Soluciones listas para usar frente a soluciones personalizables frente a soluciones configurables para SaaS

El sector de los pagos B2B en Estados Unidos va a seguir creciendo en 2022, con un volumen de transacciones que se prevé que alcance los 28,611 billones de dólares este año. Se espera que los proveedores de pagos aprovechen este increíble impulso a medida que numerosas soluciones nuevas se abran paso en todo el sector.

Aparte de asociarse con el proveedor adecuado, seleccionar los mejores sistemas de software para su empresa SaaS significa decidir entre una plataforma lista para usar, personalizable o configurable. Lo primero que debe tener en cuenta es el crecimiento de su organización, los costes y la trayectoria de desarrollo, los procesos y los gastos generales. Porque en última instancia, la solución que elija debe alinearse con las necesidades únicas de su negocio.

Analicemos cada una de estas opciones, examinemos sus pros y sus contras y descubramos cómo puede tomar una decisión informada y encontrar la solución perfecta para su organización a largo plazo.

Definición de soluciones de software listas para usar

El software "listo para usar" (Out-of-the-box software) proporciona software de estantería listo para implementar que atiende a una amplia base de mercado preparada para gestionar procesos empresariales.  Por lo general, se instala fácilmente, ya que está diseñado por el fabricante, con pocos o ningún cambio en la experiencia y el comportamiento del usuario al integrarlo.

Las propiedades, componentes, plantillas prediseñadas y flujos de trabajo de este tipo de software están desarrollados para adaptarse a la mayoría de los usuarios. El proveedor actualiza periódicamente el software out-of-the-box con nuevas características y funcionalidades.

Ejemplos de software listo para usar

Existen muchas soluciones de software listas para usar que se adaptan a distintos requisitos empresariales, como pagos, atención al cliente, marketing, operaciones, desarrollo de sitios web, análisis y comunicaciones.

Como proveedor de SaaS, es posible que prefiera una solución lista para usar, por ejemplo, en lo que respecta a su tecnología de pasarela de pago.  Este software, que proporciona a las plataformas de comercio electrónico la capacidad de procesar transacciones de forma segura, puede ser especialmente complejo de desarrollar por ti mismo.

5 ventajas del software listo para usar

1. Listas para instalar: Como su nombre indica, estas soluciones pueden instalarse e implantarse rápidamente en toda la organización.

2. Actualizaciones periódicas: Los desarrolladores están constantemente mejorando y añadiendo nuevas funciones al software, y estas actualizaciones se comparten regularmente con los usuarios. A veces, las nuevas funcionalidades se crean a petición de los usuarios y se desarrollan con clientes específicos.

3. Integraciones: Las integraciones de software están fácilmente disponibles para conectar su solución a otras plataformas y crear fácilmente un sistema único y unificado.

4. Acceso a la asistencia: Las soluciones listas para usar suelen ir acompañadas de plataformas de atención al cliente para ayudarte en caso de que surjan problemas o preguntas. 

5. Rentabilidad: El software listo para usar es rentable debido a su naturaleza estandarizada y a su amplio uso.

4 desventajas del software listo para usar

1. Solución estándar de stock: El software estándar está limitado por ajustes predefinidos, por lo que no está diseñado específicamente para satisfacer las necesidades de su empresa.

2. Costes corrientes: El proveedor puede cobrar cuotas recurrentes de suscripción o licencia, y las actualizaciones y el soporte pueden suponer un coste adicional.

3. Estructura de pago: Es posible que tengas que pagar por usuario, lo que puede resultar costoso a medida que crece tu negocio.

4. Procesos empresariales modificados: Puede que tenga que modificar sus procesos para que se ajusten a los requisitos del software.

Cuándo optar por una solución lista para usar

Las empresas con un equipo informático pequeño encontrarán más beneficiosas las soluciones "listas para usar", ya que requieren muy pocos conocimientos técnicos. También son ideales si se dispone de un presupuesto modesto, ya que el desarrollo de software puede ser caro, oscilando entre 3.000 y 120.000 dólares por proyecto.

