SaaS Taxe de vente en ligne 101 pour les États-Unis.

Avec la popularité croissante des achats en ligne et des logiciels en tant que service, il se peut que votre entreprise se développe dans plusieurs États. Si la croissance est essentielle, elle s'accompagne de complications liées à la taxe sur les ventes, dont beaucoup peuvent entraîner de lourdes amendes, voire une peine de prison.

Que vous vendiez des livres électroniques en ligne, des SaaS, des logiciels ou des jeux vidéo, il est vital pour la santé de votre entreprise et votre responsabilité de comprendre la taxe sur les ventes de logiciels et de SaaS afin de vous assurer que vous percevez et versez vos taxes correctement.

Notre guide sur les taxes de vente en ligne pour les logiciels et les SaaS couvre tout ce que vous devez savoir pour être en conformité avec les taxes aux États-Unis et éviter les erreurs de taxe de vente en SaaS.

Taxe de vente SaaS : Les bases

Qu'est-ce que la taxe de vente ?

La taxe sur les ventes de logiciels et de SaaS est une taxe perçue par le vendeur du produit ou du service et ajoutée au coût total de cet achat. La taxe sur les ventes n'est jamais censée être payée de la poche de votre entreprise de logiciels en tant que service. Vous jouez simplement le rôle d'un "intermédiaire" entre le client et l'organisme de contrôle.

Aux États-Unis, la façon dont vous gérez la taxe de vente est déterminée au niveau de l'État. Chaque État a son propre ensemble de règles, ce qui rend les choses plutôt compliquées.

Un produit peut être taxable dans un État mais pas dans un autre. En outre, dans certains États, des articles sont taxables lorsqu'ils sont inscrits ensemble sur une facture, mais pas lorsqu'ils sont énumérés séparément.

En quoi la taxe sur les ventes est-elle différente pour les vendeurs en ligne ?

Les entreprises qui vendent des logiciels en ligne peuvent rapidement fournir des produits et des services à des clients au-delà des frontières des États et des pays. Par conséquent, les entreprises de logiciels en tant que service, qui font du commerce en ligne, peuvent se trouver confrontées à divers ensembles de lois et de règles dans différents pays ou états. En revanche, vous avez beaucoup moins de règles fiscales à prendre en compte si vous avez un magasin physique qui n'opère que dans un seul État, région ou pays.

Quand dois-je percevoir la taxe sur les ventes en ligne ?

Aux États-Unis, vous devez payer des impôts dans les deux cas suivants :

Si votre entreprise a un lien avec la taxe sur les ventes dans le même État que votre client.

Si le produit ou le service est taxable dans cet État par le biais de la taxe sur les ventes à distance.

Nous parlerons un peu plus des lois nexus plus tard.

Pour l'instant, il est essentiel de noter que si vous êtes responsable de la taxe sur les ventes de logiciels et de la taxe sur les ventes de SaaS dans un État particulier, vous devez facturer à vos clients le montant correct de la taxe et reverser les taxes collectées à l'État.

Catégories de taxe de vente et taxabilité des produits

La plupart des produits physiques sont taxables, mais certains États ont prévu des exceptions pour des produits spécifiques. Par exemple, dans certains États, les produits numériques bénéficient d'un taux d'imposition réduit, tandis que dans d'autres, ces mêmes produits ne sont pas imposables du tout.

Il est impératif que vous vous attachiez à connaître précisément les catégories de taxe sur les ventes dont relèvent vos produits ou services afin de déterminer leur caractère taxable dans les États concernés.

Lois sur le lien économique

Que signifie le mot "Nexus" ?

En termes juridiques, un "nexus" est une connexion ou un lien. Dans la plupart des cas, il est utilisé pour établir la compétence, prouver la causalité ou résoudre les problèmes de conflit de lois.

Que sont les lois fiscales Nexus ?

Dans le monde de la fiscalité, les lois sur le nexus font référence au lien qu'un vendeur doit avoir avec une région particulière avant de devoir y facturer et percevoir la taxe sur les ventes.

