14 Erros e dicas para resolver o imposto sobre vendas SaaS

Se está a vender SaaS online e o seu negócio está a crescer bem, expandindo o seu alcance, então os seus requisitos de conformidade com os impostos sobre as vendas também podem muito bem estar a mudar! O imposto sobre as vendas nos EUA pode ser, bem, tributário - mas, infelizmente, não pode dar-se ao luxo de deixar cair a bola. As apostas são simplesmente demasiado altas.

É por isso que fizemos uma lista dos erros típicos dos impostos sobre vendas que as empresas SaaS cometem para o ajudar a permanecer no lado certo da lei. Se ainda tiver dúvidas depois de ler este artigo ou sobre como poderia vender melhor software online, dê-nos um grito. Estamos a um e-mail ou uma chamada telefónica de distância e sempre prontos a ajudar.

O que é o imposto sobre as vendas?

Antes de mergulharmos nos erros fiscais que muitas empresas SaaS cometem, vamos primeiro esclarecer alguns termos para que estejamos na mesma página.

O imposto sobre vendas é o imposto cobrado por um retalhista de um cliente sempre que uma venda é efectuada. O retalhista remete então o dinheiro para as autoridades fiscais competentes, conforme a lei o exige.

Os produtos e serviços SaaS são tributáveis?

Software-as-a-Service (SaaS) é tributável em muitos países em todo o mundo, e o número continua a crescer. Quando um cliente compra ao seu negócio SaaS, poderá ter de cobrar impostos na jurisdição onde o cliente comprou o seu produto. Tomemos os E.U.A., por exemplo:

Alguns estados americanos classificam o SaaS como um produto, enquanto outros o consideram como um serviço.  Escusado será dizer que esta é uma situação que frequentemente causa confusão e frustração.

Obrigações de cobrança de impostos sobre vendas para fornecedores de SaaS

Embora os impostos sobre as vendas de produtos SaaS já tenham sido legalizados em mais de 40 países a nível mundial, há pouco consenso entre eles. Isto é especialmente verdade nos EUA, com cada Estado a operar independentemente quando cria leis fiscais.

As empresas SaaS devem registar-se nos Estados Unidos onde têm nexo físico ou onde excedem os limiares de nexo económico (ler o nosso artigo sobre o Imposto sobre Vendas Online SaaS 101 para mais informações). Em suma, são obrigadas a cobrar impostos nessas jurisdições, que são depois arquivados e remetidos para o estado de acordo com a frequência necessária para cada jurisdição.

Onde precisa de pagar o imposto sobre vendas?

Se o seu negócio tem um nexo físico ou económico num estado ou jurisdição específica, terá de pagar aí impostos sobre vendas. Antes da decisão do Supremo Tribunal do Dakota do Sul vs. Wayfair de 2018, o imposto sobre vendas era desencadeado pelo nexo, o que significava que uma empresa tinha de ter uma presença física numa jurisdição fiscal para se qualificar para o imposto sobre vendas.

No entanto, a decisão da Wayfair provocou mudanças drásticas para muitas empresas. Esta determina que mesmo que não tenha uma presença física num determinado estado e a compra seja feita em linha, poderá ser-lhe exigido que se registe nesse estado e recolha o imposto sobre vendas.

Este requisito é decretado sempre que se ultrapassa o limiar do nexo económico. Assim, se o seu negócio está baseado no Texas, mas todos os seus clientes parecem estar a comprar os seus produtos no Ohio, poderá ser-lhe exigido o pagamento do imposto sobre vendas se o nexo económico for atingido.

14 Erros frequentes de impostos sobre vendas SaaS

Agora vamos analisar mais de perto os erros típicos de registo e de declaração de impostos sobre vendas que as empresas cometem para o ajudar a evitar erros morosos, dispendiosos e, mais importante ainda, legais.

Interpretar mal as Leis do Nexo Económico

Já lá vão os dias em que o nexo era apenas uma presença física num estado ou jurisdição. Hoje em dia, é fácil para uma empresa SaaS alcançar e exceder os limiares de nexo económico e nem sequer se aperceber disso. Por vezes isto pode acontecer mesmo quando se está a vender os produtos de subscrição a um número relativamente pequeno de clientes.

É essencial compreender o conceito de nexo económico e como este afecta o seu negócio. O nexo económico varia de estado para estado, mas é geralmente medido por um montante total em dólares ou pelo número de transacções efectuadas. O não cumprimento das leis sobre o nexo pode conduzir a impostos e penalidades, o que pode ser prejudicial para a saúde financeira do seu negócio.

Falta de Monitorização de Jurisdição Fiscal Diferente

Outro erro generalizado é o de não se manterem actualizados com as diferentes jurisdições fiscais, uma vez que as suas regras e regulamentos são frequentemente modificados.

Não existe imposto federal sobre vendas nos EUA, e a situação é muito mais complexa do que cada estado formar apenas uma jurisdição fiscal. A realidade é que existem mais de 11.000 jurisdições diferentes de impostos sobre vendas no país, o que torna muito difícil assegurar o seu cumprimento em qualquer altura.

