvs. SaaS trebuie să se ocupe de TVA-ul UE. UE are un prag zero pentru TVA-ul pe bunuri digitale, spre deosebire de diversele regimuri fiscale cu praguri de vânzări. Acest lucru implică faptul că, imediat ce efectuați o tranzacție în UE, sunteți supus obligațiilor imediate de conformitate.
Ioana Grigorescu
Ioana Grigorescu este Content Manager la PayPro Global, concentrându-se pe crearea de texte strategice pentru companiile SaaS, B2B și de tehnologie. Cu o pregătire care combină limbile străine și traducerile cu științele politice, ea este pricepută în analizarea, crearea și comunicarea de conținut cu impact. Ea excelează în dezvoltarea de strategii de conținut, producerea de diverse materiale de marketing și asigurarea eficienței conținutului. În afara muncii sale, îi place să exploreze designul cu Figma.
