Conformidade SaaS: Qual é o verdadeiro custo?

Para as empresas que oferecem software e aplicações SaaS, aderir aos regulamentos e normas de conformidade, bem como tomar medidas de segurança, são tarefas não negociáveis. As consequências legais e financeiras da não conformidade podem ser fatalmente graves e, no mínimo, podem facilmente prejudicar a reputação da sua empresa.  

Um inquérito estatístico mostra que 93% dos executivos globais estão preocupados com a segurança de dados SaaS. Isto é compreensível dado que, só nos EUA, 98% das empresas reportaram pelo menos uma violação de dados na nuvem entre 2020 e 2021. Uma vez que a recolha, processamento e armazenamento de dados dos utilizadores é uma parte muito importante das suas operações comerciais, há uma responsabilidade significativa em manter os dados dos titulares dos cartões seguros e protegidos.

Terá de cumprir regulamentos de dados específicos, normas de conformidade, e regulamentos específicos da indústria para assegurar aos seus interessados que leva a sério a segurança cibernética e que tomou as medidas necessárias para armazenar os dados dos clientes num ambiente seguro. Isto é especialmente importante se estiver a considerar expandir as suas operações e mercado alvo através de indústrias e geografias.

O cumprimento e a protecção de dados, porém, é um campo altamente complexo que requer um vasto conhecimento dos regulamentos e um controlo contínuo. Aqui, desempacotamos algumas destas complexidades e explicamos as consequências de um eventual erro.

Mas antes de nos debruçarmos sobre os pormenores, vejamos o que significa o cumprimento do SaaS e alguns dos seus benefícios.

O que é a conformidade SaaS?

Os regulamentos globais de conformidade SaaS fornecem orientações sobre como os dados dos utilizadores devem ser geridos e assegurados, bem como quadros para a elaboração de relatórios financeiros.

Exemplos incluem a Lei de Portabilidade e Responsabilidade Civil dos Seguros de Saúde (HIPAA) nos EUA, o Regulamento Geral de Protecção de Dados (GDPR) aplicável na UE, e as Normas Internacionais de Informação Financeira (IFRS), que têm um alcance global. Mas mais sobre estas, mais tarde.

As normas de conformidade são estabelecidas por uma organização terceira, que concede a certificação após demonstrar que a sua empresa cumpriu todos os requisitos relevantes.

Porque é que o SaaS Compliance é Vital e os 4 Benefícios que oferece aos Vendedores

A certificação de uma organização internacional respeitável não só é obrigatória por lei e útil para alcançar a segurança da rede e ganhar confiança, como também ajuda a manter a sua trajectória de crescimento ao manter a integridade dos seus dados e os seus processos de negócio SaaS seguros e protegidos.

Vejamos mais de perto algumas das vantagens de ter todos os seus patos de conformidade em fila.

1. Construir a confiança do consumidor

Com as fugas de dados dos clientes e as violações de segurança a tornarem-se mais prevalecentes e publicitadas nos últimos anos, os seus clientes estão perfeitamente conscientes da vulnerabilidade da sua informação. Por exemplo, o Identity Theft Resource Center nos EUA relatou um aumento de 68% nas violações de dados em 2021, em comparação com 2020. As suas credenciais de conformidade ajudá-lo-ão a abordar as preocupações dos clientes e a atrair novos clientes que se sentem confortados por estas medidas. É também essencial assegurar que os seus parceiros comerciais estão tão empenhados no cumprimento como você, mantendo-o a si e aos seus clientes seguros contra as ameaças crescentes.

2. Aumentar a confiança dos investidores

O relatório PwC's 2022 Trust in Data Report liga a rigorosa governação da informação, o crescimento das receitas, e a confiança dos investidores como referências essenciais para o sucesso. Isto é particularmente importante para as pequenas e médias empresas SaaS que confiam no investimento inicial para apoiar o crescimento. Os investidores estão mais inclinados a estabelecer parcerias com empresas que dão prioridade à gestão do risco e reconhecem os benefícios de uma estratégia robusta de ciber-segurança. Respeitar os requisitos de segurança e evitar violações de dados deve estar entre as principais prioridades para todos os criadores de software.

3. Segurança Empresarial Continuada

Os ciberataques representam uma ameaça significativa à continuidade do negócio, suspendendo as operações à medida que se embaralha para assegurar o seu software. E esta ameaça cresce exponencialmente com cada solução SaaS que oferece. A conformidade não garante uma protecção impenetrável, mas irá ajudá-lo a mitigar potenciais riscos de segurança que podem perturbar as suas operações e escandalizar o seu bom nome.