Implantar una solución de uso generalizado y lista para usar tiene sentido si su base de clientes tiene necesidades estandarizadas. En este caso, invertir en un software personalizado no supondría una ventaja competitiva.

El software listo para usar también es útil cuando se necesita una solución rápida, ya que puede implantarse sin un proceso largo y doloroso. Sin embargo, asegúrese de adquirir una plataforma que satisfaga la mayoría de sus necesidades empresariales específicas y que pueda ampliarse a medida que usted escala, lo que le ahorrará tiempo y dinero.

Definición de soluciones personalizables

Las soluciones personalizadas permiten ofrecer experiencias de usuario a medida modificando o añadiendo código al existente, lo que supone cambios fundamentales en el núcleo del software. Este enfoque suele ser necesario cuando se necesita una solución a un problema actual o se desea una funcionalidad que aún no existe. 

Si un proveedor no ofrece personalización, necesitará un equipo de desarrollo altamente cualificado para escribir el código de cualquier modificación especial o para desarrollar características y funciones totalmente nuevas. Crear un equipo sólido, sin embargo, no es sencillo, y más del 13% de las empresas de TI lo reconocen como un reto.

Ejemplos de personalización

Cada empresa de SaaS ofrece soluciones únicas, por lo que es posible que necesite un software de comercio electrónico personalizable que pueda adaptarse a los servicios que presta y a su forma de hacer negocios.

Mientras que un sistema CRM único significa que puede personalizar y trabajar directamente en la forma en que realiza el seguimiento de las interacciones con los clientes, ofrece asistencia y almacena los datos de los clientes potenciales.

4 profesionales del desarrollo a medida

1. Solución a medida: El software personalizable puede adaptarse a su oferta y procesos empresariales únicos. También tienes más control sobre el tiempo que se tarda en implementar cualquier mejora.

2. Solución flexible a largo plazo: Puede personalizarla a medida que crece, lo que la convierte en una solución a largo plazo que no necesita sustituirse. Los cambios pueden hacerse cuando se necesiten, lo que permite planificar y presupuestar en consecuencia.

3. Mayor productividad: El software adaptado a las necesidades y procesos de una empresa puede ayudar a aumentar la productividad, ya que mejora el flujo de trabajo.

4. Ventaja competitiva: Personalizar un software de uso generalizado para obtener más valor puede darle ventaja sobre quienes utilizan soluciones listas para usar.

5 Contras del desarrollo a medida

1. Sistemas complejos: La personalización innecesaria puede dar lugar a sistemas demasiado complejos y caros, difíciles de usar o con funciones que no se demandan. 

2. Desajuste del código: La personalización del software "out-of-the-box" puede dar lugar a problemas con el comportamiento esperado p cuando el proveedor lanza actualizaciones o mejoras, impactando en la productividad del negocio y en la experiencia del cliente.

3. Problemas de compatibilidad: Al integrar soluciones de software, es posible que sus personalizaciones no se trasladen al nuevo sistema. Puede ser necesaria una codificación adicional, lo que complica aún más la integración.

4. Mayores costes: Se necesita una mayor inversión inicial, ya que se paga por la solución de software actualizada y por un equipo que gestione el proyecto de personalización. 

5. Problemas de soporte: Si tienes problemas, es posible que el servicio de asistencia del proveedor no pueda ayudarte, ya que los protocolos y procesos no son estándar.

Cuándo optar por una solución personalizable

Cuando su solución actual ya no le sirve, o no encuentra una solución "lista para usar" adecuada, invertir en personalización se convierte en una opción real. El software personalizable le ofrece una mayor flexibilidad en cuanto a características y funcionalidad. Por eso, cuando su empresa alcanza una fase de rápido crecimiento, invertir en soluciones personalizables es el camino adecuado.

