SaaS-Einhaltung: Was sind die wahren Kosten?

Für Unternehmen, die Software und SaaS-Anwendungen anbieten, sind die Einhaltung von Compliance-Vorschriften und -Standards sowie die Ergreifung von Sicherheitsmaßnahmen eine nicht verhandelbare Aufgabe. Die rechtlichen und finanziellen Folgen einer Nichteinhaltung können fatal sein und zumindest den Ruf Ihres Unternehmens leicht schädigen.  

Eine Statista-Umfrage zeigt, dass 93 % der Führungskräfte weltweit über die Sicherheit von SaaS-Daten besorgt sind. Dies ist verständlich, wenn man bedenkt, dass allein in den USA 98 % der Unternehmen zwischen 2020 und 2021 mindestens eine Cloud-Datenverletzung gemeldet haben. Da das Sammeln, Verarbeiten und Speichern von Nutzerdaten ein sehr wichtiger Teil Ihres Geschäftsbetriebs ist, tragen Sie eine große Verantwortung dafür, dass diese Karteninhaberdaten sicher und geschützt sind.

Sie müssen bestimmte Datenvorschriften, Compliance-Standards und branchenspezifische Vorschriften einhalten, um Ihren Stakeholdern zu versichern, dass Sie es mit der Cybersicherheit ernst meinen und die erforderlichen Schritte unternommen haben, um Kundendaten in einer sicheren Umgebung zu speichern. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie Ihre Geschäftstätigkeit und Ihren Zielmarkt auf andere Branchen und Regionen ausweiten wollen.

Compliance und Datenschutz sind jedoch ein sehr komplexes Gebiet, das umfassende Kenntnisse der Vorschriften und eine ständige Überwachung erfordert. Im Folgenden gehen wir auf einige dieser Komplexitäten ein und erläutern, welche Folgen es haben kann, wenn man etwas falsch macht.

Doch bevor wir uns mit den Einzelheiten befassen, sollten wir uns ansehen, was die Einhaltung der SaaS-Richtlinien bedeutet und welche Vorteile sie mit sich bringt.

Was bedeutet SaaS-Compliance?

Globale SaaS-Compliance-Vorschriften geben Richtlinien vor, wie Nutzerdaten verwaltet und gesichert werden sollten, sowie Rahmenbedingungen für die Finanzberichterstattung. 

Beispiele hierfür sind der Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) in den USA, die Allgemeine Datenschutzverordnung (GDPR) in der EU und die International Financial Reporting Standards (IFRS), die weltweit gelten. Doch dazu später mehr.

Die Konformitätsstandards werden von einer externen Organisation festgelegt, die die Zertifizierung erteilt, nachdem sie nachgewiesen hat, dass Ihr Unternehmen alle einschlägigen Anforderungen erfüllt hat.

Warum SaaS-Compliance so wichtig ist und welche 4 Vorteile sie Anbietern bietet

Die Zertifizierung durch eine angesehene internationale Organisation ist nicht nur gesetzlich vorgeschrieben und hilfreich, um Netzwerksicherheit zu erreichen und Vertrauen zu gewinnen, sondern trägt auch dazu bei, Ihren Wachstumskurs aufrechtzuerhalten, indem Ihre Datenintegrität und Ihre SaaS-Geschäftsprozesse sicher und geschützt bleiben.

Schauen wir uns einige der Vorteile an, die es mit sich bringt, wenn Sie alle Ihre Compliance-Anforderungen im Griff haben.

1. Das Vertrauen der Verbraucher stärken

Da Kundendatenlecks und Sicherheitsverletzungen in den letzten Jahren immer häufiger auftreten und publik werden, sind sich Ihre Kunden der Anfälligkeit ihrer Informationen bewusst. So meldete das Identity Theft Resource Center in den USA für das Jahr 2021 einen Anstieg der Datenschutzverletzungen um 68 % gegenüber dem Jahr 2020. Die Einhaltung von Vorschriften wird Ihnen helfen, die Bedenken Ihrer Kunden zu zerstreuen und neue Kunden zu gewinnen, die sich durch diese Maßnahmen beruhigt fühlen. Außerdem müssen Sie sicherstellen, dass sich Ihre Geschäftspartner ebenso wie Sie für die Einhaltung der Vorschriften einsetzen, damit Sie und Ihre Kunden vor den wachsenden Bedrohungen geschützt sind.

