SaaS Online Sales Tax 101 für die U.S.A.

Da Online-Shopping und Software-as-a-Service-Geschäfte immer beliebter werden, expandiert Ihr Unternehmen möglicherweise in mehrere Staaten. Wachstum ist zwar wichtig, bringt aber auch umsatzsteuerliche Komplikationen mit sich, die in vielen Fällen zu saftigen Geldstrafen oder sogar zu Gefängnisstrafen führen können.

Unabhängig davon, ob Sie eBooks, SaaS, Software oder Videospiele online verkaufen, ist es für die Gesundheit Ihres Unternehmens und Ihre Haftung unerlässlich, die Umsatzsteuer auf Software und SaaS zu verstehen, um sicherzustellen, dass Sie Ihre Steuern korrekt erheben und abführen.

Unser Leitfaden zur Online-Verkaufssteuer für Software und SaaS deckt alles ab, was Sie über die Steuerkonformität in den Vereinigten Staaten und die Vermeidung von Fehlern bei der Verkaufssteuer in SaaS wissen müssen.

SaaS-Umsatzsteuer: Die Grundlagen

Was ist die Umsatzsteuer?

Bei der Umsatzsteuer auf Software und SaaS handelt es sich um eine Steuer, die vom Verkäufer des Produkts oder der Dienstleistung erhoben und zu den Gesamtkosten des Kaufs hinzugefügt wird. Die Umsatzsteuer sollte niemals aus der Tasche Ihres Software-as-a-Service-Unternehmens bezahlt werden. Sie spielen lediglich die Rolle des "Mittelsmannes" zwischen dem Kunden und der zuständigen Behörde.

In den Vereinigten Staaten wird die Verwaltung der Umsatzsteuer auf Ebene der Bundesstaaten geregelt. Jeder Bundesstaat hat seine eigenen Regeln, was die Sache ziemlich kompliziert macht.

Ein Produkt kann in einem Staat steuerpflichtig sein, in einem anderen jedoch nicht. Außerdem sind in einigen Staaten Artikel steuerpflichtig, wenn sie zusammen auf einer Rechnung aufgeführt sind, nicht aber, wenn sie separat aufgeführt werden.

Wie unterscheidet sich die Umsatzsteuer für Online-Verkäufer?

Unternehmen, die Software online verkaufen, können ihren Kunden schnell Produkte und Dienstleistungen über Staats- und Landesgrenzen hinweg anbieten. Infolgedessen können Software-as-a-Service-Unternehmen, die online handeln, mit verschiedenen Gesetzen und Regeln in verschiedenen Ländern oder Staaten konfrontiert werden. Im Gegensatz dazu müssen Sie weit weniger Steuervorschriften beachten, wenn Sie ein physisches Geschäft haben, das nur in einem Staat, einer Region oder einem Land tätig ist.

Wann muss ich die Umsatzsteuer online erheben?

In den Vereinigten Staaten sind Sie in den folgenden beiden Fällen für Steuern verantwortlich:

Wenn Ihr Unternehmen in demselben Bundesstaat wie Ihr Kunde eine umsatzsteuerliche Bindung hat.

Wenn das Produkt oder die Dienstleistung in diesem Staat über die Fernverkaufssteuer steuerpflichtig ist.

Wir werden später noch ein wenig über die Nexus-Gesetze sprechen.

Wenn Sie in einem bestimmten Staat für die Umsatzsteuer auf Software und SaaS verantwortlich sind, müssen Sie Ihren Kunden den korrekten Steuerbetrag in Rechnung stellen und die eingenommenen Steuern an den Staat abführen.

Umsatzsteuerkategorien und Produktsteuerbarkeit

Die meisten physischen Produkte sind steuerpflichtig, aber einige Staaten haben für bestimmte Produkte Ausnahmen gemacht. In einigen Staaten werden beispielsweise digitale Waren mit einem ermäßigten Steuersatz belegt, während in anderen Staaten die gleichen Artikel überhaupt nicht steuerpflichtig sind.

Es ist unerlässlich, dass Sie genau wissen, in welche Umsatzsteuerkategorien Ihre Produkte oder Dienstleistungen fallen, um deren Steuerbarkeit in den jeweiligen Staaten zu bestimmen.

