Imposto sobre as vendas nos EUA: O pesadelo de escalar um negócio SaaS

O seu software de venda online, e o seu negócio de comércio electrónico está a experimentar um rápido crescimento. Está a escalar as suas operações e a aumentar o seu alcance em todos os EUA e em novos mercados globais.  Excelentes notícias, certo?

Bem, sim e não.

Uma coisa é certa: à medida que a sua empresa SaaS se adapta ao imposto sobre vendas on-line SaaS, torna-se cada vez mais complexa, tanto nos EUA como internacionalmente. A importância de dar prioridade à conformidade não pode ser sobrestimada.

O que é o imposto sobre as vendas?

O imposto sobre as vendas é um imposto sobre o consumo que o governo dos EUA cobra sobre a venda de bens e serviços. Os retalhistas geralmente cobram o imposto sobre vendas no ponto de compra e depois passam-no para o governo. Desde o nascimento do comércio electrónico, esta tem sido uma tarefa algo confusa, e os bens digitais tornaram-na ainda mais complexa. 

Em suma, a sua empresa é responsável pelo pagamento de impostos num estado ou jurisdição específica se aí tiver um nexo. Mas mais sobre isto mais tarde.

Porque é que o imposto sobre as vendas SaaS dos EUA é tão complexo para as empresas de escala?

Muitos factores contribuem para a complexidade do cumprimento dos impostos sobre vendas e relatórios financeiros dentro dos Estados Unidos, e cada um deles é crucial para que as empresas SaaS compreendam. Comecemos com os elementos mais críticos a que devemos fazer face se estivermos a escalar o nosso negócio:

Compreender a Legislação Nexus dos E.U.A.

O que é Nexus

Quando se fala de regras fiscais sobre vendas nos EUA, "Nexus" refere-se ao nível de ligação entre uma jurisdição fiscal específica e uma entidade. A jurisdição fiscal pode ser um estado ou um distrito, e a entidade, neste caso, é o próprio negócio. Quando esta ligação é estabelecida, uma jurisdição tributária pode impor impostos às empresas SaaS.

Nexo Físico e Económico

Um nexo físico significa que qualquer empresa com presença física suficiente numa jurisdição específica deve aí pagar taxas de imposto. Esta presença inclui ter um bem numa jurisdição ou empregados que nela trabalhem.

O nexo económico refere-se a um limiar de actividade económica após o qual uma empresa deve pagar impostos numa determinada jurisdição. Este é geralmente medido em termos de um limiar monetário, do número total de transacções durante um período de tempo específico, ou de ambos.

O Impacto do Dakota do Sul v. Wayfair

À medida que as vendas on-line aumentavam nos EUA nos anos 2010, os estados tomaram consciência de que estavam a perder milhares de milhões de dólares de imposto sobre as vendas. Como resultado, começaram a pressionar para um novo padrão de conformidade.

Antes de 2018, o nexo nos EUA referia-se geralmente ao nexo físico, e só teria de pagar imposto sobre vendas se tivesse uma presença efectiva num estado.

Contudo, após o julgamento do Dakota do Sul v. Wayfair em Junho de 2018, o imposto sobre as vendas nos EUA tornou-se muito mais complicado para os vendedores online. O Supremo Tribunal concordou com o Dakota do Sul que os Estados deveriam cobrar o imposto sobre as vendas nos casos em que as empresas tivessem um nexo económico. Desde que este precedente foi estabelecido, a maioria dos estados seguiram o exemplo e impuseram os seus próprios padrões de nexo.

Assim, se vender SaaS online, Software, ou bens e serviços digitais dentro de um estado norte-americano, poderá ser-lhe exigido o registo e o pagamento do imposto sobre vendas nesse estado, independentemente de ter ou não um nexo físico.

Além disso, é essencial esclarecer que não está isento apenas porque a transacção se realiza em linha. Se as suas vendas excederem o limiar do nexo num estado, terá de pagar impostos.

É seguro dizer que, com todas estas mudanças legais, muitas empresas tiveram de se esforçar para cumprir as auditorias à medida que os Estados tentam recuperar as receitas perdidas.

