A medida que se popularizan las compras en línea y los negocios de software como servicio, es posible que su empresa se expanda por varios estados. Aunque el crecimiento es esencial, conlleva complicaciones con los impuestos sobre las ventas, muchas de las cuales pueden acarrear fuertes multas o incluso la posibilidad de ir a la cárcel.
Si vende libros electrónicos en línea, SaaS, software o videojuegos, es vital para la salud de su negocio y su responsabilidad comprender el impuesto sobre las ventas de software y SaaS para asegurarse de que está recaudando y remitiendo sus impuestos correctamente.
Nuestra guía de impuestos sobre las ventas en línea de software y SaaS cubre todo lo que necesita saber para cumplir con las obligaciones fiscales en Estados Unidos y evitar errores en los impuestos sobre las ventas en SaaS.
Impuesto sobre las ventas de SaaS: Conceptos básicos
¿Qué es el IVA?
El impuesto sobre las ventas de software y SaaS es un impuesto recaudado por el vendedor del producto o servicio y añadido al coste total de esa compra. Se supone que el impuesto sobre las ventas nunca sale del bolsillo de su empresa de software como servicio. Usted simplemente desempeña el papel de "intermediario" entre el cliente y el organismo gubernamental.
En Estados Unidos, la gestión del impuesto sobre las ventas se determina a nivel estatal. Cada estado tiene sus propias normas, lo que complica bastante las cosas.
Un producto puede estar sujeto a impuestos en un Estado pero no en otro. Además, en algunos estados, los artículos están sujetos a impuestos cuando figuran juntos en una factura, pero no cuando figuran por separado.
¿En qué se diferencia el impuesto sobre las ventas de los vendedores en línea?
Las empresas que venden software en línea pueden suministrar rápidamente productos y servicios a clientes más allá de las fronteras estatales y nacionales. Como resultado, las empresas de software como servicio, que comercian en línea, pueden encontrarse lidiando con varios conjuntos de leyes y normas en diferentes países o estados. Por el contrario, tiene que tener en cuenta muchas menos normas fiscales si tiene una tienda física que sólo opera en un estado, región o país.
¿Cuándo estoy obligado a recaudar el IVA por Internet?
En Estados Unidos, usted es responsable de los impuestos en los dos casos siguientes:
Si su empresa tiene un nexo fiscal de ventas en el mismo estado que su cliente.
Si el producto o servicio está sujeto a impuestos en ese estado a través del impuesto sobre las ventas a distancia.
Hablaremos un poco más sobre las leyes de nexo más adelante.
Por ahora, es esencial tomar nota de que si usted es responsable del impuesto sobre las ventas de software y del impuesto sobre las ventas de SaaS en un estado en particular, debe cobrar a sus clientes la cantidad correcta de impuestos y remitir los impuestos recaudados al estado.
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Categorías del impuesto sobre las ventas y gravabilidad de los productos
La mayoría de los productos físicos están sujetos a impuestos, pero algunos estados han establecido excepciones para productos concretos. Por ejemplo, en algunos estados, los productos digitales están sujetos a un tipo impositivo reducido, mientras que en otros, los mismos artículos no están sujetos a ningún impuesto.
Es imperativo que se ocupe de conocer con precisión en qué categorías de impuestos sobre las ventas entran sus productos o servicios para determinar su imponibilidad en los estados pertinentes.
Leyes sobre el nexo económico
¿Qué significa la palabra "Nexus"?
En términos jurídicos, un "nexo" es una conexión o vínculo. En la mayoría de los casos, se utiliza para establecer la jurisdicción, probar la causalidad o resolver el conflicto de leyes.
¿Qué son las leyes fiscales Nexus?
En el mundo fiscal, las leyes de nexo se refieren a la conexión que un vendedor debe tener con una zona concreta para que se le exija cobrar y recaudar el impuesto sobre las ventas en ella.
Existen dos tipos principales de nexo: el nexo del impuesto sobre las ventas y el nexo del impuesto sobre la renta, con la posibilidad de que las empresas cumplan los requisitos para uno, ambos o ninguno. Con un nexo fiscal sobre las ventas, una empresa es responsable de recaudar y remitir el impuesto sobre las ventas en ese estado. En el caso del impuesto sobre la renta, la empresa debe presentar declaraciones de la renta en ese estado.