Gesetze zum wirtschaftlichen Nexus

Was bedeutet das Wort "Nexus"?

Im juristischen Sinne ist ein "Nexus" eine Verbindung oder ein Bindeglied. In den meisten Fällen dient er dazu, die gerichtliche Zuständigkeit zu begründen, den Kausalzusammenhang zu beweisen oder Fragen des Kollisionsrechts zu lösen.

Was sind Nexus-Steuergesetze?

In der Welt der Steuern beziehen sich die Nexus-Gesetze auf die Verbindung, die ein Verkäufer mit einem bestimmten Gebiet haben muss, bevor er dort die Umsatzsteuer berechnen und einziehen muss.

Es gibt zwei Haupttypen von Nexus: den umsatzsteuerlichen Nexus und den einkommensteuerlichen Nexus, wobei die Unternehmen die Anforderungen für einen, beide oder keinen der beiden erfüllen können. Bei einem umsatzsteuerlichen Nexus ist ein Unternehmen für die Erhebung und Abführung der Umsatzsteuer in diesem Staat verantwortlich. Bei einem einkommensteuerlichen Nexus muss ein Unternehmen Einkommensteuererklärungen für diesen Staat einreichen.

Bestimmte Geschäftstätigkeiten, darunter eine physische Präsenz oder das Erreichen einer bestimmten Umsatzschwelle, können einen physischen Nexus in diesem Staat begründen. Die Definition kann sich von Staat zu Staat leicht unterscheiden. Der allgemeine Konsens ist jedoch, dass Sie, wenn Ihr Software-as-a-Service-Geschäft ein Ladengeschäft oder ein Büro in einem Staat hat, verpflichtet sind, in diesem Staat Steuern zu erheben und abzuführen.

Wenn Sie sich nicht zu 100 % sicher sind, ob Sie dort einen Nexus haben, sollten Sie die Gesetze und Anforderungen des jeweiligen Staates prüfen. Am besten erkundigen Sie sich bei der Steuerbehörde des jeweiligen Staates.

Was ist ein Nexus der physischen Präsenz?

Physischer Nexus ist der rechtliche Begriff für die physische Präsenz eines Unternehmens in einem Staat. In einigen Staaten kann schon die geringste Anwesenheit zu einem physischen Nexus führen.

So gilt beispielsweise ein Büro oder ein Lager in einem Staat als physischer Nexus. Dieser Fall ist recht einfach. In einigen Staaten gilt jedoch schon ein einziger Angestellter, der dort arbeitet, Waren liefert oder Dienstleistungen erbringt, als physische Präsenz.

Achten Sie darauf, alle Kriterien zu prüfen, die als physische Präsenz gelten. Der physische Nexus ist in der Regel leichter zu bestimmen als der wirtschaftliche Nexus.

Was ist der wirtschaftliche Nexus im Steuerrecht?

Der wirtschaftliche Nexus ist ein wirtschaftlicher Schwellenwert, der von jedem US-Bundesstaat festgelegt wird. Wenn eine bestimmte Umsatzhöhe erreicht ist, müssen Online-Verkäufer mit der Zahlung der Umsatzsteuer beginnen.

Diese Aktivitäten können Verkaufserlöse und/oder die Anzahl der durchgeführten Transaktionen umfassen.

Die Schwellenwerte für die wirtschaftliche Verflechtung variieren von Staat zu Staat. Wenn Sie eine wirtschaftliche Verbindung in einem Staat haben, der das Gesetz über die wirtschaftliche Verbindung anwendet, ist es wichtig zu bestimmen, wo Sie die entsprechenden Schwellenwerte erreichen.

Die Geschichte des wirtschaftlichen Nexus

Vor Juni 2018 mussten Unternehmen nur dort Umsatzsteuern zahlen, wo sie eine physische Präsenz oder einen Nexus hatten. Im Juni 2018 setzte jedoch ein wegweisendes Urteil Ereignisse in Gang, die die Umsatzsteuerlandschaft verändert haben. Der Oberste Gerichtshof der USA entschied in der Rechtssache South Dakota vs. Wayfair, Inc. zugunsten des Staates. Dieses Urteil ermöglichte es South Dakota, mit der Besteuerung von Fernverkäufen über Gesetze zur wirtschaftlichen Nähe zu beginnen.

