14 Erreurs de Taxe de Vente pour les Entreprises SaaS

Si vous vendez des SaaS en ligne et que votre entreprise est en pleine croissance, qu'elle étend son champ d'action, il est fort possible que vos exigences en matière de conformité à la taxe sur les ventes évoluent également ! La taxe sur les ventes aux États-Unis peut s'avérer très lourde, mais malheureusement, vous ne pouvez pas vous permettre de ne pas respecter les règles. Les enjeux sont tout simplement trop importants.

C'est pourquoi nous avons dressé une liste des erreurs typiques commises par les entreprises SaaS en matière de taxe sur les ventes, afin de vous aider à rester dans les clous de la loi. Si vous avez encore des questions après avoir lu cet article ou sur la façon dont vous pourriez mieux vendre des logiciels en ligne, n'hésitez pas à nous contacter. Nous sommes à votre disposition par courriel ou par téléphone et nous sommes toujours prêts à vous aider.

Qu'est-ce que la taxe de vente ?

Avant de nous pencher sur les erreurs de taxe sur les ventes que commettent de nombreuses entreprises SaaS, clarifions d'abord quelques termes pour que nous soyons sur la même longueur d'onde.

La taxe sur les ventes est la taxe perçue par un détaillant auprès d'un client chaque fois qu'une vente est effectuée. Le détaillant remet ensuite l'argent aux autorités fiscales compétentes, comme l'exige la loi.

Les produits et services SaaS sont-ils taxables ?

Les logiciels en tant que service (SaaS) sont imposables dans de nombreux pays du monde, et ce nombre ne cesse d'augmenter. Lorsqu'un client effectue un achat auprès de votre entreprise SaaS, vous pouvez être amené à collecter des taxes dans la juridiction où le client a acheté votre produit. Prenez les États-Unis, par exemple :

Certains États américains classent le SaaS comme un produit, tandis que d'autres le considèrent comme un service.  Inutile de dire que cette situation est souvent source de confusion et de frustration.

Produits et services SaaS

Obligations de collecte des taxes de vente pour les fournisseurs de SaaS

Si les taxes sur les ventes de produits SaaS sont désormais légalisées dans plus de 40 pays dans le monde, il n'y a guère de consensus entre eux. C'est particulièrement vrai aux États-Unis, où chaque État agit indépendamment lorsqu'il crée des lois fiscales.

Les entreprises SaaS doivent s'enregistrer dans les États américains où elles ont un nexus physique ou dans lesquels elles dépassent les seuils de nexus économique (lisez notre article sur la taxe de vente en ligne SaaS 101 pour plus d'informations). En bref, elles sont tenues de collecter la taxe dans ces juridictions, qui est ensuite déposée et remise à l'État selon la fréquence requise pour chaque juridiction.

Où devez-vous payer la taxe sur les ventes ?

Si votre entreprise a un lien physique ou économique avec un État ou une juridiction spécifique, vous devrez y payer des taxes de vente. Avant l'arrêt rendu en 2018 par la Cour suprême dans l'affaire South Dakota vs. Wayfair, la taxe de vente était déclenchée par le nexus, ce qui signifie qu'une entreprise devait avoir une présence physique dans une juridiction fiscale pour pouvoir bénéficier de la taxe de vente.

Toutefois, l'arrêt Wayfair a entraîné des changements radicaux pour de nombreuses entreprises. Il stipule que même si vous n'avez pas de présence physique dans un État particulier et que l'achat est effectué en ligne, vous pouvez être tenu de vous enregistrer dans cet État et de collecter la taxe de vente.

Cette obligation est mise en œuvre dès que vous dépassez le seuil de lien économique. Ainsi, si votre entreprise est basée au Texas, mais que vos clients semblent tous acheter vos produits dans l'Ohio, vous pouvez être tenu de percevoir la taxe sur les ventes si le lien économique est atteint dans cet État.

14 erreurs fréquentes de taxe sur les ventes pour les entreprises SaaS

Examinons maintenant de plus près les erreurs typiques commises par les entreprises en matière d'enregistrement et de déclaration de la taxe sur les ventes, afin de vous aider à éviter les erreurs fastidieuses, coûteuses et, surtout, légales.

