Umsatzsteuer Fehler für SaaS-Unternehmen und Lösungsansätze

Wenn Sie SaaS online verkaufen und Ihr Unternehmen gut wächst und seine Reichweite vergrößert, dann können sich auch Ihre Anforderungen an die Einhaltung der Umsatzsteuer ändern! Die Umsatzsteuer in den USA kann, nun ja, steuerlich belastend sein - aber leider können Sie es sich nicht leisten, den Ball fallen zu lassen. Es steht einfach zu viel auf dem Spiel.

Deshalb haben wir eine Liste mit den typischen Umsatzsteuerfehlern von SaaS-Unternehmen erstellt, um Ihnen zu helfen, auf der richtigen Seite des Gesetzes zu bleiben. Wenn Sie nach dem Lesen dieses Artikels noch Fragen haben oder wissen möchten, wie Sie Software online besser verkaufen können, rufen Sie uns an. Wir sind nur eine E-Mail oder einen Telefonanruf entfernt und immer bereit, Ihnen zu helfen.

Was ist die Umsatzsteuer?

Bevor wir uns mit den umsatzsteuerlichen Fehlern befassen, die viele SaaS-Unternehmen machen, sollten wir zunächst einige Begriffe klären, damit wir alle auf derselben Seite stehen.

Bei der Umsatzsteuer handelt es sich um die Steuer, die ein Einzelhändler bei jedem Verkauf von einem Kunden erhebt. Der Einzelhändler führt das Geld dann, wie gesetzlich vorgeschrieben, an die zuständigen Steuerbehörden ab.

Sind SaaS-Produkte und -Dienstleistungen steuerpflichtig?

Software-as-a-Service (SaaS) ist in vielen Ländern weltweit steuerpflichtig, und die Zahl der Länder nimmt weiter zu. Wenn ein Kunde bei Ihrem SaaS-Unternehmen kauft, müssen Sie möglicherweise Steuern in dem Land erheben, in dem der Kunde Ihr Produkt gekauft hat. Nehmen Sie zum Beispiel die Vereinigten Staaten:

Einige US-Bundesstaaten stufen SaaS als Produkt ein, während andere sie als Dienstleistung betrachten.  Dies ist natürlich eine Situation, die oft zu Verwirrung und Frustration führt.

SaaS-Produkte und -Dienstleistungen

Zwar sind die Umsatzsteuern auf SaaS-Produkte inzwischen in mehr als 40 Ländern weltweit legalisiert worden, doch gibt es kaum einen Konsens zwischen ihnen. Das gilt insbesondere für die USA, wo jeder Bundesstaat bei der Schaffung von Steuergesetzen unabhängig agiert.

SaaS-Unternehmen müssen sich in den US-Bundesstaaten registrieren lassen, in denen sie einen physischen Nexus haben oder in denen sie die Schwellenwerte für den wirtschaftlichen Nexus überschreiten (weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel über SaaS-Online-Umsatzsteuer 101). Kurz gesagt, sie sind verpflichtet, in diesen Ländern Steuern zu erheben, die dann entsprechend der für jedes Land erforderlichen Häufigkeit eingereicht und an den Staat abgeführt werden.

Wo müssen Sie die Umsatzsteuer zahlen?

Wenn Ihr Unternehmen einen physischen oder wirtschaftlichen Nexus in einem Bundesstaat oder einer bestimmten Gerichtsbarkeit hat, müssen Sie dort Umsatzsteuer zahlen. Vor dem Urteil des Obersten Gerichtshofs in der Rechtssache South Dakota vs. Wayfair aus dem Jahr 2018 wurde die Umsatzsteuer durch den Nexus ausgelöst, was bedeutete, dass ein Unternehmen eine physische Präsenz in einem Steuergebiet haben musste, um sich für die Umsatzsteuer zu qualifizieren.

Das Wayfair-Urteil brachte jedoch für viele Unternehmen drastische Änderungen mit sich. Es schreibt vor, dass Sie auch dann, wenn Sie in einem bestimmten Staat keine physische Präsenz haben und der Kauf online getätigt wird, verpflichtet sein können, sich in diesem Staat zu registrieren und die Umsatzsteuer zu erheben.