2. Stärkung des Vertrauens der Investoren

Der PwC-Bericht "Trust in Data 2022" stellt eine Verbindung zwischen strenger Information Governance, Umsatzwachstum und dem Vertrauen der Investoren als wesentliche Erfolgsmaßstäbe her. Dies ist besonders wichtig für kleine bis mittelgroße SaaS-Unternehmen, die auf Anfangsinvestitionen angewiesen sind, um ihr Wachstum zu unterstützen. Investoren sind eher geneigt, mit Unternehmen zusammenzuarbeiten, die dem Risikomanagement Priorität einräumen und die Vorteile einer soliden Cybersicherheitsstrategie erkennen. Die Einhaltung von Sicherheitsanforderungen und die Vermeidung von Datenschutzverletzungen sollten für alle Softwareentwickler zu den obersten Prioritäten gehören.

3. Kontinuierliche Unternehmenssicherheit

Cyberangriffe stellen eine erhebliche Bedrohung für die Geschäftskontinuität dar und bringen den Betrieb zum Stillstand, während Sie sich bemühen, Ihre Software zu sichern. Und diese Bedrohung nimmt mit jeder SaaS-Lösung, die Sie anbieten, exponentiell zu. Compliance garantiert keinen undurchdringlichen Schutz, aber sie hilft Ihnen, potenzielle Sicherheitsrisiken zu minimieren, die Ihren Betrieb stören und Ihren guten Ruf schädigen könnten.

4. Fokus auf Produktentwicklung und Scaling Up

Wenn Sie jedoch durch potenzielle Sicherheitsrisiken abgelenkt werden, haben Sie keine Zeit, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren, z. B. auf die Produktentwicklung und das Unternehmenswachstum. Die Einhaltung von SaaS-Richtlinien unterstützt nicht nur das Risikomanagement, sondern hilft Ihnen auch, Ihre internen Prozesse zu rationalisieren und die Leistung Ihrer Plattform zu optimieren. Wenn alles reibungslos läuft, können Sie flexibel bleiben und Wachstumschancen ergreifen, sobald sie sich bieten.

Die 3 Gründe, warum die SaaS-Compliance so komplex ist

Die Einhaltung der SaaS-Standards erfordert ein aufmerksames, gut geplantes mehrstufiges Vorgehen in allen Abteilungen. Und je mehr Produkte und Dienstleistungen Sie anbieten, desto komplizierter wird der Prozess wahrscheinlich sein. Sie müssen permanent Ressourcen zuweisen, um sicherzustellen, dass die erforderlichen Richtlinien befolgt werden, die Prozesse kontinuierlich überwachen, Protokolle für das Vorfallsmanagement entwickeln und wichtige Mitarbeiter schulen.

Zu den weiteren Komplexitäten der SaaS-Compliance gehören:

1. Mehrere Regelwerke

Um die Einhaltung der Vorschriften zu erreichen und aufrechtzuerhalten, müssen mehrere Regelwerke - jedes mit eigenen Richtlinien - genau befolgt werden. Und diese Liste wird immer länger, je mehr Ihr SaaS-Geschäft expandiert und vergrößert wird, ganz zu schweigen davon, dass sich die Technologie ändert und die Betrüger immer schlauer werden.

Die Einhaltung aller bestehenden Vorschriften ist kein linearer Prozess. Jedes Regelwerk erfordert eine laufende Überwachung und kontinuierliche Überarbeitung Ihrer Prozesse und Systeme. Sie müssen jeden Rahmen verstehen und wissen, wie Sie ihn auf Ihr spezifisches Unternehmen anwenden können.

2. Unterschiedliche Regionen, unterschiedliche Anforderungen

Bei der Ausweitung Ihrer geografischen Reichweite müssen Sie sehr gewissenhaft auf die Einhaltung verbindlicher Vorschriften achten, da jeder Staat, jedes Land und jede Region unterschiedliche Anforderungen haben kann.

3. Einzigartige Herausforderungen für die Produktsicherheit

Jedes Ihrer SaaS-Produkte ist mit einzigartigen Sicherheitsanforderungen verbunden. Aus diesem Grund müssen Sie die potenziellen Risiken während der Entwicklung und nach der Markteinführung regelmäßig überprüfen. Achten Sie darauf, etwaige Schwachstellen schnell zu beheben, um die Daten Ihrer Kunden zu schützen und deren Vertrauen zu erhalten.