Determinadas actividades empresariales, como tener una presencia física o alcanzar un determinado umbral de ventas, pueden establecer un nexo físico dentro de ese estado. La definición puede variar ligeramente de un estado a otro. Sin embargo, el consenso general es que si su empresa de software como servicio tiene una tienda física o una oficina en un estado, está obligada a recaudar y presentar impuestos en ese estado.
Lo mejor es comprobar las leyes y requisitos de cada estado si no está seguro al 100% de si tiene nexo allí. La mejor manera de hacerlo es consultar a la agencia tributaria de cada estado.
¿Qué es el Nexo de Presencia Física?
El nexo físico es el término jurídico que designa la presencia física de una empresa en un estado. En algunos estados, la más mínima presencia puede traducirse en un nexo físico.
Por ejemplo, tener una oficina o un almacén en un Estado constituye un nexo físico. Este caso es bastante sencillo, pero en algunos Estados, el hecho de que un solo empleado trabaje o suministre bienes o servicios allí se considera presencia física.
Asegúrese de comprobar todos los criterios que cuentan como presencia física. El nexo físico suele ser más fácil de determinar que el nexo económico.
¿Qué es el nexo económico fiscal?
El nexo económico es un umbral económico establecido por cada estado de EE.UU.. Cuando se alcanza un determinado nivel de ventas, los vendedores online tienen que empezar a pagar el impuesto sobre las ventas.
Estas actividades pueden incluir los ingresos por ventas y/o el número de transacciones realizadas.
Los umbrales de nexo económico varían de un estado a otro. Si tiene un nexo económico en un estado que aplica la ley de nexo económico, es crucial determinar dónde cumple los umbrales pertinentes.
Historia del nexo económico
Antes de junio de 2018, las empresas solo estaban obligadas a pagar impuestos sobre las ventas donde tenían una presencia física o nexo. Sin embargo, en junio de 2018, una sentencia histórica puso en marcha acontecimientos que han cambiado el panorama del impuesto sobre las ventas. El Tribunal Supremo de los Estados Unidos falló a favor del estado en el caso judicial Dakota del Sur contra Wayfair, Inc. Esta sentencia permitió a Dakota del Sur comenzar a gravar las ventas remotas a través de leyes de nexo económico.
Desde la sentencia, más de 40 estados han seguido el ejemplo y han creado sus propias leyes de nexo económico. Por desgracia, este cambio ha hecho que el impuesto sobre las ventas de software y el impuesto sobre las ventas de SaaS sean mucho más complejos para los vendedores online.
Incumplimiento de las leyes sobre el nexo económico
Cumplir la normativa global sobre SaaS es muy importante. El incumplimiento de las leyes de nexo económico puede dar lugar a fuertes multas o a posibles penas de cárcel en algunos estados. Incluso si su empresa no es multada, tendrá que pagar los impuestos que no haya remitido a los estados correspondientes.
La naturaleza de las leyes de nexo económico significa que es un error increíblemente fácil y costoso de cometer, especialmente para una pequeña empresa que vende software como servicio.
Impuesto sobre las ventas de SaaS: La Ley de Facilitación del Mercado
¿Qué es la Ley de Facilitadores del Mercado?
Esta ley, aprobada en California el 1 de octubre de 2019, requiere que un facilitador de mercado (es decir, Amazon) sea responsable de recaudar y pagar el impuesto sobre las ventas minoristas realizadas a través de su mercado.
Desde entonces, 30 estados han aplicado una normativa sobre facilitadores de mercados. La normativa facilita a los estados la gestión del impuesto sobre las ventas, ya que solo tienen que ocuparse del impuesto del facilitador y no de múltiples vendedores.
Efectos de la Ley de Facilitadores del Mercado en los vendedores en línea
Si su empresa utiliza un facilitador de mercado como Amazon, ellos pueden recaudar el impuesto sobre las ventas en su nombre, quitándole la responsabilidad de encima.
Pero si vende a través de varios canales, no se libra del todo. Supongamos que utiliza un facilitador de mercado pero también vende su producto a través del sitio web de su empresa. En ese caso, debe pagar el impuesto sobre las ventas en línea de software y software como servicio de las ventas de su sitio web.
¿Cuáles son las 14.000 jurisdicciones fiscales de Estados Unidos?
Hay aproximadamente 14.000 jurisdicciones fiscales en EE.UU. Esta cifra tan elevada puede parecer difícil de creer, ya que sólo hay 50 estados (y Washington D.C.), pero los impuestos se basan en la dirección exacta, que tiene en cuenta si el estado es de tipo único o no.