Mauvaise compréhension des lois sur le lien économique

L'époque où le nexus se résumait à une présence physique dans un État ou une juridiction est révolue. De nos jours, il est facile pour une entreprise SaaS d'atteindre et de dépasser les seuils de nexus économique sans même s'en rendre compte. Cela peut parfois se produire même lorsque vous vendez vos produits d'abonnement à un nombre relativement faible de clients.

Il est essentiel de comprendre le concept de lien économique et la manière dont il affecte votre entreprise. Le lien économique varie d'un État à l'autre, mais il est généralement mesuré par un montant total en dollars ou par le nombre de transactions effectuées. Le non-respect des lois sur le nexus peut entraîner des arriérés d'impôts et des pénalités, ce qui peut nuire à la santé financière de votre entreprise.

Ne pas surveiller les différentes juridictions fiscales

Une autre erreur très répandue est de ne pas se tenir au courant des différentes juridictions fiscales, car leurs règles et règlements sont souvent modifiés.

Il n'y a pas de taxe de vente fédérale aux États-Unis, et la situation est beaucoup plus complexe que si chaque État formait une seule juridiction fiscale. La réalité est qu'il existe plus de 11 000 juridictions différentes en matière de taxe sur les ventes dans le pays, ce qui rend très difficile de garantir la conformité à tout moment.

Il est essentiel de se tenir informé du lieu, du moment et du montant de la taxe sur les ventes que vous devez payer. En tant qu'entreprise SaaS, il est plus que probable que vos ventes relèvent de plusieurs juridictions fiscales. Quand avez-vous vérifié cela pour la dernière fois ?

Pour compliquer encore la situation, les réglementations relatives à la taxe sur les ventes sont en constante évolution. Il faut donc sans cesse se tenir au courant pour s'assurer que l'on reste conforme à la réglementation fiscale.

Perception de montants de taxe incorrects

Souvent, les entreprises ne comprennent pas parfaitement les taux d'imposition spécifiques qui leur sont applicables et peuvent également se méprendre sur les périodes imposables. En conséquence, elles déclarent des montants erronés, ce qui peut constituer une erreur dévastatrice responsable de pertes de temps et d'argent.

Même si la déclaration incorrecte de la taxe sur les ventes était une erreur de bonne foi, elle peut entraîner de graves sanctions. Notre conseil : demandez l'avis d'un professionnel si vous n'êtes pas sûr à 100% de ce que vous devez aux autorités fiscales.

Mauvaise compréhension des éléments imposables

Saviez-vous que chaque État définit le Saas différemment ? En effet, il n'entre pas dans la catégorie des "biens meubles corporels" ou des "services spécifiquement énumérés".

Pour cette raison, votre produit SaaS n'est peut-être pas imposable dans votre État d'origine, mais peut l'être là où vos clients effectuent leurs achats. La combinaison des exigences en matière de taxe sur les ventes sera différente pour presque toutes les entreprises.

C'est pourquoi nous vous recommandons vivement de clarifier l'endroit où vous soumettez des documents ou avez un lien établi, puis d'étudier comment ces États interprètent la conformité de la taxe de vente pour les produits SaaS.

Exemptions de taxe sur les ventes manquantes

Un certificat d'exonération de la taxe sur les ventes permet à un acheteur, pour quelque raison que ce soit, d'acheter un produit en franchise de taxe alors que ce produit est normalement soumis à la taxe sur les ventes. Vous n'êtes probablement pas surpris d'apprendre que les exonérations de la taxe sur les ventes varient selon les États et les collectivités locales et changent de temps à autre.  Nous vous recommandons de vérifier chaque année si l'une de ces exemptions s'applique à votre produit.

Le fait de ne pas tenir à jour les exemptions fiscales peut entraîner de graves complications fiscales. Si un certificat d'exemption expire ou n'est pas valide, vous pourriez être responsable des taxes non perçues. Il est donc essentiel de mettre en place un système de suivi des exonérations et des certificats d'exonération fiscale pour éviter les pertes de revenus.

