Податкове законодавство створює серйозні виклики для компаній, що займаються програмним забезпеченням і SaaS, які продають свою продукцію на міжнародному рівні. Підприємства ризикують отримати великі штрафи, втратити продажі та зашкодити своїй репутації, якщо не мають ефективних систем управління податками. Багато підприємств занадто пізно дізнаються, що не існує мінімального порогу для захисту малих підприємств від негайних податкових зобов'язань, що виникають внаслідок однієї транзакції в ЄС.
У цій статті розглядаються п'ять важливих передових методів дотримання міжнародного ПДВ для SaaS, щоб допомогти вашій компанії зорієнтуватися в цих складних правилах. Перш за все, ми покажемо, як співпраця з Merchant of Record (MoR), таким як PayPro Global, може повністю усунути ці проблеми відповідності, дозволяючи вам зосередитися на розширенні вашої компанії, а не на вирішенні питань іноземних податкових зобов'язань.
Як фахівці з платежів для компаній, що займаються програмним забезпеченням, SaaS і відеоіграми на міжнародних ринках, ми допомогли сотням організацій подолати перешкоди, пов'язані з дотриманням податкового законодавства, які б інакше завадили їхній здатності розширюватися на міжнародному рівні. Згідно з нашим досвідом, дотримання податкових норм ЄС для програмного забезпечення може бути перетворено з перешкоди на можливість для довгострокового, стабільного зростання за умови правильної стратегії.
Розуміння змін ПДВ в ЄС у 2024 році
З 1 січня 2024 року платіжні процесори повинні повідомляти всі дані про транскордонні транзакції податковим органам у рамках ініціативи ЄС з боротьби з міжнародним онлайн-шахрайством. Для SaaS і програмних компаній, які здійснюють понад 25 продажів за квартал у межах ЄС, ваш постачальник платіжних послуг тепер повинен реєструвати ці транзакції в базі даних Центральної електронної системи платіжної інформації (CESOP).
Це являє собою фундаментальний зсув у можливостях податкового контролю, оскільки CESOP буде збирати та перевіряти ваші дані про продажі на основі інших баз даних ЄС, роблячи інформацію легкодоступною для експертів з боротьби з шахрайством у всіх державах-членах. Практично кажучи, податкові органи тепер можуть легко перевіряти ваші звіти з ПДВ на основі фактичних даних про продажі, наданих платіжними процесорами.
Виклик нульового порогу
На відміну від правил податку з продажу в США, де зобов'язання зазвичай виникає після досягнення певних порогових значень продажів, дотримання ПДВ в ЄС починається з вашого першого продажу. Це створює негайний тягар щодо дотримання вимог, до якого багато SaaS-компаній погано підготовлені.
Впровадження належного дотримання ПДВ в ЄС з першого дня не тільки запобігає штрафам, але й створює основу для безперешкодного масштабування. Компанії з надійними системами управління податками можуть швидко виходити на нові ринки ЄС без затримок, пов'язаних з дотриманням нормативних вимог, отримуючи конкурентні переваги завдяки швидшому виходу на ринок.
Схема єдиного вікна (OSS)
Замість реєстрації та подання звітності в кожній країні окремо, підприємства, що здійснюють продаж по всьому Європейському Союзу, можуть зареєструватися для сплати ПДВ та подавати декларації з ПДВ через схему єдиного вікна (OSS).
Хоча перехід на схему OSS сприймається як значне спрощення для підприємств, що працюють в ЄС, що приносить численні переваги, такі як зменшення витрат на дотримання вимог або адміністративного навантаження, вона залишається складною системою, яку слід ретельно переглянути.
Механізм зворотного нарахування
У певних випадках, коли ви продаєте іншим компаніям, що базуються в ЄС, вступає в дію механізм зворотного нарахування. Фактично, це метод розрахунку ПДВ, який перекладає відповідальність за податкову реєстрацію та сплату з продавця на покупця. Цей механізм призначений для спрощення управління податками для підприємств.
Щоб правильно впровадити цю зміну, вам потрібно адаптувати свою систему виставлення рахунків для B2B транзакцій, де застосовується цей механізм, вказуючи, коли клієнт несе відповідальність за ПДВ.