Seit dem Urteil sind mehr als 40 Staaten diesem Beispiel gefolgt und haben ihre eigenen Gesetze zur wirtschaftlichen Verflechtung geschaffen. Leider hat diese Änderung die Umsatzsteuer auf Software und die Umsatzsteuer auf SaaS für Online-Verkäufer sehr viel komplexer gemacht.

Nichteinhaltung der Gesetze über den wirtschaftlichen Nexus

Die Einhaltung globaler SaaS-Vorschriften ist sehr wichtig. Die Nichteinhaltung der Gesetze zur wirtschaftlichen Verflechtung kann in einigen Staaten zu hohen Geldstrafen oder sogar zu Gefängnisstrafen führen. Selbst wenn Ihr Unternehmen nicht bestraft wird, müssen Sie die Steuern, die Sie nicht abgeführt haben, an den/die betreffenden Staat(en) zahlen.

Die Natur der Nexus-Gesetze bedeutet, dass dies ein unglaublich leicht zu begehender und kostspieliger Fehler ist, insbesondere für ein kleines Unternehmen, das Software als Dienstleistung verkauft.

SaaS-Umsatzsteuer: Der Marketplace Facilitator Act

Was ist der Marketplace Facilitator Act?

Dieses Gesetz, das am 1. Oktober 2019 in Kalifornien verabschiedet wurde, schreibt vor, dass ein Marktplatzbetreiber (z. B. Amazon) für die Erhebung und Abführung der Steuer auf Einzelhandelsverkäufe, die über seinen Marktplatz getätigt werden, verantwortlich ist.

Seitdem haben 30 Staaten eine Regelung für Marktplatzvermittler eingeführt. Die Regelung erleichtert den Staaten die Verwaltung der Umsatzsteuer, da sie sich nur mit der Steuer des Vermittlers und nicht mit der von mehreren Verkäufern befassen müssen.

Auswirkungen des Marketplace Facilitator Act auf Online-Verkäufer

Wenn Ihr Unternehmen einen Marktplatzvermittler wie Amazon nutzt, kann dieser die Umsatzsteuer in Ihrem Namen einziehen und Ihnen die Verantwortung abnehmen.

Aber wenn Sie über mehrere Kanäle verkaufen, sind Sie nicht ganz aus dem Schneider. Nehmen wir an, Sie nutzen einen Marktplatzvermittler, verkaufen Ihr Produkt aber auch über die Website Ihres Unternehmens. In diesem Fall sind Sie für die Online-Umsatzsteuer auf Software und Software als Dienstleistung aus Ihren Website-Verkäufen verantwortlich.

Welches sind die 14.000 US-Steuerbezirke?

In den USA gibt es etwa 14.000 Steuerbezirke. Diese große Zahl mag schwer zu glauben sein, da es nur 50 Bundesstaaten (und Washington D.C.) gibt, aber die Steuern basieren auf der genauen Adresse, wobei berücksichtigt wird, ob es sich um einen Bundesstaat mit einem einheitlichen Steuersatz handelt oder nicht.

Wie wird die Umsatzsteuer in verschiedenen Ländern festgesetzt?

Jeder Staat legt einen Umsatzsteuersatz fest. Dann können verschiedene Gerichtsbarkeiten innerhalb dieses Staates ihre eigenen Zuschläge erheben. Zum Beispiel kann ein Bezirk innerhalb eines Bundesstaates einen weiteren Prozentsatz auf den staatlichen Satz aufschlagen. Innerhalb dieses Bezirks kann ein Bezirk eine weitere zusätzliche Steuer erheben.

Glücklicherweise müssen Sie als Online-Verkäufer nur den gesamten Betrag an den Staat überweisen, der ihn dann auf die verschiedenen Bezirks-, Stadt- und Kreisebenen aufteilt.

Dennoch müssen Sie sich vergewissern, dass Sie die richtige Steuer für jedes Land berechnet haben, und sich über alle Änderungen der Steuersätze auf dem Laufenden halten.

