14 errores fiscales en las ventas de negocios SaaS

Si vende SaaS en línea y su negocio está creciendo a buen ritmo, ampliando su alcance, es muy posible que sus requisitos de cumplimiento de impuestos sobre las ventas también estén cambiando. El impuesto sobre las ventas en los EE.UU. puede ser, bueno, gravoso, pero, por desgracia, no puede permitirse el lujo de dejar caer la pelota. Hay demasiado en juego.

Por eso hemos elaborado una lista de los errores típicos que cometen las empresas de SaaS en materia de impuestos sobre las ventas, para ayudarle a mantenerse en el lado correcto de la ley. Si todavía tiene preguntas después de leer este artículo o sobre cómo podría vender mejor software en línea, llámenos. Estamos a un correo electrónico o a una llamada de distancia y siempre dispuestos a ayudarle.

¿Qué es el IVA?

Antes de profundizar en los errores fiscales que cometen muchas empresas de SaaS, aclaremos un par de términos para que todos estemos de acuerdo.

El impuesto sobre las ventas es el impuesto que recauda un minorista de un cliente cada vez que realiza una venta. A continuación, el minorista remite el dinero a las autoridades fiscales pertinentes, tal y como exige la ley.

¿Son imponibles los productos y servicios SaaS?

El software como servicio (SaaS) está sujeto a impuestos en muchos países del mundo, y el número sigue creciendo. Cuando un cliente compra a su empresa de SaaS, es posible que tenga que recaudar impuestos en la jurisdicción en la que el cliente compró su producto. Por ejemplo, en Estados Unidos:

Algunos estados de EE.UU. clasifican el SaaS como un producto, mientras que otros lo consideran un servicio.  Huelga decir que esta es una situación que suele causar confusión y frustración.

Obligaciones de recaudación del impuesto sobre las ventas para los proveedores de SaaS

Aunque los impuestos sobre las ventas de productos SaaS se han legalizado ya en más de 40 países de todo el mundo, hay poco consenso entre ellos. Esto es especialmente cierto en Estados Unidos, donde cada estado opera de forma independiente a la hora de crear leyes fiscales.

Las empresas SaaS deben registrarse en los estados de EE.UU. en los que tengan nexo físico o en los que superen los umbrales de nexo económico (para más información, lea nuestro artículo sobre SaaS Online Sales Tax 101). En resumen, están obligadas a recaudar impuestos en esas jurisdicciones, que luego se declaran y remiten al estado según la frecuencia necesaria para cada jurisdicción.

¿Dónde hay que pagar el IVA?

Si tu negocio tiene un nexo físico o económico en un estado o jurisdicción específica, tendrás que pagar impuestos sobre las ventas allí. Antes de la sentencia de 2018 del Tribunal Supremo en el caso South Dakota vs. Wayfair, el impuesto sobre las ventas se activaba por nexo, lo que significaba que una empresa tenía que tener presencia física en una jurisdicción fiscal para poder acogerse al impuesto sobre las ventas.

Sin embargo, la sentencia Wayfair supuso cambios drásticos para muchas empresas. Obliga a que, aunque no tengas presencia física en un estado concreto y la compra se realice por internet, es posible que tengas que registrarte en ese estado y recaudar el impuesto sobre las ventas.

Este requisito se aplica siempre que se supere el umbral de nexo económico. Por tanto, si su empresa tiene su sede en Texas, pero todos sus clientes parecen comprar sus productos en Ohio, puede que se le exija recaudar el impuesto sobre las ventas si se alcanza allí el nexo económico.

14 errores frecuentes en el impuesto sobre las ventas de las empresas SaaS

Echemos ahora un vistazo más de cerca a los errores típicos de registro y presentación de impuestos sobre las ventas que cometen las empresas para ayudarle a evitar errores que requieren mucho tiempo, dinero y, lo que es más importante, errores legales.

Malentendiendo las leyes de nexo económico

Atrás quedaron los días en los que el nexo económico se limitaba a la presencia física en un estado o jurisdicción. Hoy en día, es fácil que una empresa de SaaS alcance y supere los umbrales de nexo económico sin ni siquiera darse cuenta. A veces esto puede suceder incluso cuando usted está vendiendo sus productos de suscripción a un número relativamente pequeño de clientes.

Es esencial comprender el concepto de nexo económico y cómo afecta a su empresa. El nexo económico varía de un estado a otro, pero suele medirse por el importe total en dólares o el número de transacciones realizadas. No cumplir con las leyes de nexo puede dar lugar a impuestos atrasados y sanciones, lo que podría ser perjudicial para la salud financiera de su negocio.

No vigilar las distintas jurisdicciones fiscales

Otro error muy extendido es no estar al día de las distintas jurisdicciones fiscales, ya que sus normas y reglamentos se modifican con frecuencia.

En EE.UU. no existe un impuesto federal sobre las ventas, y la situación es mucho más compleja que si cada estado se limitara a formar una jurisdicción fiscal. La realidad es que hay más de 11.000 jurisdicciones fiscales sobre ventas diferentes en el país, lo que hace muy difícil garantizar el cumplimiento en todo momento.