партнер з електронної комерції
Розвивайтеся завдяки найбільш інноваційному комплексному рішенню для SaaS і цифрових продуктів. Від високоефективних інструментів оплати та аналітики до повного управління податками, а також обробки підписок і виставлення рахунків, PayPro Global готовий масштабувати ваш SaaS.
Продавайте свій SaaS у всьому світі з PayPro Global!
5 найкращих практик для міжнародного дотримання ПДВ для SaaS
1. Найкраща практика №1: Впровадження розширеного відстеження місцезнаходження під час оформлення замовлення
Місцезнаходження споживача, а не місцезнаходження вашого підприємства, визначає ставки ПДВ в ЄС. Оскільки ставки ПДВ значно відрізняються, ця базова передумова вимагає точного визначення походження кожної транзакції.
Найбільша помилка, яку роблять багато компаній, полягає у використанні надмірно спрощених методів ідентифікації місцезнаходження, які не відповідають вимогам ЄС щодо «достатніх доказів» місцезнаходження клієнта. Норми вимагають щонайменше два неспростовні докази; отже, однієї перевірки IP-адреси недостатньо.
Переваги комплексної перевірки місцезнаходження
Окрім відповідності вимогам, існують й інші переваги впровадження належної перевірки місцезнаходження. Це гарантує, що клієнтам виставляються рахунки за відповідною ставкою податку, що дозволяє уникнути заниження, яке наражає ваш бізнес на податкові зобов'язання, і завищення, яке знижує коефіцієнти конверсії. Крім того, це надає документацію для захисту від можливих податкових перевірок.
Щоб налагодити ефективне відстеження місцезнаходження:
- Використовуйте декілька індикаторів місцезнаходження, зокрема:
- Геолокація за IP-адресою
- Перевірка платіжної адреси
- Ідентифікація країни банку або способу оплати
- Перевірка коду країни за номером телефону
- Зберігайте відомості про докази місцезнаходження кожної транзакції (законодавство ЄС у певних юрисдикціях вимагає зберігання до 10 років).
- Запровадьте систему вирішення конфліктів, коли різні індикатори місцезнаходження дають суперечливі результати.
- Використовуйте надійний API геолокації, який часто оновлює свою базу даних, щоб відображати зміни в діапазоні IP-адрес.
Ключовий висновок: Точне визначення місцезнаходження є наріжним каменем дотримання вимог ЄС щодо ПДВ; помилки в цьому підривають усі наступні зусилля з дотримання вимог.
2. Найкраща практика №2: Впровадження надійної перевірки номера ПДВ
Для операцій між підприємствами (B2B) в ЄС, перевірка ідентифікаційних номерів ПДВ (VATIN) є важливою, оскільки вони встановлюють, чи застосовується механізм зворотного нарахування. Ці цифри, якщо їх правильно перевірити, значно зменшують ваші податкові зобов'язання, дозволяючи вам продавати компаніям ЄС без нарахування ПДВ.
Багато підприємств або не впроваджують перевірку VATIN, або використовують просту перевірку формату, яка не перевіряє, чи номер дійсно зареєстрований і активний. Якщо податкові органи згодом виявлять, що ви неправильно застосували метод зворотного нарахування, ви наражаєтесь на серйозний ризик.
Ціна неналежного поводження з VATIN
Неправильне оброблення VATIN має значний фінансовий вплив. Ви несете відповідальність за несплачений ПДВ і можливі штрафи та відсотки, якщо неправильно застосуєте зворотний механізм нарахування.
Щоб правильно застосувати валідацію VATIN:
- Під час оформлення замовлення здійснюйте валідацію в режимі реального часу, інтегруючись із системою обміну інформацією про ПДВ (VIES) ЄС.
- Зберігайте позначки часу валідації та номери підтверджень у файлі як доказ належної обачності.
- Повторно перевіряйте збережені VATIN для клієнтів, які регулярно отримують періодичні рахунки.
- Встановіть чіткі процедури для управління невдалими валідаціями, наприклад, сповіщення клієнтів з недійсними номерами.
- Переконайтеся, що механізм зворотного нарахування використовується, коли це зазначено у вашій системі виставлення рахунків.
