U.S.-Umsatzsteuer: Der Albtraum der Skalierung eines SaaS-Geschäfts

Sie verkaufen Software online, und Ihr eCommerce-Geschäft verzeichnet ein schnelles Wachstum. Sie skalieren Ihren Betrieb und vergrößern Ihre Reichweite in den USA und auf neuen globalen Märkten.  Hervorragende Neuigkeiten, oder?

Nun, ja und nein.

Eines ist sicher: Je größer Ihr SaaS-Unternehmen wird, desto komplexer wird die Einhaltung der SaaS-Online-Umsatzsteuer, sowohl in den USA als auch international. Es kann nicht hoch genug eingeschätzt werden, wie wichtig es ist, die Einhaltung der Vorschriften zu priorisieren.

Was ist die Umsatzsteuer?

Die Verkaufssteuer ist eine Verbrauchssteuer, die die US-Regierung auf den Verkauf von Waren und Dienstleistungen erhebt. Einzelhändler erheben die Umsatzsteuer in der Regel am Ort des Kaufs und führen sie dann an die Regierung ab. Seit den Anfängen des elektronischen Handels ist dies ein etwas verwirrendes Unterfangen, das durch digitale Waren noch komplexer geworden ist. 

Kurz gesagt, Ihr Unternehmen ist in einem bestimmten Staat oder einer bestimmten Gerichtsbarkeit steuerpflichtig, wenn es dort einen "Nexus" hat. Doch dazu später mehr.

Warum ist die US-SaaS-Umsatzsteuer für skalierende Unternehmen so kompliziert?

Viele Faktoren tragen zur Komplexität der Einhaltung von Umsatzsteuerbestimmungen und der Finanzberichterstattung in den USA bei, und jeder einzelne ist für SaaS-Unternehmen wichtig zu verstehen. Beginnen wir mit den wichtigsten Elementen, mit denen Sie sich auseinandersetzen müssen, wenn Sie Ihr Unternehmen skalieren:

Verständnis der U.S. Nexus-Gesetzgebung

Was ist Nexus?

Wenn es um die Umsatzsteuerregeln in den USA geht, bezieht sich der Begriff "Nexus" auf den Grad der Verbindung zwischen einem bestimmten Steuergebiet und einem Unternehmen. Das Steuergebiet kann ein Bundesstaat oder ein Bezirk sein, und das Unternehmen ist in diesem Fall das Unternehmen selbst. Wenn diese Verbindung hergestellt ist, kann ein Steuergebiet Steuern auf SaaS-Unternehmen erheben.

Physischer und wirtschaftlicher Nexus

Ein physischer Nexus bedeutet, dass jedes Unternehmen mit einer ausreichenden physischen Präsenz in einem bestimmten Hoheitsgebiet die dortigen Steuersätze zahlen muss. Zu dieser Präsenz gehören ein Grundstück in einem Land oder dort arbeitende Angestellte.

Die wirtschaftliche Verflechtung bezieht sich auf einen Schwellenwert für die wirtschaftliche Tätigkeit, ab dem ein Unternehmen in einem bestimmten Land Steuern zahlen muss. Dieser Schwellenwert wird in der Regel in Form eines Geldbetrags, der Gesamtzahl der Transaktionen über einen bestimmten Zeitraum oder beidem gemessen.

Die Auswirkung von South Dakota gegen Wayfair

Mit dem Anstieg der Online-Verkäufe in den USA in den 2010er Jahren wurde den Bundesstaaten bewusst, dass ihnen Milliarden von Dollar an Umsatzsteuer entgehen. Daraufhin begannen sie, auf einen neuen Standard für die Einhaltung der Vorschriften zu drängen.

Vor 2018 bezog sich der Nexus in den USA im Allgemeinen auf den physischen Nexus, und Sie mussten nur dann Umsatzsteuer zahlen, wenn Sie in einem Bundesstaat tatsächlich präsent waren.

