SaaS Online Sales Tax 101 for the U.S.

À medida que as compras online e os negócios de Software como Serviço se tornam mais populares, o seu negócio pode estar a expandir-se através de múltiplos estados. Apesar de o crescimento ser essencial, vem com complicações nos impostos sobre vendas, muitas das quais podem resultar em pesadas multas ou mesmo na possibilidade de prisão.

Quer venda livros electrónicos on-line, SaaS, software, ou jogos de vídeo, é vital para a saúde do seu negócio e para a sua responsabilidade de compreender o imposto sobre vendas de software e SaaS para garantir que está a cobrar e a remeter os seus impostos correctamente.

O nosso guia de software e impostos sobre vendas SaaS Online cobre tudo o que precisa de saber sobre a conformidade fiscal nos Estados Unidos da América e sobre como evitar erros de impostos sobre vendas em SaaS.

Imposto sobre as vendas SaaS: O básico

O que é o imposto sobre as vendas?

O imposto sobre a venda de software e SaaS é um imposto cobrado pelo vendedor do produto ou serviço e adicionado ao custo total dessa compra. O imposto sobre a venda nunca deve ser pago do bolso do seu software como um negócio de serviços. Apenas desempenha o papel de "intermediário" entre o cliente e o órgão dirigente.

Nos Estados Unidos, a forma como se gere o imposto sobre as vendas é determinada a nível estatal. Cada estado tem o seu próprio conjunto de regras, o que torna as coisas bastante complicadas.

Um produto pode ser tributável num estado mas não em outro. Além disso, em alguns estados, os artigos são tributáveis quando escritos em conjunto numa factura, mas não quando listados separadamente.

Como é diferente o imposto sobre as vendas para os vendedores online?

As empresas que vendem software online podem fornecer rapidamente produtos e serviços aos clientes, tanto através das fronteiras estatais como nacionais. Como resultado, as empresas de software como serviço, que negoceiam online, podem encontrar-se a lidar com vários conjuntos de leis e regras em diferentes países ou estados. Em contraste, tem muito menos regras fiscais a considerar se tiver uma loja física que opera apenas num estado, região, ou país.

Quando é que sou obrigado a cobrar impostos sobre vendas online?

Nos Estados Unidos, é responsável pelos impostos nos dois casos seguintes:

Se o seu negócio tem um nexo de impostos sobre vendas no mesmo estado que o seu cliente.

Se o produto ou serviço for tributável nesse estado através do imposto sobre vendas à distância.

Mais tarde falaremos um pouco mais sobre as leis de nexo.

Por agora, é essencial ter em conta que se for responsável pelo imposto sobre vendas de software e imposto sobre vendas de SaaS num determinado estado, deve cobrar aos seus clientes o montante correcto do imposto e remeter os impostos cobrados de volta para o estado.

Categorias de Imposto sobre Vendas e Taxabilidade do Produto

A maioria dos produtos físicos são tributáveis, no entanto, alguns estados abriram excepções para produtos específicos. Por exemplo, em alguns estados, os bens digitais têm uma taxa de imposto reduzida, enquanto noutros, os mesmos artigos não são de todo tributáveis.

É imperativo que faça com que o seu negócio saiba exactamente em que categorias de impostos sobre vendas os seus produtos ou serviços se enquadram para determinar a sua taxabilidade nos estados relevantes.

Leis económicas Nexus

O que significa a palavra 'Nexus'?

Em termos legais, um 'nexo' é uma ligação ou ligação. Na maioria dos casos, é utilizado para estabelecer jurisdição, provar o nexo de causalidade, ou resolver as questões de conflito de leis.

O que são as leis fiscais Nexus?

No mundo dos impostos, as leis nexus referem-se à ligação que um vendedor deve ter com uma determinada área antes de ser obrigado a cobrar e cobrar impostos sobre vendas nessa área.

