SaaS, sur site ou hors site : quel est le meilleur choix ?

À mesure que le passage à un monde plus numérique s'accélère, de nombreuses organisations optent pour des solutions en nuage, la fourniture de logiciels en tant que service (SaaS) et des modèles de licence pour répondre à leurs besoins en logiciels.

Si vous vous demandez si une solution SaaS - où les logiciels sont hébergés de manière centralisée et font l'objet d'une licence sur la base d'un abonnement - est la meilleure option pour votre entreprise, cet article est pour vous. Il présente les principes de base, ainsi que les avantages et les inconvénients des solutions SaaS par rapport aux solutions sur site et hors site.

Quelques définitions clés

Vous cherchez une définition de l'expression "on premise" ou "cloud" ? Ou peut-être une comparaison entre SaaS et off-premise ? Que diriez-vous de SaaS Open Source ? Nous le savons. Alors que vous vous apprêtez à trouver les solutions logicielles adaptées à votre entreprise, il est plus que probable que vous rencontriez quelques termes peu familiers. Pour comprendre le débat SaaS vs. on-premise vs. off-premise, détaillons rapidement la signification de chacun de ces termes :

Qu'est-ce que le logiciel en tant que service (SaaS) ?

Avec le SaaS, un fournisseur de services en nuage héberge vos applications logicielles de manière centralisée, et le logiciel est mis à la disposition des utilisateurs finaux (dans ce cas, vos employés) via un modèle d'abonnement.

Le SaaS a commencé comme une alternative aux logiciels traditionnels, qui obligeaient les entreprises à installer et à maintenir localement des progiciels généralement coûteux. Avec le SaaS, l'utilisateur final n'a besoin que d'une connexion Internet et d'un abonnement pour accéder aux outils dont il a besoin. Tant que la licence du logiciel est en place, l'utilisateur peut accéder au logiciel via son navigateur Internet.

Il est important de souligner que le fournisseur SaaS reste propriétaire du produit et assume la responsabilité de l'infrastructure nécessaire à son fonctionnement.

Les produits SaaS les plus populaires sont Zoom, Grammarly, Google Workspace, Dropbox, Slack et Canva.

Qu'est-ce que l'hébergement de logiciels sur site ?

Avec les solutions traditionnelles sur site, une entreprise achète un logiciel sous licence, qui est ensuite localisé et hébergé entièrement dans les locaux de l'entreprise. L'entreprise gère et entretient toutes les données stockées, les serveurs, la sécurité, les systèmes d'exploitation et les applications logicielles en interne - généralement sur le site physique de l'entreprise.

Qu'est-ce que l'hébergement de logiciels hors site ?

Avec l'hébergement de logiciels hors site, la solution logicielle est hébergée sur un matériel et une infrastructure dédiés qui appartiennent à un fournisseur tiers et qui sont situés dans un endroit différent de celui où travaillent les utilisateurs finaux. La société tierce prend en charge l'exploitation et la maintenance du matériel.

Avec un système hors site, les administrateurs ont le même accès, bien qu'à distance, aux serveurs qu'avec une solution sur site. Cela diffère des solutions SaaS, pour lesquelles ils ne sont pas responsables de la maintenance du back-end du système. Il se trouve simplement qu'il est situé ailleurs.

Commencer à choisir la bonne solution

Maintenant que nous sommes tous d'accord sur la terminologie, il est temps de choisir une solution de gestion de logiciels adaptée à votre entreprise. La première étape consiste à examiner attentivement les besoins spécifiques de votre entreprise.

Voici comment mettre la main à la pâte 

Évaluez votre situation actuelle et vos besoins futurs

Supposons que vous soyez à la recherche d'une nouvelle solution d'hébergement de logiciels. Dans ce cas, cela signifie probablement une ou plusieurs des trois choses suivantes : votre entreprise est en pleine expansion, votre solution d'hébergement de logiciels actuelle ne répond pas exactement à vos besoins, ou vous avez besoin d'un nouveau logiciel et vous pesez toutes vos options.

Il est impératif d'obtenir des réponses à ces questions avant d'aller plus loin. Par exemple, si vous disposez d'une équipe informatique et d'une infrastructure d'hébergement solide, il est probablement judicieux de s'en tenir à une solution sur site. Si ce n'est pas le cas, les solutions SaaS ou hors site, soutenues par des tiers, pourraient être la solution.

Évaluez vos données

Avant d'envisager de nouvelles solutions d'hébergement, il est essentiel d'évaluer vos besoins en matière de stockage de données. Quelle est votre capacité de stockage actuelle ? Si vous avez vos propres serveurs, fonctionnent-ils à pleine capacité ? Serait-il facile d'étendre votre infrastructure existante à mesure que vos besoins augmentent ?