É vital manter-se informado sobre onde, quando, e quanto imposto sobre vendas precisa de pagar. Como empresa SaaS, é mais do que provável que as suas vendas caiam em múltiplas jurisdições fiscais. Quando foi a última vez que verificou isto?

Para complicar ainda mais a questão, os regulamentos de impostos sobre vendas estão em constante fluxo, pelo que manter o dedo no pulso para garantir que se mantém em conformidade com os impostos é uma tarefa interminável.

Recolha de Valores de Impostos Incorretos

As empresas muitas vezes não compreendem completamente as taxas de imposto específicas que lhes são aplicáveis e podem também compreender mal os períodos tributáveis. Como resultado, arquivam os montantes errados, o que pode ser um erro devastador responsável pela perda de tempo e dinheiro.

Mesmo que a apresentação incorrecta do imposto sobre vendas fosse um erro honesto, poderia levar a penalizações severas. O nosso conselho: obtenha aconselhamento profissional se não estiver 100% seguro do que deve às autoridades fiscais.

Entenda mal os artigos tributáveis

Sabia que cada estado define Saas de forma diferente? Isto porque não se enquadra perfeitamente nas categorias "bens pessoais tangíveis" ou "serviços especificamente numerados".

Devido a isto, o seu produto SaaS pode não ser tributável no seu estado de origem, mas pode ser tributável onde os seus clientes estão a fazer compras. A combinação de requisitos de impostos sobre vendas parecerá diferente para quase todas as empresas.

Por conseguinte, recomendamos vivamente que esclareça onde está a apresentar documentos ou tem um nexo estabelecido, e depois investigue como esses estados interpretam o cumprimento do imposto sobre as vendas de produtos SaaS.

Isenções de impostos sobre vendas em falta

Um certificado de isenção de impostos sobre as vendas permite ao comprador, por qualquer razão, comprar um produto isento de impostos quando o produto está normalmente sujeito a impostos sobre as vendas. Neste momento, não é provavelmente surpresa para si que as isenções de impostos sobre as vendas variem por estado e governo local e mudem de tempos a tempos.  Recomendamos-lhe que verifique anualmente se alguma destas isenções se aplica ao seu produto.

A incapacidade de acompanhar as isenções fiscais pode causar sérias complicações fiscais. Se um certificado de isenção expirar ou for inválido, poderá ser responsável por impostos não cobrados. Por conseguinte, é vital desenvolver um sistema para controlar as isenções fiscais e os certificados para evitar a perda de receitas.

Não arquivar porque não cobrou nenhum imposto

Algumas empresas pensam que não precisam de apresentar uma declaração de impostos porque não cobraram nenhum imposto durante um período específico. No entanto, muitos estados exigem que se apresente no final de cada período de declaração, mesmo que não tenha cobrado impostos, o que significa que ainda tem de apresentar uma "declaração zero".

Mais uma vez, a não apresentação do imposto sobre vendas pode levar a penalizações por atraso ou não preenchimento, e a sua conta poderia então ser rotulada como não conforme.

Erros de declaração e de cálculo de impostos incorrectos

Em muitos estados, registar o imposto sobre vendas significa verificar quanto cobrou com base num condado, cidade, ou mesmo uma jurisdição fiscal mais pequena, tal como um código postal. Para declarar o óbvio: deve verificar muito cuidadosamente para se certificar de que as suas somas estão correctas! O cumprimento do imposto sobre vendas pode tornar-se um pesadelo absoluto se vender em múltiplos canais.

Dizemos isto porque a matemática pode tornar-se muito confusa, e as exigências dos diferentes estados tornam-na ainda mais confusa. Por exemplo, alguns estados podem exigir que se arredondem números para cima, enquanto outros precisam que se arredondem para baixo. Mais uma vez e como sempre, mantenha-se actualizado com estas regras e esteja atento a erros de cálculo, levando ao não cumprimento das mesmas.

Arquivar tarde ou não o suficiente frequentemente

Manter um registo dos prazos de arquivamento pode ser uma dor de cabeça se o seu negócio tiver nexo em múltiplos estados e jurisdições. Mas fique avisado: os auditores vêem o arquivamento tardio como uma bandeira vermelha. Se falhar um prazo de arquivamento, terá de arquivar eventualmente, e ainda assim poderá enfrentar penalidades ou multas.

Para evitar este erro dispendioso, crie um calendário de arquivo e reveja-o regularmente para acompanhar quaisquer alterações nas diferentes jurisdições e agir em conformidade!

Esquecer informação importante

Em alguns casos, as autoridades fiscais podem rejeitar a sua declaração de impostos só porque deixou um pequeno detalhe. Por exemplo, algo tão simples como uma assinatura deixada fora de uma página pode invalidar um documento.

Deve ser evidente, mas verifique cuidadosamente cada documento antes de o submeter, ou melhor ainda, faça o seu arquivamento online para reduzir o número de campos em falta em qualquer um dos campos requeridos.