Es fundamental mantenerse informado sobre dónde, cuándo y cuánto debe pagar en concepto de impuestos sobre las ventas. Como empresa de SaaS, es más que probable que sus ventas caigan en múltiples jurisdicciones fiscales. ¿Cuándo fue la última vez que lo comprobó?

Para complicar aún más el asunto, la normativa del impuesto sobre las ventas está en constante cambio, por lo que es interminable mantenerse al día para garantizar que se cumplen las obligaciones fiscales.

Cobro incorrecto de impuestos

A menudo, las empresas no comprenden bien los tipos impositivos específicos que se les aplican y también pueden malinterpretar los periodos imponibles. Como resultado, declaran cantidades erróneas, lo que puede ser un error devastador responsable de pérdidas de tiempo y dinero.

Incluso si la declaración incorrecta del impuesto sobre las ventas fuera un error honesto, podría acarrear graves sanciones. Nuestro consejo: busque asesoramiento profesional si no está seguro al 100% de lo que debe a Hacienda.

Malentendidos sobre los elementos imponibles

¿Sabía que cada Estado define el Saas de forma diferente? Esto se debe a que no encaja perfectamente en las categorías de "bienes personales tangibles" o "servicios específicamente enumerados". 

Debido a esto, su producto SaaS puede no estar sujeto a impuestos en su estado de residencia, pero sí en el lugar donde sus clientes realizan las compras. La combinación de requisitos del impuesto sobre las ventas será diferente para casi todas las empresas.

Por lo tanto, le recomendamos encarecidamente que aclare dónde está presentando documentos o tiene un nexo establecido y, a continuación, investigue cómo interpretan esos estados el cumplimiento del impuesto sobre las ventas para los productos SaaS.

Exenciones del impuesto sobre las ventas que faltan

Un certificado de exención del impuesto sobre las ventas permite a un comprador, por el motivo que sea, adquirir un producto libre de impuestos cuando normalmente el producto está sujeto a impuestos sobre las ventas. A estas alturas, probablemente no le sorprenda que las exenciones del impuesto sobre las ventas varíen según el estado y la administración local y cambien de vez en cuando.  Le recomendamos que compruebe anualmente si alguna de estas exenciones se aplica a su producto.

No llevar al día las exenciones fiscales puede causar graves complicaciones fiscales. Si un certificado de exención caduca o no es válido, podría ser responsable de los impuestos no recaudados. Por lo tanto, es vital desarrollar un sistema de seguimiento de las exenciones fiscales y los certificados para evitar la pérdida de ingresos.

No declarar por no recaudar impuestos

Algunas empresas piensan que no necesitan presentar una declaración de la renta porque no han recaudado impuestos durante un periodo determinado. Sin embargo, muchos estados le obligan a presentarla al final de cada periodo de declaración, aunque no haya recaudado impuestos, lo que significa que debe presentar una "declaración cero".

Una vez más, no declarar el impuesto sobre las ventas puede dar lugar a sanciones por demora o por no declarar, y su cuenta podría entonces ser calificada de no conforme.

Información fiscal incorrecta y errores de cálculo

En muchos estados, declarar el impuesto sobre las ventas significa comprobar cuánto ha recaudado en función de un condado, una ciudad o incluso una jurisdicción fiscal más pequeña, como un código postal. Para decir lo obvio: ¡debe comprobar muy cuidadosamente que sus sumas son correctas! El cumplimiento del impuesto sobre las ventas puede convertirse en una auténtica pesadilla si vendes en múltiples canales.

Decimos esto porque las matemáticas pueden ser muy confusas, y los requisitos de los distintos estados lo hacen aún más. Por ejemplo, algunos estados pueden exigirle que redondee los números hacia arriba, mientras que otros necesitan que los redondee hacia abajo. De nuevo y como siempre, manténgase al día con estas normas y tenga cuidado con los errores de cálculo, que pueden llevar al incumplimiento.

Declarar tarde o con poca frecuencia

Estar al tanto de los plazos de presentación puede ser un quebradero de cabeza si su empresa tiene nexo en varios estados y jurisdicciones. Pero tenga cuidado: los auditores ven el retraso como una señal de alarma. Si no cumple un plazo, tendrá que presentar la declaración en algún momento, y aún así podría enfrentarse a sanciones o multas.

Para evitar este costoso error, elabore un calendario de presentación de solicitudes y revíselo periódicamente para detectar cualquier cambio en las distintas jurisdicciones y actuar en consecuencia.

Olvidar información importante

En algunos casos, las autoridades fiscales pueden rechazar su formulario fiscal sólo porque ha omitido un pequeño detalle. Por ejemplo, algo tan simple como una firma omitida en una página puede invalidar un documento. 

No hace falta decirlo, pero compruebe cuidadosamente cada documento antes de presentarlo, o mejor aún, haga su presentación en línea para evitar omitir alguno de los campos obligatorios.

No impugnar los resultados negativos de las auditorías

Si le preocupan los resultados negativos de una auditoría, empiece por revisar sus derechos y responsabilidades y busque ayuda profesional si lo necesita. Presentar un recurso para impugnar los resultados negativos puede beneficiar a su empresa a largo plazo.

