Die Skalierung eines SaaS-Unternehmens bringt Wachstum mit sich – aber auch erhebliche umsatzsteuerliche Komplexität. Wenn Ihr Softwareunternehmen in den USA expandiert und in internationale Märkte eintritt, wird die Verwaltung der Umsatzsteuer-Compliance zu einer großen operativen Herausforderung. Sie müssen sich mit den sich entwickelnden Steuergesetzen auseinandersetzen, sich in über 14.000 US-Jurisdiktionen zurechtfinden und in allen Regionen prüfungsbereit sein.
Die Lösung? Arbeiten Sie mit einem Merchant of Record (MoR) wie PayPro Global zusammen.
Ein MoR kümmert sich um die Last der Umsatzsteuer-Compliance, sodass Sie sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren können – und nicht auf die Verwaltung von Bürokratie.
Was ist Umsatzsteuer?
Die Umsatzsteuer ist eine Verbrauchssteuer, die auf Waren und Dienstleistungen zum Zeitpunkt des Verkaufs erhoben wird.
In den USA erheben die Verkäufer sie von den Kunden und führen sie an die staatlichen oder lokalen Steuerbehörden ab. Für SaaS-Unternehmen hat der Aufstieg digitaler Güter und Remote-Transaktionen die Compliance erheblich verkompliziert.
Warum ist die US-Umsatzsteuer für SaaS-Unternehmen bei der Skalierung so komplex?
Viele Faktoren tragen zur Komplexität der Umsatzsteuer-Compliance und des Finanzberichtswesens in den Vereinigten Staaten bei, und jeder einzelne ist für SaaS-Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Beginnen wir mit den wichtigsten Elementen, mit denen Sie sich auseinandersetzen müssen, wenn Sie Ihr Unternehmen skalieren:
Das Verständnis der US-Nexus-Gesetzgebung
Was ist Nexus?
Nexus ist die Verbindung zwischen Ihrem Unternehmen und einer Steuerjurisdiktion, die von Ihnen verlangt, Umsatzsteuer zu erheben und abzuführen.
Physischer und wirtschaftlicher Nexus
Ein physischer Nexus bedeutet, dass jedes Unternehmen mit ausreichender physischer Präsenz in einer bestimmten Jurisdiktion dort Steuern zahlen muss. Diese Präsenz umfasst das Vorhandensein einer Immobilie in einer Jurisdiktion oder Mitarbeiter, die dort arbeiten.
Wirtschaftlicher Nexus bezieht sich auf eine Schwelle wirtschaftlicher Aktivität, ab der ein Unternehmen in einer bestimmten Jurisdiktion Steuern zahlen muss. Dies wird in der Regel anhand einer monetären Schwelle, der Gesamtzahl der Transaktionen über einen bestimmten Zeitraum oder beidem gemessen.
Wie hat South Dakota v. Wayfair alles verändert?
Im Jahr 2018 entschied der Oberste Gerichtshof der USA zugunsten von South Dakota und erlaubte den Bundesstaaten, Gesetze zum wirtschaftlichen Nexus durchzusetzen.
Nun kann allein der Verkauf von SaaS in einem Bundesstaat – ohne physische Präsenz – eine Steuerpflicht auslösen. Die meisten Bundesstaaten haben nach Wayfair schnell ihre eigenen Schwellenwerte eingeführt, was die Spielregeln für Verkäufer von Software und digitalen Produkten veränderte.
Was macht die Umsatzsteuerverwaltung für SaaS-Unternehmen so schwierig?
1. Über 14.000 Steuerbezirke in den USA
Jeder Bundesstaat – und oft auch die Landkreise und Städte innerhalb dieser – hat seine eigenen Regeln, Schwellenwerte und Melde Anforderungen.
Das bedeutet:
Unterschiedliche Steuersätze
Widersprüchliche Fristen
Einzigartige Ausnahmen oder Definitionen für steuerpflichtige Produkte
Beispiel: Ein SaaS-Abonnement kann in Texas vollständig, in New York teilweise und in Kalifornien gar nicht besteuert werden.
Wussten Sie das?
Die MoR-Plattformen von PayPro Global gewährleisten die vollständige Überwachung und Abwicklung der Steuern in allen US-Steuerbezirken.
2. Die Steuerpflicht digitaler Güter ist unterschiedlich
Nicht alle Software oder digitalen Güter werden gleich besteuert.
Ob Abonnement, herunterladbare Software, In-App-Kauf oder Cloud-Service, jeder Staat kategorisiert und besteuert sie anders.