Wichtige Kategorien in den Vorschriften der verschiedenen Rechtsordnungen

Schwellenwerte für Verkäufe

Sobald Ihr Unternehmen einen bestimmten Dollarbetrag an Verkäufen oder eine vorher festgelegte Anzahl an Transaktionen erreicht, haben Sie einen wirtschaftlichen Bezug zu einem bestimmten Land und müssen die Umsatzsteuer zahlen.

Im Bundesstaat Nevada beispielsweise müssen sich Online-Verkäufer für die Umsatzsteuer auf Software und SaaS registrieren lassen, wenn sie 200 Einzelhandelstransaktionen innerhalb des Bundesstaates tätigen oder einen Einzelhandelsumsatz von über 100.000 US-Dollar erzielen.

Bewertungszeiträume

Der Beurteilungszeitraum ist der Messzeitraum für die Umsatzschwellen - z. B. der Umsatz des laufenden oder des vorangegangenen Kalender- oder Geschäftsjahres. Es ist wichtig, die Bewertungszeiträume in den einzelnen Bundesländern zu überprüfen, da sie unterschiedlich sein können.

Zeitplan für die Steuerregistrierung

Dies bezieht sich auf den Zeitraum, in dem sich ein Unternehmen beim Staat für seine Umsatzsteuern registrieren lassen muss. Dieser Zeitraum kann von dem Moment an, in dem das Unternehmen die Schwelle des wirtschaftlichen Zusammenhangs überschreitet, bis zu 90 Tagen nach Erreichen dieser Schwelle reichen.

Woher weiß ich, wie die verschiedenen Umsatzsteuergesetze in den einzelnen Staaten oder Gerichtsbarkeiten aussehen?

Die Umsatzsteuer auf Software und Software als Dienstleistung im Griff zu behalten, kann sich angesichts der vielen Steuerregeln und -vorschriften in den verschiedenen Bundesstaaten wie eine entmutigende Aufgabe anfühlen. Glücklicherweise haben einige Organisationen die Laufarbeit für Sie erledigt und die Daten zu den umsatzsteuerlichen Anforderungen zusammengetragen.

Avalara bietet zum Beispiel umfassende Informationen über die wirtschaftliche Verflechtung und die Umsatzsteuergesetze in den einzelnen Bundesstaaten. Diese Informationen umfassen Durchsetzungsdaten, Umsatzschwellen, Bewertungszeiträume, Registrierungsanforderungen und mehr.

Die 5 häufigsten Fehler von Online-Verkäufern

1. Steuern einziehen und nicht an den Staat abführen

Dies ist der größte Fehler, den Online-Verkäufer machen können. Wenn Sie es versäumen, Ihre Steuern zu überweisen, ist das Betrug und kann Sie ins Gefängnis bringen. Grundsätzlich gilt: Wenn Sie nicht alles haben, was Sie für die Steuererhebung brauchen, sollten Sie nicht damit anfangen.

Befolgen Sie das am Ende dieses Artikels aufgeführte Verfahren, um sicherzustellen, dass Sie mit der Umsatzsteuer auf Software und Software als Dienstleistung konform bleiben.

2. Ungenauigkeiten auf der Basis der einzelnen Staaten

Es ist wichtig, dass Sie sich immer über die Anforderungen für jeden Staat im Klaren sind, in dem Sie einen physischen oder wirtschaftlichen Bezug haben. Beginnen Sie zunächst mit der Einhaltung der Vorschriften in Ihrem Heimatstaat und schauen Sie sich dann andere Staaten an.

3. Risikotoleranz ignorieren

Die Risikotoleranz bezieht sich auf die Höhe des Risikos, das Sie bei der Verfolgung Ihrer wirtschaftlichen Ziele in Kauf zu nehmen bereit sind. Werden Sie sich beispielsweise in jedem Staat, in dem Sie einen wirtschaftlichen Bezug haben, von vornherein aktiv um die Einhaltung der Vorschriften bemühen, oder werden Sie in bestimmten Staaten, in denen Sie nur ein geringes Einkommen haben, auf die Erhebung von Steuern verzichten?

