SaaS, On-Premise o Off-Premise: ¿cuál es mejor?

A medida que se acelera el cambio hacia un mundo más digital, muchas organizaciones optan por soluciones en la nube, entrega de software como servicio (SaaS) y modelos de licencias para satisfacer sus necesidades de software.

Si se está preguntando si una solución SaaS -en la que el software se aloja de forma centralizada y se licencia mediante suscripción- es la mejor opción para su empresa, este artículo es para usted. Desglosamos los conceptos básicos y los pros y los contras de SaaS frente a las soluciones locales y externas.

Algunas definiciones clave

¿Busca una definición de "en las instalaciones" frente a "en la nube"? ¿O quizás una comparación entre SaaS y off-premise? ¿Qué le parece SaaS Open Source? Lo entendemos. Al comenzar su viaje hacia la búsqueda de las soluciones de software adecuadas para su empresa, es más que probable que se encuentre con algunos términos desconocidos. Para entender el debate SaaS vs. on-premise vs. off-premise, vamos a detallar rápidamente lo que significa cada uno de estos términos:

¿Qué es el software como servicio (SaaS)?

Con SaaS, un proveedor en la nube aloja sus aplicaciones de software de forma centralizada, y el software se pone a disposición de los usuarios finales (en este caso, sus empleados) a través de un modelo de suscripción.

SaaS comenzó como una alternativa al software tradicional, que obligaba a las empresas a instalar y mantener localmente paquetes de software normalmente caros. Con SaaS, el usuario final sólo necesita una conexión a Internet y una suscripción para acceder a las herramientas que necesita. Mientras la licencia de software esté en vigor, el usuario puede acceder al software a través de su navegador de Internet.

Es importante señalar que el proveedor de SaaS conserva la propiedad del producto y se responsabiliza de la infraestructura necesaria para ejecutarlo.

Entre los productos SaaS más populares se encuentran Zoom, Grammarly, Google Workspace, Dropbox, Slack y Canva.

¿Qué es el alojamiento de software in situ?

Con las soluciones tradicionales in situ, una empresa adquiere software bajo licencia, que se localiza y aloja íntegramente en las instalaciones de la empresa. La empresa gestiona y mantiene internamente todos los datos almacenados, los servidores, la seguridad, los sistemas operativos y las aplicaciones de software, normalmente en la sede física de la empresa.

¿Qué es el alojamiento de software fuera de las instalaciones?

Con el alojamiento de software fuera de las instalaciones, la solución de software se aloja en hardware e infraestructura dedicados que pertenecen a un proveedor externo y están ubicados en un lugar distinto de donde trabajan los usuarios finales. La empresa externa asume la responsabilidad del funcionamiento y mantenimiento del hardware.

Con un sistema off-premise, los administradores tienen el mismo acceso, aunque remoto, a los servidores que con una solución on-premise. Esto difiere de las soluciones SaaS, en las que no son responsables del mantenimiento del back-end del sistema. Simplemente está ubicado en otro lugar.

Cómo empezar a elegir la solución adecuada

Ahora que todos estamos de acuerdo con la terminología, es hora de elegir una solución de gestión de software adecuada para su organización. El primer paso es analizar detenidamente los requisitos específicos de su empresa.

A continuación te explicamos cómo ponerte manos a la obra:

Evalúe su situación actual y sus necesidades futuras

Supongamos que está buscando una nueva solución de alojamiento de software. En ese caso, probablemente signifique una o más de tres cosas: su negocio está creciendo, su solución de alojamiento de software actual no está satisfaciendo sus necesidades exactas o necesita un nuevo software y está sopesando todas sus opciones.

Es imprescindible responder a estas preguntas antes de seguir adelante. Por ejemplo, si dispone de un equipo informático y una infraestructura de alojamiento sólida, probablemente tenga sentido optar por una solución local. Si no es así, el SaaS o las soluciones de terceros fuera de las instalaciones podrían ser el camino a seguir.

Evalúe sus datos

Antes de buscar nuevas soluciones de alojamiento, es esencial evaluar sus necesidades de almacenamiento de datos. ¿Cuál es su capacidad de almacenamiento actual? Si dispone de servidores propios, ¿están funcionando a plena capacidad? ¿Le resultaría fácil ampliar su infraestructura actual a medida que crezcan sus necesidades?

