SaaS, On-Premise oder Off-Premise: Was ist am besten?

Da sich der Wandel hin zu einer digitaleren Welt beschleunigt, entscheiden sich viele Unternehmen für Cloud-Lösungen, Software-as-a-Service (SaaS) und Lizenzmodelle, um ihren Softwarebedarf zu decken.

Wenn Sie sich fragen, ob eine SaaS-Lösung - bei der die Software zentral gehostet und auf Abonnementbasis lizenziert wird - die beste Option für Ihr Unternehmen ist, dann ist dieser Artikel genau das Richtige für Sie. Wir erläutern die Grundlagen sowie die Vor- und Nachteile von SaaS im Vergleich zu On-Premise- und Off-Premise-Lösungen.

Ein paar wichtige Definitionen

Suchen Sie nach einer Definition von "vor Ort" und "in der Cloud"? Oder vielleicht einen Vergleich zwischen SaaS und Off-Premise? Wie wäre es mit SaaS Open Source? Wir verstehen das. Wenn Sie sich auf die Suche nach der richtigen Softwarelösung für Ihr Unternehmen begeben, werden Sie höchstwahrscheinlich auf einige ungewohnte Begriffe stoßen. Um die Debatte SaaS vs. On-Premise vs. Off-Premise zu verstehen, wollen wir kurz erläutern, was jeder dieser Begriffe bedeutet:

Was ist Software-as-a-Service (SaaS)?

Bei SaaS hostet ein Cloud-Anbieter Ihre Softwareanwendungen zentral, und die Software wird den Endnutzern (in diesem Fall Ihren Mitarbeitern) über ein Abonnementmodell zur Verfügung gestellt.

SaaS entstand als Alternative zu herkömmlicher Software, bei der die Unternehmen in der Regel teure Softwarepakete lokal installieren und warten mussten. Bei SaaS braucht der Endnutzer nur eine Internetverbindung und ein Abonnement, um auf die benötigten Tools zuzugreifen. Solange die Softwarelizenz vorhanden ist, kann der Nutzer über seinen Internetbrowser auf die Software zugreifen.

Es ist wichtig, darauf hinzuweisen, dass der SaaS-Anbieter Eigentümer des Produkts bleibt und die Verantwortung für die zum Betrieb erforderliche Infrastruktur übernimmt.

Beliebte SaaS-Produkte sind Zoom, Grammarly, Google Workspace, Dropbox, Slack und Canva.

Was ist On-Premise-Software-Hosting?

Bei herkömmlichen Vor-Ort-Lösungen erwirbt ein Unternehmen lizenzierte Software, die dann lokalisiert und vollständig in den Räumlichkeiten des Unternehmens gehostet wird. Das Unternehmen verwaltet und pflegt alle gespeicherten Daten, Server, Sicherheit, Betriebssysteme und Softwareanwendungen intern - in der Regel am physischen Standort des Unternehmens.

Was ist Off-Premise Software Hosting?

Beim Off-Premise-Software-Hosting wird die Softwarelösung auf dedizierter Hardware und Infrastruktur eines Drittanbieters gehostet, die sich an einem anderen Ort als der Arbeitsplatz der Endnutzer befindet. Das Drittunternehmen übernimmt die Verantwortung für den Betrieb und die Wartung der Hardware.

Bei einem Off-Premise-System haben die Administratoren den gleichen, wenn auch entfernten, Zugang zu den Servern wie bei einer On-Premise-Lösung. Dies unterscheidet sich von SaaS-Lösungen, bei denen sie nicht für die Wartung des Back-Ends des Systems verantwortlich sind. Es befindet sich lediglich an einem anderen Ort.

Erste Schritte bei der Auswahl der richtigen Lösung

Jetzt, da wir uns alle über die Terminologie einig sind, ist es an der Zeit, die für Ihr Unternehmen geeignete Softwareverwaltungslösung auszuwählen. Der erste Schritt besteht darin, einen genauen Blick auf Ihre spezifischen Geschäftsanforderungen zu werfen.

So bringen Sie den Ball ins Rollen:

Bewerten Sie Ihre aktuelle Situation und Ihren zukünftigen Bedarf

Angenommen, Sie suchen nach einer neuen Software-Hosting-Lösung. In diesem Fall gibt es wahrscheinlich einen oder mehrere der folgenden drei Gründe: Ihr Unternehmen skaliert, Ihre aktuelle Software-Hosting-Lösung entspricht nicht Ihren Anforderungen, oder Sie benötigen eine neue Software und wägen alle Optionen ab.