Il est également très utile d'examiner le coût du stockage des données lorsque vous évaluez vos besoins. Bien que généralement plus sûres, les solutions sur site peuvent être très coûteuses.  N'oubliez pas que vous devrez acheter et entretenir vos serveurs, allouer de l'espace, faire appel à une équipe de professionnels de l'informatique et couvrir les frais d'électricité.

Une fois que vous avez bien cerné vos besoins en matière de données, vous avez fait un pas de plus vers la solution d'hébergement qui convient le mieux à votre entreprise.

SaaS vs. sur site vs. hors site : les principales différences

Déploiement

Avec le SaaS, le logiciel et les données sont hébergés sur des serveurs distants dans le nuage. Les entreprises ou les particuliers qui s'abonnent au produit peuvent accéder à l'application n'importe où, pour autant qu'ils soient connectés à l'internet par leur propre équipement.

Avec une solution sur site, tout l'hébergement, le stockage des données et la maintenance sont déployés et gérés en interne, généralement par une équipe qui travaille dans les locaux de votre entreprise.

Comme le terme l'indique, votre logiciel est hébergé hors site par un tiers avec une solution hors site. Cependant, votre équipe peut toujours accéder au logiciel quand elle en a besoin. Le déploiement est rapide et facile car l'infrastructure nécessaire - qui appartient à une autre entreprise - existe déjà.

Propriété

Si votre entreprise opte pour la solution sur site, vous serez propriétaire des applications logicielles, du matériel et des données connexes. Votre équipe devra installer, gérer et entretenir les protocoles pour en assurer le bon fonctionnement.

Cependant, avec les solutions SaaS, le logiciel est la propriété du vendeur et le matériel est également détenu, géré et entretenu par un tiers.

Pour de nombreuses entreprises modernes, une solution SaaS ou hors site est la plus judicieuse, notamment du point de vue des coûts. Mais il y a quelques inconvénients. Par exemple, si le serveur tiers tombe en panne, vous ne pourrez pas accéder au logiciel ou aux données, et vous aurez peu de contrôle sur la résolution du problème, ce qui vous obligera à attendre, éventuellement dans le noir, sans savoir quand le problème sera résolu.

Coût

Nous avons tous lu les avis sur la comparaison des coûts entre le SaaS ou le cloud et le on premise. Gardez à l'esprit le détail suivant. Le coût de base du SaaS est presque toujours inférieur à celui des solutions sur site et hors site.

Les entreprises SaaS proposent généralement différents plans d'abonnement, ce qui permet de choisir la meilleure option pour votre entreprise, votre équipe et votre budget. De plus, vos employés n'ont pas à se soucier de la maintenance de l'infrastructure physique et du matériel.

Pour être franc, les coûts de fonctionnement des solutions d'hébergement et de stockage de données sur site et hors site sont élevés. Si vous disposez d'une solution sur site, vous devrez payer le matériel et les mises à niveau du serveur, la consommation électrique, l'espace et d'autres équipements. Même si votre logiciel est hébergé hors site, vous devrez payer à la tierce partie des frais de maintenance du matériel et de l'infrastructure.

Dans les deux cas, vous aurez besoin d'une équipe pour configurer le nouveau logiciel et offrir une assistance au reste de vos employés. Il est également tout à fait possible qu'une formation informatique continue soit nécessaire, ce qui ajoute des frais supplémentaires à la solution. J'espère que cela mettra un terme à toute comparaison des coûts entre les solutions SaaS ou on prem et le cloud.

Licences

Si vous optez pour une solution sur site, vous achetez des licences de logiciels que vous installez et utilisez localement. Vous achetez essentiellement des copies des logiciels que vos collaborateurs doivent utiliser pour faire leur travail.

Avec une solution hors site, vous achetez et possédez également le logiciel, mais il est hébergé sur des serveurs tiers à distance. Si vous optez pour la solution SaaS, vous achetez une licence d'utilisation du logiciel par le biais d'un abonnement plutôt que le logiciel lui-même.

Vitesse de mise en œuvre

Les solutions sur site peuvent être lentes à mettre en œuvre, car elles nécessitent un timing, un espace et des ressources minutieux pour leur installation. Votre équipe devra installer le logiciel sur les serveurs et les appareils individuels.

Les solutions hors site sont beaucoup plus faciles à mettre en place, car le matériel physique est hors site et généralement géré par un tiers, ce qui accélère souvent le processus. Le SaaS ne nécessite que peu ou pas de temps de mise en œuvre, car il est basé sur le cloud. Par conséquent, les utilisateurs peuvent commencer à utiliser le logiciel dès que la licence est payée.

Personnalisation

Les solutions logicielles traditionnelles sur site vous offrent une plus grande souplesse dans le développement et la prise en charge de vos systèmes d'entreprise personnalisés.