También es muy beneficioso tener en cuenta el coste del almacenamiento de datos a la hora de evaluar sus necesidades. Aunque suelen ser más seguras, las soluciones in situ pueden resultar muy costosas.  Ten en cuenta que tendrás que comprar y mantener tus servidores, asignar espacio, contratar a un equipo de profesionales informáticos y cubrir los gastos de electricidad.

Una vez que tenga claras sus necesidades de datos, estará un paso más cerca de encontrar la solución de alojamiento que mejor se adapte a su empresa.

SaaS vs. On-Premise vs. Off-Premise; las diferencias clave

Despliegue

Con SaaS, el software y los datos se alojan en servidores remotos en la nube. Las empresas o particulares suscritos al producto pueden acceder a la aplicación en cualquier lugar siempre que estén conectados a internet a través de sus propios equipos. 

Con una solución in situ, todo el alojamiento, almacenamiento de datos y mantenimiento se despliega y gestiona internamente, normalmente por un equipo interno que trabaja en las instalaciones de su empresa.

Como el término indica, el software está alojado fuera de las instalaciones por un tercero con una solución off-premise. Sin embargo, su equipo puede seguir accediendo al software siempre que lo necesite. La implantación es rápida y sencilla porque la infraestructura necesaria -que pertenece a otra empresa- ya existe.

Propiedad

Si su empresa opta por la solución in situ, usted será el propietario de las aplicaciones de software, el hardware y los datos relacionados. Tu equipo tendrá que instalar, gestionar y mantener los protocolos para que todo funcione correctamente.

Sin embargo, con las soluciones SaaS, el software es propiedad del proveedor, y el hardware también es propiedad de un tercero, que se encarga de su gestión y mantenimiento.

Para muchas empresas modernas, una solución SaaS u off-premise es lo más sensato, sobre todo desde el punto de vista de los costes. Pero hay algunos inconvenientes. Por ejemplo, si el servidor de terceros se cae, no podrás acceder al software ni a los datos, y tendrás poco control sobre la resolución del problema, por lo que tendrás que esperar, posiblemente a oscuras, sin saber cuándo se resolverá.

Coste

Todos hemos leído las opiniones comparativas de costes de SaaS o la nube frente a on premise. Tenga en cuenta el siguiente detalle. El coste básico de SaaS es casi siempre inferior en comparación con las soluciones on-premise y off-premise.

Las empresas de SaaS suelen ofrecer diferentes planes de suscripción, lo que permite seleccionar la mejor opción para su empresa, equipo y presupuesto. Además, tus empleados no tienen que preocuparse por el mantenimiento de la infraestructura física y el hardware.

Para ser francos, los costes de gestionar soluciones de alojamiento y almacenamiento de datos in situ y fuera de las instalaciones son elevados. Si tiene una solución in situ, tendrá que pagar el hardware y las actualizaciones del servidor, el consumo de energía, el espacio y otros equipos. Incluso si su software está alojado fuera de las instalaciones, tendrá que pagar a un tercero por el mantenimiento del hardware y la infraestructura.

En ambos casos, necesitará un equipo que configure el nuevo software y ofrezca asistencia al resto de sus empleados. También es muy posible que se necesite formación continua en TI, lo que añadiría costes adicionales a la solución. Esperemos que esto ponga fin a cualquier comparación de costes entre SaaS u on prem vs cloud.

Licencias

Si opta por una solución in situ, comprará licencias de software y las instalará y utilizará localmente. Básicamente, estarás comprando copias del software que tus empleados necesitan para hacer su trabajo.

Con una solución off-premise, también comprarás y serás propietario del software, pero estará alojado en servidores remotos de terceros. Si optas por el SaaS, adquirirás una licencia de uso del software a través de una suscripción, en lugar del software en sí.

Velocidad de aplicación

Las soluciones in situ pueden ser lentas de implantar, ya que su puesta en marcha requiere mucho tiempo, espacio y recursos. Tu equipo tendrá que instalar el software en servidores y dispositivos individuales.

Las soluciones off-premise son mucho más fáciles de instalar, ya que el hardware físico está fuera de las instalaciones y normalmente lo gestiona un tercero, lo que suele agilizar el proceso. SaaS requiere poco o ningún tiempo de implementación, ya que está basado en la nube. Como resultado, los usuarios pueden empezar a utilizar el software en cuanto pagan la licencia.

Personalización

Las soluciones tradicionales de software in situ le ofrecen más flexibilidad a la hora de desarrollar y dar soporte a sus sistemas empresariales personalizados.