4. Foco no desenvolvimento e aumento de escala de produtos

Mas se estiver distraído por potenciais riscos de segurança, não terá tempo para se concentrar no que mais importa, como o desenvolvimento de produtos e o crescimento do negócio. Para além de apoiar a gestão de riscos, a conformidade SaaS ajudá-lo-á a racionalizar os seus processos internos e a optimizar o desempenho da sua plataforma. Com as coisas a correr sem problemas, poderá manter-se ágil e agarrar oportunidades de crescimento assim que estas surjam.

As 3 Razões pelas quais o cumprimento do SaaS é tão complexo

O cumprimento das normas de conformidade SaaS requer uma abordagem atenta e bem planeada em vários passos em todos os departamentos. E quanto mais produtos e serviços oferecer, mais complicado será, provavelmente, o processo. Terá de afectar permanentemente recursos para assegurar que as políticas necessárias são seguidas, monitorizar continuamente os processos, desenvolver protocolos de gestão de incidentes, e formar pessoal chave.

Outras complexidades de conformidade SaaS incluem:

1. Quadros Regulamentares Múltiplos

Os quadros regulamentares múltiplos - cada um com as suas directrizes - devem ser seguidos com precisão para alcançar e manter a conformidade. E esta lista não pára de crescer à medida que o seu negócio SaaS se expande e aumenta, para não mencionar que as mudanças tecnológicas e os autores de fraudes se tornam mais inteligentes.

Cumprir com todos os regulamentos existentes não é um processo linear. Cada estrutura requer um acompanhamento contínuo e uma revisão contínua dos seus processos e sistemas. Terá de compreender cada estrutura e como aplicá-la ao seu negócio específico.

2. Regiões diferentes, requisitos diferentes

Terá de ser altamente consciencioso ao seguir os regulamentos de conformidade obrigatórios ao expandir o seu alcance geográfico, uma vez que cada estado, país e região pode ter requisitos variáveis.

3. Desafios únicos à segurança dos produtos

Cada um dos seus produtos SaaS vem com desafios de segurança únicos. Devido a isso, terá de rever os riscos potenciais ao longo do seu desenvolvimento e uma vez no mercado, de forma rotineira. Não se esqueça de abordar rapidamente quaisquer vulnerabilidades para manter os dados do seu cliente seguros e a sua confiança elevada.

As 6 Áreas de Negócios Ligadas ao Regulamento de Cumprimento

A maioria dos quadros de conformidade comuns abrange não só a segurança dos dados, mas também os relatórios financeiros. Vejamos algumas áreas essenciais a considerar ao preparar a sua lista de verificação de conformidade:

1. Normas contabilísticas

As normas contabilísticas fornecem orientações sobre quando e como a informação financeira é medida e reportada, assegurando assim precisão e transparência. Um exemplo são as Normas Internacionais de Informação Financeira (IFRS) estabelecidas pelo International Accounting Standards Board. Estas directrizes foram desenvolvidas para trazer consistência entre os relatórios financeiros das empresas e dos países.

Os fornecedores de SaaS normalmente enfrentam desafios em torno das normas contabilísticas devido aos seus modelos de vendas. As complexidades residem na renovação de assinaturas, imposto sobre vendas, e comissões de empregados. Estas normas também são constantemente revistas, apresentando um desafio ainda maior para este tipo de modelo.

2. Declaração de impostos

As jurisdições fiscais variam em muitos aspectos, e os requisitos de depósito são um deles. Isto torna todo o processo incrivelmente complexo e desafiante de gerir. Como desenvolvedor SaaS, deve registar-se em todas as jurisdições em que tem nexo económico.

Como pode imaginar, isto implica que terá prazos de arquivamento diferentes a respeitar e requisitos a cumprir. Além disso, pode muito bem haver uma diferença na frequência de preenchimento. Não há qualquer dúvida sobre isso. Quanto mais jurisdições estiver registado, mais complicado será o preenchimento dos impostos.

3. Leis fiscais

O cumprimento fiscal é uma área crucial da regulamentação, especialmente quando se expande para o estrangeiro. Embora a sua equipa interna possa tratar com confiança dos requisitos locais, as regulamentações fiscais internacionais podem ser pesadas, uma vez que são altamente complexas.

Não deixe de explorar quais os serviços tributáveis em cada país onde opera, uma vez que as potenciais penalizações por incumprimento podem ser escandalosamente onerosas.