Diese Vorschrift tritt immer dann in Kraft, wenn Sie die Schwelle des wirtschaftlichen Zusammenhangs überschreiten. Wenn Ihr Unternehmen also in Texas ansässig ist, Ihre Kunden aber alle Ihre Produkte in Ohio kaufen, müssen Sie möglicherweise Umsatzsteuer erheben, wenn dort ein wirtschaftlicher Nexus erreicht wird.

14 häufige Fehler bei der Umsatzsteuer für SaaS-Unternehmen

Lassen Sie uns nun einen genaueren Blick auf die typischen Fehler werfen, die Unternehmen bei der Umsatzsteuerregistrierung und -einreichung machen, damit Sie zeitraubende, kostspielige und vor allem rechtliche Fehler vermeiden können.

Missverständnis der Gesetze über den wirtschaftlichen Nexus

Vorbei sind die Zeiten, in denen ein Nexus nur eine physische Präsenz in einem Staat oder einer Gerichtsbarkeit bedeutete. Heutzutage ist es für ein SaaS-Unternehmen leicht, die Schwellenwerte für den wirtschaftlichen Nexus zu erreichen und zu überschreiten, ohne es überhaupt zu merken. Manchmal kann dies sogar passieren, wenn Sie Ihre Abonnementprodukte an eine relativ kleine Anzahl von Kunden verkaufen.

Es ist wichtig, das Konzept der wirtschaftlichen Verflechtung zu verstehen und zu wissen, wie es sich auf Ihr Unternehmen auswirkt. Die wirtschaftliche Verflechtung ist von Staat zu Staat unterschiedlich, wird aber in der Regel anhand eines Gesamtdollarbetrags oder der Anzahl der getätigten Transaktionen gemessen. Die Nichteinhaltung der Gesetze zur wirtschaftlichen Verflechtung kann zu Steuernachzahlungen und Bußgeldern führen, was sich nachteilig auf die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens auswirken kann.

Versäumnisse bei der Überwachung verschiedener Steuerhoheiten

Ein weiterer weit verbreiteter Fehler besteht darin, sich nicht über die verschiedenen Steuergesetzgebungen auf dem Laufenden zu halten, da deren Vorschriften und Regelungen häufig geändert werden.

In den USA gibt es keine Bundesumsatzsteuer, und die Situation ist viel komplexer, als wenn jeder Staat nur ein Steuergebiet bildet. In Wirklichkeit gibt es über 11.000 verschiedene Verkaufssteuergebiete im Land, was es sehr schwierig macht, die Einhaltung der Vorschriften jederzeit zu gewährleisten.

Es ist wichtig, dass Sie sich darüber informieren, wo, wann und wie viel Umsatzsteuer Sie zahlen müssen. Als SaaS-Unternehmen ist es mehr als wahrscheinlich, dass Ihre Umsätze in mehrere Steuerhoheitsgebiete fallen. Wann haben Sie dies das letzte Mal überprüft?

Erschwerend kommt hinzu, dass die Umsatzsteuervorschriften einem ständigen Wandel unterliegen, so dass Sie stets am Puls der Zeit bleiben müssen, um die Steuervorschriften einzuhalten.

Erheben falscher Steuerbeträge

Unternehmen wissen oft nicht genau, welche Steuersätze für sie gelten und können auch die Besteuerungszeiträume falsch einschätzen. Infolgedessen geben sie die falschen Beträge an, was ein verheerender Fehler sein kann, der zu Zeit- und Geldverlusten führt.

Selbst wenn es sich bei der falschen Angabe der Umsatzsteuer um einen ehrlichen Fehler handelt, kann dies zu empfindlichen Strafen führen. Unser Rat: Holen Sie professionellen Rat ein, wenn Sie sich nicht 100%ig sicher sind, was Sie den Steuerbehörden schulden.