Nach dem Urteil in der Rechtssache South Dakota gegen Wayfair im Juni 2018 wurde die Umsatzsteuer in den USA für Online-Verkäufer jedoch wesentlich komplizierter. Der Oberste Gerichtshof stimmte South Dakota zu, dass die Bundesstaaten die Umsatzsteuer dort erheben sollten, wo die Unternehmen einen wirtschaftlichen Bezug haben. Seitdem dieser Präzedenzfall geschaffen wurde, sind die meisten Staaten diesem Beispiel gefolgt und haben ihre eigenen Nexus-Standards eingeführt.

Wenn Sie also SaaS online, Software oder digitale Waren und Dienstleistungen in einem US-Bundesstaat verkaufen, müssen Sie sich möglicherweise in diesem Staat registrieren lassen und dort Umsatzsteuer zahlen, unabhängig davon, ob Sie dort einen physischen Nexus haben oder nicht.

Außerdem ist es wichtig, klarzustellen, dass Sie nicht von der Steuer befreit sind, nur weil die Transaktion online stattfindet. Wenn Ihre Verkäufe den Schwellenwert für den Nexus in einem Staat überschreiten, müssen Sie Steuern zahlen.

Man kann mit Sicherheit sagen, dass angesichts all dieser gesetzlichen Änderungen viele Unternehmen sich bemühen mussten, den Prüfungen nachzukommen, da die Staaten versuchen, entgangene Einnahmen zurückzufordern.

Unterschiedliche staatliche und bezirkliche Regelungen

Derzeit gibt es in den USA mehr als 14.000 Steuerbezirke, von denen jeder seine eigenen Steuersätze, Regeln und Vorschriften hat, was es unglaublich verwirrend und zeitraubend macht, den Überblick über die Steuern zu behalten. 

In den USA ist die Umsatzsteuergesetzgebung in jedem Bundesstaat anders, und es werden unterschiedliche Basissätze erhoben. Dann kann jede Gerichtsbarkeit innerhalb eines Bundesstaates noch weitere Steuern aufschlagen. So kann beispielsweise ein Bezirk eine zusätzliche Umsatzsteuer erheben, während ein Bezirk eine weitere Steuer zusätzlich zu den beiden vorherigen erheben kann.

Das bedeutet, dass der Gesamtbetrag deutlich höher sein kann als der übliche staatliche Satz.

Die einzelnen Bundesstaaten legen unterschiedliche Umsatzschwellen fest, und sie können auch unterschiedliche Bewertungszeiträume und Registrierungsfristen haben. Aufgrund dieser Komplexität ist es unerlässlich, dass SaaS-Leiter und -Gründer die Nexus-Gesetze der einzelnen Staaten prüfen.

Um Ihnen zu helfen, die Komplexität der globalen Steuerkonformität besser zu verstehen, haben wir unsere SaaS & Software Tax Panic Scale erstellt, auf die Sie unten zugreifen können.

Sie bewertet jeden US-Bundesstaat (und viele andere Länder, Bundesstaaten und Provinzen auf der ganzen Welt) auf der Grundlage einer Reihe von Faktoren, darunter der Steuersatz und die Komplexität der Steuerregistrierung.

Neue Produkte und Dienstleistungen

SaaS-, Software- und digitale Warenunternehmen leiden notorisch unter der Komplexität der Steuerbarkeit. Jedes Mal, wenn Sie ein neues Produkt oder eine neue Dienstleistung in Ihr Arsenal aufnehmen, kann dies zu komplizierten Änderungen der umsatzsteuerlichen Verflechtung führen. Software wird nach zahlreichen Kategorien und Kriterien besteuert, und das System hat nicht immer mit dem technologischen Wandel Schritt gehalten.

Da Produkte zu unterschiedlichen Sätzen besteuert werden können, je nachdem, wer sie gekauft hat, wo sie gekauft wurden und ob der Artikel in einem bestimmten Staat oder einer bestimmten Gerichtsbarkeit steuerpflichtig ist, ist diese Situation dazu bestimmt, Verwirrung und Frustration bei Unternehmenseigentümern zu stiften, unabhängig von ihrer Erfahrung oder Unternehmensgröße.

Steuererklärungen für mehrere Staaten einreichen

Es führt einfach kein Weg daran vorbei: Sie müssen sich in jedem Staat, in dem Sie einen Nexus haben, für die Umsatzsteuer registrieren lassen. Wie bereits erwähnt, könnte dies bedeuten, dass Sie die verschiedenen Fristen und Anforderungen für die Anmeldung in mehreren Staaten im Auge behalten müssen.