B2B vs. B2C: Einige Staaten befreien B2B-Transaktionen mit einer Wiederverkaufs- oder Befreiungsbescheinigung, während andere nicht zwischen B2B- und B2C-Verkäufen unterscheiden.
Verwaltung der Umsatzsteuer intern vs. mit einem Merchant of Record (MoR)
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Herausforderung |
Intern |
PayPro Global (MoR) |
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Multi-State-Registrierung |
Manuelle Registrierung in jeder Jurisdiktion |
PayPro registriert und verwaltet in Ihrem Namen |
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Häufigkeit der Einreichung |
Monatliche, vierteljährliche, jährliche Einreichungen verfolgen |
Einreichung vollständig verwaltet |
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Verfolgung von wirtschaftlichem/physischem Nexus |
Interne Überwachung erforderlich |
Automatisierte Erkennung und Compliance |
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Änderungen der Sätze und Gesetzesaktualisierungen |
Manuelle Recherche und Systemaktualisierungen |
Echtzeit-Aktualisierungen und -Bearbeitung |
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Bereitschaft für Audits |
Führen Sie gründliche Aufzeichnungen und Dokumentationen |
Vollständige Unterstützung bei Audits wird bereitgestellt |
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Globale Steuereinhaltung |
Recherche und Verwaltung der internationalen Mehrwertsteuer/GST |
Globale Steuern werden End-to-End verwaltet |
Mit PayPro Global eliminieren Sie Risiken, senken Gemeinkosten und gewährleisten vollständige globale Compliance ohne Integrationen von Drittanbietern oder versteckte Kosten.
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Häufige Missverständnisse bezüglich der SaaS-Umsatzsteuer
„Wenn ich nur online tätig bin, muss ich keine Umsatzsteuer erheben.“
Falsch. Nach Wayfair gilt in den meisten Staaten ein wirtschaftlicher Nexus.
„Ich bin befreit, wenn ich nur B2B verkaufe.“ Nicht unbedingt. Viele Staaten verlangen weiterhin die Erhebung von Steuern, es sei denn, es werden gültige Befreiungsbescheinigungen eingereicht.
„Sobald ich mich registriert habe, ist alles in Ordnung.“
Nein. Sie müssen über Anmeldungen, Tarifänderungen, Steuerschwellenwerte und Auditanforderungen auf dem Laufenden bleiben.
Wie sich Remote-Arbeit auf Nexus-Verpflichtungen auswirkt
Die Beschäftigung von Remote-Mitarbeitern in einem Bundesstaat begründet einen physischen Nexus.
Viele SaaS-Unternehmen mit verteilten Teams lösen unwissentlich neue Steuerpflichten aus. Wenn ein Entwickler von North Carolina aus arbeitet, sind Sie möglicherweise verpflichtet, Umsatzsteuer von Kunden in diesem Bundesstaat zu erheben – auch wenn sich Ihr Hauptsitz woanders befindet.
Wichtige Steueraspekte bei der Skalierung eines SaaS-Unternehmens
1. Registrierung in allen anwendbaren Bundesstaaten
Besorgen Sie sich eine Umsatzsteuer-ID, wo immer Sie einen physischen oder wirtschaftlichen Nexus erfüllen.
2. Wissen, was steuerpflichtig ist
Verstehen Sie, wie jeder Bundesstaat SaaS, Abonnements, herunterladbare Inhalte und In-App-Käufe behandelt.
3. Überwachung von B2B- und B2C-Transaktionen
Verfolgen Sie Befreiungszertifikate und verstehen Sie, welche Kundentypen steuerpflichtig sind.
4. Umsatzschwellenwerte verfolgen
Staaten haben unterschiedliche Schwellenwerte und Bewertungszeiträume. Wissen Sie, wann Sie kurz davor sind, diese zu überschreiten.
5. Bereiten Sie sich auf Audits vor
Führen Sie detaillierte Aufzeichnungen über Transaktionen, Steuerzahlungen und Befreiungsbescheinigungen.
6. Rechtzeitig einreichen
Einige Staaten verlangen monatliche Anmeldungen, andere vierteljährliche oder jährliche. Verfolgen Sie die Fristen genau.
7. Strafen vermeiden
Strafen für Nichteinhaltung können Geldbußen, Zinsen und sogar strafrechtliche Anklagen umfassen.
8. Bleiben Sie auf dem Laufenden
Steuergesetze ändern sich häufig. Die Zusammenarbeit mit einem Partner wie PayPro Global stellt sicher, dass Sie immer konform sind.
So wählen Sie den richtigen Merchant of Record für die SaaS-Steuerkonformität aus
Berücksichtigen Sie bei der Bewertung eines MoR Folgendes:
- Steuer-Expertise: Tiefes Wissen über die Steuerpflicht von SaaS und digitalen Produkten.