4. Regulamento de pagamento

A adesão aos regulamentos de pagamento on-line é fundamental para os fornecedores de SaaS uma vez que protegem não só o cliente mas também o vendedor. Os regulamentos da rede de cartões para pagamentos online incluem a instalação de protocolos de segurança multi-camadas, tais como Know Your Customer (KYC) e PSD2.

Estes regulamentos e políticas são frequentemente actualizados para garantir um ambiente de transacção seguro, pelo que terá de se manter em cima deles.

5. Ciber-segurança

A investigação da Gartner mostra que, até 2025, 99% das falhas de segurança na nuvem serão devidas à supervisão do cliente. Por conseguinte, estruturas rigorosas de governação de segurança devem estar no topo das preocupações de todos os fornecedores de SaaS.

Também precisa de protocolos rigorosos ao verificar qualquer potencial fornecedor de terceiros com quem possa decidir trabalhar. A realização de diligências rigorosas e um controlo contínuo é uma exigência obrigatória e também um requisito em muitas jurisdições! A Norma de Segurança de Dados da Indústria de Cartões de Pagamento (PCI DSS) exige que as organizações sejam totalmente conformes, e, além disso, os seus fornecedores devem também cumprir requisitos específicos de conformidade com os riscos de segurança.

6. Reconhecimento de receitas

O reconhecimento de receitas refere-se precisamente quando um pagamento é reconhecido como tendo sido recebido, e as várias normas de conformidade determinam isto. No caso dos Princípios Contabilísticos Geralmente Aceites (GAAP), por exemplo, as empresas SaaS são obrigadas a reconhecer as receitas recebidas ao longo de um contrato ou subscrição, independentemente de serem pagas na totalidade adiantadas.

Isto representa um desafio quando uma subscrição é cancelada antes do termo do prazo, quando o prazo do plano de subscrição é alterado, e quando há taxas adicionais a considerar. Lembra-se quando dissemos que tudo isto era muito complicado?

6 Exemplos de Regulamentos de Conformidade SaaS Nacionais e Internacionais

Os requisitos de conformidade SaaS dependem da localização da sua empresa, da indústria em que opera, e da localização dos seus clientes, pelo que pode aplicar-se uma grande variedade de regulamentos nacionais e internacionais. A lista das normas de conformidade actuais é considerável, mas vejamos as mais comummente utilizadas.   

1. Controlo de Organização de Serviços 2 (SOC 2)

Uma norma de conformidade voluntária nos EUA, SOC 2 guia as empresas SaaS sobre como gerir os dados dos clientes na nuvem. Devem estabelecer processos e políticas de segurança rígidos em toda a organização antes de realizarem uma auditoria técnica contra os requisitos de certificação.

Note-se que o SOC 2 é um dos quadros de conformidade SaaS mais comuns e é geralmente abordado em primeiro lugar.

2. Certificação CSA STAR

Explicitamente concebido para os fornecedores de serviços baseados na nuvem, o programa da CSA (Cloud Security Alliance) Security Trust And Risk Assurance (STAR) fornece certificação global. Uma vez testado contra os controlos de segurança e privacidade da estrutura, uma empresa SaaS pode candidatar-se para aderir ao registo oficial.

CSA STAR tem dois níveis de avaliação. O primeiro é uma auto-avaliação gratuita para empresas com baixo risco, enquanto o Nível 2 exige uma auditoria certificada por terceiros para empresas com risco médio a alto.

3. Cyber Essentials

Iniciada pelo National Cyber Security Centre (NCSC) no Reino Unido, a certificação Cyber Essentials é tipicamente voluntária. Contudo, é um requisito para todas as empresas que queiram trabalhar para o governo do Reino Unido ao abrigo de contratos específicos.

Existem dois níveis de certificação. Uma opção de auto-avaliação ajuda a implementar controlos técnicos que protegem contra ameaças comuns e Cyber Essentials Plus, o que requer uma auditoria técnica.

4. Regulamento Geral de Protecção de Dados (GDPR)

A GDPR é uma lei regional de protecção de dando a IBM, custaram uma média de 4dos que abrange todos os residentes da União Europeia (UE). Garante os direitos dos indivíduos de aceder e editar os seus dados, de os exportar e remover, e de recusar o processamento das suas informações pessoais. Ao contrário dos anteriores, este conjunto de regulamentos não é voluntário mas sim obrigatório.