Missverständnisse bei steuerpflichtigen Posten

Wussten Sie, dass jeder Staat Saas anders definiert? Das liegt daran, dass Saas nicht in die Kategorien "materielle persönliche Güter" oder "speziell aufgezählte Dienstleistungen" passt.

Aus diesem Grund ist Ihr SaaS-Produkt möglicherweise in Ihrem Heimatstaat nicht steuerpflichtig, kann aber dort steuerpflichtig sein, wo Ihre Kunden einkaufen. Die Kombination der umsatzsteuerlichen Anforderungen sieht für fast jedes Unternehmen anders aus.

Daher empfehlen wir Ihnen dringend, zu klären, wo Sie Dokumente einreichen oder einen etablierten Nexus haben, und dann zu untersuchen, wie diese Staaten die Umsatzsteuervorschriften für SaaS-Produkte auslegen.

Fehlende Umsatzsteuerbefreiungen

Eine Bescheinigung über die Befreiung von der Umsatzsteuer ermöglicht es einem Käufer, aus welchen Gründen auch immer, ein Produkt steuerfrei zu kaufen, obwohl das Produkt normalerweise der Umsatzsteuer unterliegt. Es wird Sie wahrscheinlich nicht überraschen, dass die Umsatzsteuerbefreiungen je nach Bundesland und Gemeinde variieren und sich von Zeit zu Zeit ändern.  Wir empfehlen Ihnen, jährlich zu prüfen, ob eine dieser Befreiungen für Ihr Produkt gilt.

Die Nichtbeachtung von Steuerbefreiungen kann zu ernsthaften steuerlichen Komplikationen führen. Wenn eine Bescheinigung für eine Steuerbefreiung abläuft oder ungültig ist, können Sie für nicht eingezogene Steuern haftbar gemacht werden. Deshalb ist es wichtig, ein System zur Überwachung von Steuerbefreiungen und Bescheinigungen zu entwickeln, um Einnahmeausfälle zu vermeiden.

Keine Einreichung, weil Sie keine Steuern erhoben haben

Manche Unternehmen glauben, dass sie keine Steuererklärung abgeben müssen, weil sie in einem bestimmten Zeitraum keine Steuern eingenommen haben. Viele Staaten verlangen jedoch, dass Sie am Ende jedes Berichtszeitraums eine Steuererklärung abgeben, auch wenn Sie keine Steuern eingenommen haben, was bedeutet, dass Sie trotzdem eine "Nullerklärung" abgeben müssen.

Auch hier kann die Nichtabgabe der Umsatzsteuer zu Strafen wegen Verspätung oder Nichtabgabe führen, und Ihr Konto könnte dann als nicht konform eingestuft werden.

Unrichtige Steuererklärungen und Berechnungsfehler

In vielen Staaten müssen Sie bei der Einreichung der Umsatzsteuererklärung prüfen, wie viel Sie auf der Grundlage eines Bezirks, einer Stadt oder sogar eines kleineren Steuergebiets wie einer Postleitzahl eingenommen haben. Um das Offensichtliche zu sagen: Sie sollten sehr sorgfältig prüfen, ob Ihre Summen korrekt sind! Die Einhaltung der Umsatzsteuerpflicht kann zu einem absoluten Albtraum werden, wenn Sie über mehrere Kanäle verkaufen.

Wir sagen dies, weil die Mathematik sehr verwirrend sein kann, und die Anforderungen der verschiedenen Staaten machen es noch verwirrender. In einigen Staaten müssen Sie beispielsweise Zahlen aufrunden, während Sie in anderen abrunden müssen. Auch hier gilt wie immer: Halten Sie sich über diese Vorschriften auf dem Laufenden und achten Sie auf Berechnungsfehler, die zur Nichteinhaltung der Vorschriften führen.

Verspätete oder unzureichende Einreichung

Die Einhaltung der Fristen für die Einreichung von Steuererklärungen kann Ihnen Kopfzerbrechen bereiten, wenn Ihr Unternehmen in mehreren Staaten und Gerichtsbarkeiten ansässig ist. Aber seien Sie gewarnt: Für Prüfer ist eine verspätete Abgabe ein rotes Tuch. Wenn Sie eine Abgabefrist versäumen, müssen Sie sie dennoch einreichen, und es drohen Strafen oder Bußgelder.