- Globale Reichweite: Handhabt Mehrwertsteuer, GST und US-Umsatzsteuer.
- Reibungslose Integration: Einfache Einrichtung mit Ihren bestehenden Systemen und Checkout-Abläufen.
- Unterstützung bei Audits: Bietet Dokumentation und Verteidigung bei Audits.
- Transparente Preisgestaltung: Keine versteckten Gebühren oder Integrationen von Drittanbietern.
PayPro Global erfüllt all diese Kriterien und mehr – und agiert als rechtmäßiger Verkäufer und führt weltweit Steuern in Ihrem Namen ab.
Warum PayPro Global als Ihren Partner für SaaS-Umsatzsteuer wählen?
Die MoR-Lösung von PayPro Global wurde speziell für SaaS-, Software- und Gaming-Unternehmen entwickelt. Das zeichnet uns aus:
Keine Integrationen oder Add-ons erforderlich
Übernimmt 100 % der Umsatzsteuerregistrierung, -erklärung und -abführung
Unterstützt die globale digitale Steuerkonformität (VAT, GST, U.S. Umsatzsteuer)
Verwaltet Änderungen in Gesetzen und Schwellenwerten automatisch
Voller Schutz bei Audits und Bearbeitung historischer Verbindlichkeiten
Fazit
Die Einhaltung der Umsatzsteuer in den USA – und weltweit – ist eine große Herausforderung für wachsende SaaS-Unternehmen.
Angesichts der unterschiedlichen Gesetze in den einzelnen Gerichtsbarkeiten ist das Risiko von Fehlern, Bußgeldern oder rechtlichen Konsequenzen hoch. Der Versuch, dies intern zu verwalten, kann von den eigentlichen Geschäftszielen ablenken.
Die Partnerschaft mit einem Merchant of Record wie PayPro Global nimmt Ihnen die Steuerlast vollständig ab.
Von der Registrierung über die Einreichung bis hin zu Prüfungen kümmern wir uns um die Komplexität – damit Sie es nicht müssen.
Vereinbaren Sie noch heute ein kostenloses Gespräch mit unserem Team und lassen Sie PayPro Global Ihre Steuereinhaltung vereinfachen.
FAQs
Warum muss ich Umsatzsteuer erheben, auch wenn ich keine physische Niederlassung in einem Bundesstaat habe?
Sie sind aufgrund der Gesetze zum wirtschaftlichen Nexus verpflichtet, Umsatzsteuer zu erheben. Wenn Ihre Umsätze in einem Bundesstaat dessen Umsatz- oder Transaktionsschwelle überschreiten, müssen Sie dort Umsatzsteuer erheben und abführen, auch wenn Sie keine physische Präsenz haben. Dies ist eine Folge des Urteils des Obersten Gerichtshofs im Fall South Dakota v. Wayfair.
Wie wirken sich Remote-Mitarbeiter auf die Umsatzsteuer meines Unternehmens aus?
Ein Remote-Mitarbeiter schafft automatisch einen physischen Nexus in dem Bundesstaat, in dem er wohnt. Das bedeutet, dass Ihr Unternehmen sofort verpflichtet ist, sich in diesem Bundesstaat zu registrieren und Umsatzsteuer zu erheben, unabhängig davon, wo sich Ihr Hauptsitz befindet.
Wie geht man am besten mit der globalen SaaS-Umsatzsteuer um?
Die effektivste Lösung ist die Partnerschaft mit einem Merchant of Record (MoR). Ein MoR ist ein All-in-One-Partner, der als rechtlicher Verkäufer Ihres Produkts agiert und die volle Haftung für Zahlungen und Compliance übernimmt. Er übernimmt automatisch die Registrierung, Berechnung und Abgabe der US-amerikanischen Umsatzsteuer und verwaltet auch internationale Steuern wie die europäische Mehrwertsteuer und GST, wodurch Ihr Team von der gesamten Last befreit wird.
Hanna Barabakh
Hanna Barabakh ist eine Sprach- und Inhaltsspezialistin mit einer Leidenschaft für SaaS, Technologie und E-Commerce. Ihr Fachwissen über mehrsprachige Inhalte in Verbindung mit ihrem Hintergrund in Lexikografie und Übersetzungswissenschaft ermöglicht es ihr, komplexe Ideen über Kulturen hinweg leicht zu vermitteln. Sie nutzt ihr Wissen, um ansprechende Inhalte zu erstellen, die bei einem globalen Publikum Anklang finden. In ihrer Freizeit liest sie gerne und erforscht neue Ideen.