Diese Fragen müssen unbedingt beantwortet werden, bevor Sie weitergehen. Wenn Sie beispielsweise über ein IT-Team und eine solide Hosting-Infrastruktur verfügen, ist es wahrscheinlich sinnvoll, sich für eine Vor-Ort-Lösung zu entscheiden. Ist dies nicht der Fall, könnten SaaS- oder externe, von Drittanbietern unterstützte Lösungen die richtige Wahl sein.

Bewerten Sie Ihre Daten

Bevor Sie sich nach neuen Hosting-Lösungen umsehen, sollten Sie unbedingt Ihren Datenspeicherbedarf ermitteln. Wie hoch ist Ihre derzeitige Speicherkapazität? Wenn Sie Ihre eigenen Server haben, sind diese voll ausgelastet? Wie einfach wäre es, Ihre bestehende Infrastruktur zu erweitern, wenn Ihr Bedarf wächst?

Auch die Kosten für die Datenspeicherung sollten bei der Bedarfsermittlung berücksichtigt werden. Vor-Ort-Lösungen sind zwar im Allgemeinen sicherer, können aber sehr kostspielig sein.  Bedenken Sie, dass Sie Ihre Server kaufen und warten, Platz zuweisen, ein Team von IT-Fachleuten einstellen und die Stromkosten decken müssen.

Wenn Sie sich über Ihren Datenbedarf im Klaren sind, sind Sie einen weiteren Schritt näher an der Suche nach einer Hosting-Lösung, die Ihrem Unternehmen gerecht wird.

SaaS vs. On-Premise vs. Off-Premise; Die wichtigsten Unterschiede

Einsatz

Bei SaaS werden die Software und die Daten auf entfernten Servern in der Cloud gehostet. Unternehmen oder Einzelpersonen, die das Produkt abonniert haben, können überall auf die Anwendung zugreifen, solange sie über ihre eigenen Geräte mit dem Internet verbunden sind.

Bei einer Vor-Ort-Lösung werden das gesamte Hosting, die Datenspeicherung und die Wartung intern bereitgestellt und verwaltet, in der Regel von einem internen Team, das in Ihren Geschäftsräumen arbeitet.

Wie der Begriff schon sagt, wird Ihre Software bei einer Off-Premise-Lösung von einem Dritten gehostet. Dennoch kann Ihr Team bei Bedarf jederzeit auf die Software zugreifen. Die Bereitstellung ist schnell und einfach, da die erforderliche Infrastruktur - die einem anderen Unternehmen gehört - bereits vorhanden ist.

Eigentümerschaft

Wenn sich Ihr Unternehmen für die Vor-Ort-Lösung entscheidet, sind Sie Eigentümer der Softwareanwendungen, der Hardware und der zugehörigen Daten. Ihr Team muss die Protokolle installieren, verwalten und pflegen, damit das System erfolgreich läuft.

Bei SaaS-Lösungen ist die Software jedoch Eigentum des Anbieters, und auch die Hardware wird von einer dritten Partei verwaltet und gewartet.

Für viele moderne Unternehmen ist eine SaaS- oder Off-Premise-Lösung am sinnvollsten - vor allem aus Kostensicht. Aber es gibt auch einige Nachteile. Wenn beispielsweise der Server eines Drittanbieters ausfällt, können Sie nicht auf die Software oder die Daten zugreifen, und Sie haben kaum Einfluss auf die Lösung des Problems, so dass Sie möglicherweise im Dunkeln tappen und nicht wissen, wann das Problem gelöst wird.

Kosten

Wir alle haben die Meinungen zum Kostenvergleich zwischen SaaS oder Cloud und On Premise gelesen. Beachten Sie das folgende Detail. Die Grundkosten für SaaS sind im Vergleich zu On- und Off-Premise-Lösungen fast immer niedriger.

SaaS-Unternehmen bieten in der Regel verschiedene Abonnementpläne an, so dass Sie die beste Option für Ihr Unternehmen, Ihr Team und Ihr Budget auswählen können. Darüber hinaus müssen sich Ihre Mitarbeiter nicht um die Wartung der physischen Infrastruktur und Hardware kümmern.