Les entreprises SaaS proposent souvent des types de licence à plusieurs niveaux et des fonctionnalités identiques pour tous. Toutefois, il peut être possible d'ajouter des fonctionnalités supplémentaires pour répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise. Dans le cas du SaaS, la personnalisation et les mises à niveau dépendent du fournisseur et de sa flexibilité par rapport à vos besoins.

N'oubliez pas que certains fournisseurs de SaaS seront capables et désireux d'offrir plus de possibilités de personnalisation que d'autres.

Support et maintenance

Avec les solutions sur site, le support et la maintenance sont entièrement à votre charge. Cela nécessite une équipe informatique qualifiée (la vôtre ou une équipe externalisée), mais le bon côté des choses, c'est que cela permet un meilleur contrôle.

Les solutions hors site et SaaS sont gérées par un fournisseur tiers, ce qui signifie que vous n'avez pas à vous occuper du support et de la maintenance. Cependant, vous devez vérifier que votre fournisseur de services est conforme et maintient des niveaux de sécurité appropriés.

Opportunités de croissance

Les solutions sur site et hors site sont généralement beaucoup plus complexes à faire évoluer que les solutions SaaS, car vous devrez investir dans du nouveau matériel et l'installer. L'augmentation de votre capacité d'hébergement, par exemple, prend généralement du temps et nécessite un certain budget et une certaine planification.

D'un autre côté, le SaaS est facile à faire évoluer, même pendant une période d'abonnement donnée - vous pouvez mettre votre plan à niveau d'un simple clic de souris. En revanche, la réduction d'échelle peut être un peu plus délicate, et vous devrez peut-être attendre la fin d'une période d'abonnement pour apporter des modifications à votre compte.

Conformité et sécurité

La question de la sécurité et de la conformité mondiale du SaaS est assez complexe et, franchement, les différentes solutions présentent toutes des avantages et des inconvénients.

Si vous hébergez sur site, vous aurez besoin d'une équipe pour vous aider à installer et à mettre à jour les dispositifs de sécurité, et les dispositifs de sécurité coûteux seront tous prélevés sur votre budget.  En revanche, comme votre matériel et vos logiciels se trouvent dans vos locaux, la sécurité est contrôlée par votre équipe, ce qui peut vous sembler moins risqué.  Pour de nombreuses entreprises qui doivent suivre des politiques de cybersécurité strictes, il est préférable d'héberger leurs données dans leurs bureaux plutôt que dans un centre de données où elles ont peu de contrôle sur ce qui se passe.

Si les fournisseurs de SaaS et autres fournisseurs hors site assurent généralement une sécurité de haut niveau et respectent la législation, ce n'est pas toujours le cas. Nous recommandons vivement de vérifier soigneusement leur processus de sécurité avant de signer avec un fournisseur.

Sauvegarde et récupération

Pour les solutions sur site et hors site, vous devrez vous appuyer sur des systèmes de récupération des données et des systèmes de stockage des données en double pour la sauvegarde et la récupération des fichiers. Ainsi, si les processeurs centraux cessent de fonctionner, vous ne perdrez pas de précieuses données.

Avec le SaaS, la sauvegarde est automatique vers le cloud. En d'autres termes, toutes vos données sont stockées de manière centralisée. Le cloud rend la restauration des données beaucoup moins préoccupante et met les services informatiques internes sous pression en ce qui concerne les mesures de sécurité.

Fonctionnalité

Les fonctionnalités des logiciels ne sont généralement pas aussi souples et limitées avec les solutions sur site et hors site lorsque vous avez acheté des progiciels. Les grandes suites logicielles, par exemple, sont souvent difficiles à modifier. Avec le SaaS, il est généralement facile d'ajouter ou de supprimer des fonctionnalités dont vous pouvez avoir besoin pour votre activité spécifique.

SaaS vs. On-Premise vs. Off-Premise: Benefits and Limitations

Récapitulons et jetons un dernier coup d'œil à certains des principaux avantages et limites des différentes options :

• Avantages du SaaS

•  Le SaaS est rapide à mettre en œuvre et facile à configurer et à utiliser.

• Le fournisseur du logiciel se charge du support, de la maintenance, du service et des mises à jour.

• Le vendeur assume les risques et les coûts associés au stockage et à l'infrastructure en nuage.

• L'utilisation de SaaS réduit les coûts informatiques, tant en termes de personnel que d'infrastructure.