Ключовий висновок: Однією з небагатьох можливостей значно спростити міжнародну відповідність ПДВ в ЄС для SaaS є правильна валідація VATIN.
3. Найкраща практика №3: Динамічне управління ставками ПДВ
Наразі в ЄС існує понад 75 різних ставок ПДВ, які варіюються залежно від країни та типу продукту. Існують певні винятки із загального оподаткування цифрових послуг. Крім того, ці ставки з часом коливаються, що вимагає постійних змін і моніторингу системи.
Використання статичних ставок ПДВ, які не оновлюються часто, є типовою помилкою, яка може призвести або до заниження суми податку (що збільшує податковий тягар вашої компанії), або до завищення суми податку для клієнтів (що погіршує коефіцієнт конверсії).
Переваги комплексного управління ставками
Підтримка правильних ставок ПДВ захищає вашу компанію від відповідальності, забезпечуючи при цьому прозорість цін для клієнтів. Крім того, це дає змогу приймати зважені рішення щодо ціноутворення, які враховують специфічні для ринку податкові зміни.
Щоб ефективно контролювати ставки ПДВ:
- Слідкуйте за змінами податкових ставок, використовуючи офіційні джерела або спеціалізовані сервіси.
- Впровадьте базу даних податкових ставок, яка відокремлює ваш основний код ціноутворення від податкової логіки.
- Встановіть автоматизовані процеси тестування для перевірки податкових розрахунків у різних контекстах.
- Переконайтеся, що ваша система враховує унікальні обставини, такі як тимчасові ставки або зниження ПДВ.
- Для вирішення виняткових ситуацій впровадьте детальний контроль над ставками на національному рівні та на рівні продуктів.
Ключовий висновок: Динамічне управління ставками ПДВ забезпечує відповідність постійно мінливому податковому законодавству, захищаючи при цьому ваш прибуток і споживчий досвід.
4. Найкраща практика №4: Комплексні системи ведення обліку
Відповідно до вимог ЄС щодо ПДВ, необхідно вести вичерпний облік кожної транзакції, включаючи рахунки-фактури, підтвердження місцезнаходження, дані про клієнтів і розрахунки податків. Залежно від юрисдикції, ці документи повинні зберігатися в безпечному місці протягом максимум десяти років.
Недостатній облік або облік, що зберігається у форматах, які важко отримати або інтерпретувати, коли це необхідно для звітності або аудитів, є двома прикладами того, як багато компаній недооцінюють цей тягар документування.
Цінність структурованого ведення обліку
Комплексне ведення обліку пропонує корисну інформацію про ваш успіх на ринку ЄС, а також про відповідність вимогам. Інформацію про проникнення на ринок, регіональні відмінності в чутливості до цін і перспективи зростання можна отримати з правильно структурованих податкових даних.
Щоб застосувати на практиці належне ведення обліку:
- Підтримуйте зв'язки між платежами, клієнтами та розрахунками податків, зберігаючи всі дані про транзакції в структурованих форматах.
- Зберігайте цифрові копії всіх виставлених рахунків-фактур разом із відповідними податковими даними.
- Ведіть податковий облік і використовуйте безпечні, довгострокові варіанти зберігання, які відповідають GDPR.
- Щоб гарантувати цілісність даних, створіть механізми резервного копіювання та процедури регулярної перевірки.
- Створіть процедури звітування та отримання даних, які можуть швидко реагувати на вимоги аудиту.
Небагато бухгалтерських систем створені спеціально для задоволення критеріїв відповідності ПДВ в ЄС, хоча багато з них надають основні функції ведення обліку. Для усунення цього недоліку часто потрібна спеціальна розробка або спеціалізовані сторонні рішення.
Ключовий висновок: Метою ретельного ведення обліку є створення корпоративних знань, які пропонують стратегічні переваги та захищають від дорогих аудитів, а не лише забезпечення відповідності вимогам.
5. Найкраща практика №5: Автоматизована подача та сплата ПДВ в ЄС
Подача та сплата ПДВ у кількох країнах ЄС, як і раніше, є складним завданням, незважаючи на програму One-Stop Shop (OSS). Це вимагає проходження через численні веб-портали з різними мовами та інтерфейсами, а також розуміння різних частот подачі, форматів і способів оплати.