Ne pas faire de déclaration parce que vous n'avez pas perçu de taxe

Certaines entreprises pensent qu'elles n'ont pas besoin de remplir une déclaration de revenus parce qu'elles n'ont pas perçu d'impôts sur une période donnée. Cependant, de nombreux États exigent que vous remplissiez une déclaration à la fin de chaque période de déclaration, même si vous n'avez perçu aucun impôt, ce qui signifie que vous devez quand même remplir une "déclaration zéro".

Là encore, le fait de ne pas déclarer la taxe sur les ventes peut entraîner des pénalités de retard ou de non-déclaration, et votre compte pourrait alors être considéré comme non conforme.

Erreurs de déclaration et de calcul des impôts erronés

Dans de nombreux États, la déclaration de la taxe sur les ventes implique de vérifier le montant que vous avez perçu sur la base d'un comté, d'une ville ou même d'une juridiction fiscale plus petite telle qu'un code postal. Pour dire l'évidence : vous devez vérifier très soigneusement que vos sommes sont correctes ! Le respect de la taxe sur les ventes peut devenir un véritable cauchemar si vous vendez sur plusieurs canaux.

Nous disons cela parce que les calculs peuvent être très confus, et les exigences des différents États les rendent encore plus confus. Par exemple, certains États peuvent vous demander d'arrondir les chiffres à la hausse, tandis que d'autres vous demandent de les arrondir à la baisse. Encore une fois et comme toujours, tenez-vous au courant de ces règles et faites attention aux erreurs de calcul, qui peuvent conduire à la non-conformité.

Déclarer en retard ou pas assez souvent

Le suivi des délais de déclaration peut être un véritable casse-tête si votre entreprise a un lien avec plusieurs États et juridictions. Mais attention : les auditeurs considèrent les déclarations tardives comme un signal d'alarme. Si vous ne respectez pas la date limite de dépôt, vous devrez finir par le faire et vous risquez toujours des pénalités ou des amendes.

Pour éviter cette erreur coûteuse, créez un calendrier de dépôt et révisez-le régulièrement pour suivre les changements dans les différentes juridictions et agissez en conséquence !

Oublier des informations importantes

Dans certains cas, les autorités fiscales peuvent rejeter votre formulaire fiscal simplement parce que vous avez omis un petit détail. Par exemple, un élément aussi simple qu'une signature omise sur une page peut invalider un document.

Il va sans dire que vous devez vérifier soigneusement chaque document avant de le soumettre ou, mieux encore, faire votre déclaration en ligne pour éviter d'omettre l'un des champs obligatoires.

Ne pas contester les constatations négatives des audits

Si les résultats négatifs d'un audit vous inquiètent, commencez par passer en revue vos droits et responsabilités et demandez l'aide d'un professionnel si nécessaire. Le dépôt d'un recours pour contester des résultats négatifs peut être bénéfique pour votre entreprise à long terme.

Mauvaise communication avec les clients

Vos documents de marketing et de vente doivent indiquer clairement que vous percevez la taxe de vente sur les achats des clients. Si vos clients ne le savent pas, vous risquez de perdre des ventes et, en fin de compte, les clients eux-mêmes.

La plupart des clients s'attendent à ce que vous incluiez la taxe de vente dans le prix affiché dans l'espace en ligne. Si ce n'est pas le cas, veillez à ce que cela soit parfaitement clair.

Ne pas suivre l'évolution de la réglementation

Nous comprenons qu'il peut être difficile, même pour le propriétaire d'entreprise le plus organisé, de se tenir au courant de l'évolution des lois et des règlements.

Le rapport sur les taux et les règles de la taxe de vente de fin d'année 2020 de Vertex Inc. montre qu'un total de 223 changements de taux de ville et 177 nouvelles taxes de district ont été mis en œuvre en 2020. Cela fait beaucoup à suivre !

Faites-vous une priorité de surveiller chaque juridiction où vous avez un lien physique ou économique, et assurez-vous de comprendre régulièrement tout changement.