Um diesen kostspieligen Fehler zu vermeiden, sollten Sie einen Zeitplan für die Anmeldung erstellen und diesen regelmäßig überprüfen, um etwaige Änderungen in den verschiedenen Gerichtsbarkeiten zu verfolgen und entsprechend zu handeln!

Vergessen von wichtigen Informationen

In manchen Fällen können die Steuerbehörden Ihr Steuerformular ablehnen, nur weil Sie ein kleines Detail ausgelassen haben. So kann beispielsweise eine einfache Unterschrift, die auf einer Seite fehlt, ein Dokument ungültig machen.

Es versteht sich von selbst, dass Sie jedes Dokument sorgfältig prüfen sollten, bevor Sie es einreichen, oder noch besser, Sie reichen es online ein, um zu vermeiden, dass Sie eines der erforderlichen Felder übersehen.

Keine Anfechtung negativer Prüfungsfeststellungen

Wenn Sie über negative Prüfungsergebnisse besorgt sind, sollten Sie sich zunächst über Ihre Rechte und Pflichten informieren und bei Bedarf professionelle Hilfe in Anspruch nehmen. Die Einlegung eines Rechtsbehelfs zur Anfechtung negativer Ergebnisse kann für Ihr Unternehmen langfristig von Vorteil sein.

Fehlkommunikation mit Kunden

Aus Ihren Marketing- und Verkaufsunterlagen muss klar hervorgehen, dass Sie die Umsatzsteuer auf die Einkäufe Ihrer Kunden erheben. Wenn Ihre Kunden dies nicht wissen, könnten Sie Umsatzeinbußen erleiden und letztlich auch die Kunden selbst.

Die meisten Kunden erwarten, dass Sie die Mehrwertsteuer in den Online-Preis einrechnen. Wenn dies nicht der Fall ist, sollten Sie dies klar und deutlich zum Ausdruck bringen.

Nicht mit den sich ändernden Vorschriften Schritt halten

Wir wissen, dass es selbst für den am besten organisierten Geschäftsinhaber schwierig sein kann, mit den sich ändernden Gesetzen und Vorschriften auf dem Laufenden zu bleiben.

Der Bericht von Vertex Inc. über die Umsatzsteuersätze und -regeln zum Jahresende 2020 zeigt, dass im Jahr 2020 insgesamt 223 Änderungen der städtischen Steuersätze und 177 neue Bezirkssteuern eingeführt wurden. Das ist eine Menge, über die man den Überblick behalten muss!

Machen Sie es sich zur Priorität, jede Rechtsordnung zu überwachen, in der Sie einen physischen oder wirtschaftlichen Bezug haben, und vergewissern Sie sich, dass Sie alle Änderungen regelmäßig verstehen.

Fehler bei der Umsatzsteuer-Automatisierung in SaaS

Viele große Unternehmen setzen Software für die Umsatzsteuer ein, um die komplexen Anforderungen an die Einhaltung der Steuergesetze zu bewältigen. Es ist beruhigend zu wissen, dass es möglich ist, die Erhebung der Umsatzsteuer sowie die Einreichung und Überweisung zu automatisieren, wenn wir wissen, wie kompliziert diese Steuergesetze sein können.

Die Automatisierung hat viele Vorteile, aber das Verfahren hat auch einige Nachteile. So kann sich zum Beispiel der Fußabdruck des Nexus ändern, die Häufigkeit der Einreichung kann aktualisiert werden, ohne dass Sie es merken, oder Sie könnten elektronische Mitteilungen auf den staatlichen Websites verpassen.

Alle diese Szenarien erfordern menschliches Eingreifen und vielleicht sogar das Wissen eines Umsatzsteuerexperten. Eine Lösung besteht darin, bestimmte Teile des Prozesses zu automatisieren, aber nicht den gesamten Prozess, so dass Sie die Kontrolle über die verschiedenen beweglichen Teile behalten können.