Die 6 Geschäftsbereiche im Zusammenhang mit Compliance-Vorschriften

Die meisten gängigen Compliance-Rahmenwerke decken nicht nur die Datensicherheit, sondern auch die Finanzberichterstattung ab. Sehen wir uns einige wesentliche Bereiche an, die bei der Erstellung Ihrer Compliance-Checkliste zu berücksichtigen sind:

1. Rechnungslegungsstandards

Rechnungslegungsstandards geben Leitlinien dafür vor, wann und wie Finanzinformationen gemessen und gemeldet werden, und gewährleisten so Genauigkeit und Transparenz. Ein Beispiel sind die International Financial Reporting Standards (IFRS), die vom International Accounting Standards Board festgelegt wurden. Diese Leitlinien wurden entwickelt, um die Finanzberichterstattung von Unternehmen und Ländern einheitlich zu gestalten.

SaaS-Anbieter stehen aufgrund ihrer Vertriebsmodelle in der Regel vor Herausforderungen in Bezug auf Rechnungslegungsstandards. Die Komplexität liegt in der Verlängerung von Abonnements, der Umsatzsteuer und den Mitarbeiterprovisionen. Diese Standards werden zudem ständig überarbeitet, was eine weitere Herausforderung für diese Art von Modell darstellt.

2. Steueranmeldung

Die Steuergesetzgebungen unterscheiden sich in vielerlei Hinsicht, und die Anforderungen an die Einreichung sind eine davon. Das macht den gesamten Prozess unglaublich komplex und schwierig zu handhaben. Als SaaS-Entwickler müssen Sie sich in jedem Land registrieren lassen, in dem Sie einen wirtschaftlichen Bezug haben.

Wie Sie sich vorstellen können, bedeutet dies, dass Sie unterschiedliche Einreichungsfristen einhalten und Anforderungen erfüllen müssen. Außerdem kann es sehr wohl Unterschiede in der Häufigkeit des Ausfüllens geben. Das ist keine Frage. Je mehr Gerichtsbarkeiten für Sie zuständig sind, desto komplizierter wird die Steuereinreichung.

3. Steuergesetze

Die Einhaltung von Steuervorschriften ist ein entscheidender Bereich der Regulierung, insbesondere bei der Expansion ins Ausland. Während Ihr internes Team die lokalen Anforderungen sicher bewältigen kann, können die internationalen Steuervorschriften eine große Belastung darstellen, da sie sehr komplex sind.

Erkundigen Sie sich unbedingt, welche Dienstleistungen in jedem Land, in dem Sie tätig sind, steuerpflichtig sind, da die möglichen Strafen bei Nichteinhaltung der Vorschriften unverschämt hoch sein können.

4. Zahlungsvorschriften

Die Einhaltung der Vorschriften für Online-Zahlungen ist für SaaS-Anbieter von entscheidender Bedeutung, da sie nicht nur den Kunden, sondern auch den Verkäufer schützen. Zu den Vorschriften der Kartennetzwerke für Online-Zahlungen gehört die Installation von mehrschichtigen Sicherheitsprotokollen wie Know Your Customer (KYC) und PSD2.

Diese Vorschriften und Richtlinien werden häufig aktualisiert, um ein sicheres Transaktionsumfeld zu gewährleisten, so dass Sie immer auf dem Laufenden bleiben müssen.

5. Cybersecurity

Untersuchungen von Gartner zeigen, dass bis zum Jahr 2025 99 % der Sicherheitsmängel in der Cloud auf Versäumnisse der Kunden zurückzuführen sein werden. Daher sollten rigorose Security-Governance-Strukturen für jeden SaaS-Anbieter oberste Priorität haben.

Auch bei der Prüfung potenzieller Drittanbieter, mit denen Sie zusammenarbeiten möchten, müssen Sie strenge Protokolle einhalten. Eine gründliche Due-Diligence-Prüfung und laufende Überwachung ist ein Muss und in vielen Ländern sogar vorgeschrieben! Der Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS) verlangt von Unternehmen die vollständige Einhaltung der Vorschriften, und darüber hinaus müssen auch ihre Anbieter bestimmte Anforderungen an die Einhaltung von Sicherheitsrisiken erfüllen.

6. Umsatzrealisierung

Die Umsatzrealisierung bezieht sich auf den genauen Zeitpunkt, zu dem eine Zahlung als eingegangen anerkannt wird, und die verschiedenen Compliance-Standards bestimmen dies. Im Falle der Generally Accepted Accounting Principles (GAAP) sind SaaS-Unternehmen beispielsweise verpflichtet, die über einen Vertrag oder ein Abonnement erhaltenen Einnahmen zu verbuchen, unabhängig davon, ob sie im Voraus vollständig bezahlt werden.

Dies stellt eine Herausforderung dar, wenn ein Abonnement vor Ablauf der Laufzeit gekündigt wird, wenn die Laufzeit des Abonnementplans geändert wird und wenn zusätzliche Gebühren zu berücksichtigen sind. Erinnern Sie sich, als wir sagten, das sei alles sehr kompliziert?