Ручна подача швидко стає надто дорогою. SaaS-бізнес середнього розміру, який продає по всьому ЄС, зазвичай витрачає від 15 до 20 годин щокварталу на подачу ПДВ, що становить від 5 000 до 8 000 євро адміністративних витрат щорічно.
Перевага ефективності автоматизації
Автоматизовані системи подання значно зменшують час і гроші, необхідні для забезпечення відповідності вимогам ПДВ. Крім того, вони зменшують кількість людських помилок, які є основними причинами штрафів за недотримання вимог.
Щоб застосувати належне ведення обліку на практиці:
- Підключіться до API податкової звітності, які безпосередньо підключені до програмних рішень з відкритим кодом.
- Впровадьте процедури звірки, які перевіряють зазначені цифри на відповідність записам транзакцій.
- Щоб гарантувати, що терміни подання ніколи не будуть пропущені, створіть календарні системи.
- Встановіть інструменти моніторингу, щоб перевірити, чи були платежі та подання отримані успішно.
- Створіть контрольні сліди, які записують кожну дію подання.
Хоча деякі платформи управління податками дозволяють подавати звітність, багато SaaS-компаній вважають, що співпраця зі спеціалізованим постачальником є більш економічно вигідною через технологічну складність і поточні потреби в обслуговуванні.
Ключовий висновок: Автоматизована подача робить одну з найбільш ресурсомістких частин дотримання вимог ПДВ в ЄС передбачуваною та ефективною, що вивільняє ресурси для інших бізнес-операцій.
Рішення Merchant of Record
Що таке Merchant of Record і чому це важливо
Постачальник послуг, який бере на себе юридичну відповідальність за ваші продажі, включно з дотриманням податкового законодавства, обробкою платежів і пов'язаними з цим нормативними обов'язками, відомий як Merchant of Record (MoR). Це означає, що MoR управляє всіма аспектами обчислення, збору, подання та сплати податків від вашого імені, щоб відповідати вимогам ПДВ ЄС.
MoR може усунути ці зобов'язання, взявши на себе роль реселера продуктів для своїх транзакцій, зменшуючи час, зусилля та інвестиції.
Як працює MoR рішення PayPro Global
Як ваш Merchant of Record, PayPro Global:
1. Виступає у якості авторизованого реселера вашої продукції в кожній юрисдикції.2. Обробляє всі аспекти управління податками, зокрема:
- Виявлення та перевірка місцезнаходження
- Перевірка номера ПДВ
- Застосування податкової ставки
- Генерація рахунків-фактур
- Подання та переказ
- Відповідь на аудит
3. Надає додаткові переваги, зокрема:
- Місцеві способи оплати, що збільшують коефіцієнт конверсії
- Управління підписками
- Запобігання шахрайству
- Підтримка клієнтів з питань оплати
- Системи відновлення доходу
Ключовий висновок: Merchant of Record дозволяє вам швидко отримати доступ до ринків, повністю зосередившись на основній діяльності вашої компанії, перетворюючи дотримання вимог ПДВ ЄС з операційного тягаря на стратегічну перевагу.
eCommerce партнер
Розвивайтеся з найбільш інноваційним комплексним рішенням для SaaS та цифрових товарів у галузі. Від високоефективних платіжних та аналітичних інструментів до повного управління податками, а також обробки підписок і виставлення рахунків, PayPro Global готовий масштабувати ваш SaaS.
Продавайте свій SaaS по всьому світу з PayPro Global!
Висновок
Для підприємств, що займаються програмним забезпеченням і SaaS, навігація у відповідності до ПДВ в ЄС представляє серйозні перешкоди. Хоча впровадження п'яти найкращих практик може допомогти в управлінні цими обов'язками, вони пов'язані з високими витратами на технології, знання та постійне обслуговування.
Найефективніший спосіб досягти повної відповідності для більшості компаній, що займаються програмним забезпеченням і SaaS, - це співпрацювати з Merchant of Record, таким як PayPro Global. Співпраця з MoR не тільки знімає податкові зобов'язання, але й прискорює вихід на ринок, збільшує коефіцієнт конверсії завдяки кращому досвіду оплати та звільняє вашу команду, щоб зосередитися на залученні клієнтів і розробці продуктів, що є основними рушіями реального успіху бізнесу.