Existem dois tipos principais de nexo: o nexo do imposto sobre as vendas e o nexo do imposto sobre o rendimento, com potencial para as empresas satisfazerem os requisitos de um, de ambos, ou de nenhum deles. Com um nexo de imposto sobre as vendas, uma empresa é responsável pela cobrança e remessa do imposto sobre as vendas nesse estado. Com um nexo de imposto sobre o rendimento, uma empresa deve apresentar declarações de imposto sobre o rendimento para esse estado.

Certas actividades comerciais, incluindo ter uma presença física ou atingir um certo limiar de vendas, podem estabelecer um nexo físico dentro desse estado. A definição pode diferir ligeiramente de estado para estado. Contudo, o consenso geral é que se o seu software como empresa de serviços tiver uma loja de tijolo e cimento ou um escritório num estado, é obrigado a cobrar e apresentar impostos nesse estado.

É melhor verificar as leis e requisitos de cada estado se não tiver 100% de certeza se tem nexo com o mesmo. A melhor maneira de o fazer é verificar com a agência fiscal de cada estado.

O que é a Presença Física Nexus?

Nexo físico é o termo legal para a presença física de uma empresa num estado. Em alguns estados, apenas a menor presença poderia traduzir-se num nexo físico.

Por exemplo, ter um escritório ou armazém num estado qualifica-se como um nexo físico. Este exemplo é bastante simples, no entanto, em alguns estados ter apenas um único empregado a trabalhar, entregando bens ou serviços, conta como uma presença física.

Certifique-se de verificar todos os critérios que contam como uma presença física. O nexo físico é geralmente mais fácil de determinar do que o nexo económico.

O que é o Direito Fiscal Económico Nexus?

O nexo económico é um limiar económico estabelecido por cada estado dos EUA. Quando um certo nível de vendas é atingido, os vendedores em linha precisam de começar a pagar o imposto sobre vendas.

Estas actividades podem incluir receitas de vendas e/ou o número de transacções que se realizam.

Os limiares de nexo económico variam de estado para estado. Se tiver um nexo económico num estado que segue a lei do nexo económico, é crucial determinar onde se atingem os limiares relevantes.

A História do Nexo Económico

Antes de Junho de 2018, as empresas só eram obrigadas a pagar impostos sobre as vendas se tivessem uma presença física ou nexo. No entanto, em Junho de 2018, uma decisão histórica pôs em marcha eventos que mudaram o panorama do imposto sobre vendas. O Supremo dos EUA decidiu a favor do estado no processo judicial Dakota do Sul vs. Wayfair, Inc. Esta decisão permitiu que o Dakota do Sul começasse a tributar as vendas à distância através de leis de nexo económico.

Desde a decisão, mais de 40 estados seguiram o exemplo e criaram as suas próprias leis de nexo económico. Infelizmente, esta mudança tornou o imposto sobre vendas de software e o imposto sobre vendas de SaaS muito mais complexo para os vendedores online.

Não-Conformidade com as Leis do Nexo Económico

Atingir a conformidade global SaaS é muito importante. O não cumprimento das leis de nexo económico pode levar a pesadas multas ou possível pena de prisão em alguns estados. Mesmo que o seu negócio não seja multado, será obrigado a pagar os impostos que não tenha remetido para o(s) estado(s) relevante(s).

A natureza das leis económicas Nexus significa que este é um erro incrivelmente fácil e dispendioso de cometer, especialmente para uma pequena empresa que vende software como um serviço.

Imposto sobre as vendas SaaS: A Lei do Facilitador do Mercado

O que é a Lei do Facilitador do Mercado?

Esta lei, aprovada na Califórnia a 1 de Outubro de 2019, exige que um facilitador do mercado (ou seja, a Amazon) seja responsável pela cobrança e pagamento do imposto sobre as vendas a retalho efectuadas através do seu mercado.