6 Beispiele für nationale und internationale SaaS-Compliance-Vorschriften

Die Anforderungen an die Einhaltung von SaaS-Richtlinien hängen davon ab, wo Ihr Unternehmen ansässig ist, in welcher Branche Sie tätig sind und wo sich Ihre Kunden befinden, so dass eine Vielzahl nationaler und internationaler Vorschriften gelten kann. Die Liste der aktuellen Compliance-Standards ist umfangreich, aber lassen Sie uns einen Blick auf die am häufigsten verwendeten werfen.   

1. Kontrolle der Dienstleistungsorganisation 2 (SOC 2)

SOC 2 ist ein freiwilliger Compliance-Standard in den USA, der SaaS-Unternehmen bei der Verwaltung von Kundendaten in der Cloud hilft. Sie müssen strenge Sicherheitsprozesse und -richtlinien im gesamten Unternehmen einführen, bevor sie eine technische Prüfung anhand der Zertifizierungsanforderungen durchführen können.

Beachten Sie, dass SOC 2 eines der gängigsten SaaS-Compliance-Frameworks ist und in der Regel als erstes in Angriff genommen wird.

2. CSA STAR-Zertifizierung

Das STAR-Programm (Security Trust And Risk Assurance) der Cloud Security Alliance (CSA) wurde speziell für Anbieter von Cloud-basierten Diensten entwickelt und bietet eine globale Zertifizierung. Sobald ein SaaS-Unternehmen anhand der Sicherheits- und Datenschutzkontrollen des Rahmens getestet wurde, kann es die Aufnahme in das offizielle Register beantragen.

CSA STAR umfasst zwei Bewertungsstufen. Die erste ist eine kostenlose Selbstbewertung für Unternehmen mit geringem Risiko, während für Unternehmen mit mittlerem bis hohem Risiko eine zertifizierte Prüfung durch Dritte erforderlich ist.

3. Cyber Essentials

Die Cyber Essentials-Zertifizierung wurde vom National Cyber Security Centre (NCSC) im Vereinigten Königreich initiiert und ist normalerweise freiwillig. Sie ist jedoch eine Voraussetzung für alle Unternehmen, die im Rahmen bestimmter Verträge für die britische Regierung arbeiten wollen.

Es gibt zwei Stufen der Zertifizierung. Eine Selbstbewertungsoption hilft bei der Umsetzung technischer Kontrollen zum Schutz vor gängigen Bedrohungen und Cyber Essentials Plus, die ein technisches Audit erfordert.

4. Allgemeine Datenschutzverordnung (GDPR)

GDPR ist ein regionales Datenschutzgesetz, das für alle Einwohner der Europäischen Union (EU) gilt. Sie garantiert das Recht des Einzelnen, auf seine Daten zuzugreifen und sie zu bearbeiten, sie zu exportieren und zu löschen sowie die Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten abzulehnen. Im Gegensatz zu den vorangegangenen Vorschriften ist dieses Regelwerk nicht freiwillig, sondern verpflichtend.

Unabhängig davon, wo sie tätig sind, müssen sich alle Organisationen an die Datenschutz-Grundverordnung halten. Einzelne Länder der EU haben die Befugnis, einige der höchsten Geldstrafen gegen Organisationen zu verhängen, die gegen dieses Gesetz verstoßen.

5. ISO/IEC 27001

ISO/IEC 27001 ist ein Leitfaden für SaaS-Unternehmen zur Risikobewertung und zum Sicherheitsmanagement in Bezug auf Finanzdaten, geistiges Eigentum, personenbezogene Daten oder Daten, die an Dritte weitergegeben werden. Die formale Akkreditierung wird durch Konformitätsbewertungen erworben, die von akkreditierten externen Prüfern durchgeführt werden.

Diese internationale Norm verlangt eine Datensicherheitspolitik sowie Angaben zu Risikobewertungsprozessen und zu Überwachungs- und Messschritten.

6. Zahlungskartenindustrie und Datensicherheitsstandard (PCI DSS)

PCI DSS, eine Anforderung für E-Commerce-Unternehmen, umfasst Sicherheitsprotokolle für die Annahme und Übermittlung von Zahlungen und die Speicherung von Benutzerkartendaten. Der Standard enthält 12 Anforderungen zum Schutz von Kundendaten, die sich unter anderem auf organisatorische Richtlinien, Verfahren, Softwaredesign und Netzwerkarchitektur beziehen.