Falta de comunicación con los clientes

Sus materiales de marketing y ventas deben dejar claro que recauda el impuesto sobre las ventas de las compras de los clientes. Si sus clientes no son conscientes de ello, podría perder ventas y, en última instancia, a los propios clientes. 

La mayoría de los clientes esperan que usted incluya el impuesto sobre las ventas en el precio indicado en el espacio en línea. Si no es el caso, asegúrese de que quede bien claro.

Incumplimiento de la normativa

Somos conscientes de que estar al día de los cambios en la legislación y la normativa puede resultar difícil incluso para el empresario más organizado. 

El informe de Vertex Inc. sobre tasas y normas de impuestos sobre las ventas de fin de año de 2020 muestra que en 2020 se implementaron un total de 223 cambios en las tasas de las ciudades y 177 nuevos impuestos de distrito. ¡Eso es mucho para seguir la pista!

Convierta en una prioridad la supervisión de cada jurisdicción en la que tenga un nexo físico o económico, y asegúrese de conocer cualquier cambio con regularidad.

Errores en la automatización del impuesto sobre las ventas en SaaS

Muchas grandes empresas utilizan software de impuestos sobre las ventas para gestionar las complejidades de sus requisitos de cumplimiento fiscal. Es reconfortante saber que es posible automatizar la recaudación del impuesto sobre las ventas, así como su presentación y remisión, cuando sabemos lo complicadas que pueden ser estas leyes fiscales.

La automatización tiene muchas ventajas, pero el proceso también presenta algunos inconvenientes. Por ejemplo, la huella de nexo podría cambiar, las frecuencias de presentación podrían actualizarse sin darse cuenta o podría perderse avisos electrónicos en los sitios web estatales.

Todas estas situaciones requieren la intervención humana y quizás incluso los conocimientos de un experto en impuestos sobre las ventas. Una solución es automatizar partes específicas del proceso, pero no todo, para poder mantener el control de las distintas partes móviles.

Intentar hacerlo todo solo

Siempre hay mucho que gestionar en un negocio SaaS en crecimiento con ventas en expansión. Desgraciadamente, la preocupación por el impuesto sobre las ventas puede perderse entre las muchas responsabilidades que conlleva dirigir una empresa cuando las cosas se complican.

Si su empresa tiene dificultades para gestionar el proceso de declaración de la renta, siempre puede recurrir a los expertos. Es probable que ahorres tiempo y dinero, ya que el incumplimiento puede costarte caro a largo plazo.

5 consejos para gestionar el impuesto sobre las ventas y evitar errores en SaaS

Controle cada dólar

Para mantenerse informado sobre sus obligaciones en materia de impuestos sobre las ventas, lleve un registro exhaustivo. Haga un seguimiento minucioso de sus facturas y ventas para saber de dónde proceden todas sus compras.

Un buen servicio de contabilidad puede ayudarle en este sentido. Estos expertos sabrán si es necesario o no recaudar el impuesto sobre las ventas en cada transacción.

Tras consultar con ellos, podrá investigar los distintos requisitos de las jurisdicciones pertinentes. Una vez más, los profesionales pueden ayudarle si se atasca.

No pierda de vista los plazos de pago

Recuerde que el momento en que debe remitir el impuesto sobre las ventas que ha recaudado por las compras varía según el estado. Cada estado tiene una frecuencia de presentación, normalmente mensual, trimestral o anual. Normalmente, esto significa que los pagos tienen lugar en una fecha determinada.

No obstante, tenga en cuenta que los días festivos y los fines de semana pueden afectar a estas frecuencias.

¿Nuestro consejo? Mantenga un calendario en línea con las fechas marcadas para cada estado en el que deba recaudar y remitir impuestos (no olvide añadir recordatorios). Después, actualice este calendario a medida que cambien las fechas u otros factores influyan en cuándo debe presentar sus impuestos.

No pierda de vista los plazos de pago

Cada estado tiene una forma diferente de aceptar los pagos del impuesto sobre las ventas. Por lo tanto, investigue detenidamente los métodos aceptados por los distintos estados en los que tiene nexo y asegúrese de cumplir siempre la normativa.

Recuerde: Cada Estado tiene su propio sitio web con información completa sobre sus requisitos en materia de impuestos sobre las ventas.

Obtenga los permisos adecuados

Cada vez que tenga que pagar impuestos, necesitará un permiso de impuesto sobre las ventas para hacerlo. Cuando sus ventas superen el umbral de nexo en un estado, tendrá que obtener un permiso de impuesto sobre las ventas para que ese estado cumpla la normativa.

Entender las sanciones

Nadie quiere que le pillen desprevenido y le abofeteen con una cuantiosa multa o una acción legal, ya que, obviamente, esto puede causar graves daños a su negocio en crecimiento.

Le recomendamos encarecidamente que investigue sobre las sanciones por incumplimiento. Las sanciones que estás evitando te mantendrán motivado cuando establezcas procesos para hacer un seguimiento de los distintos requisitos.