Erreurs d'automatisation de la taxe de vente en SaaS

De nombreuses grandes entreprises utilisent un logiciel de taxe sur les ventes pour gérer la complexité de leurs exigences en matière de conformité fiscale. Il est rassurant de savoir qu'il est possible d'automatiser la collecte de la taxe sur les ventes, ainsi que la déclaration et le versement, quand on sait à quel point ces lois fiscales peuvent être compliquées.

L'automatisation présente de nombreux avantages, mais le processus a aussi quelques inconvénients. Par exemple, l'empreinte du nexus pourrait changer, les fréquences de dépôt pourraient être mises à jour sans que vous vous en rendiez compte, ou vous pourriez manquer des avis électroniques sur les sites web des États.

Ces scénarios nécessitent tous une intervention humaine et peut-être même les connaissances d'un expert en taxes sur les ventes. Une solution consiste à automatiser certaines parties du processus, mais pas toutes, afin de garder le contrôle des différentes parties mobiles.

Essayer de tout faire tout seul

Il y a toujours beaucoup à gérer dans une entreprise SaaS en pleine croissance et dont les ventes augmentent. Malheureusement, le souci de la taxe sur les ventes peut se perdre dans les nombreuses responsabilités liées à la gestion d'une entreprise lorsque les choses se bousculent.

Si votre entreprise a du mal à gérer le processus de déclaration fiscale, vous pouvez toujours faire appel à des experts. Vous gagnerez probablement du temps et de l'argent, car la non-conformité peut vous coûter cher à long terme.

5 conseils pour gérer la taxe sur les ventes et éviter les erreurs dans le domaine du SaaS

Suivre chaque dollar

Pour rester informé de vos obligations en matière de taxe sur les ventes, tenez des registres complets. Suivez très attentivement vos factures et vos ventes afin de savoir d'où proviennent tous vos achats.

Un bon service de comptabilité peut vous aider dans ce domaine. Ces experts sauront si vous devez ou non collecter la taxe sur les ventes pour chaque transaction.

Après les avoir consultés, vous serez en mesure d'étudier les différentes exigences des juridictions concernées. Une fois encore, les professionnels peuvent vous aider si vous êtes bloqué.

Respectez les dates limites de paiement

N'oubliez pas que la date à laquelle vous devez verser la taxe sur les ventes que vous avez perçue sur vos achats varie selon les États. Chaque État a une fréquence de déclaration, le plus souvent mensuelle, trimestrielle ou annuelle. En général, cela signifie que les paiements ont lieu à une date fixe.

Toutefois, tenez compte du fait que les jours fériés et les week-ends peuvent affecter ces fréquences.

Notre conseil ? Conservez un calendrier en ligne avec les dates marquées pour chaque État où vous devez collecter et verser des impôts (n'oubliez pas d'ajouter des rappels). Ensuite, mettez ce calendrier à jour au fur et à mesure que les dates changent ou que d'autres facteurs influent sur le moment où vous devez déclarer vos impôts.

Respectez les dates limites de paiement

Chaque État a une façon différente d'accepter les paiements de la taxe de vente. Par conséquent, étudiez attentivement les méthodes acceptées par les différents États où vous avez un lien avec le marché et assurez-vous de toujours rester en conformité.

N'oubliez pas : Chaque État dispose de son propre site web contenant des informations complètes sur ses exigences en matière de taxe de vente

Obtenez les permis appropriés

Chaque fois que vous devez payer une taxe, vous avez besoin d'un permis de taxe sur les ventes pour le faire. Lorsque vos ventes dépassent le seuil de nexus dans un État, vous devez obtenir un permis de taxe sur les ventes pour cet État afin d'être en conformité.

Comprendre les pénalités

Personne ne veut être pris au dépourvu et se voir infliger une lourde amende ou une action en justice, car cela peut évidemment porter un grave préjudice à votre entreprise en pleine expansion.

Nous vous conseillons vivement de faire des recherches sur les sanctions en cas de non-conformité. Les pénalités que vous éviterez vous motiveront lorsque vous établirez des processus pour assurer le suivi des différentes exigences.