Por ejemplo, si utiliza numerosas plataformas de software, la personalización de una solución unificada le ayudará a reducir las ineficiencias, agilizar las operaciones y mejorar la productividad. 

Por último, si la personalización de su software le permite obtener una ventaja competitiva, el desarrollo de una solución única le ayudará a impulsar su éxito y podría ser el factor decisivo para situar su empresa en lo más alto.

Evitar el exceso de personalización

Adoptar un enfoque de personalización extrema conlleva sus riesgos. Cuanto más se personalice, más posibilidades habrá de que surjan problemas con el software, más tiempo llevará implantarlo y más costará. También se corre el riesgo de perder las ventajas de las actualizaciones de los proveedores y es probable que surjan problemas relacionados con el soporte del software.

La personalización sin restricciones también podría conducir a un ciclo interminable de diseño, desarrollo, pruebas y reiteraciones. Para evitar este escenario tan costoso, las empresas deben asegurarse de que las adiciones y mejoras están justificadas y se priorizan en función de su potencial retorno de la inversión.

Utilizar productos complementarios es otra forma de evitar una personalización compleja y costosa. Desarrollados específicamente para integrarse con su solución lista para usar, la personalización puede mejorar su experiencia de usuario sin necesidad de una codificación pesada y aliviar cualquier preocupación sobre los problemas de los usuarios, ya que fueron diseñados para trabajar juntos.

Definición de soluciones configurables

A diferencia de la personalización, la configuración no requiere escribir código nuevo para personalizar una plataforma. Se trata de un proceso menos complicado y costoso que consiste en afinar los ajustes del software.

Las empresas pueden ajustar aspectos de las características y funcionalidades del software para adaptarlo mejor a sus necesidades. Sin embargo, el nivel de configuración posible depende de las opciones que ofrezca el proveedor.

Ejemplos de configuración

Los ajustes de software que puede configurar según las preferencias de su empresa incluyen funciones de seguridad y de equipo, plantillas de correo electrónico, campos personalizados y obligatorios y cuadros de mando.

4 Ventajas de la configuración del software

1. Personalización: Con un mayor control, las empresas pueden configurar su software para satisfacer sus necesidades.

2. Rentable: A diferencia de la personalización, en la que cada cambio tiene un coste, la configuración es más económica.

3. No es técnico: Los cambios se realizan con las herramientas del programa, sin necesidad de código complicado. 

4. Implantación eficaz: Al no requerir codificación, los ajustes del software se configuran de forma sencilla y eficiente, por lo que las soluciones se ponen en marcha en poco tiempo.

Contras de la configuración del software

1. Ajustes configurables limitados: Es posible que no todas las características y funciones del software se puedan ajustar con precisión, por lo que es posible que la configuración no le proporcione todo lo que necesita para completar su solución. 

2. Formación de los usuarios: La configuración puede tener una curva de aprendizaje elevada, por lo que es posible que el proveedor tenga que formar a su personal para aprovechar al máximo la solución.

3. Mayor tiempo de implantación: Dependiendo del nivel de configuración que quieras alcanzar, la implantación puede llevar un tiempo considerable.

Cuándo optar por una solución configurable

Una solución configurable es ideal para muchas empresas que necesitan un software para un fin específico que pueden implantar rápidamente pero sobre el que aún tienen cierto control. Más rentable que una solución personalizable, sigue ofreciendo un uso a largo plazo, ya que puedes adaptar algunas de sus funciones y características a medida que creces.

Al igual que con una solución "lista para usar", seguiría beneficiándose de las actualizaciones periódicas de la plataforma. La configuración requiere menos esfuerzo que la personalización y conlleva menos riesgos porque los cambios se realizan sin modificar el software central.

4 Factores que afectan al coste total de la solución configurable

1. Tiempo de aplicación

Cuanto más tiempo se tarde en implantar la solución de pago, más probable es que cueste. Como solución más eficiente en cuanto a tiempo, el software listo para usar suele ser la más rentable.