Die Häufigkeit der Einreichung ist in vielen Staaten unterschiedlich. Möglicherweise müssen Sie auch einen Teil oder die gesamte Umsatzsteuer im Voraus zahlen, was sich ändern kann, wenn Ihre Umsätze in einem bestimmten Land steigen.

Kurz gesagt, es wird oft sehr schnell klar, dass es zu viel wird, wenn Sie in vielen Staaten einen Nexus haben, um es intern zu bearbeiten.

Die Komplexität der Steuererklärung

Es gibt ein Sprichwort, das besagt: "Der Teufel steckt im Detail", und dieses Sprichwort scheint in Bezug auf Steuern sehr passend zu sein. Die verschiedenen Steuererklärungsformulare erfordern so viele unterschiedliche Informationen, dass es selbst für das kompetenteste SaaS-Unternehmen leicht sein kann, diese Aufgabe falsch zu erledigen.

So kann ein Staat eine Steuererklärung schon wegen einer Kleinigkeit wie dem Weglassen einer Unterschrift ablehnen, und in einigen Staaten müssen Sie Beträge aufrunden, während sie in anderen abgerundet werden müssen. Aufgrund dieser Feinheiten raten wir SaaS-Unternehmen, sich die nötige Hilfe zu holen, um diese Art von Hürde bei der Verwaltung Ihres Unternehmens zu vermeiden.

Verwaltung der historischen Haftung

In einigen Staaten sind Vereinbarungen über die freiwillige Offenlegung zulässig, d. h. Sie können die Umsatzsteuerschuld mit begrenzten Rückwirkungsfristen und ohne Strafen erlassen.  Wenn Sie jedoch feststellen, dass Sie für rückständige Umsatzsteuer haftbar sind, müssen Sie einen soliden Plan haben, bevor Sie sie einreichen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass es immer besser ist, sich vor der historischen Steuerschuld zu schützen. Eine gute Devise in diesem Fall ist, sie nicht zu ignorieren und zu hoffen, dass sie verschwindet!

Unterschiedliche Besteuerungszeiträume

Da die einzelnen Staaten ihre eigenen Besteuerungszeiträume festlegen, verlangen einige, dass Sie Ihre Steuern jährlich einreichen, während andere eine vierteljährliche oder monatliche Abgabe verlangen. Der Umgang mit den unterschiedlichen Anforderungen an die Besteuerungszeiträume kann überwältigend sein, was ein weiterer Grund dafür ist, sich bei der Steuererklärung Hilfe von außen zu holen.  

Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Sie alle Aspekte der Einhaltung von Steuervorschriften bewältigen können, ist es besser, auf Nummer sicher zu gehen und sicherzustellen, dass sachkundige Fachleute diese Seite Ihres Unternehmens verwalten.

8 wichtige umsatzsteuerliche Überlegungen bei der Erweiterung Ihres SaaS-Geschäfts

Bitte beachten Sie die folgende Checkliste, wenn Sie Ihr Unternehmen ausbauen und erweitern wollen. Wenn Sie alle diese Bereiche abdecken, sind Sie auf dem besten Weg, die Einhaltung der Umsatzsteuer in Ihrem Unternehmen zu gewährleisten.

Anmeldung

Ihr Unternehmen muss sich in jedem Staat anmelden, in dem ein wirtschaftlicher oder physischer Zusammenhang besteht.

Sie erhalten eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer für jeden Staat, in dem Ihr Unternehmen registriert ist. Doch bevor Sie Ihr SaaS- oder Software-Unternehmen anmelden, sollten Sie sich über alle staatlichen Einkommensteuerpflichten im Klaren sein!

Steuerpflichtige Waren

Sie sollten sich genau darüber im Klaren sein, was in jedem Staat, in dem Sie Kunden haben, steuerpflichtig ist und was nicht. Da dies von Bundesland zu Bundesland sehr unterschiedlich sein kann, sei hier noch einmal gesagt: Unterschätzen Sie nicht die Komplexität der Steuergesetze, sonst könnten Sie sich einen Haufen Ärger einhandeln.