Diferentes regulamentações estatais e distritais

Actualmente, existem mais de 14.000 jurisdições fiscais nos EUA, cada uma com as suas próprias taxas, regras e regulamentos, o que faz com que se mantenham em cima de impostos incrivelmente confusos e demorados. 

Nos EUA, a legislação fiscal sobre vendas é diferente em cada estado, cobrando taxas de base diferentes. Então, cada jurisdição dentro de um estado pode acrescentar mais impostos para além disso. Por exemplo, um condado poderia impor um imposto adicional sobre vendas, enquanto um distrito poderia impor ainda outro imposto para além dos dois anteriores.

Isto significa que o total poderia ser significativamente mais do que a taxa estatal seria tipicamente.

Estados diferentes estabelecem limiares de vendas diferentes, e podem também ter períodos de avaliação e prazos de registo diferentes. Devido a estas complexidades, é essencial que os líderes e fundadores do SaaS verifiquem as leis de nexo de cada estado.

Para o ajudar a compreender melhor a complexidade do cumprimento fiscal global, criámos a nossa Escala de Pânico Fiscal SaaS & Software, à qual pode aceder abaixo.

Dá a cada estado americano (e a muitos outros países, estados e províncias em todo o mundo) uma pontuação baseada numa série de factores, incluindo a sua taxa de imposto e complexidade de registo fiscal.

Novos Produtos e Serviços

SaaS, Software, e empresas de bens digitais sofrem notoriamente da complexidade da taxabilidade. Cada vez que adiciona um produto ou serviço ao seu arsenal, isso cria potencialmente alterações complicadas ao seu nexo de impostos sobre as vendas. O software é tributado de acordo com numerosas categorias e critérios, e o sistema nem sempre acompanhou as mudanças tecnológicas.

Uma vez que os produtos podem ser tributados a taxas diferentes dependendo de quem os adquiriu, de onde os comprou e se o artigo é tributável num determinado estado ou jurisdição, esta situação está destinada a causar confusão e frustração aos proprietários das empresas, independentemente da sua experiência ou dimensão comercial.

Apresentação de declarações fiscais para Estados múltiplos

Não há simplesmente maneira de o contornar; deve registar-se para o imposto sobre vendas em todas as jurisdições em que tem nexo. Tal como mencionado anteriormente, isto pode significar que terá de se manter a par dos diferentes prazos e requisitos de registo para múltiplos estados.

A frequência de apresentação difere em muitos estados. Além disso, poderá ter de pagar antecipadamente parte ou a totalidade dos seus impostos sobre vendas, que podem mudar à medida que as suas vendas crescem numa jurisdição.

Em suma, torna-se frequentemente claro muito rapidamente que se tiver nexo em muitos estados, pode tornar-se demasiado para lidar internamente.

As complexidades do preenchimento das declarações de impostos

Há um ditado que diz: "o diabo está nos detalhes", e parece muito adequado no que diz respeito aos impostos. Os diferentes formulários de declaração de impostos exigem informações tão variadas que pode ser fácil até para a empresa SaaS mais competente gerir mal esta tarefa.

Por exemplo, um estado pode rejeitar um retorno por algo tão pequeno como deixar uma assinatura, e alguns estados exigem que os montantes sejam arredondados para cima, enquanto outros precisam que sejam arredondados para baixo. Devido a estas complexidades, advertimos as empresas SaaS a procurarem a ajuda de que necessitam para mitigar este tipo de obstáculo na gestão do seu negócio.

Gestão da responsabilidade histórica

Alguns estados permitem acordos de divulgação voluntária, o que significa que pode remeter a responsabilidade fiscal sobre vendas com períodos limitados de "look-back" e sem penalizações.  Mas se se aperceber que é responsável pelo imposto sobre vendas retroactivo, deve ter um plano sólido antes de os apresentar.

Para resumir, é sempre melhor sair em frente à responsabilidade fiscal histórica. Um bom lema, neste caso, é não o ignorar e esperar que desapareça!

Diferentes períodos tributáveis

Uma vez que os estados individuais estabelecem os seus próprios períodos de tributação, alguns quererão que arquive os seus impostos anualmente, enquanto outros exigirão que arquive trimestral ou mensalmente. Lidar com os diferentes requisitos do período de tributação pode ser esmagador, o que é outra razão para considerar ajuda externa com os seus impostos.  