Um es ganz offen zu sagen: Die Kosten für den Betrieb von On- und Off-Premise-Hosting- und Datenspeicherlösungen sind hoch. Bei einer Vor-Ort-Lösung müssen Sie für Server-Hardware und Upgrades, Stromverbrauch, Platz und andere Geräte bezahlen. Auch wenn Ihre Software außerhalb des Unternehmens gehostet wird, müssen Sie dem Drittanbieter eine Gebühr für die Wartung der Hardware und Infrastruktur zahlen.

In beiden Fällen benötigen Sie ein Team, das die neue Software einrichtet und den übrigen Mitarbeitern Unterstützung bietet. Es ist auch durchaus möglich, dass fortlaufende IT-Schulungen erforderlich sind, was zusätzliche Kosten für die Lösung verursacht. Wir hoffen, dass damit der Kostenvergleich zwischen SaaS oder On-Premise- und Cloud-Lösungen abgeschlossen ist.

Lizenzvergabe

Wenn Sie sich für eine Vor-Ort-Lösung entscheiden, kaufen Sie Softwarelizenzen und installieren und nutzen diese lokal. Im Grunde kaufen Sie Kopien der Software, die Ihre Mitarbeiter für ihre Arbeit benötigen.

Bei einer Off-Premise-Lösung kaufen und besitzen Sie die Software ebenfalls, aber sie wird auf entfernten Servern Dritter gehostet. Wenn Sie sich für SaaS entscheiden, erwerben Sie eine Lizenz zur Nutzung der Software im Rahmen eines Abonnements und nicht die Software selbst.

Geschwindigkeit der Umsetzung

Vor-Ort-Lösungen können langsam implementiert werden, da sie eine sorgfältige Zeitplanung, Platz und Ressourcen für die Einrichtung erfordern. Ihr Team muss die Software auf Servern und einzelnen Geräten installieren.

Off-Premise-Lösungen sind viel einfacher einzurichten, da die physische Hardware nicht vor Ort ist und in der Regel von einem Dritten verwaltet wird, was den Prozess oft beschleunigt. SaaS erfordert wenig bis gar keine Implementierungszeit, da es Cloud-basiert ist. Folglich können die Nutzer die Software sofort nach der Bezahlung der Lizenz nutzen.

Personalisierung

Herkömmliche On-Premise-Softwarelösungen bieten Ihnen mehr Flexibilität bei der Entwicklung und Unterstützung Ihrer individuellen Geschäftssysteme.

SaaS-Unternehmen bieten häufig abgestufte Lizenztypen und Funktionen an, die für alle gleich sind. Es kann jedoch möglich sein, zusätzliche Funktionen hinzuzufügen, um Ihre spezifischen Geschäftsanforderungen zu erfüllen. Im Falle von SaaS hängen Anpassungen und Upgrades vom Anbieter ab und davon, wie flexibel er auf Ihre Bedürfnisse eingeht.

Denken Sie daran, dass einige SaaS-Anbieter in der Lage und bereit sind, mehr Spielraum für Anpassungen zu bieten als andere.

Unterstützung und Wartung

Bei On-Premise-Lösungen liegen Support und Wartung vollständig in Ihrer Verantwortung. Dies erfordert ein qualifiziertes IT-Team (entweder Ihr eigenes oder ein ausgelagertes Team), bietet aber auch mehr Kontrolle.

Off-Premise-Lösungen und SaaS werden von einem Drittanbieter verwaltet, was bedeutet, dass Sie sich nicht um den Support und die Instandhaltung kümmern müssen. Allerdings sollten Sie sich vergewissern, dass Ihr Dienstanbieter die Vorschriften einhält und ein angemessenes Sicherheitsniveau aufrechterhält.

Chancen für Wachstum

Sowohl On- als auch Off-Premise-Lösungen sind in der Regel wesentlich komplexer zu skalieren als SaaS-Lösungen, da Sie in neue Hardware investieren und diese installieren müssen. Die Erweiterung Ihrer Hosting-Kapazität beispielsweise erfordert in der Regel Zeit, ein gewisses Budget und Planung.

Andererseits ist SaaS leicht zu skalieren, sogar während einer bestimmten Abonnementlaufzeit - Sie können Ihren Plan mit einem Mausklick aktualisieren. Ein Downscaling kann jedoch etwas schwieriger sein, und Sie müssen möglicherweise bis zum Ende einer Abonnementlaufzeit warten, um Änderungen an Ihrem Konto vorzunehmen.

Konformität und Sicherheit

Die Frage der Sicherheit und der globalen SaaS-Konformität ist ziemlich komplex, und offen gesagt haben die verschiedenen Lösungen alle sowohl Vor- als auch Nachteile.