Desde então, 30 estados implementaram uma decisão facilitadora do mercado. A decisão facilita aos estados a gestão do imposto sobre as vendas, uma vez que só têm de lidar com impostos do facilitador em vez de múltiplos vendedores.

Efeitos da Lei do Facilitador do Mercado sobre os Vendedores Online

Se o seu negócio utiliza um facilitador de mercado como a Amazon, podem cobrar o imposto sobre vendas em seu nome, tirando-lhe a responsabilidade das mãos.

Mas se vender através de múltiplos canais, não está totalmente fora do gancho. Suponha que utiliza um facilitador do mercado mas também vende o seu produto através do website da sua empresa. Nesse caso, é responsável pelo imposto sobre vendas on-line de software e software como serviço das vendas do seu sítio web.

Quais são as 14.000 Jurisdições Fiscais dos EUA?

Existem aproximadamente 14.000 jurisdições fiscais nos EUA. Este grande número pode parecer difícil de acreditar, pois existem apenas 50 estados (e Washington D.C), mas os impostos baseiam-se no endereço exacto, que tem em consideração se o estado é ou não um estado de taxa única.

Como se define o imposto sobre vendas em diferentes jurisdições?

Cada estado fixa uma taxa de imposto sobre as vendas. Depois, diferentes jurisdições dentro desse estado podem ter os seus próprios acréscimos. Por exemplo, um condado dentro de um estado pode adicionar uma percentagem adicional à taxa estatal. Dentro desse condado, um distrito pode ter um outro imposto adicional.

Felizmente, como vendedor em linha, só lhe é exigido que remeta toda a quantia para o Estado - a sua função é dividi-la entre os vários níveis de município, cidade, e distrito.

Dito isto, ainda é necessário certificar-se de que cobrou o imposto correcto para cada jurisdição, bem como manter-se a par de quaisquer alterações que ocorram nas taxas de imposto.

Categorias importantes dentro dos regulamentos das diferentes jurisdições

Limiares de vendas

Uma vez que o seu negócio atinja um determinado montante de vendas em dólares ou um número pré-determinado de transacções, tem um nexo económico numa jurisdição e é obrigado a pagar o imposto sobre vendas.

Por exemplo, no estado de Nevada, os vendedores em linha devem registar-se para o imposto sobre vendas de software e SaaS se tiverem 200 transacções a retalho dentro do estado ou se atingirem mais de $100.000 de vendas a retalho.

Períodos de avaliação

O período de avaliação é o período de medição dos limiares de vendas - por exemplo, as vendas do calendário ou do exercício financeiro actual ou anterior. É essencial verificar os períodos de avaliação numa base de estado a estado, uma vez que podem diferir.

Calendário dos Registos Fiscais

Isto refere-se ao tempo que uma empresa tem de se registar junto do Estado para os seus impostos sobre as vendas. Este período pode ser em qualquer lugar desde o momento em que a empresa ultrapassa o limiar do nexo económico até 90 dias após terem atingido esse limiar.

Como sei quais são as diferentes leis fiscais sobre vendas em cada Estado ou Jurisdição?

Manter-se no topo do imposto sobre vendas de software e software como serviço pode parecer uma tarefa assustadora com tantas regras e regulamentos fiscais dentro de diferentes estados a considerar. Felizmente, algumas organizações têm feito o trabalho de perito por si e coligido os dados sobre os requisitos do imposto sobre vendas.

Avalara, por exemplo, fornece informações completas sobre a relação económica e as leis fiscais sobre as vendas em cada estado. Esta informação inclui datas de aplicação, limiares de vendas, períodos de avaliação, requisitos de registo, e muito mais.

5 Erros Comuns Cometidos por Vendedores Online

1. Recolha de impostos e não a remeter ao Estado

Este é o maior erro que os vendedores online podem cometer. Negligenciar a remissão dos seus impostos é fraude e pode levá-lo para a prisão. Basicamente, se não estiver pronto com tudo o que precisa para cobrar impostos, então não comece a cobrá-los.