¿Cómo se fija el impuesto sobre las ventas en las distintas jurisdicciones?
Cada estado fija un tipo de impuesto sobre las ventas. Luego, las distintas jurisdicciones dentro de ese estado pueden tener sus propios añadidos. Por ejemplo, un condado de un estado puede añadir un porcentaje adicional al tipo estatal. Dentro de ese condado, un distrito puede establecer otro impuesto adicional.
Por suerte, como vendedor en línea, sólo está obligado a remitir el importe íntegro al Estado; a ellos les corresponde dividirlo entre los distintos condados, ciudades y distritos.
Dicho esto, debe asegurarse de que ha cobrado los impuestos correctos en cada jurisdicción, así como mantenerse al día de cualquier cambio que se produzca en los tipos impositivos.
Categorías importantes dentro de las normativas de las distintas jurisdicciones
Umbrales de ventas
Una vez que su empresa alcanza una cantidad específica de ventas en dólares o un número predeterminado de transacciones, usted tiene nexo económico en una jurisdicción y está obligado a pagar el impuesto sobre las ventas.
Por ejemplo, en el estado de Nevada, los vendedores en línea deben registrarse para el impuesto sobre las ventas de software y SaaS si realizan 200 transacciones minoristas en el estado o si superan los 100.000 dólares de ventas minoristas.
Períodos de evaluación
El periodo de evaluación es el periodo de medición de los umbrales de ventas: por ejemplo, las ventas del año natural o financiero en curso o anterior. Es esencial comprobar los periodos de evaluación en cada estado, ya que pueden variar.
Calendario de las declaraciones fiscales
Se refiere al tiempo que una empresa tiene para registrarse en el estado por sus impuestos sobre las ventas. Este periodo puede ir desde el momento en que la empresa cruza el umbral de nexo económico hasta 90 días después de alcanzarlo.
¿Cómo puedo saber cuáles son las distintas leyes sobre el impuesto sobre las ventas en cada Estado o jurisdicción?
Estar al tanto de los impuestos sobre las ventas de software y software como servicio puede parecer una tarea de enormes proporciones, con tantas normas y reglamentos fiscales que hay que tener en cuenta en los distintos estados. Afortunadamente, algunas organizaciones han hecho el trabajo por ti y han recopilado los datos sobre los requisitos del impuesto sobre las ventas.
Avalara, por ejemplo, proporciona información exhaustiva sobre el nexo económico y las leyes del impuesto sobre las ventas de cada estado. Esta información incluye fechas de aplicación, umbrales de ventas, periodos de evaluación, requisitos de registro, etc.
Los 5 errores más comunes de los vendedores en línea
1. Recaudar impuestos y no devolverlos al Estado
Este es el mayor error que pueden cometer los vendedores en línea. No pagar los impuestos es fraude y puede llevarte a la cárcel. Básicamente, si no tienes todo lo necesario para recaudar impuestos, no empieces a hacerlo.
Siga el proceso indicado al final de este artículo para asegurarse de que sigue cumpliendo con el impuesto sobre las ventas de software y software como servicio.
2. Inexactitudes por Estados miembros
Es fundamental asegurarse de tener siempre claros los requisitos de cada estado en el que se tiene un nexo físico o económico. Empiece primero por el cumplimiento en su estado de residencia y, a continuación, empiece a buscar en otros estados.
3. Ignorar la tolerancia al riesgo
La tolerancia al riesgo se refiere al nivel de riesgo que está dispuesto a aceptar para alcanzar sus objetivos económicos. Por ejemplo, ¿buscará activamente el cumplimiento por adelantado en todos los estados en los que tenga nexo económico, o renunciará a recaudar impuestos en determinados estados en los que sus ingresos sean mínimos?
En este caso, el riesgo son las grandes sumas de impuestos y sanciones que puede tener que pagar en el futuro. Las empresas suelen sopesar este tipo de tolerancia al riesgo y luego toman decisiones en consecuencia.
4. Ignorar las complejidades en torno a los lugares de venta
En el caso de los negocios en línea, puede resultar complicado determinar dónde se ha realizado una transacción. Pongamos un ejemplo sencillo: un cliente de Arizona compra un ordenador portátil en una tienda de Nueva York y lo envía a través de la empresa a un familiar de Colorado. ¿Dónde tuvo lugar esta transacción?
En la mayoría de los casos, sería el lugar de entrega del producto. Esto se denomina "impuesto basado en el destino o en el consumo" y es válido para la mayoría de los Estados.