Por otro lado, la personalización es larga debido a sus requisitos técnicos, por lo que tiene el coste global más significativo. En una encuesta sobre comercio digital B2B realizada por Unilog, el 51 % de los encuestados afirmaron que la implantación de soluciones de comercio electrónico personalizadas les llevó más de nueve meses.

1. Adaptabilidad

Cuanto más adaptable sea la solución, más costosa será. El software preconfigurado, tal cual, es la solución menos flexible y la más rentable. 

El software configurable es más adaptable, pero no requiere trabajo técnico, lo que mantiene su coste bajo. Con la personalización, el código nuevo permite una flexibilidad ilimitada, pero esto conlleva un precio mucho mayor.

3. Complejidad técnica

Las soluciones de software listas para usar y configurables no requieren codificación y, por tanto, muy pocos conocimientos técnicos. Por tanto, son más rentables que la personalización. El nivel de personalización y a quién se designe para llevar a cabo la tarea dictará lo alto que llegue a ser el coste total.

4. Acceso a la ayuda

Las soluciones listas para usar y configurables suelen gestionarse con asistencia continua del proveedor durante todo su uso, por lo que, al no necesitar asistencia adicional, los costes se mantienen bajos. 

Con la personalización, sin embargo, los problemas no suelen resolverse fácilmente, y el usuario es responsable de superar los obstáculos, lo que eleva el coste de la solución, a veces de forma bastante significativa.

Decidir qué solución es la mejor para su SaaS

Racionalización de los procesos empresariales

Empiece por considerar las necesidades de su empresa y los procesos que intenta racionalizar. Estos pueden ser lo suficientemente generales como para abordarlos adecuadamente con una solución lista para usar, mientras que los problemas más complejos pueden requerir el uso de una solución más sofisticada. 

Cuando se trata de la facturación de suscripciones, por ejemplo, un gran proveedor de SaaS con una base de clientes diversa puede necesitar una solución configurable o personalizable para gestionar los ciclos de facturación y proporcionar todas las herramientas necesarias para gestionar el negocio.

Satisfacer las necesidades de los usuarios

Si una solución "lista para usar" satisface las necesidades principales de sus usuarios, puede merecer la pena seguir este camino mientras se invierte en herramientas o integraciones adicionales de terceros para cubrir las lagunas menos vitales.

Sin embargo, las soluciones de pago que carecen de funciones clave, como la gestión de impuestos, pueden tener que personalizarse.

Integración con sistemas heredados

La migración de datos desde sistemas heredados puede resultar problemática al integrarlos con una solución "lista para usar". Si resulta demasiado complicado, quizá lo mejor sea personalizar el software existente para obtener una solución menos complicada y más específica. 

Por ejemplo, un sistema de seguimiento de ventas heredado puede actualizarse a través de la personalización en lugar de invertir en un nuevo software listo para usar que podría no alinearse bien con el sistema anterior.

Sensibilidad temporal

El tiempo es un factor crítico a la hora de seleccionar software. Las soluciones listas para usar y configurables son beneficiosas cuando la necesidad es urgente. Si, en última instancia, la mejor solución es una solución personalizada, puede invertir inicialmente en un software "listo para usar" y, con el tiempo, adaptar su solución ideal.

Por ejemplo, implantar una solución para el ciclo de vida de las suscripciones es una prioridad absoluta para los proveedores de SaaS. Aunque se utilice software estándar, se puede personalizar una solución única para su uso futuro.

Exigencias técnicas

¿Dispone ya de un equipo informático interno o tiene previsto contratar a uno que pueda personalizar, mantener y ofrecer a su empresa asistencia continua en materia de software? En caso afirmativo, una solución personalizable está a su alcance.

Sin embargo, si su empresa no cuenta con el equipo técnico necesario, lo mejor es optar por una solución lista para usar o fácilmente configurable. Por ejemplo, desarrollar una pasarela de pago personalizada es una tarea muy compleja que requiere un equipo técnico experto.

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