• Les modèles de tarification SaaS sont généralement flexibles, ce qui signifie que vous pouvez choisir un plan adapté aux besoins et au budget de votre entreprise. Vous n'avez pas non plus à vous soucier de coûts initiaux importants.
• Les mises à jour sont généralement incluses dans la formule d'abonnement.
• La plupart des fournisseurs de SaaS visent à offrir un niveau élevé de sécurité à leurs clients.
• Les données sont sauvegardées automatiquement sur le cloud.
• Le SaaS permet une évolution rapide et facile car il n'est pas lié à l'infrastructure physique d'une entreprise.

• Limites du SaaS

• Le SaaS est parfois difficile à intégrer à d'autres logiciels d'entreprise existants.

• Les entreprises n'ont pas le contrôle total de leurs données, ce qui peut être risqué.

• Les fournisseurs de SaaS contrôlent souvent le calendrier des mises à jour et de la maintenance, qui peuvent survenir à des moments inopportuns.

• Les abonnements SaaS sont généralement des contrats mensuels ou annuels. Sur le long terme, un abonnement annuel peut s'avérer plus coûteux qu'un coût initial d'achat du logiciel.

• Avantages de la solution sur site
  

• Les entreprises ont le contrôle total de leurs plateformes logicielles, de leur matériel et de leurs données.

• Le risque de fuite et de falsification des données est faible.

• La sécurité est gérée en interne.

• La budgétisation est plus facile grâce aux paiements uniques.

• Il n'est pas nécessaire de disposer d'une connexion Internet. Les utilisateurs peuvent accéder au logiciel localement.

• Limites des services sur site

• Cette option est probablement coûteuse.

• L'installation, la maintenance et les mises à jour doivent être gérées en interne, ce qui nécessite une équipe qualifiée.

• La récupération et la sauvegarde des fichiers peuvent prendre du temps.

• La gestion du matériel et des logiciels demande beaucoup de temps et de ressources.

•  La vitesse peut diminuer avec des utilisateurs supplémentaires.

• Avantages du hors site

• Le déploiement est rapide et facile car l'infrastructure existe déjà.

• Il est plus facile pour les entreprises individuelles d'évoluer et de se développer.
• Les solutions hors site sont plus rentables que les solutions sur site.

• Limitations pour les établissements hors établissement

• Comme le logiciel est hors site, le risque de sécurité est plus élevé.

• Le support n'est pas interne et pourrait être plus difficile d'accès.
• Différents fournisseurs de services peuvent offrir différents niveaux de service.

Facteurs à prendre en compte avant de changer de solution logicielle

Un changement exige un nouvel état d'esprit

Lorsque vous choisissez une nouvelle solution logicielle, vous risquez de changer votre façon de travailler. Cela permet bien sûr de réaliser des économies, mais peut avoir des répercussions sur l'emploi. Par exemple, si vous passez au SaaS, vous n'aurez pas besoin d'un service informatique ou d'un personnel formé à l'installation, à la maintenance et à la sécurité qui vont de pair avec les systèmes logiciels.

N'oublions pas non plus qu'il est important d'évaluer le retour sur investissement et le risque de chacune des différentes solutions. Vous pourrez peut-être accélérer le retour sur investissement et réduire le risque si vous réussissez à passer à une solution plus efficace comme le SaaS.

Pensez à la tarification

Lorsque vous choisissez votre solution logicielle, tenez compte de votre budget et des coûts associés. Comment le changement affectera-t-il les coûts globaux de votre entreprise ? Et, à son tour, quel sera l'impact du changement sur le produit ou le service que vous vendez ? Bien entendu, l'objectif est de maintenir les coûts opérationnels aussi bas que possible et de maximiser la valeur pour vos clients.

Accords de niveau de service

Lorsque vous changez de solution logicielle, vous signez de nouveaux accords de niveau de service (SLA), qui sont conçus pour vous donner une certaine stabilité avec le fournisseur avec lequel vous choisissez de passer un contrat. Assurez-vous que les accords de niveau de service sont complets et spécifiques et que tous les besoins de votre entreprise sont couverts de manière adéquate.

Les accords doivent inclure des informations sur la gestion des temps d'arrêt, le type d'assistance disponible, les garanties sur la durée des temps d'arrêt, le temps de réponse aux problèmes, les remboursements et tout autre détail pertinent pour votre entreprise. Assurez-vous que toutes les cases sont cochées.

Un support client compétent

Lors du choix d'une solution logicielle, il convient d'examiner attentivement le support client.

Veillez à ce que le support client soit efficace, quelle que soit l'option choisie. Avec les solutions logicielles sur site et hors site, la responsabilité vous incombera probablement, à vous et à votre équipe. Avec les logiciels de helpdesk, la responsabilité incombe au fournisseur. Veillez à ce que l'élément d'assistance à la clientèle soit efficace et efficient, quelle que soit l'option choisie. Et n'oubliez pas de mesurer la réussite du client dans le domaine des SaaS.