Siga o processo listado no final deste artigo para garantir que se mantém em conformidade com o imposto sobre vendas de software e software como um serviço.

2. Inactidões com base no Estado por Estado

É fundamental assegurar-se de que está sempre claro sobre os requisitos para cada estado em que tem nexo físico ou económico. Comece primeiro pelo cumprimento no seu estado de origem, e depois comece a olhar para outros estados.

3. Ignorando a Tolerância ao Risco

A tolerância ao risco refere-se ao nível de risco que está disposto a aceitar na prossecução dos seus objectivos económicos. Por exemplo, procurará activamente o cumprimento antecipado em todos os estados onde tem nexo económico, ou renunciará à cobrança de impostos em certos estados onde tem rendimentos mínimos?

Aqui o risco são as grandes somas de impostos e penalidades que poderá ser obrigado a pagar no futuro. As empresas pesam frequentemente este tipo de tolerância ao risco e depois tomam decisões em conformidade.

4. Ignorando as complexidades em torno dos locais de venda

Com as empresas em linha, pode ser complicado determinar onde se realizou uma transacção. Vamos usar um exemplo simples: um cliente do Arizona compra um portátil numa loja em Nova Iorque e envia-o através da empresa a um membro da família no Colorado. Onde se efectuou esta transacção?

Na maioria dos casos, seria onde o produto seria entregue. Isto é chamado "imposto baseado no destino ou imposto de consumo" e é válido para a maioria dos estados.

No entanto, alguns estados são "baseados na origem" - as transacções têm lugar onde os vendedores estão localizados.

5. Falta de actualização com a alteração das leis

Digamos que quando lança o seu negócio, faz o seu trabalho de casa para o imposto sobre vendas de software e imposto sobre vendas de SaaS. Mas à medida que o tempo passa, apercebe-se que as leis mudaram e que não conseguiu manter-se actualizado com quaisquer mudanças.

Para evitar preocupar-se que o seu negócio já não esteja em conformidade, agende algum tempo para verificar regularmente quaisquer alterações. O blogue do TaxJar contém um valioso conjunto de recursos para o ajudar a acompanhar a evolução da regulamentação fiscal.

3 Passos para o Cumprimento do Imposto sobre Vendas

1. Registar para uma Licença de Imposto sobre Vendas

Como vendedor on-line, é necessário dar prioridade à obtenção de uma licença de imposto sobre vendas através da autoridade fiscal de cada estado.

Na maioria dos estados, é ilegal cobrar impostos sem uma licença de imposto sobre vendas. Porquê? Porque não ter uma licença de imposto sobre vendas significa que pode estar a cobrar impostos aos seus clientes e guardá-la para si.

Com uma autorização fiscal vem uma frequência de declaração de impostos, e estas frequências orientam-no sobre a frequência com que deve declarar e remeter impostos.

Geralmente, o prazo será mais curto quanto maior for o seu volume de vendas num determinado estado.

2. Cobrar imposto sobre vendas

Agora pode começar a cobrar impostos a partir de cada carrinho de compras ou mercado ligado às suas vendas. Deverá ser capaz de personalizar este montante nas plataformas que está a utilizar, assegurando que está sempre actualizado e em conformidade com as suas fórmulas.

3. Relatório e arquivo do imposto sobre vendas

Cada estado tem datas de vencimento de impostos diferentes, e é necessário declarar quanto imposto sobre vendas recolheu de cada estado nessas datas.

Este processo não parece muito complicado, mas torna-se mais complicado se se operar em jurisdições fiscais diferentes. Terá de descobrir quantos impostos recolheu nos estados, cidades, condados e outras jurisdições em particular. A boa notícia é que existe uma tecnologia que automatiza este processo.

O passo seguinte é apresentar a sua declaração de impostos e remeter o imposto que recolheu para os estados relevantes.