Sin embargo, algunos Estados son "de origen": las transacciones tienen lugar en el lugar donde se encuentran los vendedores.
5. No estar al día de los cambios legislativos
Supongamos que, cuando lanzas tu negocio, haces los deberes sobre el impuesto sobre las ventas de software y el impuesto sobre las ventas de SaaS. Pero con el paso del tiempo, te das cuenta de que las leyes han cambiado y de que no te has mantenido al día de los cambios.
Para evitar la preocupación de que su empresa deje de cumplir la normativa, dedique algún tiempo a comprobar periódicamente si se han producido cambios. El blog de TaxJar contiene un valioso conjunto de recursos que le ayudarán a mantenerse al día de los cambios en la normativa fiscal.
3 pasos para cumplir con el impuesto sobre las ventas
1. Registrarse para obtener un permiso del impuesto sobre las ventas
Como vendedor en línea, debe dar prioridad a la obtención de un permiso de impuesto sobre las ventas a través de la autoridad fiscal de cada estado.
En la mayoría de los estados, es ilegal recaudar impuestos sin un permiso de impuesto sobre las ventas. ¿Por qué? Porque no tener un permiso de impuesto sobre las ventas significa que podría estar recaudando impuestos de sus clientes y quedándoselos para usted.
Con un permiso fiscal viene una frecuencia de presentación de impuestos, y estas frecuencias le guían sobre la frecuencia con la que debe presentar y remitir los impuestos.
Por lo general, el plazo será más corto cuanto mayor sea su volumen de ventas en un determinado estado.
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2. Recaudación del IVA
Ahora puedes empezar a recaudar impuestos de cada carrito de la compra o marketplace vinculado a tus ventas. Deberías poder personalizar este importe en las plataformas que utilices, para asegurarte de estar siempre al día y cumplir con las fórmulas.
3. Declarar y presentar el impuesto sobre las ventas
Cada estado tiene diferentes fechas de vencimiento para la presentación de impuestos, y usted necesita informar cuánto impuesto sobre las ventas ha recaudado de cada estado en estas fechas.
Este proceso no parece demasiado complicado, pero se complica si opera en diferentes jurisdicciones fiscales. Tendrá que calcular cuántos impuestos ha recaudado en los distintos estados, ciudades, condados y otras jurisdicciones concretas. La buena noticia es que existe una tecnología que automatiza este proceso.
El siguiente paso es presentar la declaración de la renta y remitir los impuestos recaudados a los estados correspondientes.
Consejos sobre el impuesto sobre las ventas:
Aunque no haya tenido ventas en el periodo impositivo, es esencial que presente sus "declaraciones cero". Algunos estados pueden multarle por no hacerlo.
Algunos estados ofrecen descuentos en el impuesto sobre las ventas de software y productos SaaS. Averigua qué estados los ofrecen aquí y asegúrate de aprovechar el descuento al declarar tus impuestos.
Reflexiones finales sobre la fiscalidad de las ventas por Internet en EE.UU.
Aprender los entresijos del impuesto sobre las ventas en EE.UU. puede parecer muy abrumador teniendo en cuenta lo complejas que son las leyes. Sin embargo, se vuelve más manejable si utilizas esta guía e investigas las leyes de impuestos sobre las ventas en los diferentes estados y jurisdicciones.
Si todavía se siente atascado en términos de impuestos sobre las ventas en línea, póngase en contacto con PayPro Global. Como su socio de comercio electrónico de servicio completo, estamos aquí para ayudarle a cumplir plenamente con los impuestos y darle las herramientas para medir constantemente el éxito del cliente en SaaS.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que cobrar impuestos por un abono?
It turns out, the answer is yes - in most cases, it is mandatory to charge tax on subscription fees.
For any business with nexus in the United States, whatever they are selling is subject to sales or use taxes unless it falls into an exception category. Sales tax applies in every state where you have nexus.
¿Cómo se calcula el IVA al vender por Internet?
The formula for calculating the simplest sales tax rates is relatively straightforward: Tax Rate x Cost Of Item = Total Sales Tax.
¿Qué estados aplican impuestos sobre la venta de programas informáticos?
Sales tax can vary per state, county and city. Thankfully, we've got you covered! One stop to getting answers for this question is PayPro. PayPro provides a list of all sales tax percentages and where they apply.
Meir Amzallag
Co-founder and CEO of PayPro Global
Ioana Grigorescu
Content Marketing Manager at PayPro Global