B2B vs. B2C

In den USA werden Business-to-Business-Transaktionen (B2B) in der Regel besteuert. Dies hängt jedoch von der jeweiligen Gerichtsbarkeit ab. Business-to-Consumer (B2C) hingegen wird nicht immer besteuert.

Die Zahl der B2C-Steuern nimmt jedoch zu, und Sie werden im Laufe der Zeit immer häufiger für B2C besteuert werden. Einige Länder kennen keinen Unterschied zwischen B2B und B2C in Bezug auf die Steuern. Wenn Sie sich nicht sicher sind, sollten Sie einen Steuerfachmann zu Rate ziehen.

Schwellenwert und Steuersatz

Wenn sich Ihr Umsatz schnell ändert oder wächst, ist es noch wichtiger, den Schwellenwert zu kennen, ab dem Sie in einem bestimmten Land Steuern zahlen müssen. Sobald Sie diesen Schwellenwert erreicht haben, sollten Sie sich über den spezifischen Steuersatz in diesem Land informieren. Auch hier gilt: Nur wer genau weiß, was erwartet wird, kann sein Unternehmen rechtmäßig und unter Einhaltung aller erforderlichen Vorschriften führen.

Prüfungen

Je größer Ihr Unternehmen wird, desto wahrscheinlicher wird es, dass Sie einer Prüfung unterzogen werden. Vergewissern Sie sich, dass Sie wissen, wie lange Sie die Aufzeichnungen für alle Zwecke aufbewahren müssen. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie immer relevante Belege für Ihre steuerpflichtigen und nicht steuerpflichtigen Umsätze bereithalten. 

Denken Sie schließlich daran, Ihre Steuerzahlungen und Steuergutschriften zusammenzustellen.  Wenn Sie auf eine Prüfung vorbereitet sind, erhöhen sich auch die Erfolgschancen in allen Unternehmensabläufen.

Einreichung und Überweisung

Wie bereits erwähnt, müssen Sie den Überblick darüber behalten, wann Sie Ihre Steuererklärung in den verschiedenen Steuergebieten abgeben müssen. Sollten Sie zum Beispiel monatlich, zweimonatlich, vierteljährlich oder jährlich eine Steuererklärung abgeben? Die Abgabefristen sind von Bundesland zu Bundesland unterschiedlich. Achten Sie also darauf, dass Sie sich über die einzelnen Gerichtsbarkeiten im Klaren sind und dass Sie genügend Zeit für die Vorbereitung haben.

Sanktionen bei Nichteinhaltung der Vorschriften

Die Strafen, die in den USA bei Nichteinhaltung der Steuervorschriften verhängt werden, können wachsende SaaS-Unternehmen zu Fall bringen. Nichts ist das Risiko wert, nicht konform zu sein, wenn es um Ihr Unternehmen geht!

Seien Sie gewarnt - die Strafen variieren je nachdem, ob böswillige Absicht vorliegt oder nicht, und reichen von rückwirkenden Zahlungen und Geldstrafen bis hin zu Strafanzeigen.

Ändern von Gesetzen

Wie in vielen anderen Branchen ändern sich auch in der Welt der SaaS-Lösungen die Gesetze und Vorschriften regelmäßig, um mit der Art und Weise, wie wir Geschäfte machen, Schritt zu halten. Besonders auffällig sind diese Änderungen bei Softwarediensten, die sich ständig weiterentwickeln und wachsen. Es kann zwar schwierig sein, den Überblick über die Änderungen zu behalten, aber es ist wichtig, den Finger am Puls der Zeit zu haben und steuerlich konform zu bleiben.

Wie kann PayPro Global bei Ihren globalen Steuern helfen?

Denken Sie daran, dass Sie sich nicht allein um die Umsatzsteuer kümmern müssen. Mit jahrelanger Erfahrung im Rücken unterstützt PayPro Global SaaS-, Software- und Digital-Goods-Unternehmen mit unserer einheitlichen eCommerce-Lösung - kontaktieren Sie uns, um herauszufinden, wie wir Ihnen helfen können, konform zu bleiben.