Las empresas SaaS suelen ofrecer tipos de licencia escalonados y funciones iguales para todos. Sin embargo, puede ser posible añadir funciones adicionales para satisfacer las necesidades específicas de su empresa. En el caso del SaaS, la personalización y las actualizaciones dependerán del proveedor y de lo flexible que sea con tus necesidades.

Recuerde que algunos proveedores de SaaS podrán y estarán dispuestos a ofrecer más posibilidades de personalización que otros.

Asistencia y mantenimiento

Con las soluciones in situ, la asistencia y el mantenimiento son completamente responsabilidad suya. Esto requiere un equipo informático cualificado (propio o subcontratado), pero la ventaja es que permite un mayor control.

Las soluciones fuera de las instalaciones y SaaS son mantenidas por un proveedor externo, lo que significa que usted no tiene que implicarse en la asistencia y el mantenimiento. Sin embargo, debes comprobar que tu proveedor de servicios cumple la normativa y mantiene los niveles de seguridad adecuados.

Oportunidades de crecimiento

Tanto las soluciones locales como las externas suelen ser mucho más complejas de escalar que las soluciones SaaS, ya que tendrás que invertir en nuevo hardware e instalarlo. Aumentar la capacidad de alojamiento, por ejemplo, suele llevar tiempo y requiere cierto presupuesto y planificación.

Por otro lado, SaaS es fácil de ampliar, incluso durante un periodo de suscripción establecido: puede actualizar su plan con un clic del ratón. Sin embargo, la reducción puede ser un poco más complicada, y puede que tengas que esperar hasta el final de un período de suscripción para hacer cambios en tu cuenta.

Cumplimiento y seguridad

La cuestión de la seguridad y el cumplimiento global del SaaS es bastante compleja y, francamente, las diferentes soluciones tienen pros y contras.

Si aloja en sus instalaciones, necesitará un equipo que le ayude con las instalaciones y actualizaciones de seguridad, y las costosas funciones de seguridad saldrán de su presupuesto.  Pero, como el hardware y el software estarán en sus instalaciones, la seguridad estará controlada por su equipo, lo que puede parecerle menos arriesgado.  Para muchas empresas que tienen que seguir estrictas políticas de ciberseguridad, es mejor alojar sus datos en su edificio de oficinas en lugar de en un centro de datos donde tienen poco control sobre lo que ocurre.

Aunque los proveedores de SaaS y otros servicios externos suelen garantizar un alto nivel de seguridad y cumplir la legislación, no siempre es así. Recomendamos encarecidamente comprobar cuidadosamente su proceso de seguridad antes de firmar con un proveedor.

Copia de seguridad y recuperación

Tanto en las soluciones locales como en las externas, tendrás que recurrir a sistemas de recuperación de datos y a sistemas de almacenamiento de datos duplicados para realizar copias de seguridad y recuperar archivos. De esta forma, si los procesadores centrales dejan de funcionar, no pierdes datos valiosos.

Con SaaS, la copia de seguridad es automática en la nube. En otras palabras, todos sus datos se almacenan de forma centralizada. La nube hace que la restauración de los datos sea mucho menos preocupante y presiona a los departamentos de TI internos en lo que respecta a las medidas de seguridad.

Funcionalidad

La funcionalidad de los programas informáticos no suele ser tan flexible y limitada con las soluciones locales y externas cuando se han adquirido paquetes de software. Las grandes suites de software, por ejemplo, suelen ser difíciles de modificar. Con SaaS, por lo general es fácil añadir o quitar funciones que pueda necesitar para su negocio específico.

SaaS vs. On-Premise vs. Off-Premise: Beneficios y limitaciones

Recapitulemos y echemos un último vistazo a algunas de las principales ventajas y limitaciones de las distintas opciones:

• Ventajas de SaaS

• SaaS es rápido de implantar y fácil de configurar y utilizar.

• El proveedor del software se encarga de la asistencia, el mantenimiento, el servicio y las actualizaciones.

• El proveedor asume los riesgos y costes asociados al almacenamiento y la infraestructura en la nube.

• El uso de SaaS reduce los costes de TI, tanto en términos de personal como de infraestructura.