In diesem Fall besteht das Risiko in den hohen Steuer- und Strafzahlungen, die Sie in Zukunft möglicherweise leisten müssen. Die Unternehmen wägen oft diese Art von Risikotoleranz ab und treffen dann entsprechende Entscheidungen.

4. Komplexität der Verkaufsstandorte ignorieren

Bei Online-Geschäften kann es schwierig sein, festzustellen, wo eine Transaktion stattgefunden hat. Nehmen wir ein einfaches Beispiel: Ein Kunde aus Arizona kauft einen Laptop in einem Geschäft in New York und schickt ihn über das Unternehmen an ein Familienmitglied in Colorado. Wo hat diese Transaktion stattgefunden?

In den meisten Fällen ist es der Ort, an den das Produkt geliefert wurde. Dies wird als "bestimmungsbezogene oder Verbrauchssteuer" bezeichnet und gilt für die meisten Staaten.

Einige Staaten sind jedoch "herkunftsbasiert" - die Transaktionen finden dort statt, wo die Verkäufer ansässig sind.

5. Nicht auf dem Laufenden bleiben bei sich ändernden Gesetzen

Nehmen wir an, dass Sie bei der Gründung Ihres Unternehmens Ihre Hausaufgaben für die Umsatzsteuer auf Software und die Umsatzsteuer auf SaaS gemacht haben. Doch im Laufe der Zeit stellen Sie fest, dass sich die Gesetze geändert haben und dass Sie es versäumt haben, sich über die Änderungen zu informieren.

Damit Sie nicht befürchten müssen, dass Ihr Unternehmen die Vorschriften nicht mehr einhält, sollten Sie sich Zeit nehmen, um sich regelmäßig über Änderungen zu informieren. Der Blog von TaxJar enthält eine Reihe wertvoller Ressourcen, die Ihnen helfen, mit den sich ändernden Steuervorschriften Schritt zu halten.

3 Schritte zur Einhaltung der Verkaufssteuer

1. Registrieren Sie sich für eine Umsatzsteuergenehmigung

Als Online-Verkäufer müssen Sie vorrangig eine Umsatzsteuergenehmigung bei der Steuerbehörde des jeweiligen Staates einholen.

In den meisten Staaten ist es illegal, ohne eine Umsatzsteuergenehmigung Steuern zu erheben. Und warum? Weil das Fehlen einer Umsatzsteuergenehmigung bedeutet, dass Sie möglicherweise Steuern von Ihren Kunden einziehen und sie für sich behalten.

Mit einer Steuergenehmigung geht eine Steuererklärungshäufigkeit einher, und diese Häufigkeit gibt Ihnen vor, wie oft Sie Ihre Steuern einreichen und abführen müssen.

Im Allgemeinen ist der Zeitrahmen umso kürzer, je höher Ihr Umsatzvolumen in einem bestimmten Bundesland ist.

2. Umsatzsteuer einziehen

Jetzt können Sie damit beginnen, von jedem Warenkorb oder Marktplatz, der mit Ihren Verkäufen verbunden ist, Steuern zu erheben. Sie sollten in der Lage sein, diesen Betrag auf den von Ihnen verwendeten Plattformen anzupassen, um sicherzustellen, dass Sie in Ihren Formeln immer auf dem neuesten Stand und konform sind.

3. Umsatzsteuer melden und einreichen

Jeder Staat hat unterschiedliche Fälligkeitstermine für die Steueranmeldung, und Sie müssen angeben, wie viel Umsatzsteuer Sie von jedem Staat zu diesen Terminen eingenommen haben.

Dieser Vorgang klingt nicht allzu kompliziert, wird aber komplizierter, wenn Sie in verschiedenen Steuergebieten tätig sind. Sie müssen herausfinden, wie viel Steuern Sie in den verschiedenen Bundesstaaten, Städten, Landkreisen und anderen besonderen Gerichtsbarkeiten eingenommen haben. Die gute Nachricht ist, dass es eine Technologie gibt, die diesen Prozess automatisiert.

Der nächste Schritt ist die Abgabe der Steuererklärung und die Überweisung der eingenommenen Steuern an die entsprechenden Staaten.