Beim On-Premise-Hosting benötigen Sie ein Team, das Sie bei Sicherheitsinstallationen und -aktualisierungen unterstützt, und kostspielige Sicherheitsfunktionen werden aus Ihrem Budget genommen.  Da sich Ihre Hardware und Software jedoch in Ihren Räumlichkeiten befindet, wird die Sicherheit von Ihrem Team kontrolliert, was Sie vielleicht als weniger riskant empfinden.  Für viele Unternehmen, die strenge Cybersicherheitsrichtlinien befolgen müssen, ist es am besten, ihre Daten in ihrem Bürogebäude unterzubringen, anstatt in einem Rechenzentrum, wo sie nur wenig Kontrolle über die Vorgänge haben.

SaaS- und andere externe Anbieter gewährleisten in der Regel ein Höchstmaß an Sicherheit und halten sich an die gesetzlichen Vorschriften, doch ist dies nicht immer der Fall. Wir empfehlen dringend, den Sicherheitsprozess sorgfältig zu prüfen, bevor Sie sich für einen Anbieter entscheiden.

Sicherung und Wiederherstellung

Sowohl bei On- als auch bei Off-Premise-Lösungen müssen Sie sich auf Datenwiederherstellungssysteme und doppelte Datenspeichersysteme zur Sicherung und Wiederherstellung von Dateien verlassen. Auf diese Weise gehen keine wertvollen Daten verloren, wenn die zentralen Prozessoren nicht mehr funktionieren.

Bei SaaS erfolgt die Sicherung automatisch in der Cloud. Mit anderen Worten: Alle Ihre Daten werden zentral gespeichert. Die Cloud macht die Wiederherstellung von Daten viel weniger problematisch und setzt die internen IT-Abteilungen hinsichtlich der Sicherheitsmaßnahmen unter Druck.

Funktionsweise

Wenn Sie Softwarepakete gekauft haben, ist die Softwarefunktionalität bei On- und Off-Premise-Lösungen in der Regel nicht so flexibel und begrenzt. Große Software-Suiten sind beispielsweise oft schwer zu ändern. Bei SaaS ist es in der Regel einfach, Funktionen hinzuzufügen oder zu entfernen, die Sie für Ihr spezifisches Unternehmen benötigen.

SaaS vs. On-Premise vs. Off-Premise: Vorteile und Einschränkungen

Fassen wir noch einmal zusammen und werfen einen letzten Blick auf einige der wichtigsten Vorteile und Einschränkungen der verschiedenen Optionen:

• SaaS-Vorteile

• SaaS ist schnell zu implementieren, einfach zu konfigurieren und zu nutzen.

• Der Softwareanbieter kümmert sich um Support, Wartung, Service und Updates.

• Der Anbieter übernimmt die mit dem Cloud-Speicher und der Infrastruktur verbundenen Risiken und Kosten.

• Die Nutzung von SaaS senkt die IT-Kosten, sowohl in Bezug auf das Personal als auch auf die Infrastruktur.

• SaaS-Preismodelle sind in der Regel flexibel, d. h. Sie können einen Plan auswählen, der Ihren geschäftlichen Anforderungen und Ihrem Budget entspricht. Außerdem müssen Sie sich keine Sorgen über hohe Vorlaufkosten machen.
• Upgrades sind in der Regel im Abonnementpaket enthalten.
• Die meisten SaaS-Anbieter sind bestrebt, ihren Kunden ein hohes Maß an Sicherheit zu bieten.
• Die Daten werden automatisch in der Cloud gesichert.
• SaaS ermöglicht eine schnelle und einfache Skalierbarkeit, da es nicht an die physische Infrastruktur eines Unternehmens gebunden ist.

• SaaS-Einschränkungen

• SaaS lässt sich mitunter nur schwer in andere bestehende Unternehmenssoftware integrieren.

• Die Unternehmen haben keine vollständige Kontrolle über ihre Daten, was riskant sein kann.

• SaaS-Anbieter kontrollieren oft den Zeitpunkt von Aktualisierungen und Wartungsarbeiten, die zu ungünstigen Zeiten stattfinden können.

• SaaS-Abonnements laufen in der Regel als Monats- oder Jahresverträge. Langfristig gesehen kann ein Jahresabonnement teurer sein als der Kauf der Software im Voraus.

• On-Premise Vorteile

• Unternehmen haben die vollständige Kontrolle über ihre Softwareplattformen, Hardware und Daten.