Il existe deux principaux types de "nexus" : le "sales tax nexus" et le "income tax nexus", les entreprises pouvant satisfaire aux exigences de l'un, des deux ou d'aucun. Dans le cas d'un lien avec la taxe sur les ventes, une entreprise est tenue de collecter et de verser la taxe sur les ventes dans cet État. Dans le cas d'un lien avec l'impôt sur le revenu, l'entreprise doit remplir une déclaration d'impôt sur le revenu dans cet État.

Certaines activités commerciales, notamment le fait d'avoir une présence physique ou d'atteindre un certain seuil de ventes, peuvent établir un lien physique dans cet État. La définition peut varier légèrement d'un État à l'autre. Toutefois, le consensus général est que si votre entreprise de logiciels en tant que service possède un magasin ou un bureau dans un État, vous êtes tenu de collecter et de soumettre des taxes dans cet État.

Il est préférable de vérifier les lois et les exigences de chaque État si vous n'êtes pas sûr à 100 % d'avoir un lien avec celui-ci. Le meilleur moyen de le faire est de vérifier auprès de l'agence fiscale de chaque État.

Qu'est-ce que le Nexus de la présence physique ?

Le nexus physique est le terme juridique désignant la présence physique d'une entreprise dans un État. Dans certains États, seule la plus petite présence peut se traduire par un lien physique.

Par exemple, le fait d'avoir un bureau ou un entrepôt dans un État constitue un lien physique. Ce cas est assez simple, mais dans certains États, le fait qu'un seul employé y travaille ou y livre des biens ou des services compte comme une présence physique.

Veillez à vérifier tous les critères qui comptent comme une présence physique. Le lien physique est généralement plus facile à déterminer que le lien économique.

Qu'est-ce que le droit fiscal du "Nexus économique" ?

Le nexus économique est un seuil économique fixé par chaque État américain. Lorsqu'un certain niveau de ventes est atteint, les vendeurs en ligne doivent commencer à payer la taxe sur les ventes.

Ces activités peuvent inclure les recettes des ventes et/ou le nombre de transactions effectuées.

Les seuils de lien économique varient d'un État à l'autre. Si vous avez un lien économique dans un État qui applique une loi sur le lien économique, il est essentiel de déterminer où vous atteignez les seuils pertinents.

L'histoire du lien économique

Avant juin 2018, les entreprises n'étaient tenues de payer les taxes de vente que là où elles avaient une présence physique ou un nexus. Cependant, en juin 2018, une décision historique a déclenché des événements qui ont changé le paysage des taxes de vente. La Cour suprême des États-Unis a tranché en faveur de l'État dans l'affaire judiciaire opposant le Dakota du Sud à Wayfair, Inc. Cette décision a permis au Dakota du Sud de commencer à taxer les ventes à distance via les lois sur le nexus économique.

Depuis cet arrêt, plus de 40 États ont suivi le mouvement et créé leurs propres lois sur le lien économique. Malheureusement, ce changement a rendu la taxe de vente sur les logiciels et la taxe de vente sur les SaaS beaucoup plus complexe pour les vendeurs en ligne.

Non-respect des lois sur le lien économique

Il est très important de se conformer à la législation mondiale sur le SaaS. Le non-respect des lois sur le lien économique peut entraîner de lourdes amendes, voire des peines de prison dans certains États. Même si votre entreprise n'est pas condamnée à une amende, vous devrez payer les taxes que vous n'avez pas versées à l'État ou aux États concernés.

La nature des lois sur les Nexus économiques signifie que c'est une erreur incroyablement facile et coûteuse à commettre, surtout pour une petite entreprise qui vend des logiciels en tant que service.

Taxe de vente SaaS : Le Marketplace Facilitator Act

Qu'est-ce que la Marketplace Facilitator Act ?

Cette loi, adoptée en Californie le 1er octobre 2019, exige qu'un facilitateur de place de marché (c'est-à-dire Amazon) soit responsable de la collecte et du paiement de la taxe sur les ventes au détail réalisées sur sa place de marché.

Depuis lors, 30 États ont mis en œuvre une décision relative aux facilitateurs de marché. Cette décision permet aux États de gérer plus facilement la taxe de vente, car ils n'ont à s'occuper que de la taxe du facilitateur et non de celle de plusieurs vendeurs.