Замовте дзвінок з PayPro Global сьогодні та дізнайтеся, як наша комплексна платіжна інфраструктура може стратегічно масштабувати ваш бізнес на глобальних ринках.
Поширені запитання
Чому відстеження місцезнаходження клієнта настільки важливе для ПДВ ЄС на цифрові товари?
Оскільки ставки ПДВ в ЄС відрізняються залежно від країни та базуються на місцезнаходженні споживача, а не вашої компанії, відстеження місцезнаходження ваших клієнтів є важливим. Однієї IP-адреси недостатньо; правила вимагають щонайменше двох неспростовних доказів, що підтверджують місцезнаходження споживача. Точний моніторинг гарантує точне виставлення рахунків і запобігає штрафам.
Як перевірка VATIN допомагає моїм B2B SaaS продажам в ЄС?
Застосування механізму зворотного нарахування для транзакцій між підприємствами вимагає перевірки ідентифікаційного номера ПДВ (VATIN) вашого клієнта через систему VIES ЄС. Це значно спрощує ваші податкові зобов'язання, дозволяючи вам продавати компаніям з ЄС без нарахування ПДВ. Неправильне застосування цього може призвести до штрафів на додаток до несплаченого ПДВ.
Як моя компанія-розробник програмного забезпечення може дотримуватися вимог, маючи понад 75 ставок ПДВ в ЄС?
Для забезпечення відповідності вимогам необхідне динамічне управління ставками ПДВ, яке відстежує постійні зміни між країнами та категоріями продуктів. Використання статичних ставок є небезпечним, оскільки ви можете недоплатити (що буде вашою відповідальністю) або переплатити (що призведе до зменшення продажів). Найважливішою особливістю є система, яка автоматично оновлюється відповідно до спеціалізованих послуг або авторитетних джерел.
Які записи мені потрібно зберігати для відповідності вимогам ЄС щодо ПДВ для продажу мого програмного забезпечення?
Відповідно до правил ЄС щодо ПДВ, потрібне ведення вичерпного обліку, включаючи рахунки-фактури, докази місцезнаходження клієнта, дані про клієнта та податкові розрахунки для кожної транзакції, протягом максимум десяти років. Ці документи повинні бути легкодоступними для звітності або аудитів і зберігатися в безпечному місці. Для належного вирішення цього тягаря з документацією потрібні надійні системи.
Чи є простіший спосіб для мого SaaS-бізнесу обробляти подання та сплату ПДВ у ЄС?
Дійсно, використання Merchant of Record (MoR) або автоматизація подання та переказу ПДВ у ЄС може значно спростити процедуру. Подання вручну в кількох країнах ЄС є складним і дорогим (SaaS середнього розміру, ймовірно, витрачатиме від 5 000 до 8 000 євро на рік). Цей тягар зменшується, помилки скорочуються, а терміни дотримуються завдяки автоматизації або MoR.
Коли моїй SaaS-компанії потрібно починати турбуватися про ПДВ у ЄС?
З моменту здійснення першого продажу клієнту в країні ЄС, ваш SaaS-бізнес повинен мати справу з ПДВ ЄС. ЄС має нульовий поріг для ПДВ на цифрові товари, на відміну від різних податкових режимів з пороговими значеннями продажів. Це означає, що як тільки ви здійснюєте транзакцію в ЄС, ви одразу ж підпадаєте під обов'язки щодо дотримання вимог.
Ioana Grigorescu
Йоана Григореску - контент-менеджер PayPro Global, зосереджена на створенні стратегічних текстів для SaaS, B2B та інших технологічних компаній. Маючи освіту в галузі лінгвістики та перекладознавства, а також політології, вона має досвід аналізу, створення та поширення ефективного контенту. Вона досягла успіху в розробці контент-стратегій, створенні різноманітних маркетингових матеріалів та забезпеченні ефективності контенту. Поза роботою їй подобається досліджувати дизайн разом із Figma.