Independentemente do local onde operam, todas as organizações devem respeitar o GDPR. Os países individuais da UE têm o poder de impor algumas das mais severas multas às organizações que violam esta lei.

5. ISO/IEC 27001

A ISO/IEC 27001 orienta as empresas SaaS na avaliação de riscos e gestão da segurança relativamente a dados financeiros, propriedade intelectual, informações pessoais, ou quaisquer dados fornecidos a organizações terceiras. A acreditação formal é adquirida através de avaliações de conformidade realizadas por auditores externos acreditados.

Esta norma internacional requer uma política de segurança de dados, juntamente com pormenores sobre os processos de avaliação de risco, bem como as etapas de monitorização e medição.

6. Indústria de cartões de pagamento e norma de segurança de dados (PCI DSS)

O PCI DSS, um requisito para empresas de comércio electrónico, implica protocolos de segurança para a aceitação e transferência de pagamentos e armazenamento de informação de cartões de utilizador. A norma tem 12 requisitos para proteger os dados dos clientes relacionados com políticas organizacionais, procedimentos, concepção de software, e arquitectura de rede, entre outras áreas.

O cumprimento do PCI DSS aplica-se a todas as empresas SaaS em todo o mundo.

Custos da Gestão Interna do Cumprimento e as Consequências da sua Erradicação

O crescimento do negócio que contorna a segurança e os requisitos de conformidade pode levar a sua empresa a pagar multas pesadas, repercussões legais e, em alguns casos, a uma proibição total dos seus produtos ou serviços.

Vamos explorar um pouco mais algumas destas consequências.

Custo das Repercussões Legais

O não cumprimento de normas específicas pode resultar em acções judiciais que podem responsabilizar a sua empresa por sanções financeiras significativas e até mesmo penas de prisão em casos graves.

É o caso da HIPAA, onde o incumprimento é um delito criminal e pode resultar em multas até $250.000 - e dez anos de prisão.

Estudo de caso

Uma proposta de acção judicial colectiva contra a SuperCare Health foi apresentada no início deste ano na Califórnia pela alegada falha em assegurar informações de saúde sensíveis. Isto resultou numa violação de dados que afectou mais de 300.000 doentes. SuperCare é acusado de não seguir directrizes e normas de segurança, incluindo a HIPAA.

Custo da Perda Financeira Directa e Indirecta

Embora alguns líderes empresariais possam ter tido em conta no passado o não cumprimento do preço de fazer negócios, as implicações financeiras são agora demasiado onerosas para serem despedidas ou encaradas de ânimo leve. As violações de dados em 2021, segundo a IBM, custaram uma média de 4,24 milhões de dólares, mais 10% do que no ano anterior.

O não cumprimento do GDPR, por exemplo, pode custar a uma empresa até 20 milhões de euros ou 4% do seu volume de negócios anual.

Estudo de caso

Clearview AI foi recentemente multada em 20.000.000 euros na Grécia, na sequência de uma queixa apresentada por tratamento ilegal de dados pessoais. A autoridade reguladora também constatou que a empresa não tinha fornecido aos indivíduos cujos dados tinham sido recolhidos com acesso, violando uma das principais componentes do GDPR.

Utilização indevida de recursos-chave

Aderir aos regulamentos de conformidade internamente pode colocar uma grande tensão nos seus recursos. É uma iniciativa meticulosa que requer um enfoque dedicado e um acompanhamento contínuo por parte da sua equipa, que terá de se tornar especialista em cada indústria e região que a sua trajectória de crescimento lhe leva.

A lista de verificação da auditoria de conformidade SaaS é longa. Devido a isso, subcontratar esta parte do seu negócio a uma organização de confiança com vasta experiência pode ser a opção mais segura.

Custo dos Danos Reputativos

Ao contrário do cliché, existe uma coisa como má publicidade. Os danos de reputação sofridos pelas empresas SaaS culpadas de não cumprirem com a regulamentação ou de não levarem a sério os incidentes de segurança podem ser desastrosos. Durante o ano seguinte a uma quebra de dados, algumas empresas reportaram uma queda no valor de mercado de até 25%. E para as empresas em fase de arranque com menos recursos para as ajudar a recuperar, isto pode ser uma sentença de morte. 

Felizmente, procurar proactivamente o cumprimento da regulamentação e seguir práticas de segurança pode impulsionar as relações públicas e dar à sua empresa uma vantagem sobre a concorrência. Pode haver má publicidade, mas o público em geral parece ter uma memória muito curta e é bastante clemente em relação a estas transgressões.

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