• Los modelos de precios de SaaS suelen ser flexibles, lo que significa que puede seleccionar un plan que se adapte a las necesidades de su empresa y a su presupuesto. Tampoco tienes que preocuparte por unos costes iniciales significativos.
• Las actualizaciones suelen estar incluidas en el paquete de suscripción.
• La mayoría de los proveedores de SaaS pretenden ofrecer un alto nivel de seguridad a sus clientes.
• Los datos se copian automáticamente en la nube.
• SaaS permite una escalabilidad rápida y sencilla, ya que no está vinculado a la infraestructura física de una empresa.

• Limitaciones de SaaS

• A veces, el SaaS es difícil de integrar con otro software empresarial existente.

• Las empresas no tienen un control total sobre sus datos, lo que puede ser arriesgado.

• Los proveedores de SaaS suelen controlar el calendario de actualizaciones y mantenimiento, que podría producirse en momentos inoportunos.

• Las suscripciones SaaS suelen ser mensuales o anuales. A largo plazo, una suscripción anual puede resultar más cara que el coste inicial de compra del software.

• Ventajas in situ

• Las empresas tienen el control total de sus plataformas de software, hardware y datos.

• El riesgo de filtración y manipulación de datos es bajo.

• La seguridad se gestiona internamente.

• El presupuesto es más fácil gracias a los pagos únicos.

• No se necesita conexión a Internet. Los usuarios pueden acceder al software localmente.

• Limitaciones in situ

• Probablemente sea una opción costosa.

• La instalación, el mantenimiento y las actualizaciones deben gestionarse internamente, lo que requiere un equipo cualificado.

• La recuperación de archivos y las copias de seguridad pueden llevar tiempo.

• La gestión de hardware y software requiere mucho tiempo y recursos.

• La velocidad puede disminuir con usuarios adicionales.

• Ventajas fuera del establecimiento

• La implantación es rápida y sencilla porque la infraestructura ya existe.

• A las empresas individuales les resulta más fácil actualizarse y escalar.
• La externalización es más rentable que las soluciones in situ.

• Limitaciones fuera del establecimiento

• Como el software está fuera de las instalaciones, el riesgo para la seguridad es mayor.

• La asistencia no es interna y podría ser más difícil acceder a ella.
• Los distintos proveedores de servicios pueden ofrecer diferentes niveles de servicio.

Factores a tener en cuenta antes de cambiar de solución de software

Un cambio requiere una nueva mentalidad

Al elegir una nueva solución de software, es posible que cambie su forma de trabajar. Esto, por supuesto, ahorrará dinero pero puede afectar a los puestos de trabajo. Por ejemplo, si cambia a SaaS, no necesitará un departamento de TI ni personal formado en la instalación, el mantenimiento y la seguridad que va de la mano de los sistemas de software.

Además, no olvidemos lo importante que es evaluar el rendimiento de la inversión y el riesgo de cada una de las diferentes soluciones. Es posible que pueda acelerar el retorno de la inversión y reducir el riesgo si consigue cambiar a una solución más eficiente como SaaS.

Piense en los precios

A la hora de elegir su solución de software, tenga en cuenta su presupuesto y los costes asociados. ¿Cómo afectará el cambio a los costes generales de su empresa? Y, a su vez, ¿cómo afectará el cambio al producto o servicio que vende? Por supuesto, el objetivo es mantener los costes operativos lo más bajos posible y maximizar el valor para sus clientes.

Acuerdos de nivel de servicio

Cuando cambie de solución de software, firmará nuevos acuerdos de nivel de servicio (SLA), diseñados para proporcionarle estabilidad con el proveedor que elija contratar. Asegúrate de que los SLA son exhaustivos y específicos y de que todas las necesidades de tu empresa están adecuadamente cubiertas.

Los acuerdos deben incluir información sobre la gestión del tiempo de inactividad, el tipo de asistencia disponible, las garantías sobre la duración del tiempo de inactividad, el tiempo de respuesta a los problemas, los reembolsos y cualquier otro detalle relevante para su negocio. Asegúrate de marcar todas las casillas.

Atención al cliente competente

A la hora de elegir una solución de software, hay que tener muy en cuenta el servicio de atención al cliente.

Asegúrese de que el elemento de atención al cliente es eficiente y eficaz, sea cual sea la opción que elija. Con las soluciones de software in situ y fuera de las instalaciones, la responsabilidad recaerá probablemente en usted y su equipo. Con el software de asistencia, la responsabilidad recae en el proveedor. Asegúrese de que el elemento de atención al cliente es eficiente y eficaz, sea cual sea la opción que elija. Y no olvide medir el éxito del cliente en SaaS.