Não Desafiar as Constatações Negativas de Auditoria

Se estiver preocupado com resultados negativos de auditoria, comece por rever os seus direitos e responsabilidades e obtenha ajuda profissional, se necessário. A apresentação de um recurso para contestar resultados negativos pode beneficiar o seu negócio a longo prazo.

Miscomunicação com os clientes

O seu material de marketing e vendas deve deixar claro que está a cobrar o imposto sobre as vendas das compras dos clientes. Se os seus clientes não estiverem cientes disto, poderá perder as vendas e, em última análise, os próprios clientes.

A maioria dos clientes espera que inclua o imposto sobre as vendas no preço indicado no espaço online. Se este não for o caso, certifique-se de que é muito claro.

Falha em acompanhar a alteração dos regulamentos

Compreendemos que manter-se actualizado com as leis e regulamentos em mudança pode ser difícil, mesmo para o proprietário mais organizado de uma empresa.

O relatório do Fim do Ano 2020 da Vertex Inc. sobre Taxas e Regras do Imposto sobre as Vendas mostra que um total de 223 mudanças nas taxas de cidade e 177 novos impostos distritais foram implementados em 2020. Isso é muito para acompanhar!

Fazer com que seja prioritário monitorizar cada jurisdição em que tem nexo físico ou económico, e ter a certeza de compreender regularmente quaisquer alterações.

Erros de Automatização do Imposto sobre Vendas em SaaS

Muitas grandes empresas utilizam software de impostos sobre vendas para gerir as complexidades dos seus requisitos de conformidade fiscal. É reconfortante saber que é possível automatizar a cobrança de impostos sobre vendas, bem como a sua apresentação e remessa, quando sabemos como estas leis fiscais podem ser complicadas.

A automatização tem muitos benefícios, mas o processo também tem alguns inconvenientes. Por exemplo, a pegada do nexo pode mudar, as frequências de arquivo podem ser actualizadas sem se aperceberem, ou podem faltar avisos electrónicos nos sítios web estatais.

Todos estes cenários requerem intervenção humana e talvez até o conhecimento de um perito em impostos sobre vendas. Uma solução consiste em automatizar partes específicas do processo, mas não todas, para que se possa manter o controlo das várias partes móveis.

Tentando fazer tudo por sua conta

Há sempre muito para gerir num negócio SaaS em crescimento com vendas em expansão. Infelizmente, a preocupação com o imposto sobre vendas pode perder-se nas muitas responsabilidades de gerir uma empresa quando as coisas se complicam.

Se a sua empresa tem dificuldades em gerir o processo de declaração de impostos, pode sempre recorrer aos peritos. É provável que poupe tempo e dinheiro, pois o incumprimento pode custar-lhe caro a longo prazo.

5 Dicas para gerir o imposto sobre vendas e evitar erros em SaaS

Rastrear cada dólar

Para se manter informado sobre as suas obrigações fiscais sobre vendas, mantenha registos completos. Acompanhe as suas facturas e vendas com muito cuidado, para que saiba de onde provêm todas as suas compras.

Um bom serviço de contabilidade pode ajudar aqui. Estes peritos saberão se precisa ou não de cobrar impostos sobre as vendas em cada transacção.

Depois de consultar com eles, poderá investigar os vários requisitos das jurisdições relevantes. Mais uma vez, os profissionais podem ajudar se ficar preso.

Manter-se no topo dos prazos de pagamento Datas limite

Lembre-se, o momento em que precisa de remeter o imposto sobre vendas que recolheu nas compras varia de acordo com o estado. Cada estado tem uma frequência de depósito, mais comummente mensal, trimestral, ou anual. Normalmente, isto significa que os pagamentos têm lugar numa data fixa.

No entanto, considere que os feriados e fins-de-semana podem afectar estas frequências.

O nosso conselho? Mantenha um calendário online com as datas marcadas para cada estado onde deve recolher e remeter impostos (não se esqueça de acrescentar lembretes). Depois, actualize este calendário à medida que as datas mudam ou outros factores influenciam quando precisa de registar o seu imposto.

Manter-se no topo dos prazos de pagamento Datas limite

Cada estado tem uma forma diferente de aceitar o pagamento de impostos sobre vendas. Portanto, investigue cuidadosamente os métodos aceites pelos vários estados onde tem nexo e assegure-se de que se mantém sempre em conformidade.

Lembre-se: Cada estado tem o seu próprio website com informações completas sobre os seus requisitos de impostos sobre as vendas.

Obter as licenças adequadas

Sempre que for obrigado a pagar impostos, necessitará de uma autorização do imposto sobre vendas para o fazer. Quando as suas vendas excederem o limiar nexo num estado, precisará de obter uma autorização de imposto sobre vendas para que esse estado esteja em conformidade.

Compreender as Sanções

Ninguém quer ser apanhado desprevenido e esbofeteado com uma multa pesada ou acção legal, pois obviamente, isto pode causar graves danos ao seu negócio em crescimento.

Sugerimos vivamente que se faça alguma investigação sobre as sanções por incumprimento. As sanções que está a evitar irão mantê-lo motivado quando estabelecer processos para acompanhar os diferentes requisitos.