• Das Risiko von Datenlecks und Manipulationen ist gering.

• Die Sicherheit wird intern verwaltet.

• Die Budgetierung wird durch einmalige Zahlungen erleichtert.

• Es ist keine Internetverbindung erforderlich. Die Benutzer können lokal auf die Software zugreifen.

• Vor-Ort-Beschränkungen

• Dies ist wahrscheinlich eine kostspielige Option.

• Installation, Wartung und Updates müssen intern verwaltet werden, was ein qualifiziertes Team erfordert.

• Die Wiederherstellung und Sicherung von Dateien kann einige Zeit in Anspruch nehmen.

• Die Verwaltung von Hardware und Software ist zeit- und ressourcenintensiv.

• Die Geschwindigkeit kann bei zusätzlichen Benutzern abnehmen.

• Off-Premise Vorteile

• Die Bereitstellung ist schnell und einfach, da die Infrastruktur bereits vorhanden ist.

• Für einzelne Unternehmen ist es einfacher, aufzurüsten und zu skalieren.
• Off-Premise-Lösungen sind kosteneffizienter als On-Premise-Lösungen.

• Beschränkungen außerhalb von Geschäftsräumen

• Da sich die Software außerhalb des Unternehmens befindet, ist das Sicherheitsrisiko höher.

• Der Support ist nicht intern und könnte schwieriger zu erreichen sein.
• Verschiedene Dienstanbieter können unterschiedliche Leistungsniveaus anbieten.

Faktoren, die vor einem Wechsel der Softwarelösung zu berücksichtigen sind

Ein Wandel erfordert eine neue Denkweise

Wenn Sie sich für eine neue Softwarelösung entscheiden, ändern Sie möglicherweise Ihre Arbeitsweise. Das spart natürlich Geld, kann sich aber auch auf die Arbeitsplätze auswirken. Wenn Sie beispielsweise auf SaaS umsteigen, benötigen Sie keine IT-Abteilung oder Mitarbeiter, die für die Installation, Wartung und Sicherheit von Softwaresystemen geschult sind.

Wir dürfen auch nicht vergessen, wie wichtig es ist, die Investitionsrendite und das Risiko der verschiedenen Lösungen zu bewerten. Wenn Sie erfolgreich auf eine effizientere Lösung wie SaaS umsteigen, können Sie möglicherweise die Kapitalrendite beschleunigen und das Risiko senken.

Preisgestaltung denken

Berücksichtigen Sie bei der Auswahl Ihrer Softwarelösung Ihr Budget und die damit verbundenen Kosten. Wie wird sich die Umstellung auf die Gesamtkosten Ihres Unternehmens auswirken? Und wie wird sich die Umstellung auf das Produkt oder die Dienstleistung auswirken, die Sie verkaufen? Natürlich ist es das Ziel, die Betriebskosten so niedrig wie möglich zu halten und den Wert für Ihre Kunden zu maximieren.

Service-Level-Vereinbarungen

Wenn Sie die Softwarelösung wechseln, unterzeichnen Sie neue Service-Level-Agreements (SLAs), die Ihnen Stabilität mit dem Anbieter Ihrer Wahl bieten sollen. Vergewissern Sie sich, dass die SLAs gründlich und spezifisch sind und dass alle Ihre geschäftlichen Anforderungen angemessen abgedeckt sind.

Die Vereinbarungen sollten Informationen über das Management von Ausfallzeiten, die Art des verfügbaren Supports, Garantien für die Dauer von Ausfallzeiten, die Reaktionszeit bei Problemen, Rückerstattungen und andere für Ihr Unternehmen relevante Details enthalten. Achten Sie darauf, dass alle Kästchen angekreuzt sind.

Kompetente Kundenbetreuung

Wenn Sie sich für eine Softwarelösung entscheiden, müssen Sie den Kundensupport sorgfältig prüfen.

Stellen Sie sicher, dass der Kundensupport effizient und effektiv ist, egal für welche Option Sie sich entscheiden. Bei On- und Off-Premise-Softwarelösungen liegt die Verantwortung wahrscheinlich bei Ihnen und Ihrem Team. Bei Helpdesk-Software liegt die Verantwortung beim Anbieter. Stellen Sie sicher, dass der Kundensupport effizient und effektiv ist, unabhängig davon, für welche Option Sie sich entscheiden. Und vergessen Sie nicht, den Kundenerfolg bei SAAS zu messen