Se não tiver a certeza se pode gerir todos os aspectos do cumprimento fiscal, é melhor ter cuidado e garantir que os profissionais com conhecimento estão a gerir este lado do seu negócio.

8 Considerações chave sobre o imposto sobre vendas quando aumentar o seu negócio SaaS

Por favor, considere a seguinte lista de verificação à medida que procura crescer e expandir o seu negócio. Se cobrir todas estas áreas, estará no bom caminho para assegurar o cumprimento do imposto sobre vendas em todo o seu negócio.

Inscrição

A sua empresa precisa de se registar em todos os estados com um nexo económico ou físico.

Ser-lhe-á atribuído um número de identificação fiscal para cada estado em que a sua empresa se registar. Mas antes de registar a sua empresa SaaS ou software, certifique-se de que compreende todas as obrigações fiscais do estado!

Bens tributáveis

Deve ser completamente claro sobre o que é tributável e o que não é em todos os estados que tem clientes. Porque isto pode diferir drasticamente de estado para estado, é preciso repetir; Não subestime a complexidade das leis fiscais, ou poderá encontrar-se numa pilha de problemas.

B2B vs. B2C

Nos EUA, as transacções B2B (Business-to-Business) são tipicamente tributadas. No entanto, isto depende da jurisdição. O Business-to-Consumer (B2C), por outro lado, nem sempre é tributado.

No entanto, os casos de impostos B2C estão a crescer, e será tributado mais por B2C à medida que o tempo passa. Algumas jurisdições não reconhecem qualquer diferença entre B2B e B2C em termos de impostos. Se não tiver a certeza, é aconselhável que consulte um profissional de impostos.

Limiar e Taxa de Imposto

Se as suas vendas estão a mudar ou a crescer rapidamente, é ainda mais crítico compreender o limiar de que necessita para começar a pagar impostos numa jurisdição. Uma vez atingido este limiar, investigue a taxa de imposto específica nessa jurisdição. Mais uma vez, uma compreensão completa do que se espera é fundamental para gerir o seu negócio legalmente e dentro de todo o cumprimento necessário.

Auditorias

À medida que se dimensiona o seu negócio, torna-se mais provável que seja auditado. Certifique-se de que sabe quanto tempo precisa de manter registos para todos os fins. Certifique-se também de que está sempre pronto com provas relevantes das suas vendas tributáveis e não tributáveis. 

Por último, lembre-se de recolher os seus pagamentos de impostos e créditos fiscais.  Estar preparado para uma auditoria irá também aumentar as hipóteses de sucesso ao longo de todos os processos da empresa.

Arquivamento e Remessa

Tal como mencionado anteriormente, é necessário manter um registo de quando é necessário apresentar queixa em diferentes jurisdições fiscais. Por exemplo, deve arquivar mensalmente, bimestralmente, trimestralmente, ou anualmente? As datas de arquivo diferem de estado para estado, por isso certifique-se de que está ciente de cada jurisdição e de que deixa a si próprio muito tempo para se preparar.

Sanções por Não-Conformidade

As penalizações nos EUA por incumprimento quando se trata de impostos podem afundar as empresas SaaS em crescimento. Nada vale o risco de ser considerado não-conforme quando se trata do seu negócio!

Esteja avisado - as sanções variam consoante haja ou não intenção maliciosa e variam desde pagamentos retroactivos e multas até acusações criminais.

Mudança de Leis

Como acontece em muitas indústrias diferentes, as leis e regulamentos mudam regularmente para acompanhar a forma como fazemos negócios no mundo das soluções SaaS. Estas mudanças são particularmente notáveis nos serviços de software que se estão continuamente a desenvolver e a crescer. Embora possa ser um desafio acompanhar as mudanças, é vital manter o dedo no pulso e permanecer em conformidade com os impostos.

Como o PayPro Global pode ajudar com os seus impostos globais?

Lembre-se, não tem de navegar por conta própria com o imposto sobre vendas. Com anos de experiência atrás de nós, PayPro Global está aqui para ajudar as empresas SaaS, Software e Bens Digitais com a nossa solução unificada de comércio electrónico - entre em contacto para saber como o podemos ajudar a manter-se em conformidade.