Versuchen, alles allein zu schaffen

In einem wachsenden SaaS-Unternehmen mit steigenden Umsätzen gibt es immer eine Menge zu verwalten. Leider kann die Sorge um die Umsatzsteuer in den vielen Aufgaben, die mit der Führung eines Unternehmens verbunden sind, untergehen, wenn es hoch hergeht.

Wenn Ihr Unternehmen Schwierigkeiten hat, die Steuererklärung zu erstellen, können Sie sich jederzeit an Experten wenden. Sie werden wahrscheinlich Zeit und Geld sparen, denn die Nichteinhaltung der Vorschriften kann Sie auf lange Sicht teuer zu stehen kommen.

5 Tipps zur Verwaltung der Umsatzsteuer und zur Vermeidung von Fehlern bei SaaS

Jeden Dollar verfolgen

Um über Ihre umsatzsteuerlichen Pflichten informiert zu sein, sollten Sie gründliche Aufzeichnungen führen. Verfolgen Sie Ihre Rechnungen und Verkäufe sehr sorgfältig, damit Sie wissen, woher alle Ihre Einkäufe stammen.

Ein guter Buchhaltungsdienst kann hier helfen. Diese Experten wissen, ob Sie für jede Transaktion Umsatzsteuer erheben müssen oder nicht.

Nachdem Sie sich mit ihnen beraten haben, können Sie sich über die verschiedenen Anforderungen der jeweiligen Rechtsordnungen informieren. Auch hier können Fachleute helfen, wenn Sie nicht weiterkommen.

Behalten Sie die Zahlungsfristen im Auge

Denken Sie daran, dass der Zeitpunkt, zu dem Sie die auf Ihre Einkäufe erhobene Umsatzsteuer abführen müssen, von Staat zu Staat unterschiedlich ist. Jeder Staat hat eine bestimmte Abgabehäufigkeit, in der Regel monatlich, vierteljährlich oder jährlich. In der Regel bedeutet dies, dass die Zahlungen zu einem bestimmten Datum erfolgen.

Beachten Sie jedoch, dass Feiertage und Wochenenden diese Frequenzen beeinflussen können.

Unser Rat? Führen Sie einen Online-Kalender, in dem Sie die Termine für jeden Staat, in dem Sie Steuern erheben und abführen müssen, eintragen (vergessen Sie nicht, Erinnerungen hinzuzufügen). Aktualisieren Sie diesen Kalender dann, wenn sich die Termine ändern oder andere Faktoren Einfluss darauf haben, wann Sie Ihre Steuererklärung abgeben müssen.

Behalten Sie die Zahlungsfristen im Auge

Jeder Staat akzeptiert die Zahlung der Umsatzsteuer auf eine andere Weise. Prüfen Sie daher sorgfältig die Methoden, die von den verschiedenen Staaten, in denen Sie einen Nexus haben, akzeptiert werden, und stellen Sie sicher, dass Sie stets die Vorschriften einhalten.

Denken Sie daran: Jedes Bundesland hat eine eigene Website mit umfassenden Informationen über die dort geltenden Umsatzsteuerbestimmungen.

Holen Sie die richtigen Genehmigungen ein

Jedes Mal, wenn Sie Steuern zahlen müssen, benötigen Sie dafür eine Umsatzsteuergenehmigung. Wenn Ihre Verkäufe den Schwellenwert für den Nexus in einem Staat überschreiten, müssen Sie eine Umsatzsteuergenehmigung für diesen Staat einholen, um die Vorschriften einzuhalten.

Verstehen Sie die Sanktionen

Niemand möchte unvorbereitet mit einer saftigen Geldstrafe oder einem Gerichtsverfahren konfrontiert werden, denn dies kann Ihrem wachsenden Unternehmen schweren Schaden zufügen.

Wir empfehlen Ihnen dringend, sich über die Strafen bei Nichteinhaltung der Vorschriften zu informieren. Die Strafen, die Sie vermeiden, werden Sie motivieren, wenn Sie Verfahren einrichten, um die verschiedenen Anforderungen zu überwachen.