Die Einhaltung des PCI DSS gilt für alle SaaS-Unternehmen weltweit.

Kosten des internen Compliance-Managements und die Folgen eines Fehlverhaltens

Ein Geschäftswachstum, das die Sicherheits- und Compliance-Anforderungen umgeht, kann Ihr Unternehmen in Schwierigkeiten bringen: Es drohen hohe Geldstrafen, rechtliche Konsequenzen und in einigen Fällen sogar ein vollständiges Verbot Ihrer Produkte oder Dienstleistungen.

Lassen Sie uns einige dieser Konsequenzen etwas näher untersuchen.

Kosten der rechtlichen Auswirkungen

Die Nichteinhaltung bestimmter Normen kann rechtliche Schritte nach sich ziehen, die Ihr Unternehmen mit erheblichen Geldstrafen und in schweren Fällen sogar mit Haftstrafen belegen können.

Dies ist der Fall bei HIPAA, wo die Nichteinhaltung eine Straftat darstellt und zu Geldstrafen von bis zu 250.000 Dollar und zehn Jahren Gefängnis führen kann.

Fallstudie

Anfang dieses Jahres wurde in Kalifornien eine Sammelklage gegen SuperCare Health eingereicht, weil das Unternehmen es angeblich versäumt hat, sensible Gesundheitsdaten zu schützen. Dies führte zu einer Datenpanne, von der über 300.000 Patienten betroffen waren. SuperCare wird vorgeworfen, Sicherheitsrichtlinien und -standards, einschließlich des HIPAA, nicht eingehalten zu haben.

Kosten für direkte und indirekte finanzielle Verluste

Während einige Unternehmensleiter in der Vergangenheit die Nichteinhaltung von Vorschriften als Preis für ihre Geschäftstätigkeit einkalkuliert haben, sind die finanziellen Auswirkungen heute viel zu schwerwiegend, um sie zu ignorieren oder auf die leichte Schulter zu nehmen. Laut IBM kosteten Datenschutzverletzungen im Jahr 2021 durchschnittlich 4,24 Millionen US-Dollar, was einem Anstieg von 10 % gegenüber dem Vorjahr entspricht.

Die Nichteinhaltung der Datenschutzgrundverordnung kann ein Unternehmen beispielsweise bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % seines Jahresumsatzes kosten.

Fallstudie

Clearview AI wurde kürzlich in Griechenland nach einer Beschwerde wegen unrechtmäßiger Verarbeitung personenbezogener Daten zu einer Geldstrafe in Höhe von 20.000.000 Euro verurteilt. Die Aufsichtsbehörde stellte außerdem fest, dass das Unternehmen den Personen, deren Daten es gesammelt hatte, keinen Zugang gewährt hatte, was einen Verstoß gegen einen der Hauptbestandteile der Datenschutz-Grundverordnung darstellt.

Missbrauch von Schlüsselressourcen

Die interne Einhaltung von Compliance-Vorschriften kann Ihre Ressourcen stark beanspruchen. Es handelt sich um eine mühsame Initiative, die von Ihrem Team, das sich in jeder Branche und Region, in der Sie wachsen, zu einem Experten entwickeln muss, besondere Aufmerksamkeit und ständige Überwachung erfordert.

Die Checkliste für die Prüfung der SaaS-Konformität ist lang. Aus diesem Grund kann es die sicherste Option sein, diesen Teil Ihres Unternehmens an eine vertrauenswürdige Organisation mit umfassender Erfahrung auszulagern.

Kosten der Rufschädigung

Entgegen dem Klischee gibt es so etwas wie eine schlechte Publicity. Der Imageschaden, den SaaS-Unternehmen erleiden, die sich der Nichteinhaltung von Vorschriften schuldig machen oder Sicherheitsvorfälle nicht ernst nehmen, kann verheerend sein. Im Laufe des Jahres nach einer Datenschutzverletzung haben einige Unternehmen einen Rückgang des Marktwerts um bis zu 25 % verzeichnet. Und für Startups, die über weniger Ressourcen verfügen, um sich davon zu erholen, könnte dies ein Todesurteil sein.

Zum Glück kann die proaktive Einhaltung von Vorschriften und die Befolgung von Sicherheitspraktiken die Öffentlichkeitsarbeit verbessern und Ihrem Unternehmen einen Vorsprung gegenüber der Konkurrenz verschaffen. Es mag zwar schlechte Publicity geben, aber die Öffentlichkeit scheint ein sehr kurzes Gedächtnis zu haben und verzeiht solche Übertretungen ziemlich schnell.

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