Effets du Marketplace Facilitator Act sur les vendeurs en ligne

Si votre entreprise utilise un facilitateur de marché tel qu'Amazon, celui-ci peut collecter la taxe sur les ventes en votre nom, vous déchargeant ainsi de cette responsabilité.

Mais si vous vendez sur plusieurs canaux, vous n'êtes pas entièrement tiré d'affaire. Supposons que vous utilisiez un facilitateur de place de marché mais que vous vendiez également votre produit via le site web de votre entreprise. Dans ce cas, vous êtes redevable de la taxe sur les ventes en ligne de logiciels et de logiciels en tant que service pour les ventes réalisées sur votre site web.

Quelles sont les 14 000 juridictions fiscales américaines ?

Il existe environ 14 000 juridictions fiscales aux États-Unis. Ce chiffre élevé peut sembler difficile à croire puisqu'il n'y a que 50 États (et Washington D.C.), mais les taxes sont basées sur l'adresse exacte, qui tient compte du fait que l'État est un État à taux unique ou non.

Comment la taxe de vente est-elle fixée dans les différentes juridictions ?

Chaque État fixe un taux de taxe de vente. Ensuite, les différentes juridictions au sein de cet État peuvent avoir leurs propres ajouts. Par exemple, un comté au sein d'un État peut ajouter un pourcentage supplémentaire au taux de l'État. Au sein de ce comté, un district peut imposer une autre taxe supplémentaire.

Heureusement, en tant que vendeur en ligne, vous n'êtes tenu de verser que la totalité du montant à l'État - c'est à lui qu'il incombe de le répartir entre les différents comtés, villes et districts.

Cela dit, vous devez toujours vous assurer que vous avez facturé la taxe correcte pour chaque juridiction, et vous tenir au courant de toute modification des taux d'imposition.

Catégories importantes dans les règlements des différentes juridictions

Seuils de vente

Lorsque votre entreprise atteint un certain montant de ventes ou un nombre prédéterminé de transactions, vous avez un lien économique avec une juridiction et vous êtes tenu de payer la taxe sur les ventes.

Par exemple, dans l'État du Nevada, les vendeurs en ligne doivent s'enregistrer pour la taxe sur les ventes de logiciels et de SaaS s'ils effectuent 200 transactions de détail dans l'État ou s'ils atteignent plus de 100 000 dollars de ventes au détail.

Périodes d'évaluation

La période d'évaluation est la période de mesure des seuils de vente - par exemple, les ventes de l'année civile ou financière en cours ou précédente. Il est essentiel de vérifier les périodes d'évaluation au niveau de chaque État, car elles peuvent différer.

Calendrier des enregistrements fiscaux

Il s'agit de la période pendant laquelle une entreprise doit s'enregistrer auprès de l'État pour ses taxes sur les ventes. Cette période peut aller du moment où l'entreprise franchit le seuil du lien économique jusqu'à 90 jours après avoir atteint ce seuil.

Comment puis-je savoir quelles sont les différentes lois relatives aux taxes sur les ventes dans chaque État ou juridiction ?

Rester au fait de la taxe sur les ventes de logiciels et de logiciels en tant que service peut sembler une tâche décourageante, compte tenu du grand nombre de règles et de réglementations fiscales à prendre en compte dans les différents États. Heureusement, certaines organisations ont fait le travail pour vous et ont rassemblé les données sur les exigences en matière de taxe de vente.

Avalara, par exemple, fournit des informations complètes sur le nexus économique et les lois sur la taxe de vente dans chaque État. Ces informations comprennent les dates d'application, les seuils de vente, les périodes d'évaluation, les exigences d'enregistrement, etc.

Les 5 erreurs courantes commises par les vendeurs en ligne

1. Percevoir l'impôt et ne pas le reverser à l'État

C'est la plus grosse erreur que peuvent commettre les vendeurs en ligne. Négliger de verser vos taxes constitue une fraude et peut vous conduire en prison. En gros, si vous n'avez pas tout ce qu'il faut pour collecter les taxes, ne commencez pas à les collecter.

Suivez la procédure indiquée à la fin de cet article pour vous assurer que vous restez en conformité avec la taxe sur les ventes de logiciels et de logiciels en tant que service.

2. Les inexactitudes d'un État à l'autre

Il est essentiel de s'assurer que vous êtes toujours au clair sur les exigences de chaque État dans lequel vous avez un lien physique ou économique. Commencez par vous mettre en conformité dans votre État d'origine, puis commencez à examiner les autres États.

3. Ignorer la tolérance au risque

La tolérance au risque fait référence au niveau de risque que vous êtes prêt à accepter dans la poursuite de vos objectifs économiques. Par exemple, allez-vous chercher activement à vous mettre en conformité dès le départ dans chaque État où vous avez un lien économique, ou allez-vous renoncer à percevoir des impôts dans certains États où vos revenus sont minimes ?

Dans ce cas, le risque réside dans les sommes importantes d'impôts et de pénalités que vous pourriez être amené à payer à l'avenir. Les entreprises évaluent souvent ce type de tolérance au risque et prennent ensuite des décisions en conséquence.

4. Ignorer les complexités liées aux lieux de vente

Avec les entreprises en ligne, il peut être délicat de déterminer où une transaction a eu lieu. Prenons un exemple simple : un client de l'Arizona achète un ordinateur portable dans un magasin de New York et l'envoie via l'entreprise à un membre de sa famille dans le Colorado. Où cette transaction a-t-elle eu lieu ?

Dans la plupart des cas, il s'agit de l'endroit où le produit a été livré. C'est ce que l'on appelle la "taxe de destination ou de consommation", qui s'applique à la plupart des États.

Cependant, certains États sont "basés sur l'origine" - les transactions ont lieu là où les vendeurs sont situés.

5. Ne pas se tenir au courant de l'évolution des lois

Disons qu'au moment de lancer votre entreprise, vous faites vos devoirs en ce qui concerne la taxe de vente sur les logiciels et la taxe de vente sur les SaaS. Mais au fil du temps, vous vous rendez compte que les lois ont changé et que vous n'avez pas réussi à vous tenir au courant des changements.

Pour éviter de vous inquiéter que votre entreprise ne soit plus conforme, prévoyez du temps pour vérifier régulièrement les changements éventuels. Le blog de TaxJar contient un ensemble de ressources précieuses pour vous aider à suivre l'évolution de la réglementation fiscale.

3 étapes pour respecter la taxe de vente

1. S'inscrire pour un permis de taxe sur les ventes

En tant que vendeur en ligne, vous devez en priorité obtenir un permis de taxe sur les ventes auprès de l'autorité fiscale de chaque État.

Dans la plupart des États, il est illégal de percevoir des taxes sans permis de taxe sur les ventes. Pourquoi ? Parce que l'absence de permis de taxe sur les ventes signifie que vous pourriez percevoir la taxe de vos clients et la garder pour vous.

Un permis d'imposition s'accompagne d'une fréquence de déclaration d'impôts, et ces fréquences vous indiquent à quelle fréquence vous devez déclarer et payer vos impôts.

En général, le délai sera d'autant plus court que vos volumes de vente seront élevés dans un État donné.

2. Collecter la taxe de vente

Vous pouvez maintenant commencer à collecter la taxe de chaque panier d'achat ou place de marché liée à vos ventes. Vous devriez pouvoir personnaliser ce montant sur les plateformes que vous utilisez, en vous assurant que vos formules sont toujours à jour et conformes.

3. Déclaration et dépôt de la taxe de vente

Chaque État a des dates d'échéance différentes pour la déclaration des taxes, et vous devez déclarer le montant de la taxe sur les ventes que vous avez perçue dans chaque État à ces dates.

Ce processus ne semble pas trop compliqué, mais il se complique si vous opérez dans différentes juridictions fiscales. Vous devrez déterminer le montant des taxes que vous avez perçues dans les différents États, villes, comtés et autres juridictions particulières. La bonne nouvelle est qu'il existe une technologie qui automatise ce processus.

L'étape suivante consiste à remplir votre déclaration d'impôts et à verser